Библиотека журнала Управление персоналом аи. Алексенцев конфиденциальное делопроизводство 2003
 Скачать 1.05 Mb.
|
|
3.2.1. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации Проекты конфиденциальных документов, как и проекты открытых документов, печатаются или с черновика, на котором они составлены, или с текста, нанесенного на иной носитель информации, или без использования того и другого. Черновики и проекты (беловики) открытых документов не регистрируется, регистрируется уже готовый подписанный (утвержденный) документа его черновик (при наличии) уничтожается исполнителем (составителем) документа без отражения в регистрационных формах факта уничтожения. На некоторых предприятиях поступают таким же образом и с черновиками конфиденциальных документов, в лучшем случаев учетных формах производится отметка об уничтожении черновика, представленного исполнителем, как это предусмотрено "Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения. Однако это нередко приводит к тому, что при составлении нескольких вариантов черновика с отметкой в учетных формах уничтожается только вариант, с которого печатался проект документа, остальные варианты просто выбрасываются в мусорную корзину или хранятся у исполнителя. Случается, что и единственный вариант черновика по ошибке выбрасывается вместе с черновиками открытых документов. Это может привести и приводит к тому, что безучетные, а потому и бесконтрольные черновики попадают в чужие руки. Но эти черновики содержат конфиденциальную информацию, ив результате такого обращения сними происходит утечка информации, что наносит ущерб ее собственнику. Поиск неучтенных черновиков зачастую не достигает положительных результатов. Поэтому все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Все сказанное в равной степени относится и к отпечатанным проектам конфиденциальных документов независимо оттого, с черновика они печатались или без его использования, поскольку может быть несколько вариантов проекта, отдельные листы проекта могут перепечатываться, может меняться и количество экземпляров проекта, безучетное цирку лирование вариантов, перепечатанных листов, экземпляров проекта также создает возможность для утечки содержащейся в них информации. Следовательно, должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправомерное обращение сними и, кроме того, обеспечивать контроль за подготовкой документов и их соответствием перечням издаваемых конфиденциальных документов. Учет носителей, используемых для составления конфиденциальных документов, осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители. Бумажными носителями могут быть - для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради - для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровка (координатная бумага. Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - как правило, для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, таки для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов - бланки с трафаретным текстом- должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера. Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом. На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом если не проставлено типографским способом) слово "Спецблок- нот" ив правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляются- на всех носителях - гриф конфиденциальности, номера листов- дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно - графических документов – количество лисов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа. Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы : Учетный номер и гриф конфиденциальности носителя Дата регистрации Вид носителя Наименование или назначение носителя Количество листов Фамилия лица, получившего носитель Подпись за получение и дата Подпись за возврати дата Отметка об уничтожении носителя 1 2 3 4 5 6 7 8 9 При взятии носителей на учет заполняются графы 1-5. В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами аббревиатурой) проставляется его гриф конфиденциальности 1 КТ (коммерческая тайна, ДСП (для служебного пользования. Если издаваемые документы имеют только один гриф конфиденциальности, тов наименовании графы 1 слова "и гриф конфиденциальности" опускаются, рядом с номерами носителей гриф не проставляется. В графе 2 дата проставляется арабскими цифрами в картонке указанием числа, месяца и года, в журнале - числа и месяца (год проставляется перед началом регистрации носителей за этот год. В графе 3 пишется спецблокнот, листы, типовая форма, рабочая тетрадь и др. В графе 4 указывается наименование документа, который будет составляться на носителе, если носитель предназначен для составления конкретного документа, или назначение носителя, если в него будет вноситься различная информация, например, по спецблокноту - "для черновиков, по рабочей тетради - "для рабочих записей. Одновременно на самих носителях проставляется- на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп Уч. № _____ Кол-во листов с указанием учетного номера и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер - на рабочих и стенографических тетрадях в верхнем левом углу лицевой стороны обложки (а при невозможности- в верхнем левом углу форзаца) такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов- на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации - только учетного номера на левом поле остальных листов штамп "К Уч. №" с указанием номера. После взятия на учет носитель передается исполнителю с заполнением граф б, 7 журнала учета бумажных носителей. При необходимости взятия на учет дополнительных