Проекты. Практическая работа 7. Анализ проекта 71 Практическая работа 8. Выравнивание загрузки ресурсов 84 Список литературы 93 4
 Скачать 5.69 Mb.
|
|
2. Ресурсный критический путь Ресурсный критический путь – это перечень задач, на которые назначены ресурсы, единицы назначения которых превышают максимальную доступность ресурсов, указанную на «Листе ресурсов», или те задачи, которые выполняются параллельно, и на них назначен ресурс, суммарная единица назначения которого по задачам, превышает его максимальную доступность ресурсов, указанную на «Листе ресурсов». Ресурсы, плановая загрузка которых превышает максимальную доступность на листе ресурсов, подсвечиваются красным цветом в представлениях «Лист ресурсов» и «Использование ресурсов», а напротив задач ресурсного критического пути зажигаются индикаторы в виде красных человечков. В разрезе технологической последовательности и взаимосвязей эти задачи могут и не являться критическими, но после выравнивания загрузки перегруженных ресурсов определенно повлияют на дату завершения проекта. Для того чтобы узнать какие ресурсы лежат на критическом пути, нужно: 1. На задаче с индикатором красного человечка, щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Исправить в инспекторе задач…»; 2. На закладке «Вид» в области «Комбинированный режим» поставить галочку «Детали» и выбрать, например, «Лист ресурсов», Рисунок 69. 75 Рисунок 69 – Критические ресурсы критического пути III. АНАЛИЗ СТОИМОСТИ 1. Анализ стоимости в разрезе календарного плана Для анализа стоимости проекта и задач воспользуемся представлением «Диаграмма Ганта» и таблицей «Затраты». При выборе таблицы «Затраты» пользователю будет доступны семь колонок для анализа затрат: 1. В колонку «Фиксированные затраты» заносится суммы расходов или доходов/поступлений (в последнем случае со знаком «минус»), не связанные с ресурсами. Т.е. если вам, например, нужно смоделировать доходы в проекте, то в данную колонку вы заносите напротив нужной задачи отрицательные фиксированные затраты. 2. В колонке «Начисление фиксированных затрат» выбирается метод начисления фиксированных затрат. Если выбран вариант «Пропорциональное», то деньги будут равномерно распределены по всей длительности задачи, если выбран вариант «В начале» или «По окончанию», то фиксированные затраты будут списаны в момент начала или, соответственно, окончания задачи, на которую они назначены. 3. Колонка «Общие затраты» представляет собой отображение суммы фактических и оставшихся затрат, которая также равна сумме колонок «Фиксированные затраты» и «Затраты». Так если вы в проекте уже потратили 300 тыс. руб., а вам еще нужно потратить для выполнения проекта 500 тыс. руб., то в поле «Общие затраты» будет отображаться сумма равная 800 тыс. руб. 4. В колонке «Базовые» отображается сумму затрат уже утвержденного проекта. Значение в данной колонке является фундаментом для последующего анализа отклонений затрат в проекте. Утверждение проекта происходит заданием его базового плана. 5. В колонке «Отклонение» отображается значение разницы затрат между колонками «Затраты» и «Базовые затраты»; 6. В колонке «Фактические» отображается сумма потраченных (освоенных) затрат на исполнение проекта на дату отчета о состоянии. Так как на текущий момент, мы в проект вносили только плановые показатели, в колонке «Фактические» находятся одни нули. 7. В колонке «Оставшиеся» отображается сумма затрат, которые нужны понести на исполнение проекта. Так как на текущий момент, в проекте нет фактических затрат, оставшиеся затраты равны общим затратам, Рисунок 70. 76 Рисунок 70 – Представление для анализа стоимости проекта IV. АНАЛИЗ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА В РАЗРЕЗЕ СТОИМОСТИ РЕСУРСОВ 1. Общий анализ стоимости ресурсов на задачах Чтобы проанализировать, из чего состоит стоимость той или иной задачи, нужно перейти в представление «Использование задач» и выбрать таблицу «Затраты». Чтобы увидеть наиболее дорогие ресурсы, можно переключиться в представление «Использование ресурсов», выбрать таблицу «Затраты» и применить фильтр по затратам, например, отфильтровать ресурсы, стоимость которых в проекте больше 10 тыс., Рисунок 71. Рисунок 71 – Выбор самых дорогих ресурсов 77 2. Группировка по стоимости ресурсов Если необходимо сформировать группы отдельно дорогих и дешевых ресурсов, можно воспользоваться группировкой. Для этого нужно переключиться в представление «Использование ресурсов» и в области «Данные» выбрать «Нет группы – Новая группировка». В появившемся окне «Определение группы в проекте …», следует: 1 Ввести имя группы; 2 Выбрать имя поля группировки. В нашем случае «Затраты». 