изготовление растворов. Методические рекомендации Минздрава РФ от 14.05.98 N 98124 О вну. А. Е. Вилькен
 Скачать 0.92 Mb.
|
|
4. Краткие описания по применению и заполнению внутриведомственных форм первичной учетной документации 1. Прием товарно - материальных ценностей Штамп приема (форма N А-1.1) При приеме товаров материально ответственные лица на всех экземплярах накладной, счете или других сопроводительных документах, возвращаемых экспедитору, проставляют штамп или печать фармацевтической организации и своей подписью (при коллективной материальной ответственности не менее двух членов) подтверждают факт приема товаров. В этих документах указываются также расхождения (если они имели место) между фактическим наличием товаров и данных накладных, счетов или других сопроводительных документов. На экземпляре сопроводительного документа, который остается у материально ответственного лица и в дальнейшем прилагается к товарному отчету, проставляется штамп "приема". Фармацевтические организации, получающие товар по почте, на его недостачу составляют специальный акт (формы N А-1.2 и N А-1.4), о чем делается отметка в сопроводительном документе. Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара (форма N А-1.2) Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара составляется приемной комиссией в тех случаях, когда установлена недостача, бой, брак. Для участия в приеме товаров и составления акта приглашается представитель аптечного склада (базы, фирмы) или поставщика, незаинтересованной организации или общественности аптеки. Удостоверение представителя прилагается к акту. Все реквизиты акта должны быть заполнены четко и разборчиво, так как он является документом, на основании которого предъявляют претензии и иски о возмещении излишне уплаченных сумм. Акт составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется в арбитраж как документ, обосновывающий иск, второй экземпляр прилагается к приемному акту и вместе с реестром приходных документов передается в бухгалтерию для учетных записей и последующего хранения в архиве, а третий экземпляр предназначен для поставщика и вручается его представителю (если он участвовал в приеме) или пересылается по почте в качестве приложения к претензионному письму. В п. 6 акта перечисляются только те наименования товаров, по которым установлены расхождения в количестве и качестве. Удостоверение (форма N А-1.3) Удостоверение выдается представителю независимой организации, которому в качестве представителя общественности поручено участвовать в приеме товаров, поступивших от поставщиков. Список лиц, которые могут быть привлечены к участию в приеме товаров, определяется нормативными документами законодательства Российской Федерации или соглашениями контрагентов, или обычаем делового оборота (номер протокола и дата указывается в удостоверении). Каждый представитель общественности рекомендуется участвовать в приеме товаров не более двух раз в месяц. Удостоверение не может быть выдано материально ответственным и подчиненным им лицам, а также работникам, связанным с учетом, хранением, приемом и отпуском материальных ценностей. Представитель общественности назначается в тех случаях, когда в приеме не участвуют представители поставщика или незаинтересованной организации. Удостоверение прилагается к формам N А-1.2 и N А-1.4. Акт о приеме медицинского товара, поступившего без счета поставщика (форма N А-1.4) Применяется для оформления приема и оприходования фактически полученного товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется комиссией в двух экземплярах. Первый - прилагается к отчету материально ответственного лица, второй - остается у него. Приемная квитанция (по приему лекарственного растительного сырья от населения) (форма N А-1.5) Применяется в фармацевтических организациях для учета и расчетов за принятое от населения лекарственное растительное сырье. Квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку лекарственного растительного сырья, в трех экземплярах. Первый экземпляр является основанием для выдачи денег из кассы и служит одновременно расходным кассовым ордером, второй - прилагается к отчету материально ответственного лица, третий - выдается заготовителю. Акт на перевод в товар лекарственного растительного сырья (форма N А-1.6) Оприходование лекарственного растительного сырья как товара оформляется актом после получения положительного анализа. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, в состав которой входят: руководитель организации, материально ответственное лицо, отвечающее за заготовку лекарственного растительного сырья, провизор - технолог или фармацевт. Первый экземпляр акта служит основанием для оприходования лекарственного растительного сырья как товара и вместе с другими приходными документами прилагается к товарному отчету. Второй экземпляр остается в фармацевтической организации. Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении (форма N А-1.7) Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении, служит накопительным документом и заполняется лицом, уполномоченным для приема стеклянной посуды от населения. Она составляется в двух экземплярах за смену, день, декаду и т.