Библиотека журнала Управление персоналом аи. Алексенцев конфиденциальное делопроизводство 2003
 Скачать 1.05 Mb.
|
|
1. СУЩНОСТЬ, ЗАДАЧИ И ОСОБЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА По уровню доступности документы подразделяются на две категории общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц. Документирование открытой информации и организация работы соткрытыми документами входят в сферу действия открытого делопроизводства. Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости оттого, к какому виду тайны относится содержащаяся в документах информация. Нормативными документами установлено видов тайны государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная и профессиональная. Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства. Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются предметом соответствующих типов специального делопроизводства. Конфиденциальное делопроизводство, как уже было отмечено, распространяется на документы, содержащие коммерческую и служебную тайну. При этом к документам, составляющим служебную тайну, отнесенные только документы с грифом "Для служебного пользования, т.к.документы, содержащие коммерческую тайну других субъектов, должны обрабатываться и защищаться в режиме коммерческой тайны. Объединение конфиденциальных документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам составления, обработки, обращения, хранения и защиты. Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной формации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами- их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия. Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, нов тоже время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются сферы конфиденциального делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами. Пос фере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на управленческую, таки на различные виды производственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно-технические документы научно- исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др. Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите. По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой - содержанием и технологией выполнения многих видов. Помимо этого, третья составляющая конфиденциального делопроизводства- защита содержащейся в конфиденциальных документах информации - вообще не предусмотрена в определении открытого делопроизводства, хотя определяемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки. Термин "утечка конфиденциальной информации, вероятно, не самый благозвучный, однако он более емко, чем другие термины, отражает суть явления, к тому же он давно уже закрепился в научной литературе и нормативных документах. Утечка конфиденциальной информации представляет собой неправомерный, те. неразрешенный выход такой информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации (ознакомлению с ней) лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа, независимо оттого, работают или не работают такие лица на данном предприятии обусловлены уязвимостью информации. Уязвимость информации следует понимать как ее доступность для дестабилизирующих воздействий, те. таких воздействий, которые нарушают установленный статус информации. Нарушение статуса любой документированной информации включается в нарушении ее физической сохранности (вообще либо у данного собственника в полном или частичном объеме, логической структуры и содержания, доступности для правомочных пользователей. Нарушение статуса конфиденциальной документированной информации дополнительно включает нарушение ее конфиденциальности (закрытости для посторонних лиц. Уязвимость документированной информации- понятие собирательное. Она не существует вообще, а проявляется в различных формах. К таким формам, выражающим результаты дестабилизирующего воздействия на информацию, относятся (в скобках указаны существующие варианты названий форм • хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража • потеря носителя информации (утеря • несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение • искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация • блокирование информации • разглашение информации (распространение, раскрытие. Термин "разрушение" употребляется главным образом приме- нителы к информации на машинных носителях. Существующие варианты названий модификация, подделка, фальсификация - не совсем адекватны термину "искажение, они имеют нюансы, однако суть их одна и та же - несанкционированное частичное и полное изменение состава первоначальной информации. Блокирование информации в данном контексте означает блокирование доступа к ней правомочных пользователей, а не злоумышленников. Разглашение информации является формой проявления уязвимости только конфиденциальной информации. Таили иная форма уязвимости документированной информации может реализоваться в результате преднамеренного или случайного дестабилизирующего воздействия различными способами на носитель информации или нас аму информацию со стороны источников воздействий Такими источниками могут быть люди, технические средства обработки передачи информации, средства связи, стихийные бедствия и др. Способами дестабилизирующего воздействия на информацию являются копирование (фотографирование, записывание, передача, съем, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения информации, выводили выход) из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи информации, физическое воздействие на информацию и др. Реализация форм проявления уязвимости документированной информации приводит или может привести к двум видам уязвимости- утрате или утечке информации. К утрате документированной информации приводят хищение и потеря носителей информации, несанкционированное уничтожение носителей информации или только отображенной в них информации, искажение и блокирование информации. Утрата может быть полной или частичной, безвозвратной или временной (при блокировании информации, нов любом случае она наносит ущерб собственнику информации. К утечке конфиденциальной документированной информации приводит ее разглашение. В литературе и даже в нормативных документах термин "утечка конфиденциальной информации" нередко заменяется или отождествляется с терминами "разглашение конфиденциальной информации, "распространение конфиденциальной информации. Такой подход не является правомерным. Разглашение или распространение конфиденциальной