3 Нажать кнопку «Определить интервалы группировки»; 4 В окне «Определение интервала группировки» выбрать «Группировать по интервалу»; 5 Задать интервал группировки. В нашем случае от нуля до 5 тыс. руб. 6 По желанию можно выбрать шрифт, цвет фона ячеек и узор, Рисунок 72. Рисунок 72 – Настройка группировки по стоимости ресурсов Результат созданной группировки приведен на Рисунок 73. Рекомендуется перед применением группировки отфильтровать значения в том поле, по которому вы делаете группировку. 78 Рисунок 73 – Применённая группировка по стоимости ресурсов 3. Диаграммы стоимости ресурсов В случае, если вам необходимо проанализировать стоимость во времени того или иного ресурса, вы можете построить, например, диаграмму стоимости ресурса. Для этого следует перейти в представление «Вид», в области «Комбинированный режим» поставить галочку «Детали» и выбрать «График ресурсов». После этого в нижней части на графике щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Затраты», Рисунок 74. Рисунок 74 – Диаграмма стоимости ресурса 79 4. Анализ бюджета проекта После того, как назначены все ресурсы и в проекте рассчитаны стоимости и трудозатраты, можно сравнить полученные значения с выделенным бюджетом. Для того чтобы провести сравнение, сначала выполним следующие шаги: 1. Переключимся в представление «Лист ресурсов»; 2. Перейдем на закладку «Вид» и в области «Представления ресурсов» нажмем на «Листе ресурсов»; 3. Нажмем в выпавшем меню на «Сохранить представление» и введем имя представления «ПР_Анализ по бюджетным ресурсам»; 4. На закладке «Вид» в области «Данные» создадим новую группировку «ПР_Анализ по бюджетным ресурсам» по полю «ПР_Статьи учета»; 5. На закладке «Вид» в области «Данные» создаем новый фильтр по полю «ПР_Статьи учета» с проверкой на две статьи «Стоимость материалов» и «Административные расходы», Рисунок 75. Рисунок 75 – Создание нового фильтра 6. В новом созданном представлении, с отфильтрованными и сгруппированными данными, выводим поля «Трудозатраты», «Бюджетные трудозатраты», «Бюджетная стоимость» и «Затраты» для сравнения полученных данных. 7. Последний шаг, это на закладке «Вид» нужно в области «Данные» новую таблицу сохранить как «ПР_Анализ по бюджетным ресурсам», Рисунок 76. Рисунок 76 – Сравнение бюджета проекта с полученными значениями 80 V. АНАЛИЗ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА В РАЗРЕЗЕ СТАТЕЙ ЗАТРАТ 1. Анализ общей стоимости проекта в разрезе статей затрат При планировании проекта было создано текстовое поле «Кодировка справочника1 «ПР_Статьи учета». Теперь можно проанализировать стоимость ресурсов в разрезе статей затрат. Для этого нужно: 1. Переключиться в представление «Лист ресурсов»; 2. Перейти на закладку «Вид», в области «Представления ресурсов» выбрать «Другие представления – Сохранить представление»; 3. В окне «Сохранение представления» ввести название нового представления, например «ПР_Стоимость по статьям учета»; 4. Скрыть с помощью клавиши «Delete» все имеющиеся столбцы, за исключением столбца «Название ресурса», и вывести столбцы: a. «Базовые затраты»; b. «Затраты»; c. «Фактические затраты»; d. «Оставшиеся затраты». 5. На закладке «Вид» в области «Данные» выбрать «Нет группы – Новая группировка»; 6. Ввести имя новой группировки, например, «ПР_По статьям учета»; 7. Выбрать группировку по полю «Кодировка справочника1 «ПР_Статьи учета» и нажать «Ок», Рисунок 78. Рисунок 77 – Представление «ПР_Стоимость по статьям учета» 8. На закладке «Вид» сохранить выведенные поля как новую таблицу «ПР_Стоимость по статьям учета» и нажать «Ок». 