Проекты. Практическая работа 7. Анализ проекта 71 Практическая работа 8. Выравнивание загрузки ресурсов 84 Список литературы 93 4
 Скачать 5.69 Mb.
|
|
три способа начисления плановых затрат на ресурс и отнесения фактических затрат на проект: ‒ в начале (затраты начисляются в начале задачи); ‒ конце (затраты начисляются в конце задачи); ‒ пропорционально (затраты распределяются пропорционально в процессе выполнения задачи). 50 На закладке «Заметки» можно: ‒ вписать необходимую информацию о ресурсе; ‒ присоединить объект/документ. Любые причины изменения, например, в размере заработной платы, должны фиксироваться на закладке «Заметки». Вместо присоединения документов (OLE) лучше всего указывать ссылку на тот или иной документ. На закладке «Настраиваемые поля» отображается список настраиваемых полей, ассоциированных с ресурсом, а в случае подключения к Microsoft Project Server – и корпоративных полей. Кроме всех вышеперечисленных полей в листе ресурсов, наиболее важным полем для трудовых ресурсов является поле «Макс. единиц», в котором указывается: 1. Или списочное количество рабочих, т.е. сколько есть в штате (например, 10 каменщиков); 2. Или, если человек один, он может указать, насколько он готов заниматься проектами. Так если напротив человека будет указано 0,5 или 50% в зависимости от настроек, то это значит, что он сможет уделять вниманию задачам проекта половину своего времени, например, 4 часа в день из восьмичасового календаря. 4. Методология планирования материальных ресурсов Формирование перечня материальных ресурсов (материалов) даст возможность, назначив материалы на задачи, определить потребность в материалах, распределенную во времени, а также узнать стоимость каждого материала и стоимость всех материалов. Перечень материальных ресурсов формируется в представлении «Лист ресурсов». Для материальных ресурсов выбирается тип «Материальный». Источником информации для наполнения перечня материалов может служить сметный, производственно-технический отдел (подразделение, определяющее потребность в материалах для того или иного проекта) или отдел снабжения (подразделение, ответственное за поставки материалов и оборудования в компании). Отдел снабжения обязан также предоставлять ответственному за ведение плана-графика проекта в Microsoft Project информацию для обновления информации о материалах, если изменяются цены или появляются новые материалы. Для того, чтобы быстро материальным ресурсам присвоить тип «Материальный», нужно первому в списке материалу присвоить тип «Материальный», выделить трудовые типы материалов, щёлкнуть правой кнопки мыши на типе первого материала и в меню выбрать «Заполнить вниз». Отличиями свойств материального ресурса от свойств трудового ресурса являются: 1. Возможность указания единицы измерения материалов (тыс. шт., мп, тонн и пр.); 2. В колонке «Стандартная ставка» указывается стоимость единицы материала. 5. Методология планирования затрат в проекте В Microsoft Project под затратным ресурсом понимаются независимые затраты (не зависят от длительности задачи / проекта) которые нужно связать с задачей проекта или проектом (например, стоимость авиабилета). Но для моделирования затрат, которые зависят от длительности задач или проекта, такой вид ресурса не подходит. Также затратный ресурс не позволяет моделировать изменение затрат во времени, мультивалютность проекта, поступление денег в проект (прибыль). Для моделирования всего этого рекомендуется использовать материальные ресурсы. Отличиями свойств затратного ресурса от других является то, что нет возможности ни указать его единицу измерения, ни стоимость единицы ресурса. 