Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего
 Скачать 0.52 Mb.
|
|
Несмотря на то, что на первом этапе внедрение системы Клондайк более экономически выгодно, для компании АО «Газсервис» было выбрано решение внедрения SRM системы «Mercado», так как именно она соответствует всем поставленным условиям руководства отдела МТС и не подразумевает дополнительных трат на следующих этапах. Выбор в пользу SRM «Mercado» был сделан также в силу того, что данная Cистема, в первую очередь, предназначена для малого и среднего бизнеса, взаимодействие с ней не требует наличия ЭЦП и разработки специальных регламентов и документации. Для ее внедрения не требуется установка дополнительного ПО, Cистема доступна с любого компьютера, подключенного к сети Интернет, но требуется базовое обучение персонала. Также эта Система имеет базу поставщиков России и стран СНГ, которая постоянно расширяется и пополняется. Рассмотрим функционал SRM системы «Mercado». С помощью нее можно: создавать свои базы поставщиков; вносить и управлять данными о поставляемой номенклатуре поставщиков, используя при необходимости автоматическую классификацию Системы или создавая собственную классификацию на основе товарных групп каталога; автоматически обрабатывать заказы; использовать систему автоматической отправки запросов и сбора предложений; обеспечивать многопользовательский доступ к Системе для работы с запросами и предложениями; поддерживать сервис коммуникации и обмена файлами с поставщиками для упрощения и ускорения переговоров; систематизировать данные для анализа полученных предложений; публиковать заказ для проведения открытых процедур поиска поставщиков и приглашать поставщиков для участия; получать уведомления о событиях и необходимых действиях для участников Системы; сохранять полученную информацию и историю действий при закупках. Далее рассмотрим, как применить функционал Системы для предотвращения недостатков действующей закупочной системы АО «Газсервис».
На этапе анализа закупочной системы АО «Газсервис» были выявлены основные пробелы, возникающие по ходу планирования, совершения закупок и их контроля. Рассмотрим, как SRM «Mercado» поможет оптимизировать каждый из этапов. Модуль планирования закупок будет отвечать за регистрацию, согласование, консолидирование заказов, анализ и прогнозирование потребностей, формирование плана-графика закупок. Основным пробелом этапа непосредственно закупки является поиск поставщиков, лучших условий поставки и выгодных цен. Система позволит совершать коммуникацию заказчика с поставщиком, позволяя в оперативном режиме получать важную информацию (изменения в условиях поставок, описание новых товаров и пр.). Ниже приведен сравнительный анализ способов закупки (таблица 6) и наглядно представлены преимущества от автоматизации этого процесса с помощью SRM системы. Таблица 6 – Сравнительный анализ способов закупки
Продолжение таблицы 6
Модуль контроля в Системе оснащен системой контроля исполнения договоров, позволяющей автоматизировать документооборот компании, эффективно организовывать работу по согласованию и контролю условий договора. Календарь помогает спланировать работу и не пропустить сроки. Система контроля исполнения договоров отвечает также за следующие бизнес-процессы: Платежный контроль – своевременное формирование платежа в суммах, в соответствии с условиями договора. Результат – отчеты по исполнению платежного контроля. Контроль сроков выполнения – контроль работ, услуг, поставок, отгрузок в разрезе стадий, зафиксированных в договоре, либо принимаемых сторонами в качестве существенных промежуточных результатов по договору, влияющих на дальнейшее исполнение обязательств. Результат – регулярные отчеты по выполнению договорных сроков, а также отчеты о качестве принимаемых товаров и услуг. Контроль физических параметров по договору – проверка соответствия условиям договора объемных показателей доставленных материалов. Результат – отчет по выполнению зафиксированных в договоре объемных показателей. Контроль качества – контроль качества при приемке товаров на склад (входной контроль качества), контроль качества принимаемых услуг (супервайзинг), контроль качества хода строительных работ (технический надзор). Выполняется различными функциональными подразделениями компании по профилю своей деятельности. Результат – отчет по выполнению зафиксированных в договоре качественных показателей. При автоматизации и переводе процессов согласования и контроля в электронный вид, компания АО «Газсервис» существенно упростит контроль процессов для лиц, принимающих решения, повысит точность принимаемых решений и перераспределит высвободившееся время, затрачиваемое на ведение бумажного документооборота. Основными экономическими показателями, на которые влияет внедрение SRM сиcтемы «Mercado» в АО «Газсервис», являются: трудозатраты сотрудников отдела материально-технического