Проекты. Практическая работа 7. Анализ проекта 71 Практическая работа 8. Выравнивание загрузки ресурсов 84 Список литературы 93 4
 Скачать 5.69 Mb.
|
|
ЗАДАНИЕ 1. Задайте стандартному календарю проекта параметры в соответствии с таблицей 3. 2. Задайте в стандартном календаре исключения в соответствии с таблицей 4 (кроме исключений «Работа в первую смену» и «Работа во вторую смену»). 3. На основе стандартного календаря создайте календари «7х8», «Календарь рабочих», «Первая смена», «Вторая смена». 4. Измените параметры созданных календарей в соответствии с таблицей 5. 5. Создайте исключение «Работа во вторую смену» для календаря «Первая смена» и исключение. «Работа в первую смену» для календаря «Вторая смена». ВОПРОСЫ 1. Для чего создаются календари проекта? Как изменить свойства стандартного календаря проекта? 2. Как создать новый календарь? Как изменить рабочее время в новом календаре? 3. Что такое исключения календаря? Как создать исключение календаря? 25 Практическая работа №3. Планирование задач I. Задачи в Microsoft Project На языке Microsoft Project существует следующие категории задач: 1. Суммарная задача проекта – задача, отображающая итоговую информацию о длительности, стоимости и объеме задач во всем проекте. Суммарная задача проекта всегда находится в нулевой строчке, и имеет уникальный внутренний номер программы равный нулю. Выводится или через галочку в меню «Файл – Параметры – Дополнительно – Параметры отображения для данного проекта – Суммарная задача проекта» или галочку на закладке «Формат – Показать или скрыть – Суммарная задача проекта». 2. Суммарная задача (фаза/этап). Любой проект при его реализации проходит через определенные этапы, следующие последовательно или идущие параллельно. Определение такие крупных этапов в каждом проекте и есть определение суммарных задач (этапов/фаз), отображающих итоговую информацию о длительности, стоимости и объеме простых задач, реализация которых необходима для достижения результатов этапов. Суммарные задачи – это некое объединение простых задач под одним «зонтиком». Суммарные задачи могут быть автоматическими или ручными. У автоматических суммарных задач длительность рассчитывается как разница между началом самой ранней задачи и окончанием самой поздней задачи данного этапа. У ручных суммарных задач длительность не рассчитывается как у автоматических, а задается пользователем. 3. Задача – работа проекта нижнего уровня декомпозиции структуры работ, на которую можно назначать ресурсы (трудовые, материальные, затратные) и которая должна быть выполнена для завершения проекта. Задача – действие (активность), выполняемое от начала и до конца неизменным составом ресурсов. 4. Контрольные события – задачи, не имеющие длительности, так называемые «Вехи». Обычно они отображают наступление важных событий проекта (например, «Подписан договор отвода земельного участка»), достижение запланированных результатов. В Microsoft Project вехами также могут быть суммарные задачи и задачи (Рисунок 20). 5. Повторяющиеся задачи – задачи, имеющие длительность и повторяемые неоднократно для моделирования совещаний, встреч, оплат и пр. Для названия суммарных задач лучше всего использовать существительные, например, этап «Землеотвод», «Тестирование», «ТЭО проекта». Для названия задач лучше всего использовать глаголы, типа «Сделать», «исследовать», «найти». Для названия контрольных событий лучше всего использовать глаголы прошедшего времени, например, «Решение принято», «Договор заключен». Рисунок 20 – Категории задач 26 II. Способы планирования задач В Microsoft Project есть два способа планирования задач: 1. Ручное. 2. Автоматическое. Ручное планирование (режим задачи) используется в том случае, когда нужно жестко зафиксировать даты начала/окончания задачи, чтобы они не сдвигались от входящих связей, назначенных ресурсов и др. (например, даты работ по контракту могут быть смоделированы через ручное планирование) (Рисунок 21). Рисунок 21 – Ручные задачи и команда «Соблюдать связи» Как видно из рисунка 21, во второй суммарной задаче была изменена длительность второй задачи, но длительность зависимой третьей задачи не сдвинулась, так как она, вернее, ее даты начала/окончания, жестко зафиксированы через ручное планирование. Если же планировщик согласен с теми изменениями, которые должны привести к новым датам начала/окончания, он должен выделить те задачи, которые не сдвинулись из-за зафиксированных ручным способом планирования, и на вкладке «Задача – Планирование» нажать на кнопку «Соблюдать связи». Ручное планирование используется также, когда неизвестны даты начала/окончания работ при известной длительности, когда известны только дата начала или только дата окончания задачи. Автоматическое планирование (режим задачи), используется по умолчанию во всех продуктах по управлению проектами и означает, что даты начала/окончания задач рассчитываются самим продуктом на основании связей задачи, ее зависимостей и ограничений. Способ планирования задач в проекте задается в меню «Файл – Параметры – Расписание – Параметры планирования для этого проекта». Если в процессе работы нужно поменять способ планирования для вновь создаваемых задач, нужно в строке состояния нажать левой кнопкой мыши на описании способа планирования и выбрать нужный вам способ. Если необходимо поменять способ планирования для имеющихся задач, нужно их выделить и на вкладке «Задач» в разделе «Задачи» нажать на кнопке соответствующего способа планирования. Кроме возможности использовать два типа планирования в задачах, можно применять разделение задач на активные и неактивные для проведения анализа «что-если». Для проведения данного анализа необходимо создание нескольких путей развития событий в проекте, а потом выделять один или другой фрагмент и с помощью пиктограммы «Сделать неактивным» исключать из проекта сроки, трудозатраты и стоимость альтернативного пути развития проекта. При деактивации суммарной задачи, становятся неактивными все вложенные в нее задачи. 27 Анализ «что-если» лучше всего проводить на задачах с автоматическим типом планирования, чтобы было видно изменение сроков проекта от исключения той или иной ветки. III. Способы планирования проекта В Microsoft Project предусмотрено два способа планирования проекта: 1. Директивное планирование или планирование сверху-вниз; 2. Планирование снизу-вверх. При планировании сверху-вниз, используется следующий сценарий: 1. Руководитель проекта определяет этапы/подэтапы проекта и задает их длительность, используя тип планирования суммарных задач «Ручное планирование». 2. Ответственные за этапы/подэтапы определяют задачи, их длительность и взаимосвязи для достижения результатов этапа. 3. Проводится анализ сроков, заданных руководителем, и сроков, запрашиваемых исполнителем (Рисунок 22). 4. При необходимости проводится корректировка или сроков суммарных задач или сроков вложенных в этап задач. 5. Суммарные задачи или переводятся в автоматический режим, или остаются в ручном для контроля длительности вложенных задач. Рисунок 22 – Отличия планирования сверху-вниз и снизу-вверх Как