листов носителя (при нехватке ранее взятых листов для составления черновика документа или для замены испорченных листов) они нумеруются от последнего листа ранее учтенного поэтому номеру носителя, регистрируются в журнале учета бумажных носителей затем же номером, что и ранее взятые листы, отдельной строкой подними (при этом заполняются графы 2,5), на левом поле каждого листа проставляется штамп "К Уч. №" с указанием номера, а на первом листе всего носителя прежнее количество листов зачеркивается и проставляется новое с учетом дополнительных листов. Исправление заверяется подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства. Выдача дополнительных листов производится под отдельную подпись в графе 7 журнала учета бумажных носителей. Машинные носители информации необходимы при изготовлении проектов документов при помощи печатающих устройств ЭВМ независимо оттого, с черновика печатаются проекты или без его использования, поскольку распечатка документа производится с машинного носителя. К машинным носителям документированной информации относятся- жесткие (твердые) магнитные диски - гибкие магнитные диски (дискеты - магнитные ленты - магнитооптические диски - оптические диски. ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов учитываются службой безопасности предприятия. Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения фиксирования) конфиденциальной информации, должныучиты- ваться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах (карточках ) учета машинных носителей конфиденциальной информации, в которые целесообразно включать следующие графы Журнал учета машинных носителей, на которые заносится информация, составляющая коммерческую тайну, ведется отдельно от журнала учета машинных носителей, предназначенных для занесения информации, составляющей служебную тайну. Заполнение граф 1, 2 производится таким же образом, как ив журнале учета бумажных носителей. Учетный номер и гриф конфиденциальности носителя Дата регистрации Вид носителя Тип носителя Наименование информации, наносимой на носитель Отметка оперено- се информации на другой носитель Отметка об отправлении носителя Отметка о возврате носителя Отметка об уничтожении стирании) информации Отметка об уничтожении носителя 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 В графе 3 проставляется магнитный диск, дискета, оптический диски др. В графе 4 пишется название (марка) носителя. В графе 5 указывается наименование информации, которая будет заноситься на носитель, если она заранее известна, если неизвестна, то графа заполняется по мере нанесения информации. В графе 6 напротив наименования соответствующей информации проставляются типы носителей, на которые перенесена информация (paспечатка, дискета и др, и их учетные номера. В графе 7 проставляются наименование предприятия, на которое направлен носитель, наименование, номер и дата сопроводительного документа. В графе 8 указываются номер и дата сопроводительного письма, если носитель возвращен с сопроводительным Письмом, или порядковый номер и дата поступления пакета с носителем, проставленные в журнале учета поступивших пакетов (см. главу 4), если носитель возвращен без сопроводительного письма. Бели предприятие не осуществляет отправление машинных носителей, то графы 7, 8 опускаются. В графе 9 производится запись "информация уничтожена путем стирания, заверяемая подписью работника, производившего стирание, спрос тавлением даты. Такие записи должны осуществляться по мере стирания информации и проставляться напротив ее наименования, указанного в графе 5. Графа 10 заполняется в том случае, если носитель в силу различных причин уничтожается. При этом указывается способ уничтожения. Отметка об уничтожении носителя заверяется подписями двух сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты уничтожения. На самих машинных носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой. Учет бумажных и машинных носителей производится по каждому виду тайны раздельно. В зависимости от количества и продолжительности хранения носителей учет может осуществляться в пределах года или нескольких лет. В последнем случае учетные номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. По окончании непрерывного учета заводится новый учет за новыми номерами. Числящиеся (не уничтоженные) по предыдущему учету носители перерегистрируются по новому учету с отметкой опере- регистрации каждого носителя в предыдущей учетной форме, которая проставляется следующим образом "Перерегистрирован в журнал (или картотеку) за _____ год под № _______" с указанием года журнала и номера носителя. Отметка проставляется в графе журнала учета бумажных носителей ив графе 10 журнала учета машинных носителей. В формах учета носителей не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты. Листы журналов учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным заведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки. Если содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналами картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется. Порядок учета самих журналов и картотек изложен в главе 7. 3.2.2. Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др, а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, таки печатным, с помощью компьютера. Печатание проектов конфиденциальных документов следует осуществлять в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов. При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты. В случае, если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя, а если подлежащий изданию документ не предусмотрен перечнями издаваемых конфиденциальных документов, тона черновике дополнительно должна быть виза -разрешение руководителей подразделения, которое издает документ, иподразд е- ления конфиденциального делопроизводства (или службы безопасности. При приеме черновика от исполнителя сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства обязан - при составлении черновика в спецблокноте - просчитать количество листов черновика и изъять их из блокнота - при составлении черновика на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа - просчитать количество его листов- при составлении черновика в стенографической или рабочей тетради - проверить наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи. Если проект печатается с другого документа, то просчитывается количество листов итого документа. В предыдущем подразделе было отмечено, что проекты конфиденциальных документов должны учитываться нас тадии их изготовления, и сказано, чем это вызвано. Поэтому после приема носителя (черновика) производится присвоение учетного номера проекту документа, который будет напечатан с этого носителя. Поскольку номер, присвоенный проекту, становится и номером документа после оформления проекта, учетные номера проектов проставляются в журналах (карточках) учета изданных конфиденциальных документов, которые ведутся раздельно по документам, составляющим коммерческую и служебную тайну, и имеют следующие графы Учетный номер и гриф конфиденциальности документа Дата документа Вид и заголовок документа Фамилия исполнителя Номера носителя и листов черновика Количество Подпись за получение черновика и проекта документа, дата Подпись завоз- врат, дата экземпляров документа листов в экземпляре Отметка об уничтожении черновика Отметка об уничтожении проектов или лишних экземпляров документа Куда отправлен документ Номера экземпляров Наименование, номер и дата сопроводительного документа Отметка о возврате Индекс номер) дела, номера листов дела Номер по учету документов выделенного хранения, количество экземпляров Если издаваемые предприятием документы не переводятся на учет документов выделенного хранения (см. главу 4), то графа 17 опускается. При приеме черновика заполняются графы 1, 35. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан сданного носителя, и аббревиатурой его гриф конфиденциальности. Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению на другие предприятия, учитываются по единой валовой нумерации. В графе 5 проставляются учетный номер носителя, присвоенный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера листов носителя, являющихся черновиком данного документа (при последовательности номеров листов- через тире, при непоследовательности- через запя-1 тую) 11 Учетный номер будущего документа указывается и на черновике, а при составлении черновика в спецблокноте - дополнительно в соответствующей графе контрольного листа спецблокнота напротив изъятых для печатания листов черновика спрос тавлением подписи сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства и даты, например № п/п Учетные номера документов Подпись, дата № п/п Учетные номера документов Подпись, дата 1 2 2 2 5 4 8 2 6 5 0 Спецблокнот возвращается исполнителю, аза получение отдельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографической или рабочей тетради, документа, с которого должен печататься проект, сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства выдает разовую расписку последующей форме (бланки расписок тиражируются в необходимом количестве экземпляров РАСПИСКА Дана инициалы, фамилия)___ в том, что мною инициалы, фами- лия)___ получены во временное пользование документы, носители информации за № _______, всего на ________ л. Подпись Дата При печатании проекта документа, в том числе при производстве распечаток, на каждом листе каждого экземпляра документа проставляется учетный номер, присвоенный проекту по журналу учета изданных документов, в порядке, который будет изложен в следующем подразделе. После печатания проекта документа заполняются графы 8 -7 журнала учета изданных документов, проект документа вместе с черновиком передается исполнителю под подпись в графе 8. Разовая расписка, выданная ранее исполнителю за получение носителя черновика, возвращается сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства и уничтожается. При необходимости перепечатывания отдельных листов проекта документа без изменения общего количества листов от исполнителя принимаются по разовой расписке все экземпляры подлежащих перепечатыванию листов. Вновь отпечатанные листы передаются исполнителю взамен разовой расписки. При необходимости перепечатывания проекта документа сиз- менением количества листов перепечатывание производится за новым учетным номером. От исполнителя принимаются правленый и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполни" геля в графе 9 журнала учета изданных документов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта аналогична технологии учета и выдачи первоначального проекта, при этом в графе 5 указывается "С №____» спрос тавлением номера перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем. При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа (в случае возникновения необходимости в них ) в графе 6 журнала учета изданных документов под ранее произведенной записью через знак «+» проставляется количество дополнительно изготовленных экземпляров. Нумерация дополнительных экземпляров проекта производится от последнего номера ранее пронумерованных экземпляров. Подпись за получение таких экземпляров производится отдельно от