Библиотека журнала Управление персоналом аи. Алексенцев конфиденциальное делопроизводство 2003
 Скачать 1.05 Mb.
|
|
7.2. ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ Формирование дел включает распределение документов по делам в соответствии с номенклатурой и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов. Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении конфиденциального делопроизводства. Вдела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные экземпляры, оформленные в установленном порядке. Другие экземпляры могут помещаться вдело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать вдела временного хранения проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. Вдела не должны помещаться документы, подлежащие возврату. Перед помещением документа вдело сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства обязан проверить наличие отметки об исполнении, соответствие вида и содержания документа заголовку дела, наличие отметки о переводе приложения на учет конфиденциальных документов выделенного хранения, если оно не подшивается вдело. В деле группируются, как правило, документы одного календарного года. Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом для документов временного срока хранения. В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании. Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров. В делах с перепиской поступившие документы помещаются вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, вдело сразу, дополучения ответов на них. Распорядительные документы вышестоящих предприятий, изданные в текущем году, но поступившие вначале следующего года, помещаются вдело текущего года. Планы и отчеты помещаются вдела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются вдела начального года действия планов, отчеты об их выполнении -вдела последнего года действия планов. Листы ознакомления с распорядительными документами илисты рассылки к документам помещаются вслед за соответствующими документами, нумеруются и вносятся в описи документов дел см. раздел 7.3) как самостоятельные документы. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся в последовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс и заголовок данного дела. Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках-регис траторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел, в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела. После подшивки изданного документа в графе журнала учета изданных документов проставляются индекс (номер) дела, его том (если документ подшит во второй или последующие тома) и номера листов дела. После подшивки поступившего документа аналогичные записи производятся в графе 12 журнала учета поступивших документов. Если вдела подшиваются документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др, тов журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены. Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов вдело помещается справка-замес титель следующей формы СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ Документ №__________ от на л, изд ела изъят и _________________________________________________________ . указывается новое местонахождение документа при подшивке в другое дело - индекс дела, номера тома и листов при отправлении -куда направлен, постоянно или временно, наименование, номер и дата сопроводительного документа при уничтожении- номер и дата акта об уничтожении. Основание _______________________________________. подпись, инициалы, фамилия лица, производившего изъятие, дата О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов вдело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-замес титель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов. 7.3. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ Оформление конфиденциального дела включает описание делана обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела. Обложка дела имеет следующую форму (рис. 1). При заведении делана обложке указываются • гриф конфиденциальности дела • название предприятия • название структурного подразделения (если вдело помещаются документы одного структурного подразделения • индекс (номер) дела • заголовок дела • год заведения делана обложках дел с планами и отчетами вместо крайних дат документов дела • срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения. Эти же данные проставляются на обложках учетных журналов или (при карточном способе учета) на отдельном листе, наклеиваемом на картотеку. Кроме того, на обложках учетных журналов при заведении проставляется количество имеющихся в них листов. В течение года на обложке могут проставляться номер тома (при заведении второго тома номер тома проставляется и на втором, и на первом томах дела если оно однотомное, номер тома не указывается новое название предприятия или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другого предприятия, при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки. При закрытии делана обложке проставляются крайние даты документов дела, которые должны соответствовать датам издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле расхождение между датами, проставляемыми в ____________________________. гриф конфиденциальности) ________________________________ ______________________ _________. название предприятия) ______________________________________________________ _________. название структурного подразделения) ДЕЛО № ТОМ № ______________________________________________________ _________. ______________________________________________________ _________. ______________________________________________________ _________. «___» __________ 20 ___ г. «___» __________ 20 ___ г. крайние даты документов) На ____________ листах Хранить __________ ст. № ________ перечня рис. 1 номенклатуре и на обложках дел, обусловлено тем, что даты, проставляемые в номенклатуре, в случае утраты дела позволяют определить, когда оно было заведено или когда закрыто, что облегчает поиск дела, а даты, проставляемые на обложке, показывают, к какому периоду относятся документы, находящиеся в деле, эти даты ускоряют поиск необходимых документов и переносятся в опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение • количество листов (с учетом литерных и пропущенных номеров листов, но без листов описи документов дела. При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек. Кроме того, при закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на обложку дела ив номенклатуру дел. Надписи на обложках должны производиться четко, светостойкими чернилами или тушью. Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела, имеющей следующую форму. ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № ___ ТОМ № за 20 ___ г. № п/п Дата документа Номер и гриф конфиденциальности поступившего документа Номер и гриф конфиденциальности изданного документа Откуда поступил или куда адресован документ и его наименование листов дела Отметка о местонахождении изъятого из дела документа. подпись, инициалы, фамилия лица, составившего опись, дата) Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки документов. При подшивке в конфиденциальные дела открытых документов в графах 3 или 4 производится отметка "нс. Если вдело подшивается документ, имеющий приложения, в том числе открытые, то запись в графах 3 или 4 производится одной позицией за номером основного документа без отметок о наличии приложений, с проставлением в графе 6 номеров общего количества листов, включая листы приложений. Если документ внутренний, тов графе 5 указывается только его краткое содержание. В описи документов дел временного срока хранения при небольшом объеме справочной работы по документам графа 5 может не заполняться. При заведении делана внутреннюю сторону обложки дела переносятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц, которым представлено право пользования делом. Список заверяется подписью работника подразделения конфиденциального делопроизводства. Это позволяет при определении правомерности выдачи дела пользователю не обращаться к номенклатуре дел. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела, которая имеет следующую форму. КАРТОЧКА УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛА ___________________________________________________________________ ___________. индекс (номер) и гриф конфиденциальности дела, номер тома, заголовок дела) Дата выдачи Количество листов Кому выдано Подпись за получение Подпись за возврат 1 2 3 4 5 Графа 2 необходима потому, что в процессе формирования дела меняется его количество листов. Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к внутренней стороне обложки дела. Листы дела нумеруются (за исключением листа с заверитель- ной надписью. Листы описи документов дела нумеруются отдельно при начале заполнения каждого листа, оставшиеся чистые листы не нумеруются. Нумерация листов дела производится при подшивке документа арабскими цифрами черным графитовым карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа. Если дело имеет несколько томов, нумерация листов производится по каждому тому отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный и подшитый за середину - как два листа. Подклеенные к листу одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.д.) нумеруются отдельно вслед за листом основного документа лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист, в этом случае наклеенные документы оговариваются в заверительной надписи. Подшитые вдело как самостоятельные листы фотографии и другие иллюстрированные документы нумеруются при наличии свободного поляна лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутствии такового - на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые вдело конверты с надписями или вложениями также нумеруются, при этом каждое вложение нумеруется очередным номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пишется опись вложенных документов с указанием их учетных номеров, краткого названия и номеров листов дела. При изъятии документов из дел старая нумерация листов сохраняется. При нумерации листов необходимо строго следить за ее правильностью. Однако если все же один номер окажется повторенным на нескольких листах, то следом за основным номером проставляются литерные номера, например аи т.д., которые оговариваются в заверительной надписи. В заверительной надписи оговариваются и пропущенные номера. Заверительная надпись составляется при закрытии делана отдельном чистом листе последующей форме. ЗАВЕРИТЕЛ ЬНАЯ НАДПИСЬ ДЕЛА №______ Т. № ________ В деле подшито, пронумеровано и опечатано печатью № _________ листов листов описи документов дела. прописью) Литерные номера листов цифрами) Пропущенные номера _____________ цифрами) На листах наклеено цифрами) (прописью) документов (фотоотпечатков) за уч. № ________________ нужное подчеркнуть) (цифрами) _______________________________________ подпись, инициалы, фамилия лица, оформившего заверительную надпись, да- та) При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учитываются. Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбируются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опечатывание не производится. 8. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ 8.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Согласно "Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятым в 1993 г, Архивный фонд Российской Федерации разделен на две составные части государственную и негосударственную. К государственной части Архивного фонда отнесены документы государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, а также документы предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда составляют документы, находящиеся в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности негосударственных объединений, организаций и физических лиц и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность. Государственные и муниципальные органы власти и подведомственные им предприятия обязаны в установленном государственными нормативными актами порядке ив установленные сроки передавать документы постоянного хранения в государственные архивы. Негосударственные предприятия обладают правом собственности на созданные в процессе их деятельности документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда, и могут передавать документы постоянного хранения в государственные архивы на основе соглашения (договора, оговаривая при необходимости особые условия хранения передаваемых документов и пользования ими. Состав государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, а также категории передаваемых ими документов (все документы постоянного хранения или часть из них, определяются Государственной архивной службой России (Росархивом) и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. В отношении негосударственных предприятий такое определение производится органами и учреждениями Росархива совместно с собственниками документов и оформляется договором. Таким образом, применительно к конфиденциальным документам источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации могут быть государственные и муниципальные органы власти и их предприятия, а также негосударственные предприятия, в деятельности которых образуются документы, составляющие служебную или коммерческую тайну. Документы, составляющие коммерческую тайну государственных и негосударственных предприятий-ис точников комплектования Архивного фонда, могут передаваться в государственные архивы с согласия их собственников, нона практике такая передача осуществляется в исключительных случаях, обычно при ликвидации предприятий с отсутствием правопреемника. Если таких ситуаций не возникает, то документы передаются в государственные архивы, как правило, только после снятия с них грифа конфиденциальности, те. после того, как они перестают быть носителями коммерческой тайны. Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государственные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответствующим образом оформленными в архивах предприятий, а при отсутствии архивов - в подразделениях конфиденциального делопроизводства. По решению вышестоящих предприятий такие документы могут передаваться в архивы этих предприятий. В таком же порядке необходимо хранить и документы, не подлежащие передаче в государственные архивы. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохранности документов и предотвращения утечки содержащейся в них информации С целью уточнения или определения сроков хранения документов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов. Проведение такой экспертизы целесообразно возлагать на ПДЭК. Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 разв несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 35 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения лети снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов. Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого вдело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения его содержания и определения срока хранения. Одновременно устанавливается возможность снятия грифа конфиденциальности с документов выделенного хранения, отдельных документов дела или сделав целом. При определении или уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М, 2001). Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует дополнительно руководствоваться методическими рекомендациями "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйс твенных структур" (М, 1997), в которых, содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения. При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России" (М, 1998). Если на предприятии имеются документы, непредусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся - происхождение документа (место и время издания - содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа - внешние особенности документа (подлинник или копиях а- рактер резолюций, наличие помет, физическое состояние. Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле. Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения, его заголовка, операций (с обоснованиями, которые необходимо произвести какие документы ив какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, с каких можно снять гриф конфиденциальности, какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню. По завершении экспертизы всех дели документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением - какие дела и документы выделенного хранения (су точнен- ными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение - какие документы из каких дели в какие дела необходимо перешить- какие дела, документы из дели документы выделенного хранения подлежат уничтожению - с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых вдела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем. Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия. |