д. (сроки составления устанавливаются администрацией аптеки). Первый экземпляр ведомости с отсортированной посудой сдается материально ответственному лицу, второй остается у приемщика стеклянной посуды. Журнал регистрации счетов поступления товаров по группам (форма N А-1.8) В журнале регистрации счетов поступления товаров по группам ведется учет поступления товаров в аптеку. Журнал служит основным документом для составления отчета. Поступившие товары отражаются по розничным и оптовым ценам. Стеллажная карточка (Форма N А-1.9) Карточка составляется в отделах аптеки в одном экземпляре на каждую поступившую серию медицинских товаров и служит контрольным документом реализации лекарственных средств по срокам годности. Протокол согласования свободной отпускной цены (тарифа) на продукцию, товары и услуги (форма N А-1.10) Свободные отпускные цены (тарифа) фиксируются в протоколе согласования, который подписывается руководителями предприятия - изготовителя и предприятия - потребителя. Возможно фиксирование указанных цен (тарифов) в договорах на поставку продукции (товаров) в других документах, подтверждающих согласие покупателя с уровнем цен (тарифов). Реестр свободных розничных цен (форма N А-1.11) Аптечные розничные организации, осуществляющие реализацию медицинской продукции по свободным розничным ценам, фиксируют эти цены, уровень применяемых торговых и снабженческо - сбытовых надбавок в реестрах. Свободные отпускные цены (тарифы) на продукцию (товары, услуги) указываются в установленном порядке поставщиком в расчетно - платежных, а также первично - учетных документах (товарно - транспортных накладных, счетах - фактурах, платежных требованиях и др.). В данных документах суммы акциза, налога на добавленную стоимость, лицензионного сбора по алкогольной продукции указываются в установленном порядке отдельной строкой. Заказ - требование (форма N А-1.12) Заказ - требование выписывается аптечной организацией в 1 - 2 экземплярах, один из которых может оставаться в аптеке для повседневного контроля за поступлением медицинского товара со склада, базы, фирмы и других предприятий. Товарно - транспортная накладная (Форма N А-1.13) Аптечная организация получает медицинский товар согласно товарно - транспортной накладной при поступлении его со склада, базы, фирмы и других предприятий. Один экземпляр накладной с подписью грузополучателя в получении медицинского товара вместе с реестром расходных или других сопроводительных документов возвращается на склад, базу, фирму или другое предприятие. Другой экземпляр накладной остается в аптечной организации при получении товара. Сопроводительный (упаковочный) лист (форма N А-1.14) При получении товара аптечная организация получает сопроводительный (упаковочный) лист, который предъявляется при отправке товаров почтой, железной дорогой, автомобильным, водным и воздушным транспортом или другими средствами. Упаковочный вкладыш (форма N А-1.15) При получении товара проверяется наличие упаковочного вкладыша. Форма применяется при упаковке товара в ящики, контейнеры, мешки и т.д., заполняется в двух экземплярах. Один экземпляр кладется в упаковку, второй прилагается к накладной, которая остается у грузоотправителя. 2. Движение товарно - материальных ценностей Рецептурный журнал (форма N А-2.1) Журнал ведется в розничных аптечных организациях с небольшим объемом работы для учета изготовленных в аптеках по рецептам лекарственных средств бесквитанционным методом. В графе 2 "Номер рецепта" проставляется номер рецепта по порядку с начала рабочего дня (смены) и в конце рабочего дня (смены) подсчитываются итоги по графам. Квитанция на заказанное лекарство (форма N А-2.2) Квитанция заполняется при приеме рецепта на индивидуальное изготовление лекарственного средства в одном экземпляре. Корешок квитанции служит основанием для учета лекарственных средств, изготовленных по рецептам. Квитанции комплектуются по 50 - 100 штук. Книга учета наркотических и других лекарственных средств, подлежащих предметно - количественному учету (форма N А-2.3) Книга заводится на год. На первой странице указываются лекарственные препараты, подлежащие предметно - количественному учету. Для каждой лекарственной формы, дозировки, фасовки лекарственного препарата отводится отдельный лист (разворот). Указываются единицы учета для каждого препарата. Исправления зачеркиваются и заверяются подписью материально ответственного лица. Поступление отражается по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход записывается дневными итогами (ежедневные записи) и подразделением на отпуск по амбулаторной рецептуре и отпуск лечебно - профилактическим учреждениям, аптечным пунктам и отделам аптеки. Книга заполняется уполномоченным на это материально ответственным лицом. Сличительная ведомость на наркотические и другие лекарственные средства, подлежащие предметно - количественному учету (форма N А-2.4) Сличительная ведомость составляется при проведении инвентаризации или проверках в розничных фармацевтических организациях. Одновременно она является и основанием для списания естественной убыли. Результаты предметно - количественного учета наркотических и других лекарственных средств, внесенных в списки постоянного Комитета по контролю наркотиков, включаются в сличительную ведомость. Остаток по данным учета заполняется по записям книги учета наркотических и других лекарственных средств и этилового спирта на дату инвентаризации, после чего определяется