информации означают несанкционированное доведение ее до потребителей, не имеющих права доступа к ней. При этом такое доведение должно осуществляться кем-то, исходить от кого-то. Утечка происходит при разглашении (несанкционированном распространении) конфиденциальной информации, ноне сводится только к нему. Утечка может произойти ив результате потери носителя конфиденциальной документированной информации, а также хищения носителя информации либо отображенной в нем информации при сохранности носителя у его собственника (владельца. "Может произойти" не означает, что произойдет. Потерянный носитель может попасть в чужие руки, а может быть и "прихвачен" мусороуборочной машиной и уничтожен в установленном для мусора порядке. В последнем случае утечки конфиденциальной информации не происходит. Хищение конфиденциальной документированной информации также не всегда связано с получением ее лицами, не имеющими к ней доступа. Имелось немало случаев, когда хищение носителей конфиденциальной информации осуществлялось у коллег по работе допущенными к этой информации лицами с целью "подсидки", причинения вреда коллеге. Такие носители, как правило, уничтожались лицами, похитившими их. Нов любом случае потеря и хищение конфиденциальной информации если и не приводят к ее утечке, то всегда создают угрозу утечки. Поэтому можно сказать, что ку течке конфиденциальной информации приводит ее разглашение и могут привести хищение и потеря. Сложность состоит в том, что зачастую невозможно определить, во-первых, сам факт разглашения или хищения конфиденциальности информации при сохранности носителя информации у ее собственника (владельца, во-вторых, попала ли информация вследствие ее хищения или потери посторонним лицам. Суммируя соотношение форм и видов уязвимости защищаемой информации, можно констатировать. Формы проявления уязвимости информации выражают результаты дестабилизирующего, воздействия на информацию, а виды уязвимости -конечный суммарный итог реализации форм проявления уязвимости. Утрата информации включает в себя, по сравнению су течкой, большее число форм проявления уязвимости информации, но она не поглощает утечку, т.к. не все формы проявления уязвимости информации, которые приводят или могут привести к утечке, совпадают с формами, приводящими к утрате. 3. Наиболее опасными формами проявления уязвимости конфиденциальной документированной информации являются потеря, хищение и разглашение- первые две одновременно могут привести и ку трате, и ку течке информации, вторая (хищение информации при сохранности носителя) и третья могут не обнаружиться, со всеми вытекающими из этого последствиями. 4. Неправомерно отождествлять, как это нередко делается в научной литературе и нормативных документах, включая законы, виды и отдельные формы проявления уязвимости информации утрата = потеря, утрата хищение, утечка разглашение (распространение, а также формы проявления уязвимости информации и способы дестабилизирующего воздействия на нее. 5. Необходимо уделять одинаковое внимание предотвращению как утраты защищаемой документированной информации, таки ее утечки, т.к. ущерб собственнику информации наносится в любом случае. Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и утечки осуществляется в определенной мере в рамках и первой, второй составляющих конфиденциального делопроизводства, т.к. она взаимоувязана, "переплетена" сними документирование конфиденциальной информации и организация работы с конфиденциальными документами должны производиться в условиях обеспечения их защиты, и вместе стем многие вопросы защиты решаются входе и путем осуществления систематических операций по учету и обработке документов. Однако защитные мероприятия охватывают не только сами документы но и другие объекты, так или иначе связанные с защищаемыми документами (помещения, технические средства обработки и передачи информации и др) Поэтому в определении конфиденциального делопроизводства защита документированной информации выделена в самостоятельную составляющую. Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам. Если задачей открытого делопроизводства является документационное обеспечение управленческой деятельности, то конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач 1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности 2) защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности. Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов. Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, ненужной для деятельности предприятия информации. Достоверность документной информации заключается, во- первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов. Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится. Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов. Организация использования документов состоит в обеспечении как текущего, оперативного, таки последующего, ретроспективного использования документной информации. Вторая задача имеет своей целью обеспечение сохранности икон- фиденциальнос ти документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращениядокументов, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, таки содержащейся в них информации. Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе фиксация прохождения и местонахождения каждого документа проведение систематических проверок наличия документов разрешительная система доступа к документами делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление сними жесткие требования к условиям хранения документов и обращения сними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, кее защите персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения сними. Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые напер- вый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации- предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомления с документами. На самом деле применительно кдокументированию это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота- предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей. Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают ив качестве требований к нему. 2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы сними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации. Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой и служебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами. Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов ив целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, те. сосредоточенным в едином подразделении предприятия. Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав Других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации службу безопасности, службу защиты информации и др. 5 В "Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" сказано "Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного Распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации, однако это целесообразно лишь при незначительном объеме таких документов и при отсутствии документов, содержащих коммерческую тайну. Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, статус и при необходимости структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия. Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой и служебной тайны, органом, осуществляющим, координирующими контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия. Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение. Поскольку государственных нормативов времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, например "Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/1742 (изданы в 1988 г "Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72 (изданы в 1995 гидр. Как показывает практика, содержащиеся в названных и других документах нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены в среднем примерно на 20-25%, что вызывается большим количеством и большей сложностью операций с конфиденциальными документами. Можно также использовать следующую методику, разработанную факультетом защиты информации Российского государственного гуманитарного университета. Методика расчета численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства 1. Расчет нормативной (штатной) численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства осуществляется по формуле где Н ч - норматив численности сотрудников подразделения Р, Р - О бъемы выполняемых работ в натуральных единицах, рассчитываемые по нормам выработки и пооперационным нормам времени опер - норма времени на операции пооперационным нормам времени, в мин. Округление полученной нормативной численности по каждому виду работ должно производиться до второго десятичного знака, а общего (суммарного) результата до целого числа в соответствии с действующими правилами округления. 2. Нормы выработки рассчитываются по формуле где Но - норма выработки в натуральных единицах измерения документ, лист и т.д.) на одного сотрудника в год Т опер - норма времени на операцию в минутах Ф пл - плановый годовой фонд рабочего времени в часах на одного сотрудника с учетом плановых потерь (очередные и дополнительные отпуска, болезни и т.д.). Плановый годовой фонд рабочего времени (Ф пл ) определяется по формуле где Ф н - номинальный среднегодовой фонд рабочего времени на одного работающего в год (без учета потерь, который принят в расчетах норм выработки в размере 2080 ч А - плановые потери рабочего времени в процентах, которые приняты в расчетах в размере 11,2 % от номинального среднегодового фонда, в том числе - очередные и дополнительные отпуска - 8,6%; - болезни - 2,4%; - отпуска по беременности иродам. Нормы времени на работы поведению конфиденциального делопроизводства определяются по формуле Н в р - норма времени на измеритель работы в минутах Топе ративное время на измеритель работы по наблюдениями минутах Т п.з. ., Т о.рм. , Т от.лн. - время на подготовительно-заключительные one организационное обслуживание рабочего места, отдых и ти- пичныенадобности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства в процентах к оперативному времени. В нормах времени (выработки) учитывается время на подгото- вительно-заключительную работу, организационное обслуживание рабочего места, отдых (включая физку льтпаузы) и личные надобности в размере 8 от оперативного времени на работу с конфиденциальными документами ив размере 14% от оперативного времени напечатание документов. В нормах времени (выработки) учтены данные фотохрономе т- ражных наблюдений затрат рабочего времени на выполнение работ поведению конфиденциального делопроизводства. Обоснованное определение численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы. Должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной ибо- лее сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. При определении должностей следует руководствоваться "Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" (ОК 01694), регламентирующим наименования должностей, атак же использовать "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации августа 1998 г, в котором содержатся квалификационные требования должностям. При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия нескольких либо одного сотрудник других подразделений, как правило, службы безопасности или, как было сказано, службы открытого делопроизводства, если документы содержат сведения, составляющие только служебную тайну. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства. Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных делопроизводственных операций, в которых требуется участие двух лиц проверки наличия, уничтожение документов, необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по предприятию. Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением. Допустимо и печатание документов исполнителями, если оно осуществляется в специально предназначенном для этого помещении подразделения конфиденциального делопроизводства. Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц - в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам - образование и стаж работы на аналогичной должности. Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются орган и- зационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников. При определении задачи функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение конфиденциальной управленческой и производственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей прав работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных раб поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации. В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его работ, изложенных в последующих главах. При разработке должностных инструкций следует учитывать, во-первых, необходимость специализации сотрудников по отдельным видамработ, что ускоряет их выполнение и повышает качество, и, во-вторых нормативы времени на работы стем, чтобы все сотрудники были загружены равномерно в соответствии с должностью и не было перезагруженнос ти, которая отрицательно сказывается на качестве работы, иустановлении квалификационных требований к должностям необходимо иметь ввиду сложность выполнения некоторых видов работ, требующих специальной подготовки. На соответствующие таким работам должности следует, как правило, назначать специалистов с высшим или средне- специальным образованием в области защиты информации. В соответствии с законодательством сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную либо гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации. В случаях особой конфиденциальности документов назначение сотрудников на соответствующие должности в подразделение конфиденциального делопроизводства целесообразно осуществлять после проведения в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий при письменном согласии на это сотрудников. Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства, а также при отсутствии подразделения специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима конфиденциальности. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем. Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено служебным помещением (при необходимости- несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных комнатах исполнителей (см. главы 6, 9). В служебном помещении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда, включающие совокупность компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье сотрудников. Эти условия можно подразделить натри группы состояние служебного помещения, организация трудового процесса, поддержание здорового микроклимата в коллективе. Служебное помещение должно обеспечивать необходимую площадь на каждое рабочее место, быть оснащенным удобной мебелью, а также оборудованием и техническими средствами, включая ЭВМ, для оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска. Благоприятная окраска стен помещения и цветовая гамма интерьера, нормальное освещение, поддержание чистоты, необходимой влажности и температуры воздуха, снижение уровня шума, возникающего при работе некоторых технических средств, оказывают существенное положительное влияние на самочувствие сотрудников и стимулируют их работоспособность. Оснащение служебного помещения должно предусматривать и изготовление необходимых учетных журналов (карточек, бланков документов, печатей, штампов, а также приобретение расходных материалов (бумаги, копировальной ленты, спецблокнотов, тетрадей и др. В служебном помещении необходимо иметь средства противопожарной защиты. Организация трудового процесса включает разработку технологии выполнения работ, рациональное размещение рабочих мест сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха, обеспечение техники безопасности Технология выполнения работ складывается из описания содержания работ в последовательности их выполнения. Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизводству, технологических картах, картах организации трудового процесса или других документах. Рациональное размещение рабочих мест сотрудников предполагает их соответствие технологии выполнения работ, последовательности прохождения документов, взаимосвязям между сотрудниками. Оно должно способствовать и обеспечению персональной ответственности за сохранность документов. Правильный режим труда и отдыха требует рационального распределения нагрузки в течение рабочего дня, чередования труда и отдыха, проведения при необходимости, психофизической разгрузки. Установление и поддержание здорового микроклимата в коллективе также способствует повышению производительности труда и сохранению здоровья сотрудников. Микроклимат зависит не только от взаимоотношений сотрудников, но и от отношения руководителя к сотрудникам. Непредвзятость со стороны руководителя, равномерная загрузка сотрудников,оказание им помощи, внимание к их бытовым проблемам, своевременноеус транение конфликтных ситуаций создают благоприятную почву для хорошего настроения сотрудников и нормальных, доброжелательных взаимоотношений. Каждый сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен быть обеспечен нормативно -методическими документами регулирующими процесс его деятельности и технологию выполнения работ. К ним относятся документы, перечисляемые в различных главах данной книги, а также методическая литература книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти ответы на вопросы, не отраженные в нормативных документах. На рабочих местах следует иметь и необходимые справочники, включая телефонные. Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть - разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну - разработка перечней издаваемых предприятием конфиденциальных документов - снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов - разработка Положения о системе доступа к конфиденциальным документам - экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения - проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации. Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности предприятия и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива. Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам. ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов стем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения. Сотрудники, работающие с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к соответствующим видам тайны. Допуск сотрудников предприятия к коммерческой и служебной тайне осуществляется сих согласия и предусматривает - принятие сотрудниками обязательств пос облюдению установленного на предприятии режима соответствующего вида тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении - ознакомление сотрудников с положениями законодательства, предусматривающими ответственность за нарушение конфиденциальности- ознакомление сотрудников с перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, и к которым сотрудники имеют право доступа. Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения сними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения сотрудников техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений предприятия, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исс ледовательских и учебных заведениях. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ Документирование конфиденциальной информации включает определение состава внутренних и отправляемых документов и их изготовление Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия. |