|
|
Библиотека журнала Управление персоналом аи. Алексенцев конфиденциальное делопроизводство 2003
6.4. ОТПРАВЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой. Если одному адресату направляются несколько документов, то они помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются гриф конфиденциальности, соответствующий наивысшему грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже при необходимости пометка "Лично. На пакете пишутся адрес и наименование предприятия -получателя, а при наличии пометки "Лично" дополнительно должность, инициалы и фамилия адресата. Под адресатом перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, тона пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений. При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия-отправителя. Для постоянных корреспондентов при большом объеме переписки целесообразно иметь пакеты с заранее воспроизведенными на них типографским способом адресами и наименованиями предприятий-получателей и отправителя. При необходимости на пакете в центре верхнего поля может проставляться пометка "Срочно. Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом листов) записям в сопроводительном письме. Со стороны клапана в пакет помещается прокладка. Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крест- накрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов либо, если вложения нельзя прокалывать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета, на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, ноне расслаивающейся бумаги с оттиском каучуковой печати предприятия. Наклейка должна быть на 34 мм больше размера оттиска печати. Наклейка накладывается так, чтобы захватывала все клапаны пакета в середине, концы ниток не находились под наклейкой, а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металлическими скрепками бумажная наклейка накладывается на загнутые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея, чтобы образовалась стекловидная прозрачная пленка. Размер пленки должен быть на 12 мм больше бумажной наклейки. Пакеты с конфиденциальными документами могут доставляться через спецсвязь или почтовое отделение связи Министерства связи либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе. Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальности может проставляться на пакете не в правом верхнему глу, а рядом с номером документа аббревиатурой. Часть реквизитов на пакет допускается наносить маркировальной машиной. При отправлении конфиденциальных пакетов через почтовое отделение связи в целях сокрытия их конфиденциальности они могут помещаться в другие пакеты, на которые наносятся только реквизиты, предусмотренные почтовыми правилами для открытых ценных и заказных отправлений. При таком способе конвертования пакеты поступают в подразделение открытого делопроизводства предприятия-получателя и после вскрытия наружного пакета передаются под расписку в подразделение конфиденциального делопроизводства. При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется в необходимом количестве экземпляров реестр, последний экземпляр которого остается на предприятии. Передача пакетов осуществляется в соответствии с правилами этих служб связи. Доставка конфиденциальных пакетов на другие предприятия, минуя органы связи, может осуществляться с разрешения руководителя предприятия сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства либо другим работником предприятия, допущенным к конфиденциальной информации, нас лужебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или взамен разовой расписки, в которых, кроме подписи о получении пакетов, должна быть проставлена печать предприятия-получателя. Реестры и полученные расписки не должны иметь гриф конфиденциальности. Их валовая нумерация производится раздельно в течение года. Об отправленных документах производятся соответствующие отметки в учетных формах в журнале учета изданных документов в графах 12-14, в журнале учета документов выделенного хранения в графах 8-10. При этом если документ отправлен без сопроводительного письма, тов графе "Наименование, номер и дата сопроводительного документа" пишется "реестр, "расписка, "квитанция, если с сопроводительным письмом- "сопроводительное письмо" спрос тавлением номеров и дат этих документов. Если по каким-либо причинам отправлен документ (или часть его, зарегистрированный в журнале учета поступивших документов, то отметка об отправлении проставляется в графе 14 Примечание) журнала. В ней указываются количество отправленных листов, куда они направлены, наименование, номер и дата сопроводительного документа, например "3 листа отправлены в АООТ Изумруд" по реестру от 24.03.2003".
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 7.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных документов, должны быть сгруппированы вдела. Дело представляет собой совокупность документов (или отдельный документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел. Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов номеров, сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами. Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дели выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дели является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам. Вместе стем номенклатура является и учетной формой для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документами составления описей дел, передаваемых на архивное хранение. Номенклатура дел, содержащих коммерческую тайну, должна составляться отдельно от номенклатуры дел, содержащих служебную тайну. Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусмотрено включение дел с грифом "Для служебного пользования" в номенклатуру несекре т- ных дел, однако этого делать нес ледует, т.к. состав граф номенклатур конфиденциальных и несекретных дел имеет существенные различия. Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел. Она составляется на каждый год (в конце текущего года наследующий год) подразделением конфиденциального делопроизводства на основе предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документами хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом конфиденциальных документов предприятия (при его наличии, рассматривается на заседании ПДЭК предприятия и утверждается руководителем предприятия. Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дели в случае ее значительной переработки (существенное изменение заголовков дел, включение большого количества новых дел, расширение списка лиц, допущенных к делам. Если таких изменений нетто на каждый последующий год номенклатура перепечатывается (с возможными незначительными изменениями, подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований. Гриф конфиденциальности номенклатур дел должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф конфиденциальности номенклатуре не присваивается. При наличии грифа номенклатура регистрируется в журнале учета изданных документов. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись в номенклатуре, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов вдела. После утверждения номенклатуры возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (спрос тавлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений. Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру
включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо оттого, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру текущего года. Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела, вносятся в номенклатуру каждого года с момента их заведения до закрытия. В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения. Планируемая группировка документов вдела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке вдело. Не допускаются заголовки типа "Общая (разная) переписка, "Руководящие материалы" и им подобные, которые не раскрывают содержание дели нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела. Заголовок может включать в себя указание вида дела (дело, документы, "переписка) или видов документов, название автора, корреспондента (корреспондентов, содержание документов вопрос, время и место события. Термин "дело" употребляется в заголовках личных (персональных, судебных, следственных и арбитражных дел. Термин "документы" употребляется в заголовках в исключительных случаях, когда трудно предусмотреть конкретные виды документов, которые будут группироваться вдело, или когда таких видов много (более 56). Термин "документы" применяется также в заголовках дел, в которых объединяются документы, являющиеся приложением к другому документу, например "Документы к плану. Термин "переписка" применяется в заголовках дел, включающих письма-запрос ы и письма-ответы. Если вдело, помимо писем, планируется группировка других видов документов, то они должны указываться в заголовке, например "Договоры и переписка. Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются вначале его. Содержание документов указывается в заголовках всех дел, за исключением дел с распорядительными документами, которые подразделяются лишь по видам деятельности (например, приказы по основной деятельности, личному составу, оперативным вопросами протоколами, которые подразделяются по принадлежности например, протоколы совещаний у председателя правления, протоколы заседаний научно-технического совета. Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. В заголовках дел с планово -отчетной документацией указывается периодичность документации, например "Месячные планы, "Отчет о выполнении плана за г. При составлении заголовков дел необходимо предусматривать • группировку документов вдело, как правило, по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов группировку издаваемых предприятием распорядительных документов по видам документов (приказы, распоряжения, постановления, решения • раздельную группировку документов постоянного и временного сроков хранения • группировку документов с учетом распределения обязанностей между исполнителями, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление их с документами, не имеющими к ним отношения породу выполняемой работы • группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела в группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года. Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения вслед заделами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами. Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов. При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер, например 02 - Плановый отдел (при структурной схеме, 14 Финансирование (при производс твенно-отрас левой схеме. Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов - в разделе, соответствующем названию подразделения конфиденциального делопроизводства при структурной схеме построения номенклатуры делили в разделе "Конфиденциальное делопроизводство" при производственно- отраслевой схеме построения. Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отрас левой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например 0101, 0102, 0201 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре. Номенклатура конфиденциальных дел имеет следующую форму (табл. 1). Заполнение граф номенклатуры дел производится следующим образом. - При делении номенклатуры на разделы перед группой дел раздела проставляются номер и название раздела. Разделы следует начинать с нового листа или оставлять между ними свободное место для возможного внесения в течение года новых дел. - В графе 1 указываются индекс или номер дела (учетного журнала, учетной картотеки) 17 и его гриф конфиденциальности. Переходящим делам сохраняются одни и те же индексы (номера) навесь период ведения дела. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел, - В графу 2 вносится заголовок дела. Переходящим делам сохраняются одни и те же заголовки до их закрытия. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела заголовок может корректироваться, все изменения переносятся в номенклатуру- В графе 3 перечисляются инициалы и фамилии всех лиц, которым предоставляется право пользования соответствующим делом. Определение состава лиц, допущенных к каждому конкретному делу, должно осуществляться в соответствии с принципами и нормами Положения ос истеме доступа к конфиденциальным документами исключать необоснованный доступ пользователей к делам. Графа заполняется при составлении номенклатуры. В течение года в список могут вноситься изменения.
- В графах 4, 5 проставляются арабскими цифрами номерка- ждого тома и дата его заведения. Графы заполняются вдень подшивки первого документа тома дела (заполнения первой позиции учетного журнала,
Наименование предприятия НОМЕНКЛАТУРА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
00.00.0000 №___________.
_______________________. место составления) на _____ год
Таблица 1 УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия подпись, инициалы, фамилия, дата)
Руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства. подпись, инициалы, фамилия, дата) СОГЛАСОВАНО Руководитель архива предприятия
_________________________. подпись, инициалы, фамилия, дата)
Рассмотрена и одобрена на заседании
ПДЭК предприятия протокол от _________№ _____ Индексно- мер) дела и гриф конфиденциальности Заголовок дела Инициалы и фамилии лиц, которым предоставлено право пользования делом Номер тома Дата Количество листов в томе Срок хранения и номера статей попе- речню Архивный шифр номер и дата акта об уничтожении куда направлено, номер и дата сопроводительного документа заведения тома закрытия тома
1 2
3 4
5 6
7 8
9
составления первой учетной карточки. Если дело переходящее, тов графе 5 при составлении номенклатуры указывается Переходящее с гс проставлением года заведения дела. В графе б проставляется арабскими цифрами дата закрытия каждого тома. Графа заполняется вдень закрытия тома. Если дело переходит наследующий год, тов графе указывается "Переходит наг. В графе 7 проставляется количество листов в томе (без учета листов описи документов дела. Графа заполняется при заведении учетного журнала и при закрытии тома дела, картотеки. Графы 47 заполняются по каждому тому отдельной строкой. Не допускается открывать очередной том до закрытия предыдущего. В графе 8 проставляются срок хранения и номера статей (их может быть несколько) по определенному перечню документов с указанием сроков хранения (подробнее о перечнях см. раздел 8.1). При отсутствии соответствующих статей в перечнях сроки хранения дел устанавливаются ПДЭК. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела и проведении экспертизы ценности документов дела срок хранения и номера статей могут корректироваться, изменения должны быть перенесены в номенклатуру дел. В графе 9 проставляются архивный шифр дела (№ фонда, описи, единицы хранения, если дело передано в архив, или номер и дата акта об уничтожении дела, или, если дело направлено в другое предприятие, наименование предприятия, номер и дата сопроводительного документа (письма, реестра, расписки, квитанции при отправлении дела во временное пользование отметка об отправлений проставляется карандашом. Графа заполняется после проведения соответствующих операций. При заведении дел, непредусмотренных номенклатурой, они вносятся в соответствующий раздел номенклатуры вдень заведения. Дела, поступившие из других предприятий, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры спрос тавлением дат их фактического заведения и для законченных дел - дат закрытия. Если предусмотренное номенклатурой дело не было заведено, то по окончании года в графе 9 проставляется отметка "Дело не заводилось. |
|
|
Скачать 1.05 Mb.