Проекты. Практическая работа 7. Анализ проекта 71 Практическая работа 8. Выравнивание загрузки ресурсов 84 Список литературы 93 4
 Скачать 5.69 Mb.
|
|
3 СОДЕРЖАНИЕ Практическая работа №1. Создание проекта 4 Практическая работа №2. Календарь проекта 19 Практическая работа №3. Планирование задач 25 Практическая работа №4. Ввод задач проекта 34 Практическая работа №5. Ресурсы в проекте 46 Практическая работа №6. Назначение ресурсов на задачи 58 Практическая работа №7. Анализ проекта 71 Практическая работа №8. Выравнивание загрузки ресурсов 84 Список литературы 93 4 Практическая работа №1. Создание проекта I. НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ MS PROJECT 2013 1. Настройка общих параметров Для того чтобы перейти к настройкам MS Project, нужно в меню «Файл» выбрать «Параметры» и в появившемся окне «Параметры Project», в меню «Общие», вы сможете: 1. выбрать стиль подсказок или отказаться от них; 2. выбрать представление по умолчанию (диаграмма Ганта, лист ресурсов или др.), которое будет открываться при запуске Microsoft Project; 3. выбрать формат даты; 4. указать имя и инициалы пользователя; 5. выбрать опцию стартового окна Microsoft Project. 2. Настройка параметров отображения В настройках вкладки «Отображение» вы можете выбрать: 1. Тип календаря. Т.е. тот формат наименования дней, недель, месяцев, кварталов и лет, который будет отображаться в системе. 2. Параметры валюты для конкретного проекта (валюту, количество десятичных знаков, символ валюты и расположение единиц стоимости относительно символа). В проекте все затраты, доходы будут пересчитываться к валюте проекта. 3. Возможность отображения индикаторов и параметров информирования при назначении ресурсов, изменении дат начала и окончания и пр. 4. Возможность отображения строки ввода. 3. Настройка параметров расписания На закладке «Расписание» определяются: 1. Параметры календаря для этого проекта или всех проектов, создаваемых в данном конкретном установленном Microsoft Project. Т.е. определяется то время, начало и окончание, которое будет по умолчанию присваиваться задачам в проекте и самому проекту. 2. В «Расписании» задается отображение единиц назначений в проектах в числовых значениях. Т.е. при дальнейшей работе с ресурсами у нас, в случае наличия по штату 5 каменщиков, в листе ресурсов будет отображаться именно число «5», а не «500%» в случае выбора отображения в виде процентов. 3. Тип планирования задач (ручной), Рисунок 1. 4. Настройка закладки «Сохранение» На закладке «Сохранение» выбираем: 1. Формат сохранения файлов. 2. Место сохранения файлов по умолчанию (т.е. при открытии или сохранении проектов Microsoft Project 2013 будет по умолчанию предлагать открыть проекты из указанной директории или сохранить проекты в указанной директории). 3. Параметры автосохранения. 4. Параметры расположения шаблонов. 5 Рисунок 1 – Настройка вкладки «Расписание» 5. Настройка закладки «Язык» На данной закладке определяется язык отображения Microsoft Project и проверка правописания языков системы. 6. Настройка закладки «Дополнительно» На закладке «Дополнительно» проводим следующие настройки: 1. В разделе «Параметры отображения для этого проекта» ставим галочку «Показать суммарную задачу проекта», для того, чтобы сразу при разработке графика проекта видеть итоговую информацию по всему проекту (сроки, затраты, часы). 2. В разделе «Параметры освоенного объема для данного проекта» выбираем «% завершения» как способ расчета освоенного объема по умолчанию для задач. 7. Элементы окна интерфейса Окно интерфейса Microsoft Project 2013 содержит следующие элементы: 1. Меню. 2. Панель инструментов. 3. Панель быстрого доступа. 4. Рабочую область и представления проекта. 5. Строку состояния. Основным инструментом работы в MS Project является представление. Представление – средство визуализации данных проекта для их просмотра и редактирования. Представления позволяют просматривать проектную информацию в удобном виде. Представления имеют гибкую структуру и могут состоять как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации. 6 II. СОЗДАНИЕ НОВОГО ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT 2013 Для того чтобы создать новый проект в Microsoft Project 2013, необходимо в меню «Файл» выбрать «Новый» и дважды нажать левой кнопкой мыши на пиктограмме «Новый проект». Перед работой в новом созданном проекте его нужно сохранить (меню «Файл – Сохранить