снабжения; экономия на закупках, вследствие получения более выгодных коммерческих предложений за счет привлечения всех поставщиков из базы и повышения конкурентности закупок; количество ошибок при ручном вводе информации в карточки поставщика; экономия ресурсов за счет внедрения безбумажной технологии документооборота. Некоторые показатели характеризуются также временем, затраченным на их грамотное исполнение. Внешнее окружение требует принятия объективных и правильных решений по всем срочным, ежедневным и долгосрочным позициям. Время принятия решений всегда имеет предельное значение, по истечении которого надобность в решении отпадает или наступают отрицательные последствия, это значит, что скорость принятия решений – существенный фактор сохранения конкурентоспособности компании. Время на закупку ТМЦ и ОС можно разделить на: Время на анализ сметы затрат и графика поставки на предмет номенклатуры требуемых ТМЦ/ОС, количества и сроков поставки для утверждения необходимости закупки. Время на сбор информации о поставщиках инженерами ОМТС. Время на проведение оценки поставщиков, оформления оценочного листа поставщика и карточки поставщика начальником ОМТС. Время на утверждение карточки поставщика директором Общества. Время на формирование заявок на поставку ТМЦ и ОС начальниками подразделений, производителями работ и главными специалистами Общества. Время на проверку и утверждение заявок начальником ОМТС. Время на получение счетов от поставщиков сотрудниками ОМТС/ОГМ и оформление окончательных заявок. Время на утверждение заявок и счетов директором Общества. Время на инициирование договора для закрепления обязательств поставщика. Время на оплату счетов главным бухгалтером Общества. Время на доставку ТМЦ и ОС на склад поставщиком. Время на оформление товарно-транспортной накладной сотрудником ОМТС/ОГМ. Время на занесение сведений о поставке в график поставки ТМЦ и ОС и регистрацию документов в реестре платежей инженером ОМТС. Внедрение SRM системы повлияет на длительность пунктов с 1 по 9 и с 12 по 13, то есть на время согласования потребностей между инициатором закупки, закупщиком и руководителями и время оформления завершающих документов. Для расчета показателей эффективности необходимы следующие данные: количество сотрудников отдела материально- технического снабжения, годовой объем закупок, годовой показатель поставок, данные по длительности времени на создание одной заявки и последующих согласований до и после внедрения SRM. Для измерения длительности закупочных процедур были случайным образом выбраны три заявки на закупку кирпича, цемента и железобетонных изделий (сваи) для текущего строительного объекта. В таблице 7 представлено измерение времени, потребовавшегося на каждый процесс от анализа сметы до заключения договора с поставщиком, а также процесс оформления завершающих документов после доставки груза, то есть те процессы, которые предполагается автоматизировать с помощью SRM системы. Таблица 7 – Длительность внутренних процессов совершения закупки ТМЦ
Продолжение таблицы 7
Получается, что средняя нагрузка одного сотрудника на создание и согласование одной закупки составляет в среднем 9 часов до внедрения SRM. С внедрением SRM значительно сократится время на согласование и утверждение документов (пункты 4,6,8), так как этот процесс будет автоматизирован. В системе предусмотрены уведомления о необходимости срочного согласования заявки или счета, то есть руководителю достаточно будет войти на сервер и сделать все в режиме онлайн. Человеческий фактор также оказывает влияние на длительность проведения многих рутинных процедур. Например, инженеры ОМТС периодически вынуждены связываться со старыми поставщиками для выяснения новых условий поставки, заполнять одни и те же карточки поставщиков, что, естественно, значительно снижает мотивацию сотрудников к продуктивной работе. SRM «Mercado» имеет базу поставщиков, где прописана основная информация о них, условия и стоимость поставки, что упрощает деятельность снабженцев и сокращает длительность 2 и 3 процессов. Система позволяет автоматизировать документооборот компании, то есть пункты 5, 12 и 13 удастся сократить по времени, исключая также допущение ошибок из-за возможной невнимательности сотрудников. Процесс получения счетов от поставщика нельзя ускорить, так как это компетенции самого поставщика, но удобство Системы достигается тем, что счета будут автоматически отображаться в Системе и сотрудники отдела будут вовремя информированы об этом. Итак, далее рассчитано, что после внедрения SRM системы, процесс создания и оформления закупки (без учета доставки груза), будет составлять 5,45 часов. Из этого следует, что уменьшение длительности процедуры составляет порядка 40%. С учетом того, что нормативный фонд рабочего времени, в 2018 году принимался за 1 970 рабочих часов или 247 рабочих дней, определим, что на одного сотрудника отдела (исключая