1 Теоретическая основа документирования
 Скачать 329.7 Kb.
|
ОглавлениеВведениеДокументальное отображение информации является неотъемлемым элементом управления, то есть управление невозможно без его документирования. Управленческий процесс предусматривает получение, обработку информации, принятие управленческих решений, которые в основном фиксируются на материальных носителях-документах. Документирование– регламентированный процесс записи информации по установленным правилам на различных носителях, обеспечивающий ее юридическую силу, и направлен на сохранение всей документации, касающейся основных направлений и процедур работы органа государственной власти и принятых решений в течение такого времени, пока эта документация представляет ценность. В процессе осуществления управленческой деятельности документирование занимает видное место и заключается в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, то есть в создании документов. Необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, хранения и использования информации в течение определенного времени или постоянно является основанием для создания документов. Документирование предусматривает соблюдение установленных правил записи информации, что придает создаваемым документам юридическую силу. Каждый документ является составляющей системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации как ее элемент. Цель работы проанализировать документирования деятельности городского дворц культуры. 1 Теоретическая основа документирования1.1 Культура организации процессов документированияПервая составляющая культуры делопроизводства - это культура организации процессов документирования - совокупность знаний и умений по своевременному и совершенного создания документов. Процесс документирования достаточно трудоемкий. Скорость рукописного составления черновика в 80 раз меньше скорости мышления и в 20-25 раз - за обычную скорость речи. Следует учитывать, что такие операции в работе с документами, как процесс фиксации мысли на выбранном носителе информации, запись необходимых данных в документ, возможны математические подсчеты, правильное размещение реквизитов и текста документа, считывание и проверка сделанного, сбор необходимых подписей, визирование у заинтересованных лиц, согласования и тому подобное преобладают над процессами формирования информации, которую предполагается превратить в форму документа. Это может быть объяснено определенными недостатками технологии и технических средств, несовершенством схем классификации документной информации, отсутствием определенной организации процесса управления и др. В результате этого 30-40% рабочего времени специалиста тратится на выполнение вспомогательных работ, связанных с этими процессами. Уменьшение затрат труда и времени на создание и обработку документов, рационализация их поиска может поднять уровень культуры документирования. К характеристикам культуры документирования входят соблюдения требований по подготовке текста и структуру документа, повышение его уровня унификации и стандартизации, знание нормативной базы оформление документов, обеспечение юридической грамотности, внедрение международных стандартов, умение безупречно создавать электронные документы, обрабатывать, хранить и защищать их. Соблюдение требований по подготовке текста. Сегодня существует тенденция к унификации средств языка на всех ее уровнях: синтаксиса, стиля терминологической лексики, фразеологии, морфологии, словообразования. В практике документирования управленческой деятельности прежде всего следует придерживаться общих требований по подготовке текста документов. Деловое текстообразование имеет неограниченные возможности для реализации культуры документирования при различных ситуациях через анализ языковых средств( лексических, грамматических или стилистических), формирование умений и навыков речевой деятельности, поскольку оно: предоставляет возможность информировать об определенных фактах и явлениях общественной жизни, оценивать деятельность отдельных предприятий, делать определенные выводы относительно деловых и моральных качеств специалистов, предоставлять конкретные предложения и тому подобное; делает возможным преобразование в письменную форму вербальных и невербальных средств речи в соответствии с целями и условиями ситуации, проведение анализа структуры речи с учетом коммуникативных качеств и т. п; формирует оценочное отношение, критическое или положительное мнение относительно употребления языковых средств, соблюдения основных правил составления текста документа, проведения лингвистического анализа, ориентируясь на его виды, структуру и семантические особенности, дает возможность сознательно