лекция по информатике. Информация и информационные системы. Основные понятия и классификации
 Скачать 114.79 Kb.
|
|
3.6 Основные приемы работы со словарями полей карточки реквизитов Для удобства работы каждое поле карточки реквизитов снабжено словарем. Словарь включает все возможные способы заполнения выбранного поля и автоматически корректируется после каждого пополнения информационного банка новыми документами. Применение словаря поможет избежать ошибок при заполнении карточки реквизитов. Заполнение полей производится двумя способами. Способ 1. Нужно дважды щелкнуть мышью по выбранному полю либо подвести курсор к выбранному полю и нажать клавишу Enter.Этот путь позволяет войти в словарь всех возможных значений этого поля. В верхней части окна указано, сколько в нем слов и на слове с каким номером стоит в настоящее время курсор. Нужное слово отмечается клавишей Insили выбором пункта Отметитьлокального меню. Повтор этой же операции снимает сделанную отметку. Способ 2. Для быстрого перехода к необходимому слову в словаре данного поля можно, установив курсор на название поля, начать набирать это слово на клавиатуре. Набор нужного слова можно осуществлять, также находясь уже в словаре поля. Как и при использовании первого способа, выбранные слова надо отметить, например, клавишей Ins. Все отмеченные слова автоматически заносятся в элемент окна Выбраны (например, поля Название документа),вконце слова может быть указан символ * («звездочка»). Выбор такого слова из словаря обеспечит поиск документов, в названии которых есть слова, совпадающие со словом из словаря только до символа *. Если выбрано несколько слов, необходимо соединить их логическим условием «и», «или», «кроме». После этого выполняется функция Выбрать путем нажатия кнопки Выбратьили нажатием клавиши Enter. После заполнения карточки реквизитов выберите кнопку Построить списокили нажмите клавишу F9для перехода в сформированный список документов, соответствующий сделанному запросу. Для того чтобы удалить содержимое текущего поля карточки реквизитов, нажмите клавишу Del или выберите пункты Правка/Удалитьглавного меню. Эту же операцию можно выполнить, выбрав пункт локального меню Очистить строку. Для очистки всей карточки реквизитов выбираются пункты главного меню Правка/Удалитьвсе. Эту же операцию можно выполнить, использовав пункт Очистить карточкулокального меню или нажав клавиши Ctrl+Del. Работа со словарями разных полей организована единым образом. Некоторыми особенностями обладают лишь словарь поля Тематика,содержащий многоуровневый рубрикатор, исловари типа Дата. 3.7 Поиск по реквизитам «Вид документа» В верхнюю часть окна Вид документа включены все возможные способы заполнения этого поля. Перемещение по словарю выполняется с помощью мыши, клавиш стрелок, а также клавиш Ноmе, Еnd, PgUp, PgDn. Для поиска нужного вида документа, начните набирать его на клавиатуре. Ошибочно набранную букву можно удалить, нажав клавишу BackSpace. Найдя нужное слово, отметьте его, выбрав пункт Отметить/Разотметить локального меню или нажмите клавишу Insert. Повтор этой же операции снимает сделанную отметку. Все отмеченные слова заносятся в элемент окна Выбраны. Для занесения выбранных видов документов в карточку реквизитов выбирается пункт Выбрать локального меню или кнопку Выбрать (или нажмите клавишу Enter). Если отмечено более одного вида документа, то они заносятся в карточку реквизитов с установленным в информационном окне Условие логическим условием: «и», «или», «кроме». Для быстрого поиска нужного вида документа выберите кнопку Найти. На экране окно Найти со строкой для ввода нужного фрагмента. Введите с клавиатуры поисковый фрагмент и выберите кнопку Искать. Курсор установится на первом вхождении заданного фрагмента. Для повторения поиска в нужном направлении также используется кнопка Искать. 3.8 Поиск по реквизиту «Дата» Работа со словарем типа Дата может производиться в двух режимах: Словарь или Диапазон. Выбор режима – по соответствующему корешку. В режиме Словарь на экране располагается окно со списком всех дат в информационном банке. Установите курсор на нужную дату (путем набора ее на клавиатуре) и щелкните мышью или нажмите клавишу Enter для занесения ее в карточку реквизитов. При отметке в словаре двух дат система свяжет их логическим условием «или». Если требуется задавать произвольную дату, то следует перейти в режим Диапазон. Сначала выберите нужное условие: Точно, С...