Библиотека журнала Управление персоналом аи. Алексенцев конфиденциальное делопроизводство 2003
 Скачать 1.05 Mb.
|
|
10.4. КВАРТАЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ И ДОКУМЕНТОВ Для проверки наличия бумажных носителей, независимо от времени их регистрации, привлекаются носители и журнал учета бумажных носителей. Нанос ителе ив журнале проверяется соответствие учетного номера и количества листов (с просчетом листов в носителе. В стенографических и рабочих тетрадях просчет листов можно не производить, соответствие количества листов записям в журнале проверяется по заверительной надписи в тетрадях. Для проверки наличия машинных носителей, независимо от времени их регистрации, привлекаются носители и журнал учета машинных носителей. На носителе ив журнале проверяется соответствие учетного номера. Для проверки наличия не подшитых вдела и не переведенных на выделенное хранение изданных документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета изданных документов. На документе ив журнале проверяется соответствие учетного номера, количества экземпляров документа и количества листов в каждом экземпляре сих просчетом. Одновременно проверяется наличие подписи за уничтожение черновика если он был. Если на момент проверки по каким -либо причинам черновик не уничтожен, то проверяется его наличие с просчетом листов и соответствие записям в графе 5 журнала. Для проверки наличия не подшитых вдела и не переведенных на выделенное хранение поступивших документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета поступивших документов. На документе ив журнале проверяется соответствие учетного номера, количества листов основного документа и приложений (при наличии приложений) с просчетом листов. Даты проверок фактического наличия носителей и документов проставляются при журнальном способе учета в соответствующем журнале рядом с номером носителя или документа, при карточном способе - в графе 3 контрольного журнала. Поскольку проверка фактического наличия носителей и документов должна проводиться по схеме от документа к учетному журналу (карточке) и они проверяются, как правило, не в последовательности учетных номеров, а по местонахождению, то поза- вершении проверки всех носителей и документов выявляются непроверенные носители и документы по отсутствию дат проверок. Если к началу квартальной проверки носитель, изданный или поступивший документ сняты с учета (уничтожены, отправлены, переведены на учет документов выделенного хранения, подшиты вдела, тов форме учета проверяется наличие отметок и подписей о произведенных операциях с установлением (кроме магнитных носителей) соответствия количества зарегистрированных листов (а по изданным документами экземпляров) количеству снятых с учета. Учетный номер округляется как закрытый. При карточном способе учета карточка помещается в картотеку отработанных документов. Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится отсутствие отдельных зарегистрированных документов (носителей, то должны быть приняты меры по оперативному их поиску. При отсутствии положительных результатов необходимо приказом по предприятию создавать специальную комиссию для установления причин отсутствия документов, разработки версий о их возможном местонахождении и проведения поиска документов пока- ждой из этих версий. При любом исходе поиска комиссия должна составлять заключение о результатах своей работы. В случаен а- хождения документов в заключении отражаются причины отсутствия документов в установленных для них местах и предлагаются меры по устранению таких причин. Если документы не найдены, тс в заключении отражаются направления поиска, излагаются возможные причины, обстоятельства и формы утраты документов, устанавливается степень вины в этом конкретных сотрудников. Заключение утверждается руководителем предприятия, который принимает решение о мерах наказания виновных. В соответствующих учетных формах производятся отметки о списании документов со ссылкой на номер и дату заключения комиссии. Комиссия создается и при обнаружении входе проверок неучтенных конфиденциальных документов (носителей. В заключении комиссии отражается действительная степень конфиденциальности этих документов, причины издания их неучтенными и формулируются предложения, направленные на предотвращение неучтенного издания документов. Выявленные неучтенные документы регистрируются в соответствующих формах учета. По результатам произведенных в течение квартала проверок правильности проставления отметок о движении документов, дел, носителей и фактического наличия носителей и документов составляется акт последующей форме Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия подпись, инициалы, фамилия, дата) АКТ 00.00.0000 № _______ ___________________ место составления) о проверке движения и наличия конфиденциальных носителей документов и дел за ______ квартал Составлен инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку) В период с ________ по _________ 200_ г. проведена проверка - правильности произведенных в течение квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации фактического наличия всех носителей, изданных и поступивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регистрации. В результате проверки установлено 1. Все отметки о движении документов, дели носителей соответствуют сопроводительным (оправдательным) материалам, а также новому местонахождению подшитых и переведенных и учет выделенного хранения документов 2. Все подлежавшие проверке документы и носители находятся в наличия 3. ______ документов (носителей, дел) не зарегистрированы по формам учета (указываются раздельно носители, дела, документы по каждому виду учет 4. Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хранении документов, дел, носителей (перечисляются ошибки, нарушения и меры, принятые по их устранению. __________________. __________________. подписи) 10.5. ГОДОВАЯ ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК Годовая проверка наличия дел должна проводиться после подшивки вдела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год документов и после закрытия дел просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания. Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты вдела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение. Для проверки наличия всех дел, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются дела и номенклатуры дел за соответствующие годы. На обложке дела ив номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера) дела, номера тома дела, количества листов в томе. Кроме того, в делах, зарегистрированных в истекшем году, проверяется соответствие данных о количестве листов на обложке дела ив заверительной надписи. Для проверки наличия всех документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются документы и журнал учета документов выделенного хранения. В документе и журнале проверяется соответствие учетного номера, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (в документе количество листов -по заверительной надписи, если не проставлено на обложке, если проставлено, то по заверительной надписи только в документах, зарегистрированных вис текшем году. Годовая проверка наличия учетных журналов (картотек) должна проводиться после выверки и закрытия журналов (картотек) учета носителей (при погодном их учете, изданных и поступивших за истекший год документов. Входе выверки осуществляется проверка наличия округлений (закрытия) всех регистрационных номеров (снятия носителей и документов с учета поданным регистрационным номерами проверка наличия карточек в картотеке отработанных документов. При этом если отдельные документы и носители перерегистрированы в журналы учета следующего года, тов журналах учета документов (носителей) текущего и следующего годов проверяется соответствие учетных данных, а на документе носителе) - наличие нового учетного номера. Правильность отметок о перерегистрации в журнале текущего года заверяется подписями проверяющих, а в журнале следующего года рядом с номером документа (носителя) проставляется отметка о проверке правильности регистрационных данных. В закрываемых учетных формах после последнего регистрационного номера в журнале или на отдельной карточке, помещаемой в конце картотеки, производится запись "Все учетные номера журнала (картотеки) закрыты и проверены, заверяемая подписями проверявших спрос тавлением даты. При наличии незакрытых учетных номеров выявляются причины и принимаются меры по закрытию. Для проверки наличия всех учетных журналов (картотек, заведенных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются журналы картотеки) и номенклатура дел. В журнале и номенклатуре проверяется соответствие учетного номера, номера тома (при наличии двух и более томов, количества листов (в журнале - по завери- тельной надписи. В картотеке и номенклатуре проверяется соответствие учетного номера, количества карточек (в картотеке по последнему номеру карточки. Даты проверок проставляются в номенклатуре дел рядом си н- дексом (номером) дела (журнала, картотеки, в журнале учета документов выделенного хранения - рядом с номером документа. Выявление отсутствующих дел, документов и журналов производится путем выверки дат проверок и подписей о снятии их с учета. При отсутствии дел, документов и журналов их поиск осуществляется по технологии, предусмотренной для квартальных проверок, в По результатам годовой проверки составляется акт последующей форме Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия подпись, инициалы, фамилия, дата) АКТ 00.00.0000 № _______ ___________________ место составления) о проверке наличия конфиденциальных дел, документов и учетных журналов картотек) за __________ год Составлен инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку) В период с ________ по _________ 200_ г. проведена проверка - фактического наличия всех дели документов выделенного хранения, зарегистрированных вис текшем и предыдущих годах без просчета листов- фактического наличия учетных журналов (картотек, зарегистрированных вис текшем и предыдущих годах (без просчета листов, карточек - закрытия всех регистрационных номеров в журналах (картотеках) учета изданных, поступивших документов и носителей, зарегистрированных вис текшем году. В результате проверки установлено 1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии 2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках ) учета закрыты 3. __________ дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по формам учета. _____________________. _____________________. подписи) При наличии заключения комиссии по фактам утратили выявления неучтенных дел, документов выделенного хранения и журналов учета оно прилагается к акту проверки с отражением в реквизите "Отметка о наличии приложения. 