51 II. РЕСУРСЫ В УЧЕБНОМ ПРОЕКТЕ 1. Создание настраиваемых полей для ресурсов Так как мы планируем проводить анализ ресурсов проекта в разрезе статей затрат и отделов, необходимо создать настраиваемые поля. 1.1. Настраиваемое поле «Статьи учета» Для отнесения ресурсов проекта к той или иной статье затрат нам нужно переключиться в представление «Лист ресурсов» и вывести настраиваемое поле «Кодировка справочника1», которые мы переименовываем в «ПР_Статьи учета», Рисунок 42. Рисунок 42 – Создание настраиваемого поля «Статьи учета» Настраиваемые поля могут быть для задач и для ресурсов. Так, есть поле «Код структуры1» для задачи, а есть поле «Код структуры1» для ресурсов. Это разные поля! После того как поле переименовано, нужно выполнить следующие шаги: 1. Задать маску кода, если структура будет многоуровневая. 2. Указать значения таблицы подстановки, согласно следующей структуре: А) Доходные статьи ‒ доходы от реализации Б) Расходные статьи ‒ административные расходы ‒ стоимость аренды ‒ стоимость материалов ‒ стоимость механизмов ‒ стоимость рабочих ‒ услуги подрядчиков 52 3. Стрелочками «влево» или «вправо» сделать структуру. 4. Выбрать, по желанию, значение по умолчанию. 5. Отсортировать значения в разделе «Порядок отображения для таблицы подстановки». 6. Разрешить или запретить ввод дополнительных значений, если вы могли что-то упустить в списке, Рисунок 43. Рисунок 43 – Задание таблицы подстановки и маски кода у кодировки справочника 1.2. Настраиваемое поле «Организационная структура ресурсов» Для отнесения ресурсов проекта к тому или иному департаменту или отделу нам нужно: 1. В «Листе ресурсов» вывести настраиваемое поле «Кодировка справочника2»; 2. Переименовать его в «ПР_Организационная структура ресурсов», далее «ОСР»; 3. В поле таблицы подстановки занести значения согласно следующей структуре, Рисунок 44: ‒ Руководство ‒ Административная дирекция ‒ Бухгалтерия Бухгалтер ‒ Инвестиционный отдел Специалист по инвестициям ‒ ПТО Инженер ПТО Сметчик Рабочие ‒ Юридический отдел Юрист ‒ Дирекция по развитию ‒ Отдел маркетинга Маркетолог ‒ Отдел продаж Аккаунт менеджер ‒ ОУП Администратор проектов Руководитель проектов 53 В случае несоответствия структуры маске кода, несоответствующие уровни будут выделены красным полужирным шрифтом . Рисунок 44 – Создание настраиваемого поля «Организационная структура ресурсов» III. РЕСУРСЫ В УЧЕБНОМ ПРОЕКТЕ 1. Трудовые ресурсы в учебном проекте В нашем учебном проекте понадобятся трудовые ресурсы, Таблица 13. Таблица 13 – Трудовые ресурсы, машины и механизмы в проекте Название ресурса Статьи учета ОСР Группа Макс ед. Стандартная ставка Стоимость использова ния Календарь Фунт Борис Админ. расходы Руководство ИТР 1 50 Стандартн ый Приискин Петр Руководитель проектов ИТР 1 50 Впарит Николай Отдел маркетинга ИТР 1 50 Цифра Алла Инвестиционный отдел ИТР 1 50 Законникова Оксана Юридический отдел ИТР 1 50 Криворукин Федор ПТО ИТР 1 50 Кривоглазьев Влад Инженер ПТО ИТР 1 50 Чертилла Света Инженер ПТО ИТР 1 50 Бюрократов Фраг Администратор проектов ИТР 1 50 Грошисман Шекель Отдел продаж ИТР 1 50 54 Продолжение таблицы 13 Контроллери Георгий Админ. расходы Инженер ПТО ИТР 1 50 Стандартн ый Рисовалницкий Ростислав Инженер ПТО ИТР 1 50 Малярко Орест Инженер ПТО ИТР 1 50 Проектировщик Инженер ПТО ИТР 3 50 Маляр-штукатур 1 смена Стоимость рабочих Рабочие Рабочие 4 25 1 смена Маляр-штукатур 2 смена Рабочие Рабочие 4 25 2 смена Плотник 1 смена Рабочие Рабочие 4 25 1 смена Плотник 2 смена Рабочие Рабочие 4 25 2 смена Бетононасос Стоимость механизмо в Механиз мы 1 60 150 Календарь рабочих Сварочный аппарат Стоимость аренды 1 55 175 Автокран 1 100 200 Чтобы быстро рабочим первой смены присвоить календарь первой смены, нужно их отфильтровать. Для этого, в колонке «Название ресурса» щелкаем на черном перевернутом треугольнике, и в выпавшем меню выбираем «Фильтры – Условие» и задаем автофильтр «Содержит = 1 смена» и нажимаем «Ок». Аналогично календарь второй смены присваиваем ресурсам второй смены, а группе «Механизмы» присваиваем «Календарь рабочих». Для того чтобы убрать фильтр, нужно в колонке «Название ресурса» щёлкнуть на воронке, в появившемся меню выбрать «Снять все фильтры». Фрагмент занесенных в Microsoft Project трудовых ресурсов представлен на Рисунке 45. Рисунок 45 – Трудовые ресурсы в листе ресурсов После того, как созданы ресурсы, смоделируем отпуск у юриста. Для этого выделим ресурс «Законникова Оксана», зайдем в свойства данного ресурса, нажмем кнопку «Изменить рабочее время» и в исключения добавим отпуск на период с 04.03.2018 по 10.03.2018 года, Рисунок 46. 