Билеты. Обеспечение сохранности док-ов. Экзаменационный билет 1 Вопрос 1. Организации хранения документов
 Скачать 0.53 Mb.
|
|
Экзаменационный билет № 1 Вопрос №1. Организации хранения документов. Док-ты должны хранится в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками на окнах 1 этажа, дверные замки должны быть укрепленные. Окна защищают спец.остеклением или плотной тканью. Светильники должны быть закрытого типа. Обязательно должны быть первичные средства пожаротушения (огнетушители, брезент, песок). Док-ты большого формата (карты, чертежи, планы) хранятся на спец.стеллажах с горизонтальными или вертикальным подвесным хранением. Практическое задание. Заполнить книгу выдачи документов.
3 (три) ед. хр.
Вопрос №2. История архивной службы России. Федеральная архивная служба России является правопреемницей архивных администрации Советского Союза и РСФСР, существовавших в советское время. Административные и архивные функции Роскомархива по отношению к вновь образованным архивам федерального уровня были закреплены в Постановлении Правительства от 24 июня 1992 г. Оно определяло, что Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив) является федеральным органом государственного управления, который осуществляет государственную политику в области архивного дела. Это Постановление также подтвердило реорганизацию сети государственных архивов федерального уровня, находящихся в прямом подчинении Роскомархива, а четыре из них получили определение «центров»", хотя они функционировали как архивы. Президентский указ 1992 года преобразовывал Роскомархив в Государственную архивную службу России (Росархив). «Основы законодательства» стали первым в истории России архивным законом в 1993 году. Современный статус государственных и негосударственных архивов России, вопросы организации их комплектования, хранения, учета и использования документов были регламентированы в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», которое утверждено указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г.. Тогда же было принято новое «Положение о Государственной архивной службе России» как органе, осуществляющем государственную политику в области архивного дела. В соответствии с указом от 14 августа 1996 г. Росархив был переименован в Федеральную архивную службу России. Новые «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», изданные Росархивом, были зарегистрированы в Министерстве юстиции в конце декабря 1998 г. Они включили в себя правила доступа, копирования документов, а также условия работы во всех архивах России. В настоящее время она состоит из четырнадцати архивов, тринадцать из которых находятся в Москве и Санкт-Петербурге. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ) после переезда из г. Томска теперь базируется во Владивостоке. Указом Президента Российской Федерации «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.04. № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство. Практическое задание. Составить схему подчиненности архивов. Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела - Государственную архивную службу России, ее органы и учреждения. В систему Государственной архивной службы России входят: а) государственные органы управления архивных делом республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов; б) архивные учреждения: федеральные государственные архивы и центры хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе Российской Федерации, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов; в) научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность. Экзаменационный билет № 2 Вопрос №1. Создание и соблюдение нормативных правил хранения документов. Помещения архива рекомендуется оборудовать охранной и пожарной сигнализацией. Наружные двери архивохранилищ должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. По окончании рабочего дня они опечатываются и пломбируются. На те окна, расположение которых позволяет доступ извне, должны быть установлены распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром. В рабочее время двери хранилища должны быть закрыты на ключ. Основным противопожарным оборудованием архивов являются порошковые или углекислотные огнетушители. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест работников архива и создать все необходимые условия для исполнения ими служебных обязанностей. Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются тележки и легкие устойчивые стремянки. На случай возникновения чрезвычайного происшествия разрабатывается план эвакуации и укрытия документов. Если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, затопление, злоумышленное проникновение посторонних лиц в архив), немедленно составляется акт. Проводится проверка наличия и физического состояния документов архива. Итоги работы комиссии оформляются актом. Практическое задание. Заполнить карточку постеллажного пофондового топографического указателя.
