2 3 Нормы Риторика Этикет
 Скачать 1.88 Mb.
|
|
31 На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем... Направляем вам протокол согласований... Подтверждаем получение партии ТНП ... Поскольку регламентированные письма сплошь состоятиз клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма являетсяихадекватное, уместное использование. "Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом"*, — пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов. *Веселов П.В. Деловое письмо в промышленности. М.. 1990. Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе*. Однако процесс составления регламентированных писем нельзя все же считать только механическим соединением стандартных конструкций. Стандартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистической подготовки составителя и творческого поиска с его стороны. *Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю, М., 1998. Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку* и обязательный элемент делового письма — речевое действие. С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы- перформативы (от слова to perform -- действовать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями, Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом. К таким речевым актам относятся: 1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.; 2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.; 3) подтверждения: подтверждаем; 4) заявления: заявляем, объявляем; 5) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой', 6) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; 7) напоминания: напоминаем; 8) предложения: предлагаем. Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы* употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа. В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п. Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции. Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия — с другой. Вообще же язык нерегламентированных писем отличаетсяотязыка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и 32 включает весь содержательный аспект письма. Подробнее об этом будет сказано в главе V книги. В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять — пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности. Образцы деловой переписки Письмо-напоминание Письма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения. Помета "вторично", помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание. Российская Федерация Администрация Самарской области Главное управление образования 443010, г. Самара, ул. Фрунзе, 106 №645 4.10.95г. ДиректоруТОО «Самарская книга» Кропу А.Л. Напоминаем, что в 1995 г. соглашение между Главным управлением образования Администрации Самарской области и Роскнигой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное уп- равление образования не будет. Начальник Главного управления образования Е.Я.Коган Письмо-просьба Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы — самый распространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства. Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб — однотипных речевых актов. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом: Прошу… Одновременно прошу… А также прошу… Просим… Также просим… А также просим… Нередко просьбе предшествует мотивация: Поскольку оптовые цены выросли на 5%, просим Вас ... В связи с переходом на новый график работы... По причине отсрочки платежа ... Ходатайство содержит просьбу воказании содействияпри решении сложных или спорных вопросов. ТОО "Аякс" г. Самара, ул. Товарная, 18/2 Промышленное отделение 33 № 8231 Сбербанка РФ ТОО фирма "Аякс" расчетный счет № 508201/1634 в связи с тем, что основная деятельность предприятия — оптовая торговля, просит дать разрешение на использование торговой выручки на хозяйственно-операци- онные нужды, командировочные расходы и выдачу заработной платы. Генеральный директор Главный бухгалтер Петюхин И.С. Лущаева Г.Г. Ходатайство АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САМАРЫ РОССИЯ, 443010, г. Самара, ул. Куйбышева, 135 тел.: (846 2) 322 068 факс: (846 2) 332 635 17.11.97г. №03-358 на № ___________ г. Самара, Волжский пp-m, 19 Председателю ликвидационной комиссии "Прима-банка" ТУЛИНУ П.Б. Уважаемый Павел Борисович! Прошу Вас оказать содействие в получении денежного вклада на сумму 2 млн. руб. пенсионерке, вдове участника Великой Отечественной войны. Абрамовой Лидии Алексеевне, проживающей по адресу: г. Самара, ул. Советской Армии, 239-23. На иждивении у гражданки Абрамовой Л.А. находится престарелая мать в возрасте 87 лет, сама Абрамова Л.А. является инвалидом детства. Семья Абрамовой Л.А. действительно нуждается в помощи. Первый заместитель Главы администрации города А.Б.Борисевич Информационное письмо К информационным письмам относятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления. Информация в том или ином объеме обычно входит в любое почтовое отправление, однако только ин- формирование адресата является целью данного вида корреспонденции. Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. К информационным письмам относят и рекламно-информационные письма. Российская Федерация Администрация Самарской области ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ 443010, г.Самара, ул.Фрунзе, 106 Телефон 32-11-07 №562 7 августа 1995г. Генеральному директору Акционерного общества "Производственноеобъединение "САМВЕН" Буракову В.В. Вх. № 3от 8.08.95 г. Копия: Начальнику комитета по экономике ифинансам Горбунову А.В. Уважаемый Вячеслав Викторович! Сообщаю, что на 1 августа 1995 года из 800 миллионов кредита (распоряжение Главы администрации Самарской области № 722 от 30.12.94г.)Вами возвращено 321 541 662 (триста двадцать один миллион 34 пятьсот сорок одна тысяча шестьсот шестьдесят два) рубля. Из них на 231 019 123 (двести тридцать один миллион девятнадцать тысяч сто двадцать три) рубля отгружено литературы Главному управлению образования: 1. Буквари по системе Занкова 15500 экз. 217000000 руб. 2. Тезисы докладов 1000 экз. 1170227 руб. 3. Информац.-методический сборник № 21 3000 экз. 1197990 руб. 4.-——\\——- № 22 З000 экз. 1936103 руб. 5.-——\\—-- № 23 2000 экз. 1068593 руб. 6. Адресные папки 60 экз. 819180 руб. 7. Метод, пособие по экономике 5000 экз. 1827030 руб. Находится в работе: 1. Уроки самоопределения. Метод, пособие 2000 экз. 5762745 руб. 2. Основы физкульт. среднего школьника 10000 экз. 41878620 руб. 3. Основы физкульт. старшего школьника 10000 экз. 42881174 руб. На общую сумму 90 522 539 (девяносто миллионов пятьсот двадцать две тысячи пятьсот тридцать девять) рублей. Также сообщаю, что у Вас в производственном отделе находятся 2 рукописи, сданные 15 мая и 1 июня с.г., работы по которым до сих пор не начаты: 1. Самарская область. 2. Основы самоопределения. Предлагаю Вам назначить дату, время и место встречи для согласования путей и сроков возврата оставшегося кредита в размере 478 458 338 (четыреста семьдесят восемь миллионов четыреста пятьдесят восемь тысяч триста тридцать восемь) рублей. И.о. начальника Главного управления образования администрации Самарской области Прудникова В.А. Письмо-приглашение Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию. При необходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Система факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения корреспонденции. Госстандарт РФ Всесоюзный научно-исследовательский институт по нормализации в машиностроении ВНИИНМАШ Главному конструктору завода "Прогресс" канд. Техн. наук Аристову А.В. Адрес:… Телефон... Телетайп... расч.счет… в… Приглашение Глубокоуважаемый Александр Васильевич! 16 апреля 1997 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие, в его обсуждении. Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по 35 адресу: ____________ Председатель Ученого совета института П.Н.Сергеев Секретарь ученого совета А.Д.Сухов Извещение-приглашение Уважаемый г-н Бобылев, Международный Аэропорт Самара совместно с канадским институтом ИАМТИ ч при Вашем непосредственном активном участии заканчивает разработку генерального плана реконструкции и развития Международного Аэропорта Самара, и я с удовольствием приглашаю Вас принять участие в презентации результатов разработки. Это важное событие для нашей организации, и мы готовы с учетом всех Ваших пожеланий и предложений представить Вам итоги нашей совместной деятельности, с тем чтобы сделать наш аэропорт максимально удобным и комфортабельным для клиентов и пользователей. Презентация состоится 19 сентября в депутатском зале Международного Аэропорта Самара в 14 часов. Просим подтвердить свой приезд письмом или по факсу 22-75-45. С уважением, В.Ф.Чернавин Генеральныйдиректор МеждународногоАэропорта Самара Благодарственное письмо Благодарственные письма все активнее входят в практику делового общения. Широкое использование этого жанра в западноевропейском менеджменте определяется не только стандартом поведения менеджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу. 36 Уважаемый господин Кутю, Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного Аэропорта Самара. Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами. Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным. С уважением, В.Ф.Чернавин Гарантийное письмо-запрос Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий осуществления сделки. Гарантироваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, ка- чество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Министерство Транспорта РСФСР ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ ПАССАЖИРСКОГО А ВТОМ0БИЛЬН0Г0 ТРАНСПОРТА "МОСТРАНСАВТО" ВОСКРЕСЕНСКОЕ ПАССАЖИРСКОЕ АВТОТРАНСПОРТНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ Директору завода «ЭКРАН» 443022, г. Самара, ул. Кирова, д. 24. г.Воскресенск, ул.Заводская, д. 7 тел. 2-37-18 Расчетный счет № 425902 в Воскресенском отделении Промстройбанка от 20.10.93 г. №250 на№ ___________ Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик "Расход-7" для измерения расхода воды холодной питьевой. Диаметр трубопровода — 80 мм Максимальный расход — 1,2 м 3 /ч Минимальный расход —0,1 м 3 /ч Максимальное давление воды в трубопроводе — 0,5 Мпа Максимальное удаление счетчикаот измерительного участка — 145 м 37 Температура воды — от 7°С до 20°С Оплату гарантируем с нашего р/счета № 425902 в Воскресенском филиале ММКБ, МФО № 211059. Код С-6. Директор Воскресенского ПАТП В.