Бухгалтерский учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятии ООО ПКФ «Гармония». _29180055_Мухин_Никита_Сергеевич_ВКР. Бухгалтерский учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками
 Скачать 2.61 Mb.
|
3.3. Разработка алгоритма расчета-обоснования для передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг и апробирование алгоритма на материалах компанииВ соответствии с законом «Об аудиторской деятельности» аудиторские организации, а также индивидуальные аудиторы помимо осуществления аудиторских проверок, вправе оказывать сопутствующие аудиту услуги, в частности консультирование (управленческое, налоговое), анализ финансово-хозяйственной деятельности и многое другое. ООО ПКФ «Гармония» в силу обеспокоенности несоответствием высоких управленческих издержек филиала ООО ПКФ «Гармония» достаточно низким показателям выручки (по сравнению с другими филиалами) стало искать пути решения проблемы. Одним из вариантов разрешения вопроса является передача ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг. Данное направление аутсорсинга в настоящее время набирает популярность, что обусловлено наличием значительных преимуществ у такого бизнес-решения. Однако, процесс стратегически важен для предприятия, поэтому принятие решения об аутсорсинге должно быть тщательно продуманным и обоснованным. Фирма может воспользоваться услугами аудиторской компании и заказать анализ возможности передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг. В рамках исследования возможности передачи бизнес-процесса «ведение бухгалтерского учета» на аутсорсинг был разработан алгоритм расчета-обоснования для передачи бизнес-процесса на аутсорсинг. Этот алгоритм состоит из следующих этапов: Появление объективных причин или сигналов для проведения анализа, выявляющего плюсы и минусы передачи бизнес-процесса на аутсорсинг. К таким причинам могут относиться отрицательные финансовые результаты, появление новых конкурентов и пр. Тест на возможность передачи конкретного бизнес-процесса на аутсорсинг (в нашем случае – передача бухгалтерского учета) путем применения матрицы аутсорсинга, позволяющей определить стратегическую важность процесса и эффективность его выполнения по сравнению с другими рыночными игроками. Экспресс-анализ финансово-хозяйственной деятельности организации, иллюстрирующий степень эффективности функционирования фирмы в настоящее время. Калькулирование всех имеющихся затрат по потенциально возможному к передаче на аутсорсинг процессу. В нашем случае суммирование всех затрат, связанных с обслуживанием отдела бухгалтерии. Анализ всех имеющихся на рынке компаний-аутсорсеров в разрезе их репутации, качества обслуживания, ценовой политики и пр. Расчет затрат, возникающих с передачей бизнес-процесса на аутсорсинг. Сравнение затрат, имеющихся в настоящее время в организации-аутсорсерах и планируемых к возникновению в случае передачи бизнес-процесса на аутсорсинг. Расчет показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельности фирмы с учетом передачи бизнес-процесса на аутсорсинг, и сравнение с ранее рассчитанными показателями. Анализ факторов, отличных от экономических, но способных повлиять на работу организации в случае принятия решения об аутсорсинге процесса (в частности, психологическая готовность руководства, изменение оперативности учета и др.). Принятие решение об использовании аутсорсинга или отказа от использования аутсорсинга на основе всех учтенных факторов. Вначале был проведен анализ на возможность передачи ведения бухгалтерского учета организации на аутсорсинг. Такой анализ стало возможным провести с помощью матрицы аутсорсинга, разработанной на основе матрицы Бостонской Консалтинговой Группы (матрицы БКГ). На рисунке 11 представлена матрица аутсорсинга, предложенная Дмитрием Хлебниковым в статье «Аутсорсинг как инструмент снижения затрат и оптимизации бизнес-системы». Матрица аутсорсинга С  тратегическая важностьВысокая Низкая Рисунок 11 – Матрица аутсорсинга Суть матрицы заключается в том, чтобы определить, в какое поле попадет компания после проведения анализа двух факторов: стратегической важности бизнес-процесса, предполагаемого к передаче на аутсорсинг, и сравнения эффективности ведения данного