Библиотека журнала Управление персоналом аи. Алексенцев конфиденциальное делопроизводство 2003
 Скачать 1.05 Mb.
|
|
8.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дели документов выделенного хранения, в том числе - изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением вдела справок -заместителей, а также с перенумерацией листов перешитых документов в делах, в которые они помещены, внесением их в описи документов дели исправлением количества листов в заверительнои надписи дел, на обложках дели в номенклатуре - изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению - зачеркивание грифа конфиденциальности спрос тавлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи надо кументах, подшитых вдела, обложках дели документов выделенного хранения, подлежащих рассекречиванию (в описях документов дела, номенклатуре и журнале учета документов выделенного хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК); - изъятие из дел (по решению ПДЭК) документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дели помещением вдела справок-замес тителей; - передача полностью рассекреченных дели документов выделенного хранения по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в графе 9 номенклатуры делили в графах 8-10 журнала учета документов выделенного хранения - корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей по перечню на обложках дели в номенклатуре (на обложках дел дополнительно - крайних дат документов - проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения. Если срок хранения дели документов выделенного хранения установлен не перечнем, а ПДЭК, то вместо статей перечня проставляется отметка ПДЭК. После изъятия из дел документов листы дела не перенумеро- вываются. На обложках дели в номенклатуре рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется (прописью) листов изъято согласно записям в описи дела" спрос тавлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты. Надела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны описи. Описи дели документов постоянного срока хранения имеют следующую форму. Наименование предприятия ФОНД № ОПИСЬ № 00.00.0000 № _________ _____________________. место составления) конфиденциальных дели документов выделенного хранения за год УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия подпись, инициалы, фамилия, дата) № п/п Индексно- мер) дела или номер документа и гриф конфиденциальности Заголовок дела или документа Крайние даты документов дела Количество листов Примечание В данную опись внесено __________ дели документов с № по цифрами и прописью) № _____, в том числе литерные номера пропущенные номера Наименование должности сотрудника, __________________________ составившего опись подпись, инициалы, фамилия, дата) Одобрено Протокол ПДЭК от _____№ ________ Включенные в настоящую опись дела и документы принял Наименование должности сотрудника архива предприятия ___________________________ подпись, инициалы, фамилия, дата) Надела и документы временного хранения (свыше 10 лет) составляются аналогичные описи с добавлением перед "Примечанием" графы "Срок хранения и номера статей по перечню. На научно-техническую, проектную, конструкторскую и иную специальную документацию составляются отдельные описи документов. Грифы конфиденциальности описей дел должны соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дели документов выделенного хранения. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то грифы конфиденциальности описям не присваиваются. При наличии грифов описи регистрируются в журнале учета изданных документов. При составлении описей необходимо иметь ввиду следующее - если дела и документы подлежат передаче в государственный архив, то номер фонда устанавливает государственный архив, если не подлежат, то фонду присваивается номер 1; - опись во всех случаях имеет номер 1, с добавлением прописных букв п (постоянного, в (временного) сроков хранения, т техническая документация, кроме того, к номеру и букве добавляется аббревиатурой гриф конфиденциальности- при составлении первой описи, когда в нее включаются документы сначала деятельности предприятия, в нее могут" вноситься дела и документы за несколько лет с разделением по годам, нос валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В последующем составляются годовые разделы описи, продолжающие порядковую нумерацию дели документов, внесенных в предыдущую опись, например, первая опись дели документов за 1992 -2000 гг. имеет порядковые номера 1-118, опись за 2001 г. - 119-128, за 2002 г. - 129-141 и т.д.; порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (документа- в опись за соответствующий год вносятся сначала дела, потом документы выделенного хранения дела располагаются в последовательности, предусмотренной номенклатурой дел, документы выделенного хранения- в последовательности учетных номеров- в графе 2 описи гриф конфиденциальности проставляется аббревиатурой - если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При этом заголовок первого тома пишется полностью, по остальным томам в этой графе пишется 'Тоже, т. " спрос тавлением номера тома на каждом новом листе описи, если он начинается с записи второго или последующих томов, заголовок воспроизводится полностью- переходящие дела включаются в раздел описи погоду их заведения, в последующие разделы описи вносятся индексы и заголовки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе "Примечание" делается отметка "см. ед. хр. № " с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись - в графе 4 указывается фактическое количество листов дела, оставшееся в нем после изъятия документов (если такие изъятия осуществлялись. Надела и документы выделенного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, опись составляется в четырех экземплярах. Эта опись дополнительно утверждается протоколом экспертно-проверочной комиссии госархива. Надела и документы, не подлежащие передаче в госарх ив, опись составляется в двух экземплярах, если дела и документы передаются в архив предприятия, или водном экземпляре, если не передаются. При передаче дели документов в госархив или архив предприятия в подразделении конфиденциального делопроизводства остается один экземпляр описи с подписью сотрудника архива за получение включенных в опись дели документов, остальные экземпляры передаются в архив. На обложке дели документов выделенного хранения проставляются номера фонда, описи и единицы хранения. В номенклатуре дел в графе 9 проставляется архивный шифр включенных в опись дел (номер фонда, описи, единицы хранения порядкового номера по описи, в журнале учета документов выделенного хранения в графе 14 - номер экземпляра, а в графе 15 - архивный шифр документа. 