81 2. Анализ распределенной во времени стоимости проекта Чтобы проанализировать стоимость проекта, например, по месяцам, нужно создать новое представление. Для этого нужно: 1. Перейти в представление «Использование ресурсов»; 2. Перейти на закладку «Вид», в области «Представления ресурсов» выбрать «Другие представления – Сохранить представление»; 3. В окне «Сохранение представления» ввести название нового представления, например, «ПР_Повременный_учет_по_статьям»; 4. Скрыть с помощью клавиши «Delete» все имеющиеся столбцы, за исключением столбца «Название ресурса», и вывести столбец «Затраты»; 5. На закладке «Вид» в области «Данные» выбрать «Нет группы – ПР_По статьям учета»; 6. Выделить колонку «Название ресурсов» и на закладке «Вид» в области «Данные» выбрать «Структура – Скрыть подзадачи»; 7. В правой части распределенной таблицы щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Стили подробных данных»; 8. Перенести из раздела «Доступные поля» в раздел «Показывать эти поля» поле «Затраты» и нажать «ОК»; 9. В верхней части распределенной таблицы щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Шкала времени»; 10. В «Параметрах шкалы времени» выбрать «Отображать два уровня»; 11. В среднем уровне выбрать единицы «Кварталы» с интервалом «1»; 12. В нижнем уровне выбрать единицы «Месяцы» с интервалом «1» и нажать «ОК; 13. На закладке «Вид» сохранить выведенные поля как новую таблицу «ПР_ Повременный_учет_по_статьям» и нажать «Ок», Рисунок 78. Рисунок 78 – Распределенная по месяцам стоимость проекта в разрезе статей затрат 3. Анализ потребности в материалах В проектах, где используются материалы, полезно знать, когда какие материалы используются и сколько нужно потратить денег на их закупку. Для этого нужно сформировать отчет о потребности материалов в проекте. Выполним последовательно следующие шаги: 1. Перейдем в представление «Использование ресурсов»; 2. На закладке «Вид» в области «Представления ресурсов» выберем «Другие представления – Сохранить представление»; 82 3. Введем имя нового представления «ПР_Повременная потребность в материалах»; 4. По колонке «Группа» отфильтруем все материалы; 5. Выведем колонки «Единицы измерения материалов», «Трудозатраты» и «Затраты»; 6. Выведем строки «Трудозатраты» и «Затраты»; 7. Настроим шкалу времени, как нужно для отчетности; 8. Сохраним выведенные поля, как новую таблицу «ПР_Повременная потребность в материалах». Результат построения отчета о потребности материалов в проекте изображен на Рисунок 79. Рисунок 79 – Отчет о потребности материалов в проекте 4. Анализ потребности в ресурсах В проектах также полезно знать, когда какие ресурсы нужны, сколько они стоят и как они работают. Для этого нужно сформировать отчет о потребности в ресурсах. Выполним последовательно следующие шаги: 1. Перейдем в представление «Использование ресурсов»; 2. На закладке «Вид» в области «Представления ресурсов» выберем «Другие представления – Сохранить представление»; 3. Введем имя нового представления «ПР_Отчет о потребности в трудовых ресурсах»; 4. Создадим и применим группировку по коду ОСР; 5. Создадим и применим фильтр по коду ОСР 6. Выведем информацию по уровень структуры 5 (закладка «Вид – Данные – Структура); 7. Выведем строку «Трудозатраты»; 8. Настроим шкалу времени (Месяц/Неделя); 9. Сохраним выведенные поля, как новую таблицу «ПР_Отчет о потребности в трудовых ресурсах», Рисунок 80. После создания и сохранения таблицы, можно отредактировать такие ее параметры, как ширина колонок, выравнивание и центрирование данных. Для этого нужно на закладке «Вид» выбрать «Таблицы – Другие таблицы», и в окне «Другие таблицы» выделить нужную таблицу и нажать «Изменить». 83 Рисунок 80 – Отчет о потребности в трудовых ресурсах ЗАДАНИЕ 1. Отобразите на диаграмме Ганта критический путь проекта. 2. Создайте форму для анализа стоимости в разрезе календарного плана. 3. Создайте форму для общего анализа стоимости ресурсов на задачах. 4. Создайте группировку по стоимости ресурсов. 5. Создайте диаграммы стоимости ресурсов. 6. Проведите анализ бюджета проекта. 7. Проведите анализ общей стоимости проекта в разрезе статей затрат. 8. Проведите анализ распределенной во времени стоимости проекта. 9. Проведите анализ потребности в материалах. 10. Проведите анализ потребности в ресурсах. ВОПРОСЫ 1. Каким образом проводится анализ календарного графика проекта? Назовите пути устранения нарушения директивных сроков реализации проекта 2. Что такое «критический путь проекта», «свободный и общий временной резерв»? Как эти параметры используются в анализе проекта? 3. Назовите пути сокращения критического пути проекта. 4. Что такое «ресурсный критический путь»? Как узнать, какие ресурсы являются критическими? 5. Каким образом можно провести анализ стоимости проекта? 84 Практическая работа №8. Выравнивание загрузки ресурсов I. АНАЛИЗ ЗАГРУЗКИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕСУРСОВ 1. Анализ загруженности ресурсов Перегрузка ресурсов При назначении ресурса на задачи, если в единичный интервал времени сумма часов назначений по ресурсу превышает имеющуюся доступность трудовых часов для работы, возникает перегрузка ресурсов, Рисунок 81. Например, как видно на Рисунке 81, есть «Ресурс 1», у которого доступность 0,5 (колонка «Макс. Единиц»), т.