Заказ 24867 Выставочная деятельность турагенства. 1. Выставка как средство продвижения продукта туристической фирмы 4

• Название: 1. Выставка как средство продвижения продукта туристической фирмы 4
• Дата: 06.04.2019
• Размер: 225 Kb.
• Имя файла: Заказ 24867 Выставочная деятельность турагенства.doc
• Тип: Реферат; #72815
• страница: 4 из 5

2.2. Предлагаемый процесс организации участия туристической фирмы «Авалон» в работе выставки

Выставочная деятельность в Красноярске осуществляется с участием ЗАО Красноярская ярмарка. Организация имеет сайт http://www.krasfair.ru/. Адрес:г. Красноярск, ул. Авиаторов 19, МВДЦ «Сибирь», 66

Выставочная компания «Красноярская ярмарка» является единственным в Красноярске и одним из самых крупных по Сибири и Дальнему Востоку выставочным предприятием. Деятельность его многообразна и включает в себя организацию и проведение специализированных выставок и ярмарок, конференций, симпозиумов и бизнес-встреч, что способствует привлечению инвестиций в Красноярский край.

С момента образования — 17 ноября 1992 г. — выставочная компания «Красноярская ярмарка», совместно с администрацией Красноярского края представляет сибирский регион — его промышленный и экономический потенциал на территориях дальнего и ближнего зарубежья. Сотрудники компании принимали участие по организации выставок и представляли экономический потенциал Красноярского края в Москве, Санкт-Петербурге, Токио, Дюссельдорфе, Ганновере, Лейпциге, Берлине и в городах Китая.

Основные виды деятельности:

• 
  организация и проведение специализированных выставок и ярмарок,
  
• 
  конференций,
  
• 
  презентаций,
  
• 
  симпозиумов и бизнес-встреч,
  
• 
  предоставляются услуги по размещению информации о фирме или услугах участника выставки на сайте, в каталоге и журнале «Красноярские ярмарки».
  

МВДЦ «Сибирь» - бизнес-комплекс международного уровня, построенный в марте 2013 года. Общая площадь центра - 45 тыс. кв. м, которая включает в себя выставочные площади, конференц-залы, гостиницу, ресторан, теплую охраняемую автостоянку, комфортабельную зону отдыха, спортивно-оздоровительный комплекс и салон красоты.

В 2013 году туристическая выставка прошла под названием «Енисей-2013», приоритетным направлением 2013 г. стали экспозиции, посвященные внутреннему туризму, демонстрации маршрутов страны для организации отдыха россиян. Широко представили свои туристические возможности районы Красноярского края и прилегающие к краю территории. В выставке приняли участие 12 районов Красноярского края, представители республик Тыва и Хакасия, а так же Томской области.

В программе туристической выставки 2014 года:

• 
  Акция – каждому посетителю скидка 3000 рублей на приобретение туристических путевок от членов Российского союза туриндустрии;
  
• 
  Ярмарка путевок. Среди посетителей выставки прошли розыгрыши туристических путевок. Панельная дискуссия с участием президента Российской ассоциации туристических агентств Сергеем Шпилько (г. Москва);
  
• 
  Профессиональные рабочие встречи туристических агентств Сибири с туроператорами республики Бурятия;
  
• 
  Мастер-классы по организации конных туров;
  
• 
  Круглый стол «Создание и продвижение региональных маршрутов и событийных мероприятий»;
  
• 
  Презентация нового чартерного направления в Грецию: «Халкидики - греческий рай. Прямые вылеты из города Красноярска»;
  
• 
  Презентации курортов Китая;
  
• 
  Презентация недвижимости зарубежных стран Испании, Болгарии, Египта, а также комплекса отелей Филиппинских островов;
  
• 
  Конкурс «Лучший менеджер туристической компании-2013».
  

Посетители выставки получили информацию об услугах туристических фирм, торговых организаций, детских и спортивных клубов Красноярска. В экспозиции выставки широко представлена высококачественная картографическая продукция районов Красноярского края и других регионов России.

В дни работы выставки прошли консультации по темам: «Безопасность в туризме», «Кадровое обеспечение отрасли туризма», «Детский и молодежный туризм», «Развитие сельского туризма в муниципальных районах Красноярского края».

Также в программе туристической выставки состоялись:

• 
  Презентация Восточно-Сибирского института туризма «Активный туризм в Красноярском крае».
  
• 
  Презентация туристических ресурсов региона Кавказские Минеральные Воды и г. Кисловодска.
  
• 
  Презентация информационного тура «Красноярский край – Тыва – Хакасия».
  
• 
  Презентация туристского паспорта для муниципальных территорий Красноярского края.
  