результат инвентаризации. Ведомость подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем вышестоящей организации. В связи с имеющимися установленными дифференцированными нормами естественной убыли на спирт, к ведомости прилагается за подписью бухгалтера справка, в которой указываются расходы его по стационарной и амбулаторно - поликлинической рецептуре и по отпуску "ангро". Сводный реестр рецептов на бесплатный и льготный отпуск (форма N А-2.5) Реестр используется в качестве сопроводительного документа при направлении его для оплаты за отпуск медтовара больным по рецептам бесплатно или со скидкой. Реестры на бесплатный отпуск медтовара и на отпуск их со скидкой могут составляться раздельно. Реестр составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем организации и бухгалтером (работником учетно - контрольного сектора (группы). Первый экземпляр реестра вместе с копиями рецептов вручается должностному лицу под расписку для оплаты. На втором экземпляре, который остается в централизованной бухгалтерии (бухгалтерии) аптечной организации, ставится дата передачи. Журнал учета рецептуры (форма N А-2.6) Журнал составляется на основании подсчета корешков квитанций на заказанные лекарства, итогов рецептурного журнала по изготовленным в аптеках лекарствам и кассовых лент (талонов) по готовым лекарственным средствам в конце рабочего дня (смены) одной строкой. В журнале ежемесячно подсчитываются итоги и скрепляются подписью работника учетно - контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии. Журнал учета лабораторных и фасовочных работ (форма N А-2.7) Учет лабораторных и фасовочных работ предлагается вести в фармацевтических организациях раздельно. Журнал используется для учета и контроля за выполнением лабораторных и фасовочных работ, за оприходованием или списанием сумм по разницам в стоимости, сданных в работу медикаментов и изготовлением продукции из них, или результатам округления цен за единицу фасовки и т.д. Все записи в журнале производятся немедленно после окончания соответствующей работы. Если расфасовка партии лекарственных средств не закончена в течение рабочего дня, то в журнале должна быть записана часть расфасованной партии. При лабораторных работах в графе 4 показываются все полученные ингредиенты, входящие в состав внутриаптечной заготовки. В графе 7 показывается розничная цена медицинского товара (сырья) и посуды, выданных для фасовки, а в графе 14 - фактическая розничная цена за единицу фасовки готовой продукции, исходя из розничной стоимости медикаментов (сырья) и упаковки тарифа и т.д. В конце месяца подсчитываются суммы по графам 8 и 15, а разница (результат округления) показывается в графах 19 и 20 по каждой лабораторной работе или виду фасовки. В журнале учитываются стоимость и количество отпущенного населению по рецептам спирта в чистом виде. Журнал лабораторных и фасовочных работ должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписью руководителя организации. Справка о дооценке и уценке по лабораторно - фасовочным работам, реализации услуг (форма N А-2.8) Справка составляется в конце месяца на основании данных, подсчитанных в конце месяца в журнале учета лабораторных и фасовочных работ (форма N А-2.7), в журнале выдачи медицинских товаров напрокат (форма А-2.10), из сводных документов по услугам ремонта и прочим видам оказанных фармацевтических услуг. Справка составляется в одном экземпляре и включается в товарный отчет аптеки в розничных ценах. Обязательство на принятые напрокат медицинские товары (форма N А-2.9) Обязательство заполняется под копирку в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в аптеке вместе с пробитым чеком, второй передается больному. О продлении срока проката на обязательстве делается разрешительная надпись. Журнал выдачи медицинских товаров напрокат (форма N А-2.10) Журнал ведется руководителем (его заместителем) фармацевтической организации или материально ответственным лицом. Записи в журнал производятся сразу по мере отпуска предметов напрокат или при их возврате. Продление проката записывается отдельной строкой. Справка о нормативном расходе вспомогательных материалов (форма N А-2.11) Справка о нормативном расходе вспомогательных материалов составляется материально ответственным лицом и представляется в бухгалтерию один раз в месяц. Она является основанием для списания вспомогательных материалов. Данные по индивидуальной амбулаторной рецептуре указываются в справке на основании показателей рецептурного журнала или квитанций на заказанное лекарство; по стационарной - по счетам - требованиям. Показатели отпуска готовых лекарственных форм рассчитываются в соответствии с установленными нормативными документами. Сумма оборота по ручной продаже показывается по учетным данным. Внутриаптечная заготовка и фасовка проставляются на основании записей в журналах учета лабораторных и фасовочных работ. Акт о переоценке товаров (форма N А-2.12) Применяется для оформления переоценки стоимости лекарственных средств и других медицинских товаров отдельно по розничным и оптовым ценам. Акт составляется в двух экземплярах комиссией с обязательным участием независимого представителя. При переоценке товаров, произведенной по распоряжению Правительства Российской Федерации, акт составляется по установленной для этой цели форме. |