е. 50% своего времени он может уделять проекту, но при назначении на задачу указано, что он нужен 100% своего времени (окно «Сведения о назначении» – поле «Единицы»). Соответственно, видно в поле «Превышение доступности (Превыш.)» на сколько часов в день он перегружен, а в поле «Оставшаяся доступность (Ост. Доступность)» видно, сколько часов в день ресурс может уделить работе, чтобы не быть перегруженным. Рисунок 81 – Перегрузка ресурсов В случае перегрузки ресурсов напротив задачи, на которой есть перегруженные ресурсы, появляется «красненький человечек», Рисунок 82. 85 Рисунок 82 – Отображение перегрузки ресурсов Признак загруженности ресурсов также можно увидеть в представлении «Лист ресурсов». Так, в представлении «Лист ресурсов», перегруженные ресурсы будут выделены красным шрифтом с полужирным начертанием. А в колонке «Индикаторы» напротив данного ресурса будет индикатор «Воскл. знак». Для управления загрузкой ресурсов и устранения перегрузки ресурсов, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на задаче с «красненьким человечком» и в меню выбрать один вышеуказанных вариантов, Рисунок 83. Рисунок 83 – Борьба с перегрузкой ресурсов в инспекторе задач Если в инспекторе задач надпись «Ресурсы, работающие с превышением максимальной емкости», Рисунок 83, то это значит, что на задачу назначено больше ресурсов, чем есть их по штату Варианты следующие: 1. Увеличить длительность задачи и сохранить трудозатраты перегруженного ресурса, Рисунок 84; 86 Рисунок 84 – Автоматическое увеличение длительности 2. Уменьшить трудозатраты перегруженного ресурса и сохранить длительность, Рисунок 85. При этом Microsoft Project уменьшит количество единиц назначения ресурса; 3. Назначить дополнительный ресурс на задачу. Также можно: 1. Уменьшить единицу назначения ресурса в окне «Назначение ресурсов»; 2. Увеличить количество/доступность ресурса на листе ресурсов в колонке «Макс. Единиц». Анализ загруженности того или иного ресурса лучше всего проводить в представлении «Использование ресурсов». Для анализа необходимы поле «Трудозатраты» (оно показывает, сколько часов в единице масштаба занят ресурс), поле «Превышение доступности», в котором можно увидеть, на сколько часов в единицу масштаба перегружен ресурс, и поле «Оставшаяся доступность», в котором отражается информация о недогрузке ресурса на единицу масштаба, Рисунок 81. Рисунок 85 – Автоматическое уменьшение трудозатрат перегруженных ресурсов II. ВЫРАВНИВАНИЕ ЗАГРУЗКИ РЕСУРСОВ 1. Введение в автоматическое выравнивание Выравнивание проекта можно производить по ресурсам (трудовым и машинам/механизмам) в автоматическом режиме или ручном. Что такое автоматическое выравнивание? Рисунок 86 содержит мини-проект с расчетом без выравнивания ресурсов. Там есть ресурс Чебурашка, который занят на двух работах с 60% загрузкой (% выдел.). Без учета выравнивания ресурсов, эти работы могут выполняться параллельно. Но суммарная загрузка ресурса составляет 120%. 87 Рисунок 86 – Пример расчета проекта без выравнивания ресурсов Если же мы проведем выравнивание по нашему ресурсу, то работы, на которых занят ресурс Чебурашка, сдвинутся во времени, и теперь будут выполняться последовательно. Загрузка ресурса в любой момент времени не превышает 60%, Рисунок 87. Рисунок 87 – Пример расчета проекта с выравниванием ресурсов Выравнивание производится следующими способами: 1. Если необходимо выровнять ресурсы по конкретным задачам, то нужно выделить необходимые задачи и нажать на пиктограмму «Выровнять выделенное» на закладке «Ресурс». Выравнивание будет проведено по перегруженным ресурсам на выделенных задачах. 2. Если необходимо выровнять конкретные ресурсы в проекте, то нужно нажать на пиктограмму «Выровнять ресурс», Рисунок 87, выбрать ресурс и нажать «ОК». В данном случае, произойдет выравнивание по конкретным выделенным перегруженным ресурсам. 88 3. Если необходимо выровнять все ресурсы на всех проектах, то нужно нажать на пиктограмму «Выровнять все» на закладке «Ресурс». Если необходимо отменить выравнивание и вернуть проект в исходное состояние с перегруженными ресурсами, нужно нажать на пиктограмму «Очистка выравнивания» на закладке «Ресурс». Очистка выравнивания может производиться как для всего проекта, так и для выбранных задач. |