• 
  Семинар «Белокуриха и Горный Алтай».
  
• 
  Презентация туристического комплекса «Тутайский прибой».
  
• 
  Презентация новых отелей Болгарии.
  
• 
  Презентации программ в Чехию на базе прямых рейсов в Прагу.
  
• 
  Презентация летних программ компании Coral travel.
  
• 
  Презентация туров компании «S7 тур».
  

В рамках туристического нон-стопа прошли презентации туристических и гостиничных услуг от ведущих компаний Красноярска и Красноярского края. Свои возможности представили туристские агломерации Красноярского края:

• 
  Абанский район;
  
• 
  Березовский район;
  
• 
  Богучанский район;
  
• 
  г. Дивногорск;
  
• 
  Емельяновский район;
  
• 
  Ермаковский район;
  
• 
  г. Енисейск;
  
• 
  Ирбейский район;
  
• 
  г. Канск;
  
• 
  Краснотуранский район;
  
• 
  Манский район;
  
• 
  Минусинский район;
  
• 
  Мотыгинский район;
  
• 
  Сухобузимский район;
  
• 
  Туруханский район;
  
• 
  Шарыповский район;
  
• 
  Шушенский район;
  
• 
  Эвенкия.
  

Мероприятие позволило не только раскрыть весь туристический потенциал края, но и объединить усилия всех участников рынка, завязать взаимовыгодное сотрудничество и, в конечном счете, сделать их совместную работу эффективной.

Посетителям выставки был предложен большой выбор горящих туров заграницу с вылетом из Красноярска.

Туристическая выставка «Енисей-2014» - это всесторонний показ туристических возможностей и инвестиционной привлекательности Красноярского края и Сибирского региона; продвижение отечественного туристского продукта; демонстрация многообразия комплексных туристских услуг в современных условиях; развитие и установление новых деловых контактов участниками туристического рынка и обмен опытом.

На выставке были представлены:

• 
  государственные органы управления;
  
• 
  туристские организации и ассоциации;
  
• 
  турагентства, туроператоры;
  
• 
  авиакомпании;
  
• 
  круизные компании;
  
• 
  санатории, курорты;
  
• 
  пансионаты, дома отдыха, турбазы;
  
• 
  туристические клубы;
  
• 
  гостиницы;
  
• 
  детские, молодёжные лагеря
  
• 
  музеи, картинные галереи;
  
• 
  компании по прокату автомобилей;
  
• 
  транспортные компании ;
  
• 
  национальные парки;
  
• 
  специализированные издания;
  
• 
  путеводители, сувенирная продукция;
  
• 
  грузовые и таможенные компании;
  
• 
  информационные технологии ;
  
• 
  образовательные услуги;
  
• 
  страховые компании.
  

География участников: Красноярский край, Московская область, Ленинградская область, Краснодарский край, Республика Алтай, Томская область, Иркутская область, Алтайский край, Республика Хакасия, Бурятия, Ярославская область, Новосибирская область, Свердловская область, Испания, Китай, Филиппины, Греция.

МВДЦ «Сибирь» располагает выставочными залами, удобными конференц-залами, гостиницей, местом для парковки.

Своеобразная планировка и архитектурные особенности залов создают простор для оригинальных и удобных решений размещения экспозиций и их дизайна.

Процесс участия «Авалон» в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

• 
  принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке;
  
• 
  определение целей участия фирмы в работе выставки;
  
• 
  выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма;
  
• 
  подготовительно-организационный период;
  
• 
  разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке;
  
• 
  работа в ходе функционирования выставки;
  
• 
  подведение итогов участия фирмы в работе выставки после ее окончания.
  

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении «Авалон» определенного уровня в своей сфере деятельности. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристическое предприятие.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристического предприятия, среди которых:

• 
  представление туристической фирмы и ее продуктов;
  
• 
  изучение рынков сбыта;
  
• 
  поиск новых рынков;
  
• 
  расширение числа клиентов;
  
• 
  внедрение нового туристского продукта на рынок;
  
• 
  определение возможного спроса на новый продукт;
  
• 
  поиск новых деловых партнеров;
  
• 
  изучение предложения конкурентов;
  
• 
  позиционирование своих продуктов относительно тур-продуктов конкурентов;
  
• 
  формирование благоприятного имиджа туристической фирмы;
  
• 
  непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.
  

В течение подготовительно-организационного периода «Авалон» информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно решается ряд организационных вопросов, таких как:

• 
  разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;
  
• 
  составление перечня выставляемых туристских продуктов;
  
• 
  отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);
  
• 
  разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;
  
• 
  выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;
  
• 
  определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;
  
• 
  подбор и изготовление рекламных и информационных материалов (информационных листков, плакатов, буклетов, проспектов, сувениров, прайс-листов);
  
• 
  разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);
  
• 
  заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.
  