8.3. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ После утверждения описи дели документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дели документов за соответствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дели документы выделенного хранения. Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дели документов. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф акту не присваивается. При наличии грифа акт регистрируется в журнале учета изданных документов. Акт может иметь следующую форму. Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия подпись, инициалы, фамилия, дата) АКТ 00.00.0000 № _______ ___________________ место составления) о выделении к уничтожению конфиденциальных дели документов № п/п Индекс номер) дела или номер документа и гриф конфиденциальности Заголовок дела или документа Год дела или документа Номера экземпляров документа Количество листов в деле или в экземпляре документа Срок хранения и номера статей по перечню Примечание Примеры заполнения 1 ИСК Переписка о поставке сырья 1 996 - 1 42 3 г, ст. 48 2 35K Из дела К) Письмо о заключении договора 1 996 3 2 3 г, ст. 19 3 К Инструкция о порядке хранения готовой продукции 1 996 1 - 12 1 6 Доза- мены новой, ЭК Всего подлежит уничтожению ____________ дели документов прописью) ___________________________ подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт) Одобрено Протокол ПДЭК от _____№ ________ Председатель ПДЭК _________________________ подпись, инициалы фамилия, дата) Включенные в акт дела и документы сверены с записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах _______________________________. _______________________________. подписи, инициалы, фамилии, дата) Дела и документы полностью уничтожены путем ________________ _______________________________. _______________________________. подписи, инициалы, фамилии, дата) Отметки об уничтожении дели документов в номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения ив описях документов дел произведены. _________________________ ______. подписи, инициалы, фамилии, дата) Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры, справочно-информационные, присланные для сведения, отмененные, журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя. Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется Тоже, т, с добавлением номера тома. Привнесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается оставшееся в деле количество листов. Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках ив заверительных листах дели документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела. Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших. Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц. После уничтожения производятся отметки об уничтожении дели учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов вдела помещаются справки- заместители. Составление акта о выделении к уничтожению дели документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дели документов ив их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник (см. главу 2). 9. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЯ СНИМИ. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дели носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения. Помещения подразделения конфиденциального делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных документов, в целях обеспечения дополнительных гарантий от постороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем этажах. Кроме того, они должны соответствовать нормам, установленным для хранения документов удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами, не иметь сними вентиляционных каналов, отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также быть гарантированы от затопления. Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов, в помещения могут допускаться лица, обеспечивающие их обслуживание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны производиться только в присутствии сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства. Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения в помещения посторонних лиц. Кроме того, на них должны быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие возможность выпадения документов, а также визуального просмотра документов и экранов видеомонито- ров су лицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом сними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком. Входные двери помещений должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать печатью подразделения (или сотрудника подразделения) конфиденциального делопроизводства. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить. Перед отпиранием двери проверяется сохранность оттиска печати и целостность запоров. При обнаружении попыток проникновения в помещения нужно немедленно поставить в известность службу охраны и доложить руководителю предприятия. До принятия решения руководителем предприятия помещения не открываются и обеспечиваются физической охраной. Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромеханические или электронные замки. Конфиденциальные документы в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов. Хранение открытых документов вместе с конфиденциальными допускается только в случаях, когда они являются приложениями к конфиденциальным документам. Входные двери, окна помещений, а также сейфы, шкафы и стеллажи следует оснастить охранной сигнализацией, связанной со службой охраны предприятия или службой вневедомственной охраны. Помещения, в которых для фиксации, обработки, хранения, воспроизведения и передачи конфиденциальной документной информации используются электронно-вычис лительные машины, электронные множительные аппараты, средства аудио -, видеозаписывающей и воспроизводящей техники и другие технические средства, создающие электромагнитные излучения, необходимо оборудовать дополнительными средствами защиты, предотвращающими перехват соперником электромагнитных сигналов, несущих конфиденциальную информацию. В этих же целях целесообразно приобретать сертифицированные технические средства обработки информации, отвечающие требованиям по защите конфиденциальной информации от ее утечки, а средства иностранного производства предварительно подвергать спецпрове ркам на предмет выявления возможных специальных электронных и программных закладок. Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах, сейфов, шкафов или стеллажей должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприятия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу ) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов. Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов. В последнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещения передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, в службу охраны с внесением соответствующих данных в графы 1-6 журнала передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами. Журнал может иметь следующую форму Наименование или номер помещения, передаваемого под охрану Номер печати, которой опечатаны помещение и пенал с ключами Дата и время передачи под охрану Подпись и фамилия лица, передавшего помещение и пенал под охрану 1 2 3 4 Отметка о включении сигнализации Подпись и фамилия лица, принявшего помещение и пенал под охрану Дата и время получения пенала Подпись и фамилия лица, получившего пенал Отметка о выключении сигнализации При получении пенала из охраны заполняются графы 7 -9. Получение пенала с ключами из службы охраны и вскрытие помещений должно осуществляться только сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственными за хранение конфиденциальных документов. При их отсутствии для вскрытия помещений назначается комиссия в составе не менее двух человек, которая составляет акт о вскрытии с указанием в нем должностей и фамилий лиц, вскрывших помещения, времени и причины вскрытия, номеров печатей, которыми были опечатаны помещения. Комиссионно с составлением акта вскрываются и сейфы, шкафы или стеллажи при отсутствии сотрудника, ответственного за хранение находящихся в них документов. В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно ставится в известность руководитель предприятия. При утрате ключа от сейфа, шкафа или стеллажа до замены замка или смены секрета замка хранить документы в этом сейфе шкафу, стеллаже) не следует. Для обеспечения выдачи конфиденциальных документов исполнителям (пользователям) помещения должны быть оборудованы специальными окошками, не выходящими в общий коридор, или внутри отгораживаться барьером. Исполнители могут работать с конфиденциальными документами или в специально выделенных помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства, или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям обеспечения сохранности и конфиденциальности документов. При работе с документами в служебных комнатах каждый исполнитель должен иметь постоянное рабочее место, сейф (металлический шкаф) или отдельную ячейку сейфа для хранения конфиденциальных документов и номерную металлическую печать. Ключи от сейфа и номерная печать выдаются исполнителю под подпись в лицевом счете. Рабочий экземпляр ключа и номерная печать хранятся постоянно у исполнителя. Запасные экземпляры ключей должны храниться в подразделении конфиденциального делопроизводства или службе охраны в опечатанном номерной печатью исполнителя конверте либо пенале. Все сейфы, шкафы и стеллажи, установленные в помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства ив служебных комнатах исполнителей, в которых круглосуточно или в рабочее время хранятся конфиденциальные документы, а также ключи от них должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства по журналу учета хранилищ и ключей от них, имеющем следующую форму № п/п Наименование хранилища сейф, металлический шкаф, металлический стеллаж) Заводской инвентарный номер хранилища Местонахождение хранилища (подразделение, номер комнаты) 1 2 3 4 Инициалы и фамилия ответственного за хранилище Количество экземпляров ключей и их номера Подпись ответственного за хранилище, за получение ключей, дата Подпись сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства за возврат ключей, дата 5 6 7 8 Привнесении в журнал данных о ключах от распашных металлических решеток графы 2-3 не заполняются. Ежегодно должна проводиться проверка фактического наличия ключей от хранилищ и номерных печатей исполнителей, Для эвакуации конфиденциальных документов при возникновении стихийных бедствий, пожара, аварии, грозящих затоплением, загоранием или другой формой уничтожения документов, в помещениях, предназначенных дляих хранения, должно находиться необходимое количество тары (мешков, чемоданов, контейнеров и т.