Билеты. Обеспечение сохранности док-ов. Экзаменационный билет 1 Вопрос 1. Организации хранения документов
 Скачать 0.53 Mb.
|
Карта заместитель делаДело ___________________________________________________________ (номер и название) Выдано во временное пользование
Вопрос №2. Сеть государственных архивов. Все государственные архивы страны делятся на две группы: архивы, осуществляющие постоянное хранение документов АФ, или архивы с постоянным составом документов, архивы, осуществляющие временное хранение документов, или архивы с переменным составом документов. Государственными архивами с постоянным составом документов являются: Федеральные государственные архивы России, хранящие комплекты документов общероссийского значения и подчиняющиеся Росархиву. Таких архивов семнадцать: Государственный архив Российской Федерации (образован на базе бывших ЦГАОР СССР и ЦГА РСФСР), Российский государственный архив древних актов (РГАДА), Российский государственный исторический архив (РГИА), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ), Российский государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ, Российский государственный научно-технический архив (РЕНТА), Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД), Российский государственный архив кинофотодокументов, Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории, Центр хранения современной документации, Центр хранения документов молодежных организаций, Центр хранения историко-документальных коллекций. Центр хранения страхового фонда. ЦГА республик, входящих в РФ, и их филиалы, хранящие документы разных эпох и находящиеся в подчинении архивных управлений (отделов) республик; ГА краев и областей и их филиалы, национальных областей и округов хранят документы разных эпох (в большинстве случаев) или только советского периода (архивы национальных областей и округов). Практическое задание. Составить схему примерное положение об архивной службе в негосударственной организации. Экзаменационный билет № 15 Вопрос №1. Нормативные правила хранения документов. Основные правила хранения архивных документовСуществует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы. Рассмотрим некоторые из них: 1. Световой режим.В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение. Для этого необходимо придерживаться следующих правил: Документы не должны попадать под прямой солнечный свет; Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания; Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью; По возможности изолировать помещение от дневного света. 2. Температурно-влажностный режим.В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер. 3. Санитарно-гигиенический режим.В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила: Обеспечить герметичность хранилища; Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках; Периодически проводить влажную уборку внутри помещения; Проветривать помещение. 4. Охранный режим.Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность. Практическое задание. Составить архивную справку .  Вопрос №2. Федеральные государственные архивы. Государственный архив это - государственное учреждение, финансируемое из федерального бюджета. Выполняет множество различных функций некоммерческого характера в сотрудничестве с органами власти, общественными, государственными, научными, культурными и иными организациями и гражданами. В установленных законом пределах, архив осуществляет правомочия по пользованию, владению, и распоряжению определенной части документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет их хранение в постоянном режиме охраняемости и использования, обеспечивает целостность исторически сложившегося комплекса документальной информации, их доступ для пользования Основными задачами и функциями Государственного архива являются: формирование, обеспечение и организация, сохранности в использовании Архивного фонда Российской Федерации анализирование состояния архивного дела, изучение закономерности и тенденций развития, определение концепций и стратегий в развитии и учето региональных особенностей разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации формирование и улучшение совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, а так же государственной системы делопроизводства и унифицированных порядков документа курирование деятельности федеральных государственных архивов, и иных организаций и оснащение их беспрерывного функционирования контроль за следованием законодательства Российской Федерации в зоне архивного дела ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и оснащение информацией о его содержании и составе органов государственной власти, юридических и физических лиц осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства Главными функциями является сохранность его информационных документов. Для выполнения этой функции осуществляется огромный комплекс работ: экспертиза ценности документов, которая обеспечивает своевременное поступление на хранение из ведомственных архивов наиболее ценных документов, в составе экспертной комиссии, научной общественности, ряда учреждений, с разработкой перечней документов с сроками сохранности; мероприятий, обеспечивание пополнением АФ РФ документальными памятниками историй и культуры, которые находятся в собственности граждан и общественных организаций; организация строительства новых хранилищ, которые будут внедрять новые технологии. С проблемами организации хранения информационных документов АФ связана функция Росархива и других архивных фондов. С работой по укомплектовыванию государственных архивов и по организации хранения информационных документов взаимосвязан учет документов. Архивные органы ведут пофондовый учет документов, находящихся на хранении в государственных архивах, и сводный учет по ведомственным архивам, и также учет наиболее ценных документов негосударственной части АФ. Росархив воплощать в действительность государственный централизованный учет документов АФ, в целях улучшения и увеличения информативности какового в центральном фондовом каталоге главка вводится автоматизированная организация научно-технической информации. Одной из ключевых функций Росархива прибывает разработка правил и других нормативных документов, регламентирующих деятельность государственных и ведомственных архивов. Правила и другие нормативные документы прибывают обязательными для госучреждений всей страны. Республиканские, краевые и областные архивные органы также разрабатывают инструкции и другие различные пособия, но на базе основополагающих правил и в границах своей компетенции. Практическое задание. Составить примерное положение об архивной службе в государственной организации. 1. Общие положения1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях[*]. 1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. 1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы. Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами. 1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива. 1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением. 1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы. 2. Состав документов архиваВ архив поступают: 2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;[**] 2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;[**] 2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;[**] 2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив; 2.5. служебные и ведомственные издания; 2.6. научно-справочный аппарат к документам архива. 