овладевать содержанием материала в зависимости от направления, специальности и т. п; закрепляет практические умения и навыки создания и оформления документа, правила компоновки его логических частей, помогает автору профессионально и грамотно оценивать свои креативные способности, то есть способствует выработке определенного уровня культуры письменной деловой речи. Культура письменной деловой речи-это система требований и рекомендаций по употреблению речи в письменной речевой деятельности, это свидетельство развитого интеллекта и высокого уровня общей культуры личности. Через культуру речи происходит культивирование самого языка, его совершенствование, это самый яркий показатель состояния развития общества, его морали и духовности. Одной из основных задач культуры письменной деловой речи должно стать преодоление языковых стереотипов, а необходимым условием и коммуникативными качествами должны быть: Достоверность-содержание текста должно точно воспроизводить объективную действительность, а все изложенные в нем факты соответствовать реальному положению дел, то есть быть адекватным - ясно выражать мысль, чувство и волеизъявление средствами речи, быть понятным для адресата. Адекватность речи касается как полноты самовыражения, так и обеспечения полноты восприятия, поскольку для тех, кто готовит текст каждое написанное слово всегда понятное, но не всегда оно понятно для тех, кому оно адресовано. Причиной ошибок часто бывает невнимательность тех, кто готовит документ, их нежелание или неумение проверить факты, подкрепить общее мнение точными данными, то есть отсутствие культуры документирования [1]. Последовательность изложения-материал текста должен быть логически построенным, иметь смысловую точность и меткость мыслей и полноту, то есть наиболее полно отражать все объективные обстоятельства, связанные с решением того или иного вопроса. Законы логики нельзя нарушать ни в общей системе изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках. Поэтому, готовя сложный по содержанию документ, следует хорошо продумывать его логическую структуру. А поскольку главной частью любого документа является изложение его цели, то она и является основой логического построения содержания. Как свидетельствует практика, помещения в один документ нескольких тематически разнородных, логически не связанных между собой положений приводит к тому, что часть их не учитывается в ходе дальнейшей работы с ним. Невысокая стандартизация нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов должна компенсироваться четкостью, точностью, строгой логической последовательностью изложения, их смысловым и словесным отождествлением. Документы этого типа призваны отражать всю сложность деятельности предприятий и учреждений, динамику движения и изменения, которые там происходят, раскрывать и помогать решению непредвиденных ситуаций и проблем, постоянно возникающих в управленческой деятельности [2]. Краткость — текст документа должен быть написан качественно, простым и понятным языком, без излишнего многословия, повторений и неточных выражений. Именно текст и фактическая его реализация-это та проблема выработки культуры деловой речи, решение которой предусматривает знание законов логического и лексического сочетания слов, умений пользоваться словесными формулами, различать стилевые особенности текстов, подбирать к ним соответствующий речевой материал. Удачное размещение материала, последовательное изложение, оптимально определенные характер и объем сведений придают деловым бумагам композиционную стройность. В процессе изложения содержания не следует перегружать текст второстепенными деталями, мелочами, лишними словесными украшениями и избыточными трафаретными формулами. Автор документа должен уметь выделять главное, приводить решающие аргументы, подкрепляя их лишь самыми необходимыми фактами и цифрами. Убедительность-текст служебного документа должен быть официальным, внятным и обоснованным вескими доказательствами. Указанное должно находить свое выражение в языковых конструкциях и словесных формулах текстов различного уровня стандартизации (отчет, деловое письмо, акт, договор, приказ и тому подобное), в их логических элементах (поступлении, доказательствах, выводах). Учет всех фактов, полнота сведений, всестороннее рассмотрение проблемы особенно важен в создании нормативно-распорядительных документов. На их основании решаются практические актуальные вопросы политической, общественной и хозяйственной жизни, судебные дела, конфликтные ситуации. При этом понятие “актуальность фактов” должно характеризовать степень их важности именно в данный момент, в условиях конкретной ситуации. Нормативность-это соблюдение правил письменной