д.), в которой можно транспортировать документы. При возникновении чрезвычайной ситуации сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства должны немедленно вызвать пожарную команду или соответствующую аварийную службу, уведомить руководителя предприятия, принять меры к ликвидации чрезвычайной ситуации, а при невозможности ликвидации обеспечить охрану документов собственными силами, атак- же силами службы охраны предприятия и начать эвакуацию документов в заранее определенное место. При возникновении чрезвычайной ситуации в нерабочее время проведение аналогичных действий должен организовать дежурный по предприятию, поставив в известность дополнительно руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства. О проведенном вскрытии (при необходимости) помещений, а также о вскрытии по согласованию с руководителем предприятия или подразделения конфиденциального делопроизводства сейфов, шкафов или стеллажей составляется акт, в котором указываются должности и фамилии лиц, производивших вскрытие, какие хранилища вскрыты, куда помещены документы, номера печатей на таре. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ На каждом предприятии должен быть установлен строгий порядок обращения с конфиденциальными документами, который является составной частью вну триобъектового режима и направленна обеспечение сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в них информации. Выдача (передача) конфиденциальных документов может производиться только исполнителям (пользователям, имеющим санкционированный доступ к этим документами только под подпись в учетных формах или взамен разовой расписки. Выдача документов исполнителями их возврат осуществляются в течение одного рабочего дня, но если исполнители работают с конфиденциальными документами в своих служебных комнатах, то документы (кроме дел) допускается выдавать им как на один рабочий день, таки на все время, необходимое для работы сними. В последнем случае, помимо сейфа и номерной печати, исполнителю выдаются под подпись в лицевом счете специальный портфель кейс, имеющий устройство для опечатывания, и форма "Описи документов, находящихся у исполнителя, в которую исполнитель должен вносить каждый документ в момент получения и вычеркивать после передачи в подразделение конфиденциального делопроизводства. Опись может иметь следующие графы № п/п Номер и гриф конфиденциальности Количество листов изданного документа поступившего документа документа выделенного хранения носителя Опись предназначена для осуществления самоконтроля за наличием документов. С этой целью перед сдачей спецпортфеля с документами в подразделение конфиденциального делопроизводства исполнитель должен проверить наличие находящихся у него документов и их соответствие описи. При отсутствии каких-либо документов или части их немедленно ставится в известность подразделение конфиденциального делопроизводства и организуется их поиск. После проверки документы вместе с описью помещаются в спецпортфель, который опечатывается личной печатью исполнителя и передается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Не допускается хранить в спецпортфеле открытые документы, если они не являются приложением к конфиденциальным документам. Спецпортфели могут храниться у исполнителей только в течение рабочего дня. Их получение и возврат производятся в обмен на специально заготовленную расписку (жетон, удостоверение или пропуск сотрудника. При наличии большого числа исполнителей, работающих с конфиденциальными документами, на специальную расписку может наклеиваться фотокарточка исполнителя. При приеме-передаче спецпортфеля необходимо проверять соответствие номера и четкость оттиска печати. Должностные лица, которым разрешено в нерабочее время хранить конфиденциальные документы в личных сейфах при условии подключения сейфов к охранной сигнализации, по окончании рабочего дня помещают документы в сейф, опечатывают его и сдают под охрану по специальному журналу, ведущемуся службой охраны. По завершении работы с документами исполнители должны своевременно возвращать их в подразделение конфиденциального делопроизводства. При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнители сдают в подразделение конфиденциального делопроизводства все хранящиеся в их слецпортфелях конфиденциальные документы. Рабочее место исполнителя должно быть организовано таким образом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна) находящихся из столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. Нас толе должны быть только те конфиденциальные документы, с которыми осуществляется работа. Все остальные должны находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не разрешается хранение конфиденциальных документов в ящиках столов и других не предназначенных для этого местах. При выходе исполнителя в течение рабочего дня из служебной комнаты документы убираются в сейф, который опечатывается личной печатью. При выходе из комнаты всех исполнителей дверь комнаты должна быть закрыта на ключ. Крупноформатные конфиденциальные документы на чертежных досках (кульманах) на время отсутствия исполнителя должны закрываться специальными защитными чехлами, опечатываемыми его печатью. Подразделение конфиденциального делопроизводства обязано осуществлять периодический контроль за порядком хранения документов в служебных комнатах исполнителей и обращения сними. Нарушения порядка обращения с конфиденциальными документами целесообразно учитывать с целью последующего анализа и принятия мер по их предотвращению. Учет может осуществляться в карточке (журнале, имеющей следующие графы Дата нарушения Инициалы, фамилия лица, допустившего нарушение Краткое изложение характера нарушения Причины нарушения Принятые меры 1 2 3 4 5 О серьезных нарушениях, которые привели или могли привести к утрате документов или утечке содержащейся в них информации, подразделение конфиденциального делопроизводства должно докладывать руководителю предприятия и вносить предложения об отстранении от работы О конфиденциальными документами или привлечении к ответственности виновных лиц. При смене или временном отсутствии руководителя и сотрудников Подразделения конфиденциального делопроизводства передача документов вмещающим их лицам производится по актам или распискам с ' обязательной проверкой фактического наличия передаваемых документов (смотри раздел 10.6) |