Вопрос №2. Государственная архивная служба РФ. Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации. Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов - основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. Основными задачами Федеральной архивной службы России являются: 1) организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации; 2) анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей; 3) разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации; 4) развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; 5) координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования; 6) контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела; 7) ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц; 8) осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства. Практическое задание. Составить схему сети государственных архивов. Федеральные государственные архивы России (РГА), хранящие комплекты документов общероссийского значения и подчиняющиеся Росархиву. 1. Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) 2. Российский государственный архив древних актов (РГАДА) 3. российский государственный исторический архив (РГИА) 4. Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ) 5. Российский государственный архив экономики (РГАЭ) 6. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) 7. Российский государственный военный архив (РГВА) 8. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ) 9. Российский государственный архив научно-техническо й документации РГАНТД) 10. Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД г.Самара) 11. Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД) 12. Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) 13. Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) 14. Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) Экзаменационный билет № 3 Вопрос №1. Температурно - влажностный режим архива. В архиве должен соблюдаться температурно-влажностный режим: температура – 18 – 20 градусов С влажность – 50-55% Пленочные носители требуют более жестких условий хранения и низких температур, поэту архивохранилища комплектуются приборами измерения температуры и влажности. Практическое задание. Составить архивную справку.  Вопрос №2. Функции Государственной архивной службы. ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива; учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива; организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования; организует работу по составлению номенклатуры дел организации; оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами; участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива. Практическое задание. Составить примерное положение об архивной службе в негосударственной организации. ПОЛОЖЕНИЕ Об архиве 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с действующим законодательством и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ "_____________" создается Архив. 1.3. Архив документов организации (далее - Архив) является самостоятельным структурным подразделением / входит в состав иного структурного подразделения. 1.4. Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения - в зависимости от организационной структуры управления). 1.5. Возглавляет архив заведующий, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.. 2 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ 2.1. Комплектование архива документами. 2.2. Учет и обеспечение сохранности документов. 2.3. Обеспечение использования документов. 2.5. Осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях - источниках комплектования архива. 3 ФУНКЦИИ 3.1. Принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива. 3.2. Учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов.. 3.3. Обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел. 4 ПРАВА 4.1. Анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях - источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации. 4.2. Требовать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии. 4.3. Запрашивать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива необходимые для работы сведения. 4.4. Вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела. 5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. Архив взаимодействует: со всеми структурными подразделениями по вопросам: - передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; 5.2. С канцелярией по вопросам: - ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив); - получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию; 5.3. Со службой документационного обеспечения управления (ДОУ): - осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации. 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на архив задач и функций несет заведующий архивом. Экзаменационный билет № 4 Вопрос №1. Обеспечение физико - химической сохранности документов Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов. В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.) Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе. Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами: 1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты; 2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку; 3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы. Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения. Практическое задание. Составить опись документов.  Вопрос №2. Функции Государственной Архивной службы. Использование документов государственных и ведомственных архивов в интересах общества. ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива; учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива; организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования; организует работу по составлению номенклатуры дел организации; оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами; участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива. Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы. Практическое задание. Составить примерное положение об архивной службе в государственном учреждении. ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ, 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях 1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение. 1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы. Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами. 1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива. 1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим Положением. 1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения. 1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы. 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА В архив поступают: 2.1. Законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу <*>. 2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников <*>. 2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации <*>. 2.5. Служебные и ведомственные издания. 2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива. 3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА 3.1. Основными задачами архива являются: 3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения. 3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве. 3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ. 3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения. 3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения. 3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения. 3.2.10. Ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме. 3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации. 4. ПРАВА АРХИВА Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения. 4.2. Запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ 5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций. Экзаменационный билет № 5 Вопрос №1. Средства хранения документов. Для хранения документов применяют первичные и вторичные средства хранения. Первичные средства хранения документов. Роль первичных средств во время хранения заключается в защите документов от влияния внешних факторов (солнечных лучей, пыли, влаги, микроорганизмов) и механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения средства должны отвечать следующим основным требованиям: газо- и влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огнестойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения. Для их изготовления применяют пять основных типов материалов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы. Различают следующие виды первичных средств хранения: коробки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в картонных коробках и папках. Картонные коробки являются наиболее дешевым и распространенным видом упаковок документов во всех архивах. Однако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые дефекты в виде царапин, потертостей и т. д. Кроме того, при длительном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов. Вторичные средства хранения. Одной из важнейших деталей оборудования для хранения являются стеллажи. Для нормального функционирования хранилищ и обеспечения надлежащей сохранности документов прочность конструкций стеллажей и удобство пользования ими имеют существенное значение. Уже в процессе проектирования нового здания архива необходимо предусматривать, какой тип стеллажей будет в нем установлен. Гибкость планировки и помещений хранилища должна также позволять в будущем без особых сложностей заменить устаревшие конструкции на более современные и рациональные. Хранилища документов в большинстве случаев оснащены, как правило, стальными стеллажами. Практическое задание. Составить архивную справку. АРХИВНАЯ СПРАВКА
Москва
В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов “Росхлебопродукт”, в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель – декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера. Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 – 106. Справка выдана для предоставления по месту работы.