речи: правильное словоупотребление, построение предложений, всего текста и тому подобное. Нормативность-это” техническая " сторона вещания, соблюдение определенных общепринятых стандартов. Языку свойственна развитая синонимика и вариантность на фонетическом, лексическом и грамматическом уровнях. Поскольку существуют грамматические, стилистические, орфографические и пунктуационные нормы словоупотребления, то и ошибки в документе отражаются в нарушении этих норм. При документировании могут случаться такие ошибки: содержательные (лишние слова, искажение событий, отсутствие языковой идеи, несоответствие информации определенной мысли и тому подобное); речевые (лексические, фразеологические, стилисты); грамматические (морфологические и синтаксические); пунктуационные (неправильная расстановка знаков препинания). Автору документа надо уметь выбирать оптимальные языковые средства в соответствии с предметом и речевой ситуации, избегать ошибок, которые являются нарушениями определенного уровня культуры деловой речи. Этичность - текст документа должен соответствовать принятым в обществе нормам речевого этикета, что включает в себя и предполагает самые разные типичные ситуации, при которых используются те или иные стали языковые единицы, шаблоны - типичные высказывания, закрепленных национально-культурными традициями и ситуациями в определенной языковой среде. Вопрос речевого этикета, как отражение культуры деловой речи, приобретают особую актуальность и остроту в управленческом документировании. Именно при составлении деловой документации надо особенно тщательно и творчески выискивать надлежащую форму для оптимального изложения своего мнения, применять устойчивые речевые словосочетания, изымать лишние слова, внедрять сложные синтаксические конструкции. Для этого составителю документа необходимо иметь соответствующий уровень внутренней культуры, быть объективным в оценке той или иной ситуации. Эстетичность речи - это реализация эстетических предпочтений автора документа путем использования эстетических потенций языка. Оптимально подобранный текст, избегание накопления согласных, разнообразие синтаксических конструкций, уместность цитат или фразеологизмов, вообще нестандартность речи-все это резервы языка. Словесная грязь, суржик, речевое примитивизм, пошлятина остаются тревожными симптомами низкой культуры подготовки документа. Полифункциональность-это обеспечение применения делового языка во всех видах управленческих документов. Культура письменной деловой речи в любом управленческом документе несовместима с многословием, чрезмерным использованием терминов и профессионализмов, фальшивой патетикой и тому подобное. Существуют факторы, игнорирование которых затрудняет достижение положительного результата: слишком большое количество коммуникативных качеств текстов, которые взаимно дополняют друг друга; их трудно отграничить, провести четкие грани. Учитывая изложенное необходимо свести перечень коммуникативных качеств культуры речи к приемлемому с дидактической точки зрения минимуму, выделить среди них самые нужные и удобные для дальнейшего раскрытия, анализа и соответствующей оценки. Совершенствование унификации и стандартизация. Совершенствование управленческих документов следует осуществлять главным образом путем их унификации и стандартизации, что не только уменьшает материальные и временные затраты и обеспечивает информативность документации, но и закрепляет в виде нормативных требований наиболее удачные решения, в том числе благодаря возможностям применения средств компьютерной техники. Исследования показывают, что в деловых письмах употребляется около 80% повторяющихся слов. На составление одного текста письма из 60-70 слов требуется от 15 до 20 минут и более. Чтобы быстро, грамотно и точно отразить определенный производственный момент или ситуацию, нужно применять готовые широко известные стандартные высказывания, которые воспринимаются как сигналы определенного типа информации. Стандартные выражения — явление культуры письменной речи, они возникают как следствие описания однотипных, неоднократно повторяющихся производственных ситуаций. Слова и словосочетания, особенно часто употребляемые в определенных типах документов, образуют своеобразный каркас их содержания. В таких случаях составление документов должно быть сведено к заполнению бланков. Применение стандартных (бумажных или электронных) заготовок с трафаретными текстами, в которых остаются места для вставок, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, повысить оперативность их подготовки, обработки и восприятия информации. Стандартизацию языка официальных документов надо рассматривать как эффективный способ сокращения