Билеты. Обеспечение сохранности док-ов. Экзаменационный билет 1 Вопрос 1. Организации хранения документов
 Скачать 0.53 Mb.
|
Передача документов на государственное хранениеВ ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др. На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями. Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел. Важно: работы по подготовке к сдаче документов в государственный архив оплачивает организация, которая осуществляет передачу документов. Конец формы Практическое задание. Составить схему подчиненности архивов. Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела - Государственную архивную службу России, ее органы и учреждения. В систему Государственной архивной службы России входят: а) государственные органы управления архивных делом республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов; б) архивные учреждения: федеральные государственные архивы и центры хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе Российской Федерации, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов; в) научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность. Экзаменационный билет № 11 Вопрос №1. Создание материально - технической базы хранения документов. Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.); комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения). Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива. Практическое задание. Составить архивную справку. Вопрос №2. Ведомственные архивы. Функции комплектования, обеспечения сохранности документов. Функция комплектования архива. 1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций - источников комплектования рассматривается ЭК учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации. 2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям. Функция обеспечения сохранности документов. 1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий. 2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел. 3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда. Практическое задание. Составить акт об увеличении срока хранения документов. не проходили!!! Экзаменационный билет № 12 Вопрос №1. Требования к зданиям и помещениям архива. Помещения архива рекомендуется оборудовать охранной и пожарной сигнализацией. Наружные двери архивохранилищ должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. По окончании рабочего дня они опечатываются и пломбируются. На те окна, расположение которых позволяет доступ извне, должны быть установлены распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром. В рабочее время двери хранилища должны быть закрыты на ключ. Основным противопожарным оборудованием архивов являются порошковые или углекислотные огнетушители. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест работников архива и создать все необходимые условия для исполнения ими служебных обязанностей. Практическое задание. Составить опись документов. ОПИСЬ документов
Вопрос №2. Ведомственные архивы. Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве. 1. Архив организации является основным каналом связи между госархивом и учреждением - источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль за организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь. 2. Заведующий архивом как член ЭК проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях. 3. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел. 4. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях. 5. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела и проставляться на обложках сроки хранения. 6. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь. Практическое задание. Составить схему подчиненности архивов. Экзаменационный билет № 13 Вопрос №1. Оформление заказов на выдачу дел. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами: заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации (наименование организации) (название архива)
на выдачу документов (фамилия и инициалы исследователя, работника структурного подразделения) (тема исследования)
актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел. Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования Практическое задание. Составить карточку постеллажного пофондового топографического указателя. Вопрос №2. Ведомственные архивы. Функции контроля и методической помощи архивом подведомственных организаций. Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет. 1. Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п. 2. Совместно с работниками делопроизводственной службы ведущей организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления заверительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы. 3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов. 4. Работники архива участвуют в разработке методических пособий для учреждений системы. 5. Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций. Практическое задание. Составить схему сети государственных архивов. Экзаменационный билет № 14 Вопрос №1. Анализ организации хранения документов образовательного учреждения. не прходили! Практическое задание. Составить карточку - заместитель дела. Наименование предприятия Наименование структурного подразделения | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||