В.Сиволобов Главный бухгалтер М.П.Притула Сопроводительное письмо Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей, например, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов, грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. Международный Аэропорт Самара Генеральному директору ОАО Авиакомпания "Самара" Господину Козлову А.Ф. Уважаемый АлександрФедорович, Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор на использование подъездного пути № 216д/97. Просим Вас в срок, предусмотренный законом, рассмотреть, подписать, скрепить печатью и 1 экземпляр договора и протоколы разногласий к нему, если таковые возникнут, вернуть в наш адрес. В случае несогласия с пунктами договора представитель Вашей организации может решить спорные вопросы в отделе коммерческих услуг ОАО "Международный аэропорт Самара". Надеемся на добрые и взаимовыгодные отношения. Коммерческие письма представляют собой коммерческие документы, которые составляются при выполнении и заключении коммерческой сделки. Письмо-запрос — это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную ин- формацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю). Коммерческий запрос 443022 ПО "Экран" Самара, пр. Кирова, 24 03.03.97г. № 50-279/561 АО "Кольмекс" О запросе предложения на запасные части Просим вас выслать в наш адрес предложение в 3 экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией. В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах. Просим также указатьотдельно стоимость упаковки и транспортировки. Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки вашего предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за Ваше со- 38 общение об этом в минимальный срок обратной почтой. При ответе просим ссылаться на наш номер. Заранее благодарим. Коммерческий директор Л. Н. Шишаков Коммерческое предложение (оферта) Предложение (оферта) — Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение о заключении сделки может быть направленои ответ на запрос покупателя на основе твердой договоренности или впорядке инициативы. В предложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению. Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, оно считается твердым. Если срок действенности предложения отсутствует, или оно рассылается в несколько адресов, оно считается свободным. 000 "НОУКРУС" 07.0297г. №21/ОР-03 Директору рекламной фирмы "Прайм-тайм" Шляпину С. А. Предложение о размещениирекламы Уважаемый господин директор! Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор о проведении рекламной компании для продвижения на рынке нашей новой продукции: хрустальные светильники, люстры, украшения для интерьера. Сроки проведения рекламной компании — I квартал 1997 года. Условия сделки — предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости. Наш адрес: ... Ответ на предложение (акцепт) В письме-ответе на предложение в случае принятия условий предложения адресант подтверждает его принятие, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Положительный ответ на коммерческое предложение называется акцептом, а лицо, принимающее предложение, — акцептантом. Если положительный ответ не исключает возражений по отдельным пунктам, между контрагентами завязывается переписка. Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела 125040, г. Москва, А-40, а/я 30 Тел. (095) 946-15-82, тел/факс 945-16-82 Исх. № 30/97 от 08 июля 1997г. Генеральному директору ВЦ "ЭКСПО-ДОМ" Г-же Якубовской М. А. В соответствии с достигнутой ранее договоренностью Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела подтверждает свое намерение об организации и проведении в октябре 1997 года совместно с ВЦ "ЭКСПО-ДОМ" в г. Самаре выставки "Страхование Поволжья-97". Проведение Выставки планируется с участием Самарской инспекции страхового надзора и Союза страховщиков Поволжья. Ориентировочное количество участников — 40 страховых компаний. Прошу направить в наш адрес проект Договора с ВЦ "ЭКСПО-ДОМ". 39 Исполнительный директор Фонда Л.В.Ярошенко Рекламация Рекламация — это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта. Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию. К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товара. Директору ОАО "Бумлесторг" Фиклистову О. А. О просрочке поставки товара Олег Алексеевич! По контракту № 24 от 17.10.97 г. Ваше предприятие должно было поставить товар не позднее 01.09.97 г. Однако в нарушение п.4.1 контракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня. На основании п.5.4 контракта наша фирма начисляет Вам пени в размере ... руб. Указанную сумму просим перевести в течение 5 банковских дней на наш расчетный счет № ... в Инкомбанке. В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вынуждены обратиться в арбитраж. Приложение: Акт приема товаров от 23.09.97 г. Директор фирмы... подпись Служебная телеграмма* *Раздел написан с использованием материалов статьи: Веселов П.