предыдущей. При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных листах или рукописном заполнении типовой формы документа, а также при разработке чертежно -графических документов носители могут учитываться или по журналу учета бумажных носителей, или сразу по журналу учета изданных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 3, 7 (в графе 5 пишется слово "рукопись. Если проект документа был отпечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка' на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии. Об обстоятельствах утраты докладывается руководителю предприятия для принятия соответствующих решений. Фактически представленные экземпляры проекта документа и черновик регистрируются в журнале учета изданных документов в графах 1, 37. В графе 5 при наличии черновика пишется "засекречено л" с указанием количества листов черновика, на черновике проставляется гриф конфиденциальности и учетный номер проекта документа. При отсутствии черновика в графе 5 указывается "б/ч" (без черновика. Проект документа оформляется в соответствии с правилами, предъявляемыми к конфиденциальным документами выдается вместе с черновиком при наличии) исполнителю под подпись в графе 8. После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проекту соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства расписывается за получение документа (проекта) и черновика в графе 9 журнала учета изданных документов, одновременно проставляя в графе 2 дату документа, которая должна соответствовать дате его подписания (утверждения. Черновик, проект (как неподписанный, таки перепечатанный, лишние экземпляры документа разрываются и помещаются в находящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводства урну. В графе 10 журнала учета изданных документов пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен, заверяемый подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства спрос тавлением даты. В графе 11 при уничтожении проекта документа пишется слово или проставляется штамп "Проект уничтожена при уничтожении лишних экземпляров документа - "Экз. №_____ уничтожены" с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства спрос тавлени ем даты. В графе 9 журнала учета бумажных носителей производится отметка об уничтожении носителя (кроме спецблокнотов) в качестве черновика изданного документа (проекта. Отметка оформляется следующим образом "Уничтожен как черновик документа № _____" с указанием номера изданного документа (проекта. Если носитель не являлся черновиком, а уничтожается по каким -либо другим причинам, то он помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен. Ив первом, и во втором варианте отметка об уничтожении заверяется подписями двух сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства с указанием даты. Испорченные, не являющиеся черновиком листы спецблокнота, если он предназначен для использования несколькими исполнителями, должны изыматься из спецблокнота и помещаться в урну после возврата спецблокнота каждым исполнителем с отметкой об уничтожении в контрольном листе спецблокнота, заверяемой подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства. Такой порядок обусловлен необходимостью исключения необоснованного ознакомления других исполнителей с конфиденциальной информацией, зафиксированной на испорченных листах данным исполнителем. Таким же способом испорченные листы могут уничтожаться и при использовании спецблокно та одним исполнителем. Однако в этом случае допускается уничтожение испорченных листов вместе с обложкой и корешками изъятых листов спецблокнота после использования всех листов. При уничтожении использованного спецблокнота в контрольном листе проверяется наличие отметок и подписей о номерах документов или Уничтожении испорченных листов, обложка спецблокнота с ко- решка-н изъятых листов и с испорченными листами, если они небыли уничтожены ранее, помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен, заверяемый подписями двух сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, с указанием даты. Испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничтожаются как листы черновика. Кроме того, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также использованные при печатании документов копировальная бумага, красящая лента, прокладки, т.к. в них отображена конфиденциальная информация. Содержимое урны (макулатура) в последующем уничтожается двумя сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства путем сжигания. Уничтожение, как правило, должно производиться по окончании квартала после проведения проверки наличия конфиденциальных документов за истекший квартал, что позволяет в случае недостачи каких-либо документов проверить содержимое урны на предмет случайного помещения в нее недостающих документов. Об уничтожении макулатуры следует составлять акт последующей форме. Мы, нижеподписавшиеся,___ (должности, инициалы, фамилии сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства составили настоящий акт в том, что нами "___"_________20... г. произведено уничтожение путем сжигания макулатуры, образовавшейся в процессе изготовления конфиденциальных документов за период с "___"_________20... г. по "___"_________20... г, находившейся в урне, опечатанной печатью №_____ ____________. ____________. подписи) Макулатура может уничтожаться и с помощью бумагорезательной машины, как правило, также после проведения квартальной проверки наличия документов. При этом листы должны быть разрезаны на куски, гарантирующие невозможность восстановления текста. При уничтожении таким способом тоже следует составлять акт об уничтожении