1 0.6. НЕРЕГЛАМЕНТНЫЕ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел проводятся при смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск, временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они осуществляются путем проверки соответствия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них. При смене руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства проводится проверка наличия всех носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации. Проверка проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия. Результаты проверки отражаются в общем акте приема-передачи дел. К акту прилагаются справки сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, подтверждающие наличие носителей, документов и дел, находящихся у них на хранении. При смене сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства проводится проверка наличия носителей, документов и дел, находящихся на ответственном хранении сотрудника. Проверка осуществляется сдающими принимающим сотрудниками. Результаты проверки оформляются актом приема-передачи, подписываемым этими сотрудниками и утверждаемым руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства. В случае отсутствия сменяемого сотрудника проверка проводится комиссией. На период временного отсутствия руководителя или сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства числящиеся за ними документы, носители и дела, необходимые для текущей работы, передаются замещающим их лицам по разовой расписке или по акту с проверкой соответствия их фактического наличия учетным данным. При отсутствии передающего лица проверка проводится комиссией. Носители, документы и дела, которые не требуются для работы на период временного отсутствия лица, не передаются. Они должны храниться в опечатанных металлических шкафах (сейфах. При этом составляется акт, в котором указываются номера хранилищ и номер печати, которой они опечатаны. Принимающее лицо не несет ответственности за находящиеся в этих хранилищах документы, если оттиск печати на них не будет нарушен. При нарушении оттиска печати, а также в случае проникновения в помещения, в которых хранятся носители, документы и дела, посторонних лиц со вскрытием хранилищ или нарушением оттиска печатей на них приказом руководителя предприятия назначается комиссия для проверки находящихся в хранилищах документов. Результаты проверки оформляются актом. При увольнении, переводе на другую работу, перед командировкой, отпуском исполнителя находящиеся в его спецпортфеле документы и носители передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства со списанием их в учетных формах. Б случае внезапного отсутствия исполнителя (болезнь и др) необходимые для работы документы находящиеся в его спецпортфеле, изымаются комиссионно с проверкой соответствия фактического наличия изымаемых документов учетным данным. При этом составляется акт изъятия документов, в котором отражается, какие документы (с указанием учетного номера и количества листов каждого документа) изъяты. Спецпортфель с оставшимися документами опечатывается печатями двух членов комиссии (сотр а- жением в акте номеров печатей, изъятые документы списываются с исполнителя в формах учета. При ликвидации предприятия проверка наличия носителей, документов и дел проводится комиссией, назначаемой руководителем организации. Резу льтанты проверки оформляются актом, который приобщается к общему акту о ликвидации. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ Гражданский кодекс Российской Федерации. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации. Федеральный закон "Об акционерных обществах. Закон "О предприятиях в СССР. Закон РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности. Закон РСФСР "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках Закон РФ "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Проект Федерального закона "О коммерческой тайне. Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552. Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233. ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Государственная система документационного обеспечения управлений. Основные положения. Общие требования к документами службам документационного обеспечения. М, 1991. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М, 2001. Общероссийский классификатор управленческой документации. М, 1994. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. М, 1994. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М, 1998. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. М, 1988. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. М, 1995. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М, 2001. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России. М, 1998. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ, производственных кооперативов. Справочное пособие. М, 1996. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур. Методические рекомендации. М, 1998. |