снабженцев-экспедиторов и кладовщика) в год приходится составление 219 заявок, на весь отдел – 1532. По факту в 2018 году было оформлено около 1600 заявок на поставку ТМЦ. Предположим, что количество заявок не изменится в 2019 году, то есть, рассчитывая количество сотрудников, которые справятся с тем же объемом работы за меньшее количество часов, получаем 5, что позволит сократить количество штатных сотрудников на 2 человека. Далее, для понимания экономической эффективности полученных результатов, необходимо рассчитать затраты на персонал до и после изменений. В среднем, заработная плата сотрудника отдела материально- технического снабжения АО «Газсервис» в настоящий момент составляет порядка 32 000 рублей в месяц. В соответствии со статьями Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан уплатить: НДФЛ – 13%, страховые взносы в ФНС на обязательное пенсионное страхование – 22%, на обязательное социальное страхование – 2,9%, на обязательное медицинское страхование – 5,1%, страховые взносы в ФСС на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – 0,9%. Всего получается 43,9% необходимо уплатить сверх заработной платы в различные фонды [37]. Также Трудовой кодекс предусматривает выплаты при сокращении сотрудника, которые начисляются в течение двух месяцев. В таблице 8 рассчитаны показатели для контроля эффективности деятельности службы закупок и показатели, характеризующие надежность обеспечения предприятия материалами и комплектующими до и после внедрения SRM системы. Таблица 8 – Показатели эффективности внедрения SRM «Mercado»
  Рассчитывая сумму выплаты за 11 и 9 сотрудников, получаем, что экономия при оптимизации штата равна в относительном выражении – 15,2%, в абсолютном выражении – 920 960 рублей. Показатель после рассчитан с учетом обязанности руководства к выплате заработной платы сокращенным сотрудникам в течение двух месяцев после увольнения.Эффективность работы сотрудников ОМТС выросла на 40,3%, при расчете, что в день выполняется в среднем 6-7 заказов (заполненных и согласованных заявок) и после внедрения SRM их количество не изменится, но количество сотрудников отдела сократится на 2. Так как в системе отобрана проверенная база поставщиков, то увеличится степень выполнения плана поставок, оформление заявок будет проходить гораздо быстрее, а значит, доля вовремя полученных заказов станет больше, также с увеличением надежности поставщиков заявлено уменьшение количества недопоставок на 80%, то есть квота недопоставок снизится на 6,7% [38]. При повышении эффективности закупочной деятельности, на предприятии уменьшается уровень запасов примерно на 10%, так как они образуются вследствие таких факторов, как: вероятность нарушения сроков поставки; проведение промоактивностей; скидки на закупку большой партии товаров; сезонные колебания; попытка защиты от повышения закупочных цен. При внедрении системы SRM у компании появляется возможность выстраивания доверительных отношений с поставщиком, так как они мотивированы к долгосрочному партнерству и в их интересах будет избегать нарушений сроков поставки и качества продукции. В свою очередь АО «Газсервис» необходимо найти баланс между закупкой такого количества ТМЦ и ОС, которое обеспечивает бесперебойное строительство объектов и содержанием запасов на складах на оптимальном и экономически целесообразном уровне. Также с помощью SRM возможно снизить расходы на закупки ТМЦ и ГСМ на 3% путем консолидации потребностей подразделений, сокращения разовых закупок и оптимизации цен в результате тендеров и аукционов. В таблице 9 представлено сравнение показателей бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, а также вычисление показателей рентабельности и деловой активности до и после внедрения SRM «Mercado». Таблица 9 – Влияние SRM на экономические показатели АО «Газсервис»
Продолжение таблицы 9
При проведении оценки эффективности принятых решений по внедрению SRM, основными изменяемыми параметрами являются переменные (себестоимость) и постоянные (управленческие расходы) затраты, а также запасы, что влияет на изменение общих затрат и оборотных активов. Запасы представляют собой низколиквидные активы предприятия, поэтому, чем меньше их доля в структуре оборотных средств, тем эффективнее происходит управление ими. Очевидно, что их снижение в доле оборотных активов привело к увеличению коэффициента оборачиваемости запасов на 11%, а также сокращению оборачиваемости запасов на 27 дней. Отсюда последовало увеличение чистой прибыли на 107%. Как следствие, произошел рост рентабельности активов на 2,35%. Таким образом, повышается возможность компании АО «Газсервис» в обеспечении достаточного объема прибыли по отношению к используемым оборотным средствам, благодаря повышению рентабельности активов, и внедрение системы SRM «Mercado» следует принять к применению на практике. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||