В., Овчинникова Н.В. Служебная телеграмма // Рус. речь. 1990. № 3. Как известно, служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фак- тами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише). В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком и композицией, которые получили название "телеграфный стиль". Этот стиль сложился под влиянием двух факторов. Во-первых, высокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием "тарифное слово", которое не обязательно совпадает со словом грамматическим. Например, предлог "в отношении к" определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы. Стремление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предлоги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наречия. По возможности сокращаются глагольные формы. Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифровом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются только однословные числительные. В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры. Информация передается простыми предложениями, которые часто представляют собой неполные или усеченные высказывания. Все это требует особого навыка при составлении и обработке телеграфных текстов, так как часто они производят на неподготовленного читателя впечатление бессвязного высказывания: Ликвидации последствий землетрясения отгрузить не позднее 10 июня Джамбульская область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской второй квартал шесть штук третий квартал шестнадцать Второй фактор, сформировавший телеграфный стиль, — доступность, понятность информации для 40 адресата. Очевидно, что оба названных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста. При этом нужно учитывать: степень осведомленности адресата о сообщаемом; определенные трансформационные правила: использование именительного падежа вместо косвенных для обозначения места и времени (Джамбульская область, второй квартал), замена глаголов отгла- гольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие, отгрузка и т.п.); возможности сокращения слов (сельхозспецстрой); возможности усечения синтаксических единиц — словосочетаний (Казахской), предложений (...второй квартал шесть штук...). При обратной трансформации приведенный выше текст будет выглядеть следующим образом: С целью ликвидации последствий землетрясения приказываю отгрузить не позднее 10 июня в Джамбульскую область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской республики: во втором квартале — шесть штук, в третьем квартале — шестнадцать. Оптимальное сочетание лаконизма и доступности информации достигается в стандартных бланках служебной телеграммы. Однако использование их ограничивается сферой применения — промышлен- ность (отгрузочные телеграммы). Бланки служебных телеграмм Дата _ отгружено станции __ вагон № _ накладная _ название изделий __ размер _ количество _ вес брутто- нетто __ мест _ для _ завод-поставщик __ Номер заказа __ транс __ количество мест _ вес _ вагон _ накладная __ станция назначения __ номера мест __ завод-поставщик __ В других жанрах служебной телеграммы тенденция к стандартизации проявляет себя в жесткой композиционной структуре текста. Исследователи языка телеграмм видят в ней три обязательных компонента. Схема текста служебной телеграммы 1. Констатируются (чрезвычайно важные) факты: Ваш завод сорвал поставку станков... фонду девяти месяцев, Поставка колосников задерживается отсутствия колосниковой стали. 2. Высказывается отношение адресанта к изложенному факту. Для этого языком телеграмм выработались штампы (клише), описывающие, например, аварийные ситуации: Завод на грани остановки. Завод крайне затруднительном положении, Срывается ввод важных объектов, Положение угрожающее. 3. Вводится речевое действие (просьба, требование, инструкция, распоряжение): Отгрузку сообщите. Сообщайте ежедневно ходе выполнения поставок, Примите все меры отгрузке. Действуйте инструкции техники безопасности. Тенденция к стандартизации языка телеграмм наиболее четко проявила себя в выработке системы устойчивых выражений. К таким стандартным фразам-клише относятся: "Оплата гарантируется предъявлению счета", "Выполнение заказа гарантируется", "Получение груза ... подтверждаем", "Ждите распоряжений", "Приказ последует", "Подробности письмом", "Ответ оплачен", "Удовлетворить просьбу не представляется возможным" и др. Клише языка телеграмм оказывают влияние на стандартизацию языка деловых писем. Прежде всего это проявляется: в усилении роли глагола (речевые действия): прошуотгрузить,прошу командировать; в широком использовании отглагольных существительных: выполнение графика поставок угрозой, отгрузка произведена 12/10; в увеличении числа аббревиатур (номенклатурных обозначений, текстовых сокращений и общепринятых сложносокращенных слов). Стандартизация в построении текста служебной телеграммы гармонично сочетается с системой словесных сокращений. Система эта находится в состоянии постоянного изменения и обновления. 