процесса с рынком. Поле 1: процесс важен для компании, но его осуществление сопровождается трудностями для предприятия, в результате чего процесс неконкурентоспособен. Совет может быть выражен в двух альтернативах: либо вкладываться в развитие, обучение, покупку новых технологий и пр., чтобы перейти в поле 2, а впоследствии и в поле 3, либо объединиться с компанией, у которой данный бизнес-процесс хорошо налажен и осуществляется более эффективно. Поле 2: бизнес-процесс стратегически важен для фирмы и его выполнение может быть охарактеризовано, как «не хуже, чем это делают остальные». Нахождение на данной позиции заставляет фирму задуматься о наращивании возможностей, усиленном вложении средств в развитие данной компетенции. Одновременно в силу высокой стратегической важности функции важно помнить о сохранении позиций с точки зрения удержания опытных, высококвалифицированных кадров. Поле 3: нахождение в данном поле означает, что анализируемый процесс не рационально передавать на аутсорсинг. В силу высокой стратегической важности процесса и в силу исполнения данного процесса эффективнее, чем все остальные, компании рекомендуется вкладывать больше средств на защиту этого процесса: обеспечение высоких заработных плат сотрудникам во избежание их ухода к конкурентам, приобретение патентов на разработанные нематериальные активы и проведение прочих мероприятий по сохранению и усилению позиций. Поле 4: низкая стратегическая важность бизнес-функции/процесса при одновременном неэффективном исполнении. Предприятию следует передать на аутсорсинг выполнение данной задачи, поскольку во-первых, важность процесса классифицирована как низкая, а значит и потеря непосредственного контроля над выполнением данной задачи не влечет никаких последствий, во-вторых, имеющиеся кадры не справляются с работой настолько эффективно, как это делают остальные игроки на рынке. Поле 5: аналогично предыдущему полю предприятию рекомендуется отдать на аутсорсинг рассматриваемую задачу. Несмотря на то, что компания справляется с выполнением процесса не хуже, чем остальные, тем не менее, низкая стратегическая важность свидетельствует о наличии возможности сократить затраты с помощью передачи решения функции на сторону. Поле 6: попадание в данное поле говорит о том, что компания хорошо справляется с выполнением процесса, который, однако, не является приоритетным. Это означает, что компания тратит достаточно много средств на непрофильный процесс. Выгоднее выделить данную компетенцию в отельный бизнес, поскольку работа выполняется специалистами компании лучше по сравнению с рынком. Для проведения подобного анализа для ООО ПКФ «Гармония», были предприняты действия, описанные ниже. Для определения стратегической важности, необходимо ответить на главный вопрос – является ли передаваемая функция или процесс основным видом деятельности? Если является, то однозначно, эта задача носит высокий стратегический характер. Однако это не означает, что все остальные функции автоматически попадают в разряд низкой стратегической значимости. Экспертная оценка руководителя компании или иного компетентного лица, учитывающая все особенности деятельности конкретного предприятия, решает, куда отнести процесс. Для ООО ПКФ «Гармония» ведение бухгалтерского учета не является основной деятельностью. Учитывая тот факт, что предприятие является обособленным подразделением филиала г. Саров, то отчетность ООО ПКФ «Гармония» не составляется. Все результаты деятельности бухгалтеров фактически передаются в г. Саров, где бухгалтеры филиала проверяют правильность данных, формируют отчетность. Таким образом, несмотря на то, что ведение бухгалтерского учета является обязательным для Нижегородской компании, стратегическая важность задачи может быть классифицирована, как низкая. Чтобы сравнить эффективность выполнения функции или процесса с рыночными показателями, можно воспользоваться несколькими инструментами: во-первых, провести тестирование, результаты которого помогут выявить компетентность сотрудников, налаженность работы, эффективность оборудования и т. д.; во-вторых, проанализировать деятельность конкретных фирм – потенциальных аутсорсеров, предположив заранее, что эти компании в силу сосредоточенности на конкретном процессе, заведомо справляются со своими функциями лучше, чем рынок. Для ООО ПКФ «Гармония» был разработан тест, ответы на который дали руководитель компании, а также главный бухгалтер из г. Саров, кому подотчетны бухгалтеры подразделения. Тест разработан согласно методике, предложенной специалистами Санкт-Петербургской фирмы «Гориславцев и Ко», такую методику часто используют аудиторы для оценки системы внутреннего контроля предприятия. Таблица 26 – Тест для оценки эффективности организации и ведения бухгалтерского учета в ООО ПКФ «Гармония»