по, Раньше, Позже. Затем введите с клавиатуры нужную дату или используйте специальную кнопку для выбора произвольной даты из календаря. Для вызова календаря используется кнопка, расположенная справа от строки ввода даты с клавиатуры. Установите курсор на нужной дате и используйте кнопку Выбрать для ее занесения в строку ввода. Для занесения выбранных дат в поле карточки реквизитов используйте кнопку Выбрать или нажмите клавишу Еnter. 3.9 Поиск по реквизиту «Название документа» Работа со словарями поля Название документааналогична работе словарями полей, рассмотренных ранее. При задании слов, которые должны содержаться, например, в названии искомых нормативных актов, как правило, затруднительно предсказать, в каких падежах они могут быть. Например, для поиска в текстах слов «информация», «информационный», «информационные» и т. п. необходимо задать в качестве поискового слово «информац». Система позволяет связать выбранные слова одним из следующих логических условий: «и», «или», «кроме». Для установки нужного условия используется элемент окна Условие. Рассмотрим пример. Найти все Указы Президента РФ за первую половину 2012 года. После очистки Карточки реквизитов (для этого следует применить кнопку пиктографического меню) требуется заполнить поля Вид документа, Принявший орган. Установив курсор на поле Принявший орган, с клавиатуры набирается слово «Указ». Раскрывается словарь данного поля, и как только курсор установится на слове «Указ», следует применить кнопку Выбрать.Аналогично следует поступить с полем Принявший орган. В нем необходимо набрать словосочетание «Президент РФ». Раскроется словарь, и как только курсор установится на нужном словосочетании, нажимается кнопка Выбрать. После этого необходимо войти в словарь поля Дата принятия. На экране появляется окно со списком всех дат, щелкнем по корешку Диапазон. Установим указатель в кружке слева от условия С...по. В первом окне этой строки (справа от элемента «С...»)наберем 01.01.2012. Перейдя во второе окошко этой строки (справа от элемента «по...»),наберем 30.00.2012. Применив кнопку Выбрать в окнеДата принятия,получим вполе Дата принятия диапазон c01.01.2012 по 30.00.2012. При другом способе выбора диапазона используется встроенный календарь. В этом случае после установки точки в кружке слева от условия С...по...надо применить кнопку справа от элемента С.... В появившемся календаре требуется выбрать необходимую дату. 3.10 Поиск по тематике документов Словарь поля Тематика содержит многоуровневый рубрикатор, базирующийся на Общеправовом классификаторе отраслей законодательства (рис. 13). Наличие у рубрики подрубрик показано специальным символом «+», стоящим слева от названия рубрики. Для раскрытия (закрытия) рубрики используются клавиша Пробел,пункт Открыть/Закрытьрубрику локального меню или мышь. Выбрав пункт Открыть вселокального меню или нажав клавиши Сtrl+Серый плюс,вы раскроете весь рубрикатор, а выбрав пункт Закрыть все локального меню или нажав клавиши Сtrl+Серый минус,закроете все открытые рубрики. Движение по рубрикатору выполняется с помощью мыши, клавиш стрелок, а также клавиш Ноmе, End, PgUp, PgDn. Для быстрого поиска нужной рубрики нажмите клавишу F7 или кнопку Найти.Наэкране появится окно Найти сострокой для ввода нужного фрагмента в рубрикаторе. Введите с клавиатуры поисковый фрагмент и нажмите кнопку Искать. Рубрикатор автоматически раскроется, и курсор установится на первом вхождении заданного фрагмента. Для повторения поиска в нужном направлении также используется кнопка Искать. Найденную рубрику надо отметить, выбрав пункт Отметить/Разотметить локального меню или нажав клавишу Insert. Повтор этого действия снимает сделанную отметку. Все отмеченные рубрики заносятся в элемент окна Выбраны. Для занесения выбранных рубрик в карточку реквизитов выберите пункт Выбратьлокального меню или кнопку Выбрать.Если отмечено более одной рубрики, то они заносятся в карточку реквизитов с установленным логическим условием. Пример. В базе «Судебная практика» подобрать в словаре поля Тематика все рубрики, относящиеся к области «информации и информатизации». Войдя в словарь поля Тематика, применим клавишу Номедля перехода в начало словаря. Щелкнем по кнопке Найтив нижней части экрана или нажмем клавишу F7. С клавиатуры следует ввести поисковый фрагмент. Например, им может быть «информ» или «информа». При каждом выборе рубрикатора следует применять клавишу Ins.Манипулируя кнопками Вверх и вниз, добейтесь просмотра всего списка рубрик. Результатом поиска может быть список рубрик, представленный в нижней части окна Тематика. Система позволяет найти документы, в текстах которых есть нужные слова, которые можно связать логическими условиями. Существует два способа поиска по тексту документов: 1.