55 Рисунок 46 – Моделирование отпуска у юриста 2. Материальные ресурсы в учебном проекте В учебном проекте понадобятся материальные ресурсы (тип «Материальный»), Таблица 14. Таблица 14 – Список материальных ресурсов учебного проекта Название ресурса Статьи учета Ед. изм. Группа Стандартная ставка Виглас Буд 1 Услуги подрядчиков USD Подрядчик 8 Окно Стоимость материалов М2 Материалы 1000 Дверь М2 Материалы 1500 Раствор штукатурный М3 Материалы 750 Актирование 2 Руб Статьи 1 Освоение 2 Руб Статьи -1 Доход от реализации 3 Доходы от реализации EUR Статьи -11 Примечание: 1 Для ресурса «Виглас Буд» мы смоделируем ситуацию, когда валютой договора является доллар США (USD). В стандартной ставке указывается курс валюты к валюте проекта. 2 Ресурсы «Актирование» и «Освоение» нам необходимы для моделирования взаиморасчетов 3 Ресурс «Доход от реализации» нам необходим, чтобы смоделировать поступление денег в проект. Рисунок 47 отображает занесенные в Microsoft Project материальные ресурсы. Рисунок 47 – Занесенные в учебный проект материальные ресурсы Для того чтобы увидеть, например, только материальные ресурсы в представлении «Лист ресурсов» нужно на колонке «Тип» нажать на перевернутый вниз треугольник и снять галочку со всех типов, за исключением «Материальный». 56 3. Затраты и затратные ресурсы в учебном проекте В учебном проекте мы воспользуемся только одним ресурсом типа «Затраты» – это «Непредвиденные расходы», которые относим к статье «Административные расходы» (рисунок 48). Рисунок 48 – Занесенные в учебный проект затратные ресурсы Для того чтобы в представлении «Лист ресурсов» можно было быстро увидеть разную детальную информацию по каждому ресурсу, нужно на закладке «Ресурс», в разделе «Свойства» нажать на кнопку «Подробно». Выводимую информацию в нижней части листа ресурсов можно менять. Для этого в нижней части нужно щелкнуть правой кнопкой мыши, и выбрать интересующую вас информацию, Рисунок 49. Рисунок 49 – Детальное представление ресурсов 4. Планирование бюджетных ресурсов При планировании проекта можно составлять бюджет проекта в разрезе статей затрат. Использование в Microsoft Project бюджетных ресурсов позволяет сравнить планируемые бюджетные статьи затрат с реальными потребностями проекта, определенными в процессе планирования и назначения ресурсов. Бюджетными ресурсами могут быть ресурсы всех трех типов – материальные, трудовые и затраты. В процессе создания ресурсов в проекте для каждого ресурса была определена статья затрат, по которой будет идти отчетность о стоимости проекта. Для сравнения бюджета проекта с его реальной стоимостью мы создаем бюджетные ресурсы, Таблица 15. Таблица 15 – Бюджетные ресурсы проекта Название бюджетного ресурса Тип Статья учета БР Трудозатраты Трудовой Административные расходы БР Бюджет на материалы Затраты Стоимость материалов Для того, чтобы из списка ресурсов, Таблица 15, создать бюджетные ресурсы, нужно: 1. Или в свойствах ресурса на закладке «Общие» поставить галочку «Бюджет»; 57 2. Или вывести колонку «Бюджет» и в выпадающем меню выбрать «Да». Созданные бюджетные ресурсы можно назначать только на суммарную задачу проекта и определять с их помощью бюджет проекта. ЗАДАНИЕ 1. Создайте настраиваемые поля ресурсов «Статьи учета» и «Организационная структура ресурсов» согласно указаниям в лабораторной работе. 2. Внесите информацию о ресурсах проекта согласно таблицам 13 и 14. 3. Смоделируйте отпуск ресурса «Законникова Оксана» по данным методических указаний. ВОПРОСЫ 1. Перечислите типы ресурсов, используемые в проектах. В чем их отличие? 2. Что такое универсальные ресурсы? 3. Что такое бюджетные ресурсы? 