Библиотека журнала Управление персоналом аи. Алексенцев конфиденциальное делопроизводство 2003
 Скачать 1.05 Mb.
|
|
10. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 10.1. НАЗНАЧЕНИЕ, ВИДЫ И ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита вдела, возвращена после отравления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах Отметок о таком движении документов также могут случаться ошибке которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составными частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных пока- ким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причини взятие таких документов на учет. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведений только один разв год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации. Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителями следующего возврата Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дели носителей и правильности отметок о их регистрации и движении. Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются - проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дели учетных журналов (картотек) - сразу после регистрации - проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации- сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок - по истечении каждого квартала - проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых вдела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации- один разв квартал по истечении квартала (квартальные проверки - проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек, зарегистрированных вис текшем и предыдущих годах, - один разв год по истечении года (годовая проверка. Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых вдела, ас ледователь но, подвергающихся большей опасности утраты. В тоже время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых вдела документов. Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них. Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки о их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку ус о- трудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дели учетных журналов (картотек, в том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, т.к. регистрационные данные дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства. Самым оптимальным вариантом для других видов проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дед и носителей и проставлявший отметки о их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение. В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках. Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дели учетных журналов (картотека также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например и др. Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дели учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок. Проверки правильности производства отметок о движении носителей, документов и дел заверяются подписями спрос тавлен ием даты. При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами - охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дели носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов- проведение проверок наличия документов по схеме сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета, что обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов - фиксация конечных результатов проверок. Технологии проведения названных видов проверок различаются между собой, поэтому целесообразно рассмотреть их по каждому виду. 10.2. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИОННЫХ ДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛИ УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК) Для проверки правильности проставления регистрационных данных бумажных носителей должны привлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. Если бумажные носители в момент их заведения регистрируются не в журнале учета бумажных носителей, а в журнале учета документов выделенного хранения (рабочие тетради, калька и др, то для проверки правильности их регистрации привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде и наименовании носителя, наименовании подразделения, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. Для проверки правильности проставления регистрационных данных машинных носителей должны использоваться журнал учета машинных носителей и носители. В журнале и носителе проверяется соответствие вида и типа носителя, его учетного номера и грифа конфиденциальности. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. Для проверки правильности проставления регистрационных данных изданных документов привлекаются журнал учета изданных документов, документы и черновики. В журнале и на документе проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, дате, виде и заголовке документа, фамилии исполнителя (на документе - в реквизите "Отметка об исполнителе, количестве экземпляров (в документе -по их фактическому наличию ив реквизите "Отметка об исполнителе, количестве листов в экземпляре. В документе проверяется правильность нумерации листов, проставление учетных номеров на каждом листе документа, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре. В журнале и на черновике проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черновика. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером документа. Наиболее сложной является проверка правильности проставления регистрационных данных поступивших документов, поскольку в их состав входят документы, зарегистрированные по журналу учета поступивших документов, журналу учета документов выделенного хранения, а также возвращенные документы, которые ранее были зарегистрированы по разным видам учета. Для проверки правильности проставления регистрационных данных документов, зарегистрированных по журналу учета поступивших документов, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших документов и документы. В журнале учета пакетов проверяется соответствие количества поступивших пакетов (графа 3) количеству зарегистрированных (графа 5). В журнале учета пакетов и журнале учета поступивших документов проверяется соответствие данных о присвоенном учетном номере, дате поступления документа, номере, за которым документ направлен, предприятии-отправителе. В журнале учета поступивших документов и на документе проверяется соответствие присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальности, даты поступления, вида и заголовка документа, предприятия- отправителя, номера, за которым документ направлен, даты документа, количества листов (с просчетом их в документе. В документе, имеющем приложения, дополнительно проверяется соответствие учетных номеров, грифов конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре данным, содержащимся в реквизите "Отметка о наличии приложения. Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 7) ив журнале учета поступивших документов (рядом с номером документа. Для проверки правильности присвоения регистрационных данных поступивших документов, взятых сразу на учет документов выделенного хранения без промежуточной регистрации их в журнале учета поступивших документов, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета документов выделенного хранения и документы. В журналах учета пакетов и документов проверяется соответствие данных о присвоенном номере, дате поступления (регистрации, номере, за которым документ направлен (графа 6 журнала учета пакетов и графа 5 журнала учета документов выделенного хранения, предприятии-отправителе. В журнале учета документов выделенного хранения и на документе проверяется соответствие присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальности, даты регистрации, вида и заголовка документа, предприятия отправителя, номера, за которым документ направлен, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (с просчетом их в каждом экземпляре. Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 8) ив журнале учета документов выделенного хранения (рядом с номерами документов. Для проверки правильности проставления отметок о возврате ранее отправленных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов, соответствующие журналы учета документов и документы. В соответствующем журнале учета проверяется наличие отметки о возврате документа и ее соответствие записи в графе журнала учета пакетов. В журналах учета изданных документов, документов выделенного хранения и на документах проверяется, кроме того, соответствие номеров возвращенных экземпляров. Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 9 рядом с номерами возвращенных документов. Для проверки правильности проставления отметок о возврате ранее отправленных машинных носителей используются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета машинных носителей и носители. В графе 8 журнала учета машинных носителей проверяется наличие отметки о возврате носителя и ее соответствие записи в графе 9 журнала учета пакетов. Отметки о проверке проставляются в графе 9 журнала учета пакетов рядом с номерами возвращенных носителей. Для проверки правильности проставления регистрационных данных дели учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел, дела и учетные журналы (картотеки. В номенклатуре и на обложке дела (журнала) или наклейке на картотеке проверяется соответствие индекса (номера) дела (журнала, картотеки, грифа конфиденциальности, заголовка (наименования, срока хранения и номеров статей по перечню. По учетным журналам, кроме того, проверяется соответствие количества листов. Отметка о проверке проставляется в номенклатуре рядом с индексом (номером) дела, журнала или картотеки. 10.3. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ ОТМЕТОК О ДВИЖЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛИ НОСИТЕЛЕЙ Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых зарегистрированы отправленные документы, и сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма. В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в журнале учета поступивших документов, вместо номеров экземпляров проверяется количество отправленных листов, наименовании, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 14 журнала учета изданных документов, графе 10 журнала учета документов выделенного хранения или в графе 14 журнала учета поступивших документов. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении (возврате) ошибочно присланных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов и копии сопроводительных писем, с которыми отправлены документы. В журнале и сопроводительном письме проверяется соответствие записей о номере и грифе конфиденциальности документа, адресате, номере и дате сопроводительного письма. Подписи о проверке проставляются в графе 10 журнала учета пакетов. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении машинных носителей привлекаются журнал учета машинных носителей и сопроводительные документы, по которым отправлены носители. В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей о виде, номере, грифе конфиденциальности носителя, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 7 журнала учета машинных носителей. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении дел привлекаются номенклатура дели сопроводительные документы, по которым отправлены дела. В номенклатуре дели сопроводительном документе проверяется соответствие записей об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела, заголовке дела, номере тома, количестве листов в томе, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и сопроводительные документы, по которым отправлены изъятые документы. В сопроводительном документе, описи документов дела и справке-замес тителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и количестве листов документа, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела. Кроме того, в процессе проверок правильности проставления отметок об отправлении в сопроводительном документе (за исключением сопроводительных писем) проверяется наличие подписи лица за получение пакетов и оттиска печати (штампа. Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении документов выделенного хранения привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и акты об уничтожении дели документов. В журнале и акте проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, виде из а- головке документа, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре, номере и дате акта об уничтожении. Подписи о проверке проставляются в графе 13 журнала учета документов выделенного хранения. Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении дели учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дели акты об уничтожении дели документов. В номенклатуре и акте проверяется соответствие записей об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела (журнала, картотеки, его заголовке, номере тома, количестве листов в томе (по картотеке - вместо номера тома и количества листов проверяется количество карточек, номере и дате акта об уничтожении. Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел. Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и акт об уничтожении дели документов. В акте, описи документов дела и справке-замес тителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и дате документа, количестве листов, номере и дате акта об уничтожении. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела. Кроме того, в процессе проверок правильности проставления отметок об уничтожении документов и дел в акте об уничтожении проверяется наличие отметок о физическом уничтожении документов и дел, заверенных подписями лиц, производивших уничтожение. Для проверки правильности проставления отметок о переводе изданных и поступивших документов на учет документов выделенного хранения привлекаются журналы учета изданных, поступивших документов и документов выделенного хранения и переведенные на учет выделенного хранения документы. В журнале и документе проверяется соответствие учетного номера, присвоенного при издании или поступлении документа, учетному номеру, присвоенному по журналу учета документов выделенного хранения, грифа конфиденциальности, вида, заголовка и номеров экземпляров документа, количества листов в экземпляре с просчетом листов. Подписи о проверке проставляются в графе 17 журнала учета изданных документов или в графе 13 журнала учета поступивших документов. В журнале учета документов выделенного хранения рядом с номером документа проставляется отметка о проверке правильности регистрации. Для проверки правильности проставления отметок о подшивке документов вдела привлекаются дела, в которых подшиты документы, и журналы учета, в которых зарегистрированы документы. В деле и журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и наименования документа, индекса номера) дела, количества листов в документе, номеров листов дела. Кроме того, в описи документов дела и документе проверяется соответствие даты, номера, грифа конфиденциальности, вида и наименования документа, отправителя (по поступившим документам) или адресата (по отправленным документам, номеров листов дела. Подписи о проверке проставляются в графе 16 журнала учета изданных документов или в графе 12 журнала учета поступивших документов. Для проверки правильности проставления отметок о перешивке документов в другие дела привлекаются дела, из которых изъяты документы, и дела, в которые документы перешиты. В описи документов дела, в которое перешит документ, и на документе проверяется соответствие данных, перечисленных в предыдущем абзаце. В справке-замес тителе и описи документов дела, из которого изъят документ, проверяется наличие данных о новом местонахождении документа и их соответствие данным описи документов дела, в которое подшит документ. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела, из которого изъят документ. Для проверки правильности проставления отметок об изъятии из дела документов, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются дела и акт передачи документов в службу открытого делопроизводства. В описи документов дела, справке-замес тителе и акте проверяется соответствие данных о номере, дате и количестве листов документа, дате и номере акта о передаче. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела. При любом изъятии документов из дел в учетных формах, в которых документы были зарегистрированы, отметки о новом местонахождении или уничтожении документов не производятся. Для проверки правильности проставления отметок о передаче на архивное хранение дели документов выделенного хранения привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и описи дели документов, переданных на архивное хранение. В описи и номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера, грифа конфиденциальности, заголовка дела, номера тома дела, количества листов в томе, архивного шифра номеров фонда, описи, единицы хранения. Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел. В журнале учета документов выделенного хранения и описи проверяется соответствие номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, номера экземпляра, количества листов в экземпляре, архивного шифра. Подписи о проверке проставляются в графе 15 журнала учета документов выделенного хранения. Для проверки правильности проставления отметок о передаче в службу открытого делопроизводства дели документов выделенного хранения, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и акт передачи. В номенклатуре и акте проверяется соответствие индекса (номера, заголовка дела, номера тома, количества листов, номера и даты акта. Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел. В журнале учета документов выделенного хранения и акте проверяется соответствие учетного номера, вида и заголовка документа, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре, номера и даты акта. Подписи о проверке проставляются в графе 10 журнала учета документов выделенного хранения. |