3. Задачи и функции архива 3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения; 3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве; 3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ; 3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения; 3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции: 3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ; 3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение; 3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ; 3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел; 3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива; 3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве; 3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения; 3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения; 3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения; 3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме; 3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации. 4. Права архива Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения. 4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций. 5. Ответственность заведующего архива Зав.архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций Экзаменационный билет № 16 Вопрос №1. Составление описи особо ценных документов. Опись особо ценных дел – документ, содержащий в себе перечень особо важных дел, позволяющий надлежащим образом вести их учет, а так же посредством использования данной описи существует возможность ускоренного поиска необходимого документа. Опись особо ценных дел составляется на каждый фонд по мере выявления таких дел. Опись может составляться на дела одной описи фонда или сразу нескольких, в зависимости от количества соответствующих особо ценных дел. Следует иметь в виду, что нумерация дел здесь может вестись до любого четырехзначного числа в случае договоренности с соответствующим государственным архивом. После этого опись считается законченной и соответственно - заводится новая опись. К описи в обязательном порядке составляется титульный лист. Особенностью фиксирования особо ценных дел в описи является отображение отметки «ОЦ» напротив каждого такого дела. Обязательное количество экземпляров документа – четыре. При передаче документов на государственное хранение три экземпляра данной описи передаются в соответствующий государственный архив. В случае, если организация имеет собственный архив достаточно составления одного экземпляра данного документа. Опись подписывается руководителем архива (или же иным уполномоченным должностным лицом) с обязательной расшифровкой их подписей. УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации
В данную опись внесено особо ценных дел, (цифрами и прописью)
литерные номера: пропущенные номера: Из них имеют страховые копии дел. (цифрами и прописью)
Практическое задание. Составить акт о выделении документов к уничтожению. Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.  Вопрос №2. Сроки хранения различных видов документов. По срокам хранения: документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет); документы временного хранения (хранятся менее 10 лет); документы постоянного хранения. Срок хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения. Практическое задание. Составить приказ о составе экспертной комиссии. Наименование организации ПРИКАЗ 10.01.2015 № 1 О создании экспертной комиссии В целях проведения экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством, руководствуясь Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом № 35 от 01.12.2014 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать экспертную комиссию в составе: председатель комиссии: _______________ директора ООО члены комиссии: _____________, главный бухгалтер ______________, секретарь ______________, архивист 2. Экспертной комиссии: 2.1. Провести экспертизу ценности документов ООО, законченных делопроизводством, в том числе: выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых по состоянию на 01.01.2014 года, истекли 2.2 Экспертизу ценности документов закончить к _________ 2.3. Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, произвести в срок до___________ 2.4. Оказывать методическую помощь руководителям структурных подразделений по вопросам определения сроков хранения документов, законченных делопроизводством. 3. Руководителям структурных подразделений провести экспертизу ценности документов подведомственных подразделений. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на председателя экспертной комиссии. Директор ______________ Экзаменационный билет № 17 Вопрос №1. Создание страхового фонда и фонда пользования. Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда. Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов Архивного фонда Российской Федерации, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов. Фонд пользования создается: - одновременно с созданием страхового фонда; - целевым порядком на наиболее используемые документы; - в процессе других работ, в том числе по рассекречиванию документов, организации их использования. Очередность страхового копирования определяется ценностью и информационной значимостью документов, физическим состоянием и интенсивностью обращения к ним. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные кино- и фотодокументы, фотодокументы на стеклянной основе. Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с правилами выдачи документов из хранилищ. При этом проверяется их физическое состояние, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки. Страховое копирование проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи, которая копируется перед ними. Страховому копированию подлежат все документы единицы хранения. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново. Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами. Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых документов в течение всего времени нахождения документов в лаборатории. Типы страховых копий документов. Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм) 1 - го поколения, изготовленная на фотографической галогеносеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа. Комплект и состав фонда пользования Фонд пользования, изготовленный в результате работ по страховому копированию документов, создается в обязательном комплекте. Обязательный комплект фонда пользования включает: - для документов на бумажной основе - одна микроформа 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленная с негативной микроформы 1-го поколения, и одна микроформа 3-го поколения, изготовленная с микроформы 2-го поколения; - для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив; - для кинодокументов - одна позитивная совмещенная копия, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в формате Betacam; - для фонодокументов - одна копия на магнитной ленте шириной 6,25 мм; - для видеодокументов - одна копия в формате VHS. Порядок включения в фонд пользования копий документов, созданных в процессе других видов работ, определяется архивом.В фонд пользования включаются, как правило, копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок документов. Проверка наличия и состояния и технический контроль страхового фонда и фонда пользования. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков. Изготовитель страховых копий должен гарантировать соответствие всех выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию. Все страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копии страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами). При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально - техническое состояние копий. Практическое задание. Составить опись документов личного дела. Внутренняя опись личного дела Менеджера по продажам ООО «Эксперт-С» Иванова В.Н.
Итого 5 (пять) Документов  (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи 1 (один)  (цифрами и прописью)
Вопрос №2. Архивная служба Самарской области. Основные архивы г.о. Самара. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||