Продолжение таблицы 26
По данному тесту эффективность организации и ведения бухгалтерского учета определяется путем отношения количества ответов «да» к общему количеству вопросов, характерных для данной организации. Ответы «да», указанные в таблице 26, соответствуют положительным ответам, ответы «нет» - отрицательным. Эффективность рассчитывается по формуле (2):  (2)Эффективность организации и ведения бухгалтерского учета в ООО ПКФ «Гармония» составляет 50%. Будем считать, что при количестве положительных ответов в рамках 40-60%, степень эффективности можно определить как среднюю. Таким образом, бизнес-процесс «ведение бухгалтерского учета» попадает в 5-е поле матрицы аутсорсинга: низкая стратегическая важность + средняя эффективность выполнения процесса («так же, как рынок»). Это означает, что компании целесообразно передать на аутсорсинг ведение бухгалтерского учета. Подкрепим аналитический вывод расчетными данными. Расходы ООО ПКФ «Гармония» на отдел бухгалтерии представлены в таблице 27. 1) Заработная плата главного бухгалтера по ООО ПКФ «Гармония» составляет 35 000 рублей. Отчисления на социальное страхование (30%) 10 500 рублей. Отчисления на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (12 класс профессионального риска, страховой тариф = 1,3) – 455 рублей. Заработная плата бухгалтера составляет 28 000 руб. Отчисления на социальное страхование 8 400 рублей. Отчисления на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний = 364 рубля. 2) Амортизация двух компьютеров начисляется линейным методом. Первоначальная стоимость 1 компьютера составляет 56 000 рублей. Срок полезного использования равен 5 годам. Таким образом, ежемесячные расходы на амортизацию одного компьютера составляют: (56 000 / (5 * 12)) = 933 рубля. 3) Расходы на офисные принадлежности в среднем составляют 840 рублей в месяц. 4) Аренда помещения рассчитывается исходя из площади, занимаемой отделом бухгалтерии. Общая площадь арендуемого офиса составляет 140 кв. м. Площадь, занимаемая отделом бухгалтерии, равна 26 кв. м. Ежемесячная арендная плата, включающая в себя оплату коммунальных услуг, составляет 49 000 рублей. Таким образом, ежемесячные расходы на аренду офисной площади для отдела бухгалтерии, составляют: (49 000 / 140) * 26 = 9100 рублей. Таблица 27 – Расходы на содержание отдела бухгалтерии ООО ПКФ «Гармония»
Стоимость аутсорсинга ведения бухгалтерского учета представлена в таблице 28. Стоимость услуги рассчитана с учетом следующих факторов: компания находится на общем режиме налогообложения, количество сотрудников составляет 80 человек, в месяц осуществляется до 200 операций. Таблица 28 иллюстрирует альтернативы в выборе аутсорсера. В таблице приведены компании, чья информация о ценах на услуги представлена в открытом доступе на сайтах этих фирм. Таблица 28 – Выбор аутсорсера
На основании имеющихся данных о нижегородских аутсорсерах и ценах на их услуги, можно сделать выбор в пользу ГК «Лад». Компания имеет хорошую репутацию и осуществляет свою деятельность уже почти 20 лет. ООО ПКФ «Гармония» будет иметь выгоду в размере 65 975 руб. ежемесячно или 791 700 руб. ежегодно, если примет решение воспользоваться услугами аутсорсинговой компании. Таблица 29 – Основные показатели деятельности ООО ПКФ «Гармония» с учетом использования услуг аутсорсера
Таблица 29 иллюстрирует улучшение показателей при переходе на аутсорсинг. С применением услуг аутсорсера компания может сократить свои управленческие расходы в абсолютном выражении на 343 тысячи рублей. Число получено путем вычитания из первоначального значения показателя годовых расходов на отдел бухгалтерии, прибавления расходов на аутсорсинг и на доплату начальнику отдела кадров (дополнительная заработная плата – 60 тысяч рублей в год, о необходимости доплаты будет сказано ниже). В результате такого изменения прибыль от продаж вырастет на 343 тысячи рублей. Прибыль до налогообложения и чистая прибыль также возрастут. Рентабельность продаж увеличится с 3,67% до 4,35%. Точка безубыточности снизится, что является положительным моментом для компании: теперь для получения нулевой прибыли, фирме необходимо будет заработать 54 633 тысячи рублей, а не 56 045 тысяч рублей. Наконец, запас финансовой прочности увеличится на 1412 тысячи рублей. Проблемы, связанные с передачей бухгалтерского учета на аутсорсинг: Помимо преимуществ, имеющих количественное выражение и представленных в виде экономии на затратах, связанных с обслуживанием отдела бухгалтерии, существуют проблемы, которые могут возникнуть ввиду отсутствия бухгалтерии «под рукой». Во-первых, нельзя игнорировать психологический фактор. Исследуя организацию работы предприятия, можно увидеть, что компания построена на принципах старого порядка: все сотрудники хорошо знакомы, работают вместе более 10 лет, руководство и почти весь персонал старше 45-50 лет. Работа кажется настолько налаженной, что менять что-либо представляется психологически трудным шагом, учитывая к тому же недоброжелательное отношение руководства к кардинальным изменениям. Более того, по этическим принципам, вряд ли руководство решится уволить кого-то из бухгалтеров. Во-вторых, оперативность учета может быть подвержена снижению. Бывают ситуации, когда необходимо срочно получить данные по поставщикам или по наличию остатков материалов на складе. Собственная бухгалтерия способна предоставить такие данные в считанные минуты, в то время как быть на связи с внешними бухгалтерами представляется сложным. В-третьих, есть опасность того, что бухгалтеры аутсорсера некачественно выполнят свою работу. Подобный риск существует всегда – даже если компания подобрана тщательным образом. В-четвертых, появляется необходимость переложить ответственность за подпись первичной документации и передачу данных в аутсорсинговую компанию. Например, руководство может распределить обязанность подписи первичных документов между руководителями отделов, издав соответствующий приказ. Решением проблемы передачи данных аутсорсеру может стать использование компанией удаленного доступа, а сбор первичной документации и передача необходимой информации могут быть возложены на начальника отдела кадров – как показала практика, загруженность этого сотрудника составляет примерно 60% рабочего времени. Но в таком случае, появляется необходимость обучить этого сотрудника. К тому же придется повысить заработную плату на пять или семь тысяч за выполнение дополнительных функций. Да и риск того, что сотрудник неправильно занесет данные, или кто-то забудет поставить подпись в положенном месте, высок. Решение: Принимая управленческое решение по поводу передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг, необходимо руководствоваться не только экономическими показателями, но и учитывать ряд факторов, оказывающих влияние на работу предприятия в результате такого решения. Экономические расчеты показали, что выгода присутствует и предприятию удастся сократить свои издержки и как следствие повысить значения некоторых важных показателей – прибыли от продаж, чистой прибыли, рентабельности продаж, запаса финансовой прочности. Вместе с тем, как было указано выше, данное решение может дорого стоить компании в плане дезориентации в новых условиях и снижения эффективности работы. Таким образом, с одной стороны имеем улучшение финансового положения, с другой стороны – риски, по большей части сопряженные с психологическими моментами и неготовностью предприятия к кардинальным переменам. На наш взгляд, осуществляя последовательную политику в плане подготовки и обучения персонала, руководство может в итоге прийти к принятию решения о передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг. Но такой исход возможен, только если сама дирекция будет убеждена, что экономические выгоды перевешивают все остальные издержки, связанные с человеческим фактором. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||