Поиск по словарю. Нужные слова выбираются из словаря поля Текст документа и потом связываются логическими условиями. Выбрать корешок Словарь. Откроются все слова, содержащиеся в текстах документов информационного банка. Для поиска нужного слова начните набирать его на клавиатуре. Все отмеченные слова заносятся в элемент окна Выбраны. При выборе слов из словаря целесообразно использовать слова, у которых вместо окончания стоит символ *. Система позволяет связать выбранные слова одним из следующих логических условий: «рядом», «и», «или», «кроме». Для установки нужного условия используется элемент окна условие. Условие «рядом» означает, что выбранные слова расположены тексте документа в пределах установленного диапазона строк. Для задания диапазона используется элемент окна В пределах строк. Формирование списка с таким логическим условием требует несколько больше времени, чем остальные условия. А именно, сначала формируется список документов, в текстах которых встречаются все выбранные для поиска слова, а затем из этого списка отбираются документы, в которых выбранные слова расположены в пределах установленного диапазона строк. Условие «и» означает, что в тексте документа встречается все выбранные слова. Условие «и» не гарантирует, что выбранные слова будут расположены в тексте документа рядом друг с другом. Условие «или» означает, что в тексте документа встречается, по крайней мере, одно из выбранных слов. Условие «кроме» указывает, что в тексте документа отсутствуют (исключены) выбранные слова. Определив нужные слова и связав их логическими условиями, используйте кнопку Выбрать для занесения их в карточку реквизитов. 2. Расширенный поиск по тексту. Этот способ удобен для пользователей, мало знакомых с тематическим классификатором, или при отсутствии информации о реквизитах документов, а также когда нет гарантии в достоверности имеющихся реквизитов документов. При данном способе поиска осуществляется подбор документов по любому слову или комбинации слов, соединенных логическими условиями «рядом», «и», «или», «кроме». Однако данная методика поиска требует от пользователя предварительного анализа правовой ситуации и формализации ее в виде запроса. Запрос в этом случае представляет собой логическое условие (логическое выражение). Для реализации сложного поиска требуется набирать с клавиатуры слова, которые с наибольшей вероятностью отражают исследуемую правовую проблему, и связать их логическими условиями. Составление сложного логического запроса выполняется в окне закладки Расширенный поиск. Логические условия могут быть набраны «явно» или можно использовать символы, их заменяющие. При использовании разных логических условий необходимо использовать скобки, задающие порядок выполнения логических условий. Регистр, используемый при наборе слов и логических условий, во внимание не принимается. Пример. Осуществить подбор законов, указов Президента и постановлений Правительства РФ по проблеме «Информационная безопасность». Причем данная подборка должна содержать документы, не утратившие к настоящему времени силу. Исходя из условий задания, во-первых, требуется заполнить поля карточки реквизитов: Поиск по статусу, Вид документа и Дата. Из анализа формулировки правовой проблемы («Информационная безопасность») следует, что наиболее простым вариантом, например, сложного запроса с использованием поля Текст документа будет логическое выражение, состоящее из двух слов: «информац» и «безопасн». Логическое выражение, посредством которого будет выполнен запрос, может быть составлено как с использованием условия «и», так и условия, «рядом». Однако условие «рядом» налагает более жесткие требования для отбора документов: слова «информац» и «безопасн» при этом должны быть расположены рядом в пределах установленного количества строк. Наиболее предпочтительным является режим, когда диапазон строк выбирается равным трем. Для данного задания заполним карточку реквизитов. Для большей конкретизации поисковой области можно использовать дополнительно поле карточки реквизитов Тематика. Для оперативного выбора наиболее подходящей тематики следует применить механизм поиска по тематике. После заполнения всех необходимых для данного запроса полей карточки реквизитов в информационной строке будет указано число документов, которое без уточнения соответствует предложенному запросу. Пример. Найти в информационном банке Федеральный закон № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене». Вид карточки реквизитов с заполненными полями для поиска данного Федерального закона скопируйте через буфер обмена. Представьте в текстовом редакторе Word. Файл с видом карточки реквизитов сохранить в личной папке и представить для отчета. Если карточка реквизитов была заполнена для других запросов, необходимо предварительно очистить ее. Установить курсор на поле Номер, нажать Enter и раскрыть окно, содержащее словарь данного поля. Введите с клавиатуры номер указанного документа или с помощью мыши пролистайте словарь, пока нужный номер не будет найден. Нажмите кнопку Выбрать. В карточке реквизитов появится сообщение о найденном количестве документов. Для того чтобы перейти в список отобранных документов, необходимо нажать кнопку Поиск. 