глава. 1. теоретические основы разработки информационной системы кадрового учета 1 Информационные технологии в кадровой работе
 Скачать 3.48 Mb.
|
|
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАЗРАБОТКИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ КАДРОВОГО УЧЕТА 1.1 Информационные технологии в кадровой работе За последнее десятилетие началось активное развитие информационных технологий в кадровой работе. Наиболее важными задачами кадровой службы является организация деятельности по совершенствованию кадрового состава, а так же грамотное документационное обеспечение. Внедрение информационных технологий позволяет работать в едином информационном пространстве, быстро получать достоверную информацию, оперативно планировать и контролировать основные процессы. Развитие информационных технологий повлиялона такую сферу деятельности компании, как управление персоналом. Можно отметить, что управление персоналом это одна из наиболее важных частей компании, так как квалифицированное управление персоналом способно повысить уровень деятельности сотрудников компании и увеличить доход. В последнее время количество компаний, которые хотят улучшить процесс управления персоналом припомощи информационных систем, значительно увеличилось. Такие информационные системы помогают добиться целей компании в наименьшие сроки и без каких-либо вложений. Использование данных технологий в управлении персоналом – это важное условие для того, чтобы реализоватьактивнуюдеятельностьвсевозможной компаний. Как показывает практика, одному работнику кадровой службы при помощи автоматических систем под силу вести дела многих сотрудников компании. Использование в работе компьютерных технологий позволяет в наименьшие сроки получать разные формы отчетов согласно всем изменениям, происходящим в законодательстве. Структура всех существующих современных продуктов автоматизации управления персоналом выглядит следующим образом: 1) справочные системы; 2) программы, автоматизирующие отдельные участки деятельности кадровой службы; 3) автоматизированные комплексные системы управления персоналом. Большое расширение информационных технологий в сфере управления персоналом вызвано стремлением предприятий отвечать общемировым тенденциям экономического развития. В обычных условиях кадровую информацию чаще всего используют отдел кадров, отдел труда и заработной платы и расчетный отдел бухгалтерии. Здесь решаются конкретные задачи управленческого учета: планирование и контроль штатного расписания, прием, перемещение и увольнение кадров, учет отпусков и командировок; расчет заработной платы и т.д. В крупных государственных органах эффективно управлять таким процессом без информационной системы практически невозможно. На основе изучения научных работ, посвященных теме исследования нами был выявлен ряд проблем системы управления персоналом предприятия, которые возможно решить внедрением в нее информационных технологий управления персоналом: 1) наличие территориально-распределительной организационной структуры бизнеса (группа компаний, холдинг, дилерская сеть, большое число дополнительных офисов, филиалов или представительств); 2) потребность в постоянном притоке новых кадров; 3) неэффективная работа по поиску и подбору соискателей, кандидатов; 4) большая численность нанятых сотрудников; 5) присутствие различий в квалификации специалистов; 6) потребность в централизованном ведении процессов подготовки, обучения, тестирования (в рамках единой информационной среды); 7) сложность осуществления расчетных операций по заработной плате; стремление к ведение безошибочного финансового учета расходов, касающихся персонала; 8) проблемы с уровнем текучести кадров; 9) необходимость осуществления централизации знаний, накопленных специалистами, в единой информационной базе в виде программы или системы; 10) современный стиль управления предприятием; желание топ-менеджмента следовать современным тенденциям и внедрять инновации; 11) постоянно возрастающий уровень конкуренции в различных сферах бизнеса: торговой, производственной и др.; 12) потребность во внедрении новых HR-технологий. Все перечислено выше, непосредственно затрагивают процессы управления человеческими ресурсами и для того, чтобы качественно и с максимальной отдачей реализовывать их, необходимо внедрять на предприятиях автоматизированные системы управления персоналом, которые будут оптимизировать все процессы, связанные с кадровой деятельностью. Так, на основе автоматизированного персонального учета возможно формирование служебного контракта и должностного регламента сотрудников компании. Грамотно построив организационную структуру, определив функции, систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в работе исполнения этих функций, назначив ответственных в ключевых областях, и внеся эту информацию в ИТ-систему, можно получить возможность на основе установленных форм документов в автоматическом режиме формировать основополагающие документы, вносить в них при необходимости коррективы и распечатывать для дальнейшего утверждения. Поскольку область деятельности каждого служащего в этом случае определяется кругом решаемых им задач и возложенных на него в рамках этих задач обязанностей, соответственно должностной регламент и служебный контракт формируются не на основе общих понятий о должностных обязанностях, а в соответствии с зонами ответственности и его функциональными обязанностями. 