Вопрос №2. Структура Государственной архивной службы. Современная структура Государственного архива Российской Федерации была введена в 1992 году при создании архива и закреплена Положением о ГА РФ Структурные подразделения ГА РФ включают: • Научный совет; • Методическая комиссия; • Экспертно-проверочная комиссия; • Комиссия по вопросам обеспечения сохранности; • Комиссия по определению степени секретности документов Центр комплектования документами; • Научно-информационный центр; • Центр изучения и публикации документов. Практическое задание. Составить приказ о составе экспертной комиссии. Наименование организации ПРИКАЗ 10.01.2015 № 1 О создании экспертной комиссии В целях проведения экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством, руководствуясь Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом № 35 от 01.12.2014 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать экспертную комиссию в составе: председатель комиссии: _______________ директора ООО члены комиссии: _____________, главный бухгалтер ______________, секретарь ______________, архивист 2. Экспертной комиссии: 2.1. Провести экспертизу ценности документов ООО, законченных делопроизводством, в том числе: выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых по состоянию на 01.01.2014 года, истекли 2.2 Экспертизу ценности документов закончить к _________ 2.3. Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, произвести в срок до___________ 2.4. Оказывать методическую помощь руководителям структурных подразделений по вопросам определения сроков хранения документов, законченных делопроизводством. 3. Руководителям структурных подразделений провести экспертизу ценности документов подведомственных подразделений. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на председателя экспертной комиссии. Директор ______________ Экзаменационный билет № 6 Вопрос №1. Топографирование. В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище. Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов. Практическое задание. Составить должностную инструкции архивиста. Должностная инструкция архивариуса (архивиста) УТВЕРЖДАЮ Директор ООО______ ________________И.О.Ф. «________»_____________ ____ г. 1. Общие положения 1.1. Архивариус (архивист) относится к категории технических специалистов. 1.3. Архивариус (архивист) подчиняется непосредственно заведующему архивом. 1.6. Архивариус (архивист) руководствуется в своей деятельности: — законодательными актами РФ; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; — приказами и распоряжениями руководства; — положением об архиве; — настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности архивариуса (архивиста) Архивариус (архивист) выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. 2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. 2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив. 2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. 2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. 2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. 2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. 2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Архивариус (архивист) имеет право: Права архивариуса (архивиста): 3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению. 3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. Вопрос №2. Осуществление сохранности документов (требования к помещению архива). Архив должен быть в специально построенном или приспособленном для хранения документов помещениях. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, серых, не отапливаемых, без вентиляции помещений. Под архив должно быть предоставлено неколько помещений основного значения: для хранения документов, для приема, временного размещения акклиматизации документов, рабочие комнаты сотрудников. Помещения должны быть пожаробезопасны, гарантированы от затопления и иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих труб, электропроводка должна быть скрытой, рубильники – вне помещений хранилища. Практическое задание. Составить приказ о назначении на должность архивиста. ООО _______________ от _________________ № 5-л/с Приказ В целях организации делопроизводства и работы архива, систематизации документов и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить на должность архивиста Ивановну Екатерину Ивановну, с должностным окладом в размере 10000 (десять тысяч) рублей 2. При осуществлении деятельности по хранению документов руководствоваться Положением "Об архиве", нормативно-правовыми актами, регламентирующими архивное дело. Директор __________ Экзаменационный билет № 7 Вопрос №1. Понятие первичной реставрации и консервации архивных документов. Реставрационно-консервационная обработка – комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов. В условиях архива это может быть: - заделка разрывов листов, укрепление полей, подклейка выпавших листов; - воспроизведение документов с целью создания страховоого фонда копий и фонда пользования; -фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями; - переплет, - обеспыливание и ламинирование документов. Практическое задание. Заполнить карточку постеллажного пофондового топографического указателя.