3.11 Окно списка документов После завершения запроса и выполнения процедуры поиска документов система активизирует диалоговое окно, где представлен список документов. Находясь в окне со списком, можно получить общее представление о каждом документе из списка: о реквизитах и названии документа, его статусе, объеме информации в каждом документе. Данная информация помогает провести дополнительную сортировку документов, чтобы затем приступить непосредственно к анализу текста документов. Документы могут быть снабжены признаками: «Утратил силу» – документ утратил силу; «Не вступил в силу», «Все акты, кроме утративших силу». Перемещение по списку документов осуществляется с помощью мыши, клавишстрелок, а также клавиш Ноmе, End. Выход из списка по клавише Esc или с помощью мыши. Все операции могут производиться как с одним (текущим) документом из списка, так и с группой отмеченных документов. Для отметки (снятия отметки) используются клавиши Insили клавиши SHIFT + стрелки. Все доступные операции с текстом документа приведены в локальном меню, а наиболее важные – в пиктографическом или главном меню. 3.12 Сортировка списка документов и сохранение его в папке пользователя В программе предусмотрена возможность сортировки списка найденных документов. Сортировка может быть либо в порядке возрастания даты, либо в порядке ее убывания. Тем самым в начале списка могут быть либо самые «старые», либо, соответственно, «новые» документы. Весьма интересна комплексная сортировка, в которой учтены как юридические принципы, так и преимущественный интерес пользователей к документам, регулирующим наиболее важные общественные отношения, например финансово-экономические (в частности, учтена частота обращений пользователей к тем или иным правовым актам). При комплексной сортировке список начинается с основополагающих в этом вопросе документов, а за ними расположены все остальные документы в порядке убывания даты их принятия. Таким образом, данная сортировка позволяет пользователю увидеть в начале списка наиболее важные документы, закладывающие основы правового регулирования данного вопроса, что очень удобно, если список большой. При сортировке по дате принятия документы в списке располагаются в обратной хронологической последовательности в соответствии с датой принятия (первым в списке идет документ с наиболее поздней датой принятия, т. е. самый «свежий», а последним – с наиболее ранней датой принятия). Перед первым формированием списка документов система предложит выбрать порядок сортировки списка. В дальнейшем порядок сортировки можно изменить, выбрав соответствующий элемент в окне Документы, сортировка. При желании можно изменить имеющейся порядок сортировки. При работе с документами часто возникает необходимость создания определенной подборки документов для постоянной работы или для облегчения поиска документов. В таких случаях документы сортируются в тематических электронных папках, папки подписываются пользователями в соответствии с их темами. Действия, которые можно производить с документами, находясь в списке, описаны в локальном меню. Документы из списка документов, которые пользователь собирается поместить в личную папку, необходимо прежде всего отметить. После отметки документов следует вызывать окно с названиями всех личных папок пользователя в системе (если они созданы). Вызов этого окна возможен с помощью соответствующего элемента пиктографического меню или команды локального меню Занести в папку. В системе «Консультант-Плюс» реализована возможность оперативного просмотра документов. Режим быстрого просмотра позволяет одновременно просматривать список документов и текст текущего. Для перехода в режим быстрого просмотра списка документов выбрать пункты Окна/Разделить и установить удобное положение разделителя окна. В верхней части окна остается список документов, а в нижней – текст текущего документа. Двигаясь по списку документов, можно просматривать тексты документов или справки к ним, выбрав нужный корешок нижнего окна. |