4. В чем отличие выделенных и предложенных ресурсов? 5. Каким образом редактируются свойства ресурса? 6. Каким образом можно создать настраиваемое поле для ресурса? 7. Как открыть и настроить детальное представление ресурсов? 58 Практическая работа №6. Назначение ресурсов на задачи I. ТЕОРИЯ НАЗНАЧЕНИЯ РЕСУРСОВ 1. Теория назначения бюджетных ресурсов Главной особенностью назначения бюджетных ресурсов является возможность их назначения только на суммарную задачу проекта. Назначение бюджетных ресурсов осуществляется по следующему принципу: 1. Необходимо переключится в представление «Использование задач»; 2. Выделить суммарную задачу проекта; 3. На вкладке «Ресурс», в области «Назначение» следует нажать кнопку «Назначить ресурсы»; 4. В окне «Назначение ресурсов» раскрыть «Параметры списка ресурсов» и после того, как будет поставлена галочка в области «Фильтр:», можно выбрать фильтр «Бюджетные ресурсы», Рисунок 50; 5. После этого, выделить отфильтрованные бюджетные ресурсы и нажать кнопку «Назначить». Рисунок 50 – Назначение бюджетных ресурсов на суммарную задачу Для того, чтобы указать сумму выделяемых бюджетных ресурсов есть два варианта: 1. Указать итоговую сумму. 2. Указать повременную (ежемесячную, ежеквартальную) сумму. 1. Для того, чтобы указать итоговую потребность в бюджете нужно в представлении «Использовании задач» вывести колонки «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты» и на пересечении колонок и назначенных ресурсов указать размер бюджета. 2. Для того, чтобы указать сколько средств/часов выделено в тот или иной период времени, нужно: ‒ Перейти в представление «Использование задач»; ‒ Щелкнуть правой кнопкой мыши в правой части диаграммы; ‒ В меню выбрать «Стили подробных данных»; ‒ В доступных полях выбрать «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты», перенести их вправо и нажать «ОК»; 59 ‒ Из правой части окна «Стили подробных данных» перенести в левую част все поля, за исключением только что перенесенных полей и поля «Все строки назначений», Рисунок 51; ‒ Для того, чтобы в повременном представлении выбрать нужную детализацию по времени (месяц, квартал, полугодие и пр.), необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на шкале времени и выбрать в меню «Масштаб». В появившемся окне «Масштаб» вы выбираете нужный вам масштаб. ‒ В повременном представлении, напротив каждого бюджетного затратного ресурса, вводится определённая сумма бюджета. В этом случае, в колонках «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты» происходит суммирование всех значений по конкретной статье. Рисунок 51 – Определение бюджета проекта При задании масштаба в повременном представлении нужно идти с нижнего уровня на средний, а потом на верхний. При настройке масштаба вы не сможете на нижнем уровне задать масштаб больше, чем есть на среднем или верхнем уровне. Так, если у вас на среднем уровне задана неделя, то на нижнем вы не сможете выбрать месяц. 2. Теория назначения трудовых ресурсов Назначение имеющихся трудовых ресурсов в Microsoft Project возможно следующими способами: 1. В одном из представлений – или «Диаграмма Ганта» или «Использование задач» – нужно на закладке «Ресурс» нажать кнопку «Назначить ресурс» и в области «Ресурсы из проекта …» выделить необходимые ресурсы и нажать кнопку «Назначить». Если необходимо, в колонке «Единицы» нужно указать требуемое количество конкретного ресурса для исполнения работы, так как по умолчанию ресурс всегда назначается в единственном числе. Если нужно, чтобы ресурс уделял конкретной задаче половину своего времени, нужно единицах указать 0,5 или 50% в зависимости от настроек. В случае если список ресурсов очень большой или необходимо выбрать (отфильтровать по фильтру или группе) определенные ресурсы, можно воспользоваться фильтром в «Параметрах списка ресурсов» окна «Назначение ресурсов», Рисунок 52. 60 Рисунок 52 – Окно «Назначение ресурсов» Не изощряйтесь в тонкостях назначения. Т.