1.2 Возможности автоматизированных систем учета кадров Система автоматизированного управления кадрами дает возможность ведения учета работников, издания и регистрации приказов, отслеживания предоставление отпусков, получения различной аналитической информации и решения многих других задач. Программное обеспечение для учета кадров разрабатывалось на основе программ расчета заработной платы. Со временем, перечень функций данных программ существенно расширился. Причиной тому стало осознание руководителей компаний о необходимости повышения качества работ в отделе кадров. В основу успеха каждого предприятия, зачастую, заложена эффективность работы отдела кадров, задачей которых является найти и удержать нужных и ценных сотрудников, и кроме того, грамотно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. В некоторых случаях необходимо внести коррективы в структуре компании. На основе этого увеличиваются необходимость в эффективных инструментах управления потоками информации. Потребность в сборе, хранении, переработке, анализе большого потока информации, предоставлении её пользователям в удобном формате определяет проблему реализациинеобходимого информационного обеспечения. На сегодняшний день имеются автоматизированные системы по кадровому учёту, однако масса основных процессов до сих пор выполняется вручную. Отсюда вытекают неудобства в быстродействии и последующем хранении документов. Основная цель работы кадров — обеспечить предприятиеинформацией по кадрам. Каждый элемент должен быть документирован: оформлены кадровые приказы, ведение учёта трудовых книжек, личных дел сотрудников, создание штатного расписания, учет рабочего времени в табеле. Кадровый учёт должен обеспечить ведение журналов для регистрации кадровых документов. Количество и перечень регистрируемых документов определяется самой компанией. При грамотном ведении кадрового учёта растет эффективность работы персонала, а кроме того уменьшается вероятность нарушений трудовых прав. Всем известно, что, за нарушения предусмотрены штрафы и различные виды ответственности. Поэтому, автоматизированная система учета кадров должна выполнять следующие задачи: 1. Сократить бумажный поток документооборота. 2. Эффективно выполнять основные процессы учёта кадров. Для обеспечения удобства работы, важно создание единой сети автоматизированных рабочих мест, которые предусматривают взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления, базируясь на современных средствах передачи данных. Выбор инструментов разработки автоматизированной системы, а также вопрос её дальнейшего использования должны быть основаны на следующих показателях: 1. Количество рабочих мест. 2. Распределение функций между пользователями. 3. Скорость функционирования системы. 4. Сложность администрирования. 5. Стоимость работ по эксплуатации информационной системы. 6. Проработанность элементов для обеспечения права доступа. Таким образом, внедрение информационной системы позволяет автоматизировать большую часть функций кадровой службы: - учет личного состава; - ввод информации о сотруднике при приеме, ведение истории изменения условий труда (перемещений, назначений, др.), повышения квалификации, аттестаций, поощрения и т.п.; - ведение штатного расписания, истории его изменений, поддержка однозначного соответствия между фактическим составом и определенным в штатном расписании, расчет вакансий; - учет и оформление всех видов отпусков, отслеживание недоиспользованных отпускных дней, назначение дополнительных отпусков сотруднику; - ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней, - ведение графиков работ с произвольной настройкой видов рабочего времени; - ведение табельного учета и военно-учетного стола; - разработка первичных документов, используемых в делопроизводстве кадровой службы; - формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава; - создание отчетов любой степени сложности. Переход на автоматизацию процессов оформления движения кадров дает возможность рационализировать выполнение трудовых операций, уменьшить затраты времени и упорядочить действия по кадровому учету. Таким образом, использование ИТ-системы в кадровой работе приводит к оптимизации деятельности по выполнению кадровых операций и процедур: - значительно сокращается время на одну процедуру за счет автоматизации отдельных операций; - сокращается количество участников технологической цепочки по оформлению кадровых документов; - минимизируется количество ошибок за счет сосредоточения процедуры в руках одного исполнителя; - достигается достоверность и сохранность кадровой информации, полнота и оперативность ее получения; - сокращаются потери времени у служащих - инициаторов кадровых действий и, таким образом, достигается двойной эффект информатизации - совершенствование системы работы в целом. Требованием выгодного внедрения ИТ-системы является главной готовность всей системы управления кадрами. Следует отметить, что трудности информатизации кадровых технологий всегда обусловлены проведением подготовительной работы. Первый этап должен иметь самостоятельное значение и занимать должное время с тем, чтобы все кадровые процедуры были готовы к автоматизации, а сотрудники уверенно обладали компьютерными технологиями. Организация отдела кадров, создание ее структуры и порядка деятельности, подбор и обучение сотрудников могут обеспечить в целом совместимость организационной структуры и сотрудников с основными целями и этическими ценностями проекта внедрения ИТ. Необходимо, чтобы мотивация специалистов кадровой службы на использование ИТ была довольно высокой, а все работники имели хорошие навыки работы с компьютерными программами. При реализации данных условий применение информационных систем при осуществлении кадровых технологий будет способствовать повышению эффективности кадровой работы в целом. 