как»). Сохраняем проект с именем «Коттедж», тип файла «Проект». Если у Вас не отображается название проекта в колонке «Название задачи», необходимо в меню «Файл – Параметры – Дополнительно», в области «Параметры отображения проекта» поставить галочку около «Показывать суммарную задачу проекта» Следующий шаг – это определение таких параметров проекта, как дата начала проекта и выбор метода планирования. Для того чтобы задать данные параметры, необходимо перейти на закладку «Проект» и нажать на пиктограмме «Сведения о проекте». В появившемся окне «Сведения о проекте для «Коттедж» устанавливаем дату начала проекта – 01.03.2018, выбираем метод планирования от даты начала проекта, и нажимаем «ОК». Для того чтобы в колонке «Начало» дата начала поменялась на дату начала проекта, необходимо на закладке «Проект» выбрать «Расчет проекта». Метод планирования от даты начала проекта означает, что все активности (задачи) проекта, выполнение которых необходимо для достижения результата проекта будут начинаться как можно раньше, т.е. стремиться к дате начала проекта, и на основании длительностей задачи и зависимостей между ними, мы узнаем дату окончания проекта. Если мы выберем метод планирования от даты окончания проекта, то все задачи будут начинаться как можно позже, т.е. стремиться к дате окончания проекта. И на основании даты окончания проекта, длительностей и зависимостей между задачами проекта мы узнаем, когда необходимо начать проект, чтобы закончить его к дате окончания проекта. После задания временных характеристик проекта можно задать его описание. Для этого нужно в меню «Сведения» выбрать «Сведения о проекте – Дополнительные свойства» и в окне «Свойства» перейти на вкладку «Документ» и внести данные по проекту. III. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИЕРАРХИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ ПРОЕКТА 1. Иерархическая структура проекта Иерархическая структура проекта (Work Breakdown Structure, WBS\ИСР\СДР\СРР) – декомпозиция работ, выполняемых командой проекта для достижения целей проекта и необходимых результатов поставки. С ее помощью структурируется и определяется все содержание проекта, т.е. происходит разбиение работ в проекте на более мелкие управляемые части этих работ. Создание иерархической структуры проекта позволит произвести декомпозицию работ проекта на более мелкие, обозримые и управляемые части, позволит точнее определить и состав и характеристики работ, которые предстоит выполнить, а также определить результаты на каждом этапе. Результат – продукт или услуга, получаемая в процессе реализации тех или иных работ. Результат должен быть значимым, поддающимся проверке и иметь потребителя (например, без полученного договора аренды конкретного участка земли компания не может начинать строить на этом участке). На этапе «Инициация» допускается планирование проекта с определением примерной длительности и стоимости этапов. Иногда длительность и стоимость этапов может определяться директивно руководством компании, и задача планировщика (менеджера проекта) или подтвердить возможность достижения данных директивных показателей, или их опровергнуть на основании выполненных расчетов. В терминологии Microsoft Project, все работы, которые нужно выполнить, называются задачами. Объединение задач в этап в Microsoft Project происходит через суммарную задачу. Суммарная задача (этап, фаза) суммирует затраты, трудозатраты задач, которые объединены в рамках данной 7 суммарной задачи. Длительность суммарной задачи определяется как разница между датой окончания самой поздней задачи суммарной задачи и датой начала самой ранней задачи суммарной задачи, Для того чтобы создать этап (суммарную задачу), например, «Технико-экономический анализ проекта», необходимо на закладке «Задача», в области «Вставить» нажать на пиктограмме «Суммарная задача», и в колонке «Название задачи» вместо появившейся «Новой суммарной задачи» написать «Технико-экономический анализ проекта». После этого в появившейся новой задаче «Новая задача» можно ввести название и в колонке «Длительность» задать длительность. В колонке «Длительность» по умолчанию всегда отображается длительность в рабочих днях. Чтобы в колонке «Длительность» отобразить длительность задачи в календарных (астрономических) днях, нужно перед буквой «д» ввести букву «а». Если у вас после ввода длительности у обычной задачи длительность суммарной задачи или проекта осталась по-прежнему равной одному дню, нужно на закладке «Проект» нажать на кнопку «Расчет проекта», а потом в меню «Файл – Параметры – Расписание» установить переключатель в положение автоматического расчета проекта после каждого изменения. 