неоправданного информационного избытка за счет экономии языковых средств. Процесс подготовки стандартного текста документа необходимо сводить к выбору словесных формул, но выбор должен проходить среди весьма ограниченного числа стандартных конструкций, необходимых в том или ином случае, заполнение пропусков и построения формуляра за готовыми образцами словосочетаний и предложений, не предусмотренных формулярами бланков. Применение стандартизированных речевых оборотов дает преимущество еще и в том, что они воспринимаются с минимальным напряжением и ускоряют процесс составления документа, давая возможность экономить усилия на поиски соответствующих форм выражения. Такие обороты, кроме всего, отмечаются информативной емкостью: ведь они сигнализируют о содержании в самой общей форме, понятной для всех и проверенной длительной практикой. Безусловно, процесс стандартизации языка деловых бумаг не является “канонизацией”, “узакониванием” определенных конкретных высказываний, а является унификацией модели обобщенного образца такого выражения. Как правило, это определенный тип предложения с четко определенным порядком слов и терминов, размещением группы подлежащего и группы сказуемого, главного и придаточного предложений, который лучше всего и полнее всего охватывает ряд похожих ситуаций. При таких условиях подготовка документа должна сводиться к конкретному словесному наполнению указанной синтаксической модели [3]. Поскольку документирование остается одним из основных средств реализации управленческих функций, то при унификации управленческих документов нужно прежде всего установить четкое соответствие между управленческой функцией и содержанием документа, в котором она должна быть отражена. В связи с этим при осуществлении унификации документов важной предпосылкой является проведение учета состояния и, в случае необходимости, уточнение организационных аспектов управления, прав издания тех или иных видов документов. Унификация управленческих документов — относительно самостоятельная часть единого процесса совершенствования документации на определенном этапе развития культуры общества в целом. Ее можно рассматривать как один из главных методов стандартизации, которая призвана обеспечить возведение объектов в рациональную номенклатуру по форме и типоразмерам в соответствии с функциональным назначением. Задачей совершенствования форм документов должно стать формирование и внедрение обязательной нормы ограничений, что дает возможность отбирать наиболее эффективные формы и правила сопоставления и оформление документов, обеспечить их дальнейшее применение. Сегодня унификации управленческих документов следует рассматривать как организационную деятельность, направленную на повышение эффективности их применения в сфере управления. Задачей совершенствования форм документов при унификации должно стать уменьшение разнообразия документов по форме, типоразмерам и правилами оформления. Это обеспечит сокращение времени на составление документов, их оптимизацию, уплотнения записей, возможность выборочного обработку, организацию многоаспектного поиска информации и приспособление систем документации к условиям функционирования систем электронного делопроизводства и процессов активного их использования. Культура документирования требует создания единых правил составления и оформления документов, применение формуляр-образцов, которые бы определяли оптимальное расположение каждого элемента документа, состав информации, характер ее изложения и логическую последовательность оформления. Важную роль в уменьшении затрат времени на оформление документов и рационализацию работы управленческого персонала должно играть внедрение разнообразных фирменных бланков, применение набора штампов, печатей и других вспомогательных средств документирования. С целью повышения уровня культуры документирование в аппарате управления нужно активно внедрять современные технологии обработки информации, вводить электронные учетно-регистрационные карточки, автоматизированное печатание и считывание напечатанных материалов, шире применять технические средства: запись информации на диктофонах, сканирование, фотографирование, ксерокопирование, перенос информации на электронные носители. Целесообразно также разработать внутрипроизводственные стандарты, определяющие технологию и организацию управленческих процессов, включая работу с документной информацией. Знание нормативной базы. Культура организации процессов документирования предусматривает соблюдение определенных требований к созданию документов, а также наличие в организации определенного перечня нормативных актов, которые имеют существенное значение для обеспечения управленческой деятельности. |