41 Специфическими аббревиатурами для языка телеграмм являются использующиеся при необходимости вместо знаков препинания аббревиатуры: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки. Международные телеграммы транслитерируются, т.е. передаются латинскими буквами. Использование латинского алфавита в международном телеграфном наборе узаконено Всемирным почтовым союзом, по решению которого официальным языком международного общения является французский. Правила Госстандарта России (с ними можно ознакомиться на любом телеграфе, где принимаются международные телеграммы) упорядочивает систему транслитерации русских букв. Что опускается и сокращается в "телеграфном стиле": 1. В предложениях, как правило, опускаются сказуемые: "Подробности письмом"; "Последняя отгрузка 20 мая". 1. В текстах телеграмм опускаются предлоги, союзы и союзные слова: "Пуск линии (под) угрозой срыва"; "Сообщите (об) отгрузке оборудования ", (При) Затягивании отгрузки принимайте меры ". 3. Сокращаются многословные названия организаций в одно сложносокращенное слово: Кузбаскомплектоборудавание, Промгазнефтестрой. 4. Этим же правилом руководствуются при обозначении должностей: замначсахалинупрснаб; начглавупрремстрой. Образцы Москва Больница Боткина Больница организует новый глазной отдел тчк просим прислать специалиста глазному оборудованию Вологда, проспект Ленина, 35 Директор больницы № 1 А.Н.Николаева Самара 000 АТЛАНТ Подтверждаем получениесчета-фактуры 806/12 май июнь ЗАО ЧЕРМЕТ Астахов Организационно-распорядительная документация Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля. Выполняя социальную роль, "руководитель-менеджер" использует в своей деятельности жанры приказа, докладной записки, служебной записки, заявления, распоряжения, должностной инструкции, объяснительной записки и т.п. Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр, как уже говорилось, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники "Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов" регулярно переиздаются. Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, как и в деловой переписке, в жанрах ОРД являются глаголы-перформативы: "Предлагаю", "Обязываю", "Приказываю", "Постановляю" и т.д. Они определяют жанр и тональность документа. Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ. В форме приказа реализуются иерархические отношения "руководитель" — "подчиненный". С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы. Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой организацией регламентированного письма. Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок ("О реорганизации предприятия", "Об изменении графика работы", "Об изменении оплаты отпусков", "О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу. Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить: 42 нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления); решения Совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость. Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейсясослова "Приказываю", указывают сначала адресата: "кому?" — конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностное лицоможет быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя. Далее — "что сделать?" — указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией; Далее — "до какого числа?" — указываются срокиисполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер. Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробитсяна пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственностьзаего исполнение. По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений, распорядительная часть которых начинается словами "Постановляю", "Предлагаю". Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений сплошь состоятизклишированных фраз. В констатирующей части: Во исполнение постановления... № ... В соответствии с разделом II части I ГК РФ от21.10.94 г., на основании представленных документов... В связи с возникшими финансовыми трудностями... В связи с производственной необходимостью... В связи с реорганизацией отдела инвестиций В распорядительной части: Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на... Срок исполнения до... Образцы Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. Приказы по личному составу могут не иметь констатирующей части. ПРИКАЗ АООТ «Теплосан» Во исполнение распоряжения Главы администрации города от 11.12.97. Приказываю: 1. Принять на баланс котельную санатория имени Чкалова с последующим обслуживанием объекта. 2. Утвердить смету и штатную единицу для обслуживания объекта. 3. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела труда и заработной платы Хвостова А.Ф. Директор АООТ «Теплосан» Заикин Н.П. 43 Постановлением является заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему. Распорядительная часть начинается со слова "Постановляю", "Постановляет". В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения. Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение. |