2. Контрольные события В каждом из проектов должны быть задачи, не имеющие длительности, так называемые «Контрольные события» («Вехи» или «Контрольные точки»). Обычно они отображают наступление важных событий проекта (например, «Подписан договор отвода земельного участка»), достижение запланированных результатов. Хорошей практикой считается начинать проект и заканчивать контрольной точкой. Хорошей практикой считается каждый этап заканчивать контрольной точкой. Руководство проекта, его заказчики, его потребители в первую очередь будут оценивать состояние проекта по состоянию его контрольных точек. Веха в Project отражает только наименование конечного результата и отклонение сроков завершения этапов. Провести же анализ завершения суммарных задач и задач, фактических и оставшихся затрат по задачам, анализ отклонений по вехам невозможно. Для оценки состояния проекта больше могут подойти суммарные задачи определенного уровня структуры. Для того чтобы задачу сделать вехой, нужно или в колонке «Длительность» ввести значение длительности равную «0» или на закладке «Задача» в разделе «Вставить» нажать на пиктограмме «Веха». 3. Создание предварительного списка задач Итак, представим ситуацию, что вы получили утвержденный устав проекта, т.е. формально приказ о его старте, и от вас руководство требует предоставить предварительный график со сроками и стоимостью. Идеальная ситуация, если вы как руководитель проекта сможете сформировать команду проекта и собрать первое совещание по нему, на котором совместно сможете четко ответить на вопрос «Что нужно сделать, чтобы реализовать проект (достигнуть цели)?». Ответы на вопрос «что нужно сделать» – это и есть шаги /задачи, которые необходимо реализовать. Шаги/задачи на совещании определяются совместно командой проекта, т.к., как правило, руководитель проекта не всегда может быть технически компетентен во всех вопросах, а главная задача руководителя проекта, по моему мнению, это объединение усилий разных людей разных отделов и управление коммуникациями в проекте. Итак, команда проекта определила список и стоимость основных задач, которые нужно реализовать для достижения целей проекта, Таблица 1. 8 Таблица 1 – Структура задач проекта Название этапа/задачи Длительность, дней Расходы/доходы, руб. Инвестиционный этап ТЭО проекта 20 50000 Землеотвод 30 200000 Проектирование 15 250000 Строительство 15 500000 Этап реализации Реализация коттеджа 10 - 1200000 Скопировав список задач и их длительности в Microsoft Project 2013, вы получите список задач, Рисунок 2. Рисунок 2 – Задачи проекта Следующий шаг – это создание иерархии с помощью суммарных задач. Для этого нужно выделить задачи с «ТЭО проекта» по «Строительство» включительно и на вкладке «Задача» в области «Планирование/Расписание» нажать на пиктограмму «Понизить уровень задачи», т.е. вложить выделенные задачи в задачу, под которой они расположены. По аналогии поступаем с задачей «Реализация коттеджа», Рисунок 3. Рисунок 3 – Создание иерархической структуры Помня, что проект должен начинаться и заканчиваться контрольными событиями (вехами), создаем две вехи. Для того чтобы создать веху начала проекта, например «Старт проекта», нужно выделить «Инвестиционный этап» и на вкладке «Задача» в разделе «Вставить» нажать на пиктограмму «Веха» и ввести название вехи. Для того чтобы создать веху окончания проекта, например «Проект окончен», можно: 1. Встать на пустое поле задачи под «Реализацией коттеджа» и нажать на пиктограмму «Веха» и потом ввести название вехи; 2. Ввести название задачи в пустое поле под задачей «Реализация коттеджа» и в поле «Длительность» ввести длительность, равную нулю. После ввода вехи «Проект окончен» ее нужно будет «поднять» на уровень вверх, т.е. поднять на уровень проекта с помощью пиктограммы «Повысить уровень задачи», Рисунок 4. 9 Рисунок 4 – Создание вех начала и окончания проекта Для того чтобы ввести название в ячейку, в которой уже введено название суммарной задачи или обычной задачи нужно нажать или «F2» или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на названии. IV. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВЗАИМОСВЯЗЕЙ ЗАДАЧ В ПРОЕКТЕ 1. Методология взаимосвязей этапов (суммарных задач) и задач в Microsoft Project. Для того чтобы определить длительность суммарной задачи на этапе планирования проекта нужно установить зависимости (связи) между задачами. Чтобы определить длительность проекта, нужно установить зависимости (связи) между задачами или этапами. Связи также необходимы для точного отображения в пакете Microsoft Project технологической и/или организационной последовательности работ. Связи подразделяются на: ‒ технологические, которые отражают технологию исполнения работ и не могут быть изменены без потери качества продукта проекта. Для «дачи показаний» о последовательности работ должны привлекаться ответственные за этапы и подэтапы; ‒ организационные, т.е. те, в соответствии с которыми можно принимать решения, в частности о том, последовательно или параллельно исполнять работы. Существует следующие типы взаимосвязей работ (этапов): «Окончание-Начало» – последующая операция не может начаться ранее, чем завершится предыдущая. Например, пока не подписан договор генерального подряда, строительно- монтажные работы не могут начаться. «Начало – Начало» – последующая операция начинается не раньше начала предшествующей. Например, устройство внутренних стен, т.е. кладка, может быть начата вместе с устройством внешних стен. «Окончание – Окончание» – последующая операция должна завершиться не позднее предшествующей. Например, подготовка теста и начинки для вареников могут закончиться вместе. «Начало – Окончание» – последующая операция заканчивается не раньше начала предшествующей, Рисунок 5. Например, ученик повара не может закончить намазывать крем на тортик, пока шеф-повар не придет и не оценит, как ученик выполнил работу. Рисунок 5 – 4 типа связей 10 Наиболее часто используются связи типа «Окончание – Начало», наиболее редко – «Начало – Окончание». В Microsoft Project допускается создание связей между этапами (суммарными задачами), но я рекомендую пользоваться связями между задачами, так как в жизни все этапы состоят из связей, многие этапы идут параллельно и выполнение задач одного этапа зависит именно от выполнения других задач параллельных этапов. Для того чтобы создать зависимость (связь) между задачами «ТЭО проекта» и «Землеотвод» необходимо: 1. Или: a. Навести курсор мышки на задачу «ТЭО проекта» в области диаграммы Ганта (курсор должен принять форму четырех разнонаправленных стрелок). b. Нажать левую кнопку мыши и протянуть курсор на задачу «Землеотвод». c. Отпустить левую кнопку мышки. 2. Или: a. Щелкнуть правой кнопкой мыши на названии этапа «Землеотвод»; b. В меню выбрать «Сведения». c. В окне «Сведения о задаче» перейти на закладку «Предшественники». d. В области «Название задачи» щелкнуть левой кнопкой мыши на пустом поле и выпавшем списке всех задач (обычных и суммарных) выбрать предшествующую задачу. e. Выбрать тип связи и запаздывание (при необходимости), Рисунок 6. 3. Или: a. Вывести колонку «Предшественники» или «Последователи». Для этого нужно на названии колонки, вместо которой вы хотите вывести новую колонку, щелкнуть правой кнопкой мыши и в меню выбрать «Вставить столбец». После этого в списке предлагающихся названий, выбрать нужное вам поле. b. В ячейках данной колонки, или «Предшественники» или «Последователи», вписать идентификатор «Ид.» предшествующей задачи или соответственно последующей, и при необходимости указать значение опережения или задержки. 11 Рисунок 6 – Определение связей в окне «Сведения о задаче» 4 Или: a. Выделить с помощью левой кнопки мышки две задачи, которые нужно между собой связать. b. Щелкнуть на пиктограмме «Связать задачи» на вкладке «Задача» в разделе «Планирование», Рисунок 7. Рисунок 7 – Формирование связей между задачами через кнопку «Связать задачи» В данном случае будет задана связь «Окончание – Начало». Связав все задачи между собой связью «Окончание – Начало», получаем график проекта, Рисунок 8. 12 Рисунок 8 – Предварительный график проекта Если у вас на диаграмме Ганта не виден весь график, вы можете перейти на вкладку «Вид» и в разделе «Масштаб» нажать на пиктограмму «Весь проект» V. УСТАНОВКА ОГРАНИЧЕНИЙ И КРАЙНИХ СРОКОВ ЗАДАЧ Microsoft Project 2013 позволяет устанавливать на задачи Ограничения и Крайние сроки. В качестве ограничений могут выступать контрактные даты начала, окончания задачи, даты поставок, информация о доступности того или иного ресурса. |