1.3. Сравнительный анализ программ автоматизации кадрового учета Успешная работа системы управления сотрудниками на любом предприятии возможна только благодаря использованию наилучших информационных технологий. Кадровый учет является важным вопросом для каждой организации. Всякое недобросовестное отношения, касающиеся трудовой деятельности предприятия, может оказаться для нее серьезными санкциями, а у работников могут быть трудности при дальнейшем трудоустройстве. Внедрение ИТ в структурупредприятия позволяет ей высоко повысить эффективность и облегчить деятельность отдела кадров. Из этого делаем вывод, что автоматизация кадрового делопроизводства является существенно важным и многообещающим процессом. В настоящее время, рынок информационных технологий предоставляет огромный выбор программных продуктов для разрешения кадровых вопросов, которые возникли в ходе хозяйственной деятельности предприятия. Автоматизация кадрового учета на предприятии позволяет фиксировать и помещать заказы специалистов,следить за количеством работников, осуществлять просмотр графиков отпусков и учет больничных листов, своевременно получать всю аналитическую информацию и создавать, и сохранять множество других документов. Программные решения по управлению кадрами помогают эффективно распределять ресурсы для рабочей силы и управлять финансами предприятия, а также служат источником, из которого работники по запросу могут получать информацию как корпоративного, так и индивидуального характера. Программное обеспечение для управления персоналом позволяет: - своевременно получать необходимые аналитические данные и на их основе сотрудники могут принимать обоснованные управленческие решения; - создавать эффективный реестр всех данных, которые относятся к сотрудникам предприятия, таким образом обеспечивать фундамент для анализа и планирования расходов на содержание сотрудников; - совершенствовать бизнес-процессы управления кадрами, не допускать возможности записи данных с одинаковой информацией в системе бухгалтерского и кадрового учета, а также модернизировать повседневную деятельность персонала разных отделов организации; - вести кадровый учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск штрафных санкций со стороны государственных органов. В настоящее время системы управления персоналом представлены широким спектром программ, в виде комплексных решений, охватывающих множество задач по управлению персоналом, а также узкоспециализированных продуктов.Так как информационные технологии являются продуктом интеллектуальными деятельности, то эффективность от автоматизации в большинстве случав зависит от команды специалистов, внедряющих и поддерживающих программное обеспечение. На сегодняшний день на российском рынке существуют огромное разнообразие программных решений как национальных, так и зарубежных по разработке и предоставлению автоматизированных систем кадрового учета. Преимуществом отечественных программных пакетов является то, что они адаптированы к российской системе учета, хранения и обработки документов, а также более низкая стоимость по сравнению с наиболее популярными программными решениями иностанных компаний. Главным преимуществом зарубежных пакетов является комплексность и полнота охвата решений вопросов, связанных с кадровым делопроизводством. Рассмотрим популярные программы автоматизации кадрового учета: 1С: зарплата и кадры Это одна из основных расположений ПО 1С. Легкая в обучение, удобная в пользовании, разрешает осуществлять учет кадров и рассчитывать заработную плату с учетом табеля рабочего времени. Корс-кадры Профессиональная программа для кадрового учета. Идеально подходит предприятиям в сфере малого бизнеса.Программа разрешает вести учет данных специалистов и оформлять приказы. Также встроен «Календарь кадровика» (отображение кадрового состава, отображение и ввод отработанного времени, отображение дней рождений сотрудников и т.д.). Oracle HRMS Это программное обеспечение, при помощи которого осуществляется наблюдение затраченных средств, даетсяпроверенная информация руководству фирмы, проводится анализ успешного использования трудовых резервов. ИНЭК-Персонал Система управления, позволяет в единственном информационном пространстве включать вопросы кадровой системы, оформлять документы, оценивать трудовую мотивацию и эффективностьработысотрудников. Обеспечивает уровень эффективности управления кадровыми ресурсами и выполняет задачи управления предприятий. Diasoft FA Balance: Управление персоналом Проектирует потребности в специалистах. Выполняет задачи подбора отдела кадров, анкетирование и оценка персонала. Управляет компетенциями, обучением, аттестациями работников, финансовой мотивацией персонала. Осуществляет планирование занятости персонала и ведение штатного расписания.[4] Использование программ по управлению персоналом экономит в первую очередь время сотрудников отдела кадров, улучшая управление документами, ускоряя поиск важнойинформации,повышающий качество контроля и учета информации. Внедрение современных информационных технологий для учета сотрудников предприятия дает возможность руководителям отдела акцентировать внимание на разработку и использование инструментов для улучшения эффективности управления персоналом - управления мотивацией, планирования затрат и так далее.  