1 Теоретическая основа документирования
 Скачать 329.7 Kb.
|
1.2 Организации процессов документооборота и хранения документовДокументооборот как составляющая делопроизводства — это движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки получателю, или в архив учреждения. В процессе движения документов необходим обязательный контроль за их выполнением и защита от несанкционированного доступа. Организация документооборота в большинстве случаев зависит от принятой в организации системы управления и отображает его технологию. Неупорядоченность управленческих процессов и зависимых от них систем документооборота остается, как отмечает Т. В. Кузнецова [4], основной причиной неэффективного внедрения современных технологий. Особенно это очевидно при автоматизации движения документов, передаче документов от одного исполнителя к другому, при согласовании документа, наложении резолюций и т.д., что и определяет уровень культуры документооборота в организации. Культура организации документооборота — это комплекс самых эффективных средств, форм и методов выполнения работ, связанных с обработкой и движением готовых документов, включая получение документов, поступивших извне системы, их распределение, регистрацию и доставку исполнителям, перемещения внутри организации, защита от несанкционированного доступа, отправку или передачу в архив. Задачей культуры организации документооборота являются: установление рациональной последовательности движения и обработки документированной информации; достижения оперативности, которая обеспечивает четкое прохождения документа от момента составления или получения до исполнения; целесообразную разработку рациональных схем прохождения и обработки основных видов документов, получения и исполнения входящих документов, а также прохождения внутренних документов в процессе их подготовки исполнителями с учетом новейших информационных технологий в документационном обеспечении управления (ДОУ). Обеспечение надлежащего уровня культуры организации документооборота в первую очередь, должна проводиться за счет соблюдения основных принципов работы с документами, организации целостной системы ДОУ, его компьютеризации, создание электронной канцелярии, внедрение автоматизированной передачи документов в архив и организации защиты от постороннего доступа. Внедрение компьютерных технологий в делопроизводственные процессы требует от специалиста совершенных знаний не только в области автоматизации, но и в теории и практике менеджмента, его документационного обеспечения. Четко организованную технологию процесса управления, его культуру, можно представить в виде набора различных управленческих процедур и методов их решения. Так, подготовка управленческого решения состоит из процедур определения того или иного подхода к его разработке (рассмотрению проектов выполнения, оценки альтернатив, согласование протокола номеров) определение способа доведения управленческого задания (приказ, распространение, указание, решение), определение способа доставки к исполнителям (посыльным, почтой, факсограммой или электронной почтой). Процесс организации выполнения сборки из процедур распределения задач между работниками (учета их реальных возможностей, уровня квалификации, компетентности, степени загруженности рабочего), метода доказывания (общая постановка задачи, примерная схема выполнения, жесткая регламентация), способа доказывания (убеждение, просьба, расширение круга информации) делегирование полномочий (определение обязанностей, которые необходимо делегировать, и требований к их выполнению, выбора исполнителя). Большинство указанных деловых процедур требуют выполнения определенных делопроизводственных операций (документационного обеспечения менеджмента), то есть, сопровождения деловых операций определенными видами документов и организации их движения. В определенных случаях, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из операций делопроизводства [3]. Культура организации документооборота должна строиться на соблюдении определенных принципов работы с документами. Это принципы: деловой необходимости, однократной регистрации и децентрализации ответственности, а также принцип параллельности. Рассмотрим их подробнее. Принцип деловой необходимости основывается на том, что процесс работы с документом, начиная с его создания, согласования, утверждения, перемещения, отправки и заканчивая передачей его копии в архив, достаточно сложный, требует умственного труда и креативности, применения технических средств, постоянного совершенствования технологических процессов, дальнейшей информатизации делопроизводства и тому подобное. Соблюдение указанного принципа дает возможность повысить оперативность прохождения документов на всех стадиях управленческого процесса — от стадии подготовки решения и до его реализации. Отсутствие четкой регламентации движения документов может привести к сбоям в документационном обеспечении управления, снижению уровня его культуры. Эффективным средством уменьшения количества документов на предприятии может быть замена разовых первичных документов на накопительные, например, введение накопительных ведомостей вместо выписки одноразовых накладных на прием-сдачу продукции. Значительную экономию дает также применение лимитно-заборных карт вместо применения бланков индивидуальных материальных требований, на оформление которых уходит много времени. Для того чтобы упорядочить