Вопрос №2. Осуществление сохранности документов (требование к сотрудникам архива). Основные требования к архивариусу (архивисту): Знание нормативных актов, положений, инструкций по ведению архивного дела. Знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота). Навыки работы с офисной техникой. Умение работать с большими объемами информации. профильное образование. Грамотная устная и письменная речь. Практическое задание. Провести экспертную оценку предложенного документа. Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для постоянного хранения. Критерии:-оценка происхождения (роль и место организации в системе государст.управления или конкретной отрасли, значимости выполнения функций, время и место создания документа. –содержание (значимость события, отраженного в док-те, значение содержащейся информации, ее повторения в др.док-тах, целевое назначение, вид и разновидность док-та. –внешние оосбенности док-та (юридическая достоверность-наличие подписей, дат, печатей, резолюций, особенности передачи текста, материальная основа док-та и ео физическое состояния. Основная задача-определение значимости док-та для его собственника и срока в течении которого он будет сохранять свою ценность Экзаменационный билет № 8 Вопрос №1. Содержание реставрации и консервации документов. при обнаружении док-ов с физическими дефектами основы или теста они регистрируются в спец.журнале или картотеки учета физического состояния док-та. Определяют мерв по ликвидации эти дефектов, реставрации и консервации. спец.обработку док-ов проводят с целью: -устранения причин ускоренного старения и разрушения док-ов; -восстановление документальной информации на более устойчивых носителях. Виды спец.обработки док-ов: дезинфекц, дезинсекция, деротизация Практическое задание. Составить опись документов личного дела.  Вопрос №2. Ведомственные архивы. Понятие. Виды. Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. На хранение в ведомственный архив поступают. · законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений; · фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу); · документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет); · личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях; · служебные и ведомственные издания; · страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий; · научно-справочный аппарат к документам архива. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения документов ГАФ могут создаваться ведомственные архивы следующих видов: 1.Архив организации, хранящий документы только данной организации. В организациях, в процессе деятельности которых создаются кинофотофонодокументы, научно-техническая и машиночитаемая документация, могут создаваться, кроме архива управленческой документации, специальные архивы для хранения научно-технической документации (отделы, бюро, службы), для хранения кинофотофонодокументов (фильмотеки, фототеки, фонотеки) и архивы для хранения машиночитаемой документации (архивы вычислительных центров); 2.Центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; 3.Центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; 4. Объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности; 5.Объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем). Практическое задание. Заполнить внутреннюю опись предложенного дела.  Экзаменационный билет № 9 Вопрос №1. Порядок выдачи дел из архива. . Дела выдаются из хранилищ: для использования работниками организации; для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований; во временное пользование для других организаций; для проведения архивных работ с документами; для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов. 4.5.2. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий: 1 месяц для использования работниками организации; 1 месяц для использования документов в читальном зале; 3 месяца во временное пользование для других организаций; 6 месяцев для экспонирования документов. Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов. Практическое задание. Составить карточку - заместитель дела. (наименование организации) КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА Дело (№ и название) Опись (№ и название) Фонд (№ и название) Выдано во временное пользование (читальный зал):
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||