2 2.1 ОАО «Мордовская энергосбытовая компания» было выделено из состава ОАО «Мордовэнерго» и прошло государственную регистрацию 1 февраля 2005 года. ОАО «Мордовская энергосбытовая компания» являлось правопреемником ОАО «Мордовэнерго» в отношении договоров энергоснабжения. 10 июня 2015 года Открытое акционерное общество «Мордовская энергосбытовая компания» стало Публичным акционерным обществом «Мордовская энергосбытовая компания» в связи с приведением наименования Общества в соответствие с Федеральным законом №99-ФЗ от 05.05.2014 года «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации», изменены сокращенные фирменные наименования Общества – ПАО «Мордовская энергосбытовая компания», ПАО «Мордовэнергосбыт». ПАО «Мордовэнергосбыт» - крупнейшая энергосбытовая компания республики, реализующая 69 % объема электроэнергии в регионе. В состав компании входят 4 межрайонных отделения: Ковылкинское, Комсомольское, Краснослободское и Саранское. Сотрудники 23 районных служб ПАО «Мордовская энергосбытовая компания» осуществляют свою деятельность непосредственно во всех районах Мордовии. Общая площадь обслуживаемой территории – 26,1 тыс. кв. километров. На сегодняшний день компания занимает доминирующее положение на энергетическом рынке Республики Мордовия и поставляет электрическую энергию 6 190 юридическим и 214 521 физическим лицам на территории региона. Главными направлениями деятельности компании является: покупка электроэнергии на оптовом и розничном рынках электрической энергии (мощности); продажа электроэнергии на оптовом и розничном рынках электрической энергии (мощности) потребителям; выполнение функций гарантирующего поставщика на основании решений уполномоченных органов; оказание услуг по организации коммерческого учета электрической энергии; оказание консалтинговых и иных услуг, связанных с реализацией электроэнергии юридическим и физическим лицам. 1 сентября 2006 года в связи с началом работы в Российской Федерации новых оптового и розничного рынков электроэнергии и Постановлениями №529, №530 Правительства РФ ОАО «Мордовская энергосбытовая компания» получило статус гарантирующего поставщика электрической энергии на территории Республики Мордовия. Миссия ПАО «Мордовская энергосбытовая компания» заключается в обеспечении реализации права любого добросовестного потребителя на надежную и бесперебойную поставку электроэнергии, в объеме, соответствующем его потребностям, а также предоставление связанных с этим услуг по справедливым ценам с ориентацией на клиентов. Компания обеспечивает должное качество обслуживания, акционерам – справедливые доходы, поощряет служащих осуществлять свою деятельность в духе социальной ответственности. В соответствии с данной миссией главными задачами являются: повышение конкурентоспособности и устойчивости ПАО «Мордовская энергосбытовая компания»; сохранение доминирующего положения на энергетическом рынке региона (уровень собираемости платежей, клиентская база, рентабельность энергосбытовой деятельности); повышение эффективности энергосбытовой деятельности (снижение издержек, расширение сбыта, предложение новых услуг, введение прогрессивных методов управления и оптимизации энергосбытовых процессов). Сегодня ПАО «Мордовская энергосбытовая компания» – перспективно развивающаяся компания, владеющая современными методами ведения бизнеса и обладающая профессиональным персоналом. ПАО «Мордовэнергосбыт» выстраивает партнерские отношения со своими клиентами, принимает участие в благотворительных программах, стремится быть социально ответственной и открытой для общества, прозрачной для бизнеса. Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом. Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией. Функции отдела кадров Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала. К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся: определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений; анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести; внедрение систем мотивации труда; подготовка штатного расписания предприятия; оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов; проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов); ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством; организация аттестаций сотрудников; подготовка планов повышения квалификации сотрудников. На основании анализа предметной области разработана информационно-логическая модель данных в программе StarUML. StarUML - это проект с открытым кодом для разработки быстрых, гибких, расширяемых, функциональных и, главное, распространяемых бесплатно платформ UML/MDA для 32-разрядных систем Windows. Цель проекта StartUML - создание универсальной бесплатной платформы для моделирования, которая послужит аналогом для таких коммерческих проектов, как Rational Rose, Together и других UML - это постоянно расширяющийся стандарт, управлением которого занимается OMG (Группа Управления Объектами). StartUML поддерживает и будет поддерживать самые последние версии UML - как, к примеру, новый стандарт UML-UML 2.0, появившийся совсем недавно и уже поддерживаемый StartUML Простота использования является наиболее важной характеристикой в разработке приложений. Бесплатная платформа StarUML выгодно отличается от своих аналогов, в том числе и коммерческих, поддержкой множества особенностей, таких как быстрый диалог, управление с помощью клавиатуры, обзор диаграмм и многое другое. Кроме того, все эти дополнения понятны даже для неподготовленного пользователя.               |