движение документации и определить оптимальные маршруты движения документов, должны содержать конкретные планы документооборота, по исчислению кодификационных номеров и названий документов, фамилий лиц, которые их составляют и подписывают, сроков подготовки и передачи документов другим исполнителям, фамилии ответственных лиц и сроки обработки документации в канцелярии и других отделах предприятия. Принцип однократной регистрации документов и децентрализации ответственности в процессе выполнения управленческих функций основывается на четком разграничении ответственности руководителей и специалистов различного уровня управления за решение определенного круга вопросов. Это дает возможность передавать документ исполнителю и избегать дублирования операций одинакового целевого назначения с одним и тем же документом. Культура документооборота должна предусматривать прямое направление документов исполнителю и однократное рассмотрение их ответственным работником. Как показывает современная практика, в большинстве случаев нет нужды, чтобы руководитель сначала читал письмо-запрос, а потом подписывал ответ. Целесообразно этот запрос сразу же направлять исполнителю, который изучает его, а затем знакомит руководителя с письмом и подготовленным ответом. Повышение уровня культуры делопроизводства и улучшение оперативности управления можно достичь путем совершенной организации труда управленцев, расширения круга решаемых ими вопросов, благодаря внедрению компьютерного способа учета и оперативного поиска документной информации. Принцип параллельности. На предприятиях может использоваться последовательная и параллельная организационные формы обработки документов. Суть параллельной системы заключается в том, что нужно готовить несколько копий документа, которые позволяют одновременно начать работу над ним нескольким отделам или исполнителям. В последовательной системе может обрабатываться только один экземпляр документа и разные исполнители работают с ним по очереди, что может привести к затягиванию сроков его выполнения вследствие задержания на определенных стадиях обработки. Чтобы справиться с быстро растущим объемом управленческих операций, нужно повышать прежде всего техническую оснащенность управленческого труда, через ее компьютеризацию и внедрение передовых средств оргтехники. А поскольку любой объект управления действует одновременно в нескольких функциональных системах, каждая из которых имеет потребность в информации о состоянии дел на объекте и обеспечивает ее своей информации (указания, распоряжения, инструкции, рекомендации и т. др.), целесообразность работы с основными группами и видами документов на предприятии нужно регламентировать с помощью соответствующих схем их обработки и движения. Культура документооборота должен предусматривать обеспечение каждого подразделения достоверной документной информации в заданный срок, а также ее необходимую обработку, а совершенная организация обработки документации —обеспечивать создание обоснованных схем документно-информационных связей и устранять стихийное формирование структуры информационных потоков на предприятии. Современная культура документооборота должна отражать комплексную информатизацию задач по документационному обеспечению управления. Совершенное обеспечения автоматизированного выполнения подразделениями и работниками предприятия процедур обработки документации должен включать: ее регистрацию с использованием электронных регистрационных карточек, пересылка исполнителям копий документов по электронной почте вместе с зарегистрированными электронными регистрационными карточками, поиск в базе данных, просмотр и редактирование электронных регистрационных карточек и текстов документов в соответствии с правами доступа к ним пользователей, контроль за прохождением и исполнением документов, их оформление и передача в архив для дальнейшего хранения. Универсальным показателем уровня культуры организации документооборота должно быть создание целостной системы управления движением документации и ее подсистем. К основным требованиям относительно функционирования системы управления движением документации относятся: Масштабируемость. Необходимо, чтобы система могла поддерживать любое количество пользователей, а способность системы наращивать свою мощность определялась только возможностями соответствующего программного обеспечения. Распределенность. Архитектура систем документооборота должна поддерживать полное взаимодействие распределенных всех структурных подразделений. Модульность. Система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, на случай, если отдельному пользователю системы не нужно сразу внедрять все компоненты системы документооборота или круг его задач меньше. Открытость. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами электронного документооборота. Проанализировав существующие потоки информации, можно перейти к созданию информационной модели такой системы, которая бы отражала технологию подготовки и маршрута документов, формирование показателей, а также взаимосвязь между различными подразделениями и исполнителями, участвующими в том или ином бизнес-процессе. Культура организации документооборота требует, чтобы каждому документу, который характеризуется совокупностью структурированных данных, было создано эффективное продвижение, обработка и хранение, что будет служить повышению эффективности менеджмента. |