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы: страна, адрес/телефон, номер расчетного счета.

Суть заявки – предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. По получении заявки в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5–10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг «Авалон» выбирает то, что считает необходимым, и указывает количество. Так, наиболее распространенными дополнительными услугами являются:

• 
  рабочее место,
  
• 
  аккредитация,
  
• 
  публикация в каталоге,
  
• 
  изготовление вывески и фирменной рекламы,
  
• 
  тиражирование визиток,
  
• 
  проспектов,
  
• 
  услуги переводчиков и вспомогательного персонала.
  

Безусловно, многие фирмы предпочитают изготавливать свои экспозиционные материалы у специализированных агентств и лишь привозят их на выставку.

Как правило, в заявках (форма может быть различна) оговариваются следующие основные моменты:

• 
  предоставление аренды выставочной площади (открытой или закрытой);
  
• 
  аренда и монтаж выставочного оборудования (стенд выставочного модуля в соответствии с планом выставочного стенда);
  
• 
  установка розеток, дополнительных светильников;
  
• 
  аренда и установка подиумов под экспонаты;
  
• 
  предоставление дополнительных услуг или оборудования, вешалок, шкафов, холодильника, телефона, столов, стульев, этажерок и т.п.;
  
• 
  надпись на фризе (название фирмы над экспозицией).
  

Следует иметь в виду, что бронирование площадей для участия в любой выставке необходимо осуществлять заранее. При этом есть возможность самостоятельно бронировать необходимые площади в администрации выставки или через фирму-консолидатора.

К вспомогательным документам относится также особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов. Обычно к письму прилагается приглашение. Таким письмом турфирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд для более детального ознакомления с предлагаемым ею видом турпродукта.

Одна из проблем – доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Вы должны заранее указать, что, когда и куда собираетесь ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов.

При оформлении стенда лучше воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы, выражающей дух, стиль, имидж турфирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия. Эскиз, являясь наглядным примером стенда на бумаге, позволяет оценить будущую экспозицию и представить местоположение экспонатов.

После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап – работа в ходе ее функционирования. Большая нагрузка ложится на персонал, корректность и приветливость которого вызовут желание иметь с вами дело. Грамотное освещение и музыка (как вариант) привлекут всеобщее внимание (возможно, даже телевизионщиков, а это – шанс бесплатной рекламы).

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде турфирмы «Авалон» присутствовал руководитель туристской фирмы. Если его присутствие в течение всего рабочего дня невозможно, необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы будет кто-то из руководителей.

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы «Авалон» принадлежит стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов необходимо обратить внимание на - их:

• 
  умение и желание общаться с людьми;
  
• 
  выносливость;
  
• 
  привлекательную внешность;
  
• 
  профессиональную компетентность;
  
• 
  психологические.
  

Помимо основного намечают запасной состав стендистов. До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:

• 
  тематика выставки;
  
• 
  цели участия в выставке;
  
• 
  перечень предоставляемых услуг;
  
• 
  задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);
  
• 
  план стенда;
  
• 
  закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
  
• 
  распорядок работы;
  
• 
  время нахождения руководства фирмы на стенде;
  
• 
  основные категории предполагаемых посетителей;
  
• 
  модели поведения с каждой категорией посетителей;
  
• 
  формы регистрации посетителей;
  
• 
  формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.
  

Тогда все замечания и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию, размещенные в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте. Он должен солидно и аккуратно выглядеть, желательно в выдержанном общем стиле. Это может быть фирменная униформа с символикой, кепочки, значки.

На период выставки необходимо детально расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно.

Цели участия в ярмарке для «Авалон»:

1) расширить деловые партнерские связи и агентскую сеть;

2) привлечь к своей продукции конечных потребителей.

Выставочные мероприятия предоставят ООО «Авалон» возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации. Они помогут ООО «Авалон» оценить развитие отрасли в крае и в стране, правильно сориентироваться в ценовой политике, перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который может выражаться как в расширении клиентской базы ООО «Авалон», так и в количестве заключенных договоров с турагентствами и поставщиками туристских услуг.

Преимущество также состоит и в том, что ООО «Авалон» обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки в праздник при помощи, например, организации шоу-программ, викторин, лотерей.

Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным средством формирования маркетинговых коммуникаций ООО «Авалон», включающим такие элементы комплекса маркетинговых коммуникации, как:

• 
  реклама (печатная, щиты, выставки и т.д.),
  
• 
  пропаганда, личная продажа (работа стендистов),
  
• 
  стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.п.).