е. не пишите, что ресурс на задаче будет занят 18,5% своего рабочего времени. Ставьте те единицы, которые вы реально сможете проконтролировать. Но помните, что, если вы у задачи с типом «Фиксированная длительность», перед назначением ресурса задали длительность и трудозатраты, Microsoft Project сам рассчитает единицы назначения ресурса. Если вам нужно отфильтровать ресурсы, свободные (доступные) определенное количество часов, нужно поставить галочку «Доступные не менее:» и указать необходимое доступное время. Окно «Назначение ресурсов», если вам нужно назначить какие-либо ресурсы на задачи, можно не закрывать, а просто выделить другую задачу. Окно «Назначение ресурсов» можно вызвать, щелкнув правой кнопкой на задаче и в меню выбрав пункт «Назначить ресурсы». В случае если вы вспомнили о каком-то ресурсе, которого нет среди списка имеющихся ресурсов, а вам нужно его назначить на задачу, в окне «Назначение ресурсов», в области «Ресурсы из проекта…», нужно встать мышкой на пустую ячейку колонки «Название ресурса» и вписать в нее имя нового ресурса. Созданный ресурс будет иметь тип «Трудовой». В случае если вам нужно назначить несколько ресурсов, выделите нужные вам ресурсы окне «Назначение ресурсов» и нажмите кнопку «Назначить». Единицы назначений на ресурсы могут быть меньше 1 (меньше 100%), например, 0,8 (или 80%) и могут быть больше единицы (2,4 или 250%). В первом случае, это значит, что ресурс загружен на данной работе на 80%, т.е. если задача по времени занимает 40 часов, то ресурс будет занят на данной работе 32 часа. Во втором случае, это значит, что на работе будет занято или три ресурса с загрузкой 80% каждый или два ресурса будут загружены на 100%, а третий на 40%. 2. В окне «Сведения о задаче» на закладке «Ресурсы» в колонке «Название ресурса» нажать на треугольник, и в выпавшем меню выбрать нужный ресурс и указать, при необходимости, требуемое количество ресурсов для исполнения работы, Рисунок 53. 61 Недостатком данного метода, является то, что вы не можете отфильтровать ресурсы по каким- либо признакам и назначить сразу несколько ресурсов. Рисунок 53 – Назначение ресурсов через сведения о задаче 3. Вывести колонку «Названия ресурсов» и выбрать напротив каждой задачи нужные ресурсы для ее исполнения (в выпавшем списке ресурсов поставить галочки напротив необходимых ресурсов), Рисунок 54. Рисунок 54 – Назначение ресурсов через колонку «Названия ресурсов» В случае, если нужно указать количество ресурсов (единицы назначения) нужно перейти в окно «Сведения о задаче». 4. В представлении «Визуальный ресурсный оптимизатор» (только в версии Professional): ‒ перенести левой кнопкой мыши задачу, на которой еще нет назначений (область «Не назначенные задачи:») на ресурс; ‒ или, щелкнув правой кнопкой мыши на задаче, на которой еще нет назначений и выбрать в меню «Кому переназначить» нужный ресурс, Рисунок 55. 62 Рисунок 55 – Назначение ресурсов в представлении «Планирование групп» 5. На закладке «Вид» в области «Комбинированный режим» поставить галочку «Детали», выбрать «Форму задач» и в нижней части окна выбрать ресурсы в колонке «Название ресурсов, Рисунок 56. Преимуществом данного способа, является то, что при работе в комбинированном режиме, вы сможете указать не только единицы назначения конкретного ресурса, а и его личные трудозатраты на конкретной задаче. Рисунок 56 – Назначение ресурсов в комбинированном режиме 63 Если вам нужно заменить назначенный ресурс на другой, в окне «Назначение ресурсов», нажмите на кнопке «Заменить» и в окне «Замена ресурсов» выберете нужный ресурс. Рисунок 57 – Анализ доступности ресурса Перед назначением трудового ресурса рекомендуется провести анализ с точки зрения его доступности или других показателей. Для этого нужно в окне «Назначение ресурсов» выделить ресурс и нажать на кнопке «График», после чего представление «разделится» и внизу появится график «Пиковые единицы» на котором можно увидеть загрузку ресурса, Рисунок 57. |