с заменой в тексте слова "сжигания" на слова "измельчения машиной. Изготовленный проект чертежно-графического документа до- оформляется исполнителем в соответствии с требованиями по оформлению и после подписания соответствующими лицами передается в подразделение конфиденциального делопроизводства с погашением подписи исполнителя по месту регистрации в графе 8 журнала учета бумажных носителей или графе 9 журнала учета изданных документов. Если изданный конфиденциальный документ подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется в изложенном выше применительно к текстовым документам порядке, регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности, соответствующий грифу конфиденциальности приложения, независимо оттого, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальные данные. При наличии нескольких приложений с разными грифами конфиденциальности гриф конфиденциальности сопроводительного письма устанавливается по наивысшему грифу приложений. Регистрация сопроводительного письма за самостоятельным учетным номером обусловлена тем, что сопроводительное письмо, как правило, составляется и печатается не одновременно с приложениями, а позже, тогда как каждому конфиденциальному документу учетный номер присваивается нас тадии его печатания. К тому же с сопроводительным письмом могут быть отправлены не только документы, зарегистрированные по журналу учета изданных документов, но и по другим видам учета. Необходимость проставления на сопроводительном письме грифа конфиденциальности вызвана тем обстоятельством, что без соблюдения этого требования подавляющее большинство сопроводительных писем будут не конфиденциальными, а открытыми, нопоскольку документы отправляются за номерами сопроводительных писем, то формально икон- фиденциальные приложения окажутся открытыми, со всеми вытекающими последствиями для их сохранности и конфиденциальности. При этом следует исходить из того, что сопроводительные письма необходимы лишь в случаях, когда в них содержатся какие- либо пояснения к прилагаемому документу. Подразделение конфиденциального делопроизводства наряду с руководителями соответствующих подразделений должно осуществлять контроль за соответствием документов перечням издаваемых конфиденциальных документов. Необходимость такого контроля обусловлена тем, что составители документов нередко допускают отступления от перечней. Эти отступления осуществляются последующим направлениям - завышение или занижение грифа конфиденциальности документов- проставление грифа конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальных сведений - необоснованное включение конфиденциальной информации в документы и превращение тем самым открытых документов в конфиденциальные- неправильное адресование документов - непрос тавление грифа конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию. Завышение или занижение грифа конфиденциальности документов осуществляется составителями документов механически или из-за плохого знания перечней издаваемых конфиденциальных документов. Проставление грифа конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальной информации, те. необоснованное засекречивание документов, также иногда осуществляется по указанным причинам, но чаще всего происходит с целью избежать гласности, оградить себя от критики, скрыть недостатки и даже преступные деяния. Делается это и для придания "веса" документу, обеспечения дополнительной гарантии его сохранности при пересылке. Засекречивание документов за счет включения в них не вызываемой необходимостью конфиденциальной информации осуществляется либо с целью получения перечисленных в предыдущем абзаце преимуществ, либо для перестраховки составителя документа, старающегося оградить себя от возможных претензий и поэтому включающего избыточную информацию на всякий случай, либо в силу слабой компетенции составителя в излагаемом вопросе, незнания, какой информацией располагает корреспондент. Следует иметь ввиду, что засекречивание документов производится иногда по формальному признаку - при ответах или ссылках на конфиденциальные документы, что также необоснованно, т.к. гриф конфиденциальности должен определяться степенью конфиденциальности информации, содержащейся только в издаваемом документе (за исключением сопроводительных писем. Неправильное адресование документов происходит также из -за плохого знания перечней или невнимательности и заключается в проставлении в документе адресата, к которому документ не имеет отношения, а следовательно, не должен ему направляться, либо в перечислении н каждом экземпляре документа всех адресатов, которым направляете документ, в случаях, когда одни адресаты не должны знать, что данный документ направлен другим адресатами поэтому требуется их раздельное проставление на соответствующих экземплярах документа. Непрос тавление грифа конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию, тоже чаще всего имеет своей причиной невнимательность или плохое знание перечней издаваемых конфиденциальных документов, хотя бывают случаи сознательного необоснованного незасекречивания документов. Поскольку такие документы создаются в подразделении открытого делопроизводства, контроль за их изданием должен возлагаться не на подразделение конфиденциального делопроизводства, а на другие подразделения службы безопасности. Необходимо иметь ввиду, что перечисленные направления нарушения конфиденциальности документов могут быть вызваны и недостаточной полнотой и конкретностью перечней издаваемых конфиденциальных документов, поэтому следует проводить систематический анализ их качества. |