Делопроизводство в кадровой службе предприятия. делопроизводство в кадровой службе предприятия
 Скачать 191.91 Kb.
|
|
Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив. Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив. Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке. В ООО «Птицефабрика Александровская» отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. Обязанности архивариуса совмещает секретарь референт птицефабрики, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив. Взаимодействие государственного архива с птицефабрикой осуществляется на договорной основе. В договоре закреплены принципы взаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и др. Птицефабрика может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: - прекращения деятельности; - нестабильности деятельности; - отсутствия условий для хранения документов; - желания самого предприятия. Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора предприятия. Заключение Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово- хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде». Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. Список использованной литературы 1.Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999. 2.Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга сервис», 2003. 3.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998. 4.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997. 5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984. 6.Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера» 7.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000. 8.Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих/ Минтруд России. – М.: «Экономические новости», 1998. 9.Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА –М,2000. 10.Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. –М..1998 11.Об утверждении «Временных методических рекомендация по аттестации государственных служащих» Письмо Министерства труда РФ от 033.08.93 № 1375- РБ 12. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. –М.,1997 Приложение №1 Утверждаю: Директор ООО «Птицефабрика Александровская» ___________Кузнецов А.Д. Должностная инструкция начальника отдела кадров | |Приложение № 13 | |ООО «ПТИЦЕФАБРИКА АЛЕКСАНДРОВСКАЯ» |УТВЕРЖДАЮ | | |Директор | |НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |ООО «Птицефабрика | |______________ № _____ |Александровская» | |П.ЯЙВА | | | |_____________ А.Д.Кузнецов | |На _______ год |«___»___________ 200_г. | | | |Кол-в| | | |Индекс |Заголовок |о |Срок |Приме| |дела |дела |дел |хранения |чание| |1 |2 |3 |4 |5 | |Управление делами | |Отдел кадров | |ОК-01 |Личные дела сотрудников | |75 лет - «В» | | | | | |ст.498в | | | |Личные дела | | | | |ОК-02 |сотрудников-совместителей (или | |5 лет | | | |работающих по трудовым | | | | | |соглашениям, договорам ГП) | | | | |ОК-03 |Личные дела уволенных сотрудников| |75 лет - «В» | | | | | |ст.498в | | | |Личные карточки работников (Т – | |75 лет ЭПК | | |ОК-04 |2) | |ст. 189 | | | |Подлинные личные документы | | |Не | |ОК-05 |рабочих и служащих (трудовые | | |востр| | |книжки, дипломы, аттестаты и др.)| |До |ебова| | | | |востребования |нные | | | | | |– не | | | | | |менее| | | | | |50 | | | | | |лет | | |Приказы по личному составу (о | | | | |ОК-06 |приеме на работу, переводе, | |75 лет | | | |увольнении, длительных | |ст.19б | | | |командировках) | | | | | |Документы, являющиеся основанием | | | | |ОК-07 |к приказам по кадрам (заявления,| |3 года | | | |справки, докладные записки др.) | |ст.429 | | |ОК-08 |Трудовые договоры | |3 года | | |ОК-09 |Трудовые соглашения | |3 года | | | |Договоры гражданско-правового | | | | |ОК- 10 |характера | |3 года | | |ОК-11 |Документы табельного учета | |3 года | | |ОК-12 |Должностные инструкции работников| |3 года после | | | |предприятия | |замены новыми | | |ОК-13 |Положения о службах и отделах | |3 года после | | | |организации | |замены новыми | | | |Переписка с организациями о | |5 лет ЭПК | | |ОК-14 |подготовке, переподготовке и | |ст.2С | | | |повышении квалификации кадров | | | | |ОК-15 |Бланки документов по оформлению | |До минования | | | |приема и увольнения сотрудников | |надобности | | |ОК-16 |Служебные записки | |1 год | | |ОК-17 |Штатное расписание и структура | |Постоянно | | | |организации | |ст. 52 а | | |ОК- 18 |Книга учета приема, перемещения, | |75 лет | | | |увольнения работников | |ст.508 | | |ОК- 19 |Книга учета выдачи и движения | |50 лет | | | |трудовых книжек и вкладышей к ним| |ст.526а | | |1 |2 |3 |4 |5 | |ОК-20 |Журнал регистрации приказов по | |5 лет | | | |кадрам | | | | |ОК-21 |Журнал регистрации приказов по | |75 лет | | | |личному составу | | | | |ОК-22 |Журнал регистрации распоряжений о| |5 лет | | | |предоставлении отпуска без | | | | | |сохранения заработной платы | | | | |ОК-23 |Журнал регистрации листков | |3 года | | | |нетрудоспособности | | | | Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году. Долговременного хранения: Временного хранения: Итого: |Начальник отдела кадров |__________________И.О.Ф. | | | | |________И.О.Ф. | | | | | |ООО «ПТФ«Александровская» |УТВЕРЖДАЮ | |Должностная инструкция |Директор________А.Д.кузнецов | |Начальника отдела кадров |«_____»_________200_г. | |«___»__________200_ г. | | 1. Общие положения 1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров. 1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование. 1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией. 1.4. Секретарь должен знать: организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета 1.5. Секретарь должен уметь: - работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel - печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту. 2. Основные задачи и функции Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ: 2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству. 2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству. 2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение. 2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора. 2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов. 2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел. 2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах. 2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов. 2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку. 2.10. Выполняет копировальные работы. 2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения. 2.12. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи. 2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения. 2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства. 2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя. 2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его заместителю и начальникам производств). 2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству. 2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота. 2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию. 20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи. 21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании. 22. Протоколирует совещания и заседания. 3. Обязанности 3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан: 3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации. 3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства. 3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству. 3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию. Обеспечивать сохранность документов. 4. Права Секретарь имеет право: 4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов. 4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками. 4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору. 5. Ответственность Секретарь несет административную ответственность за: 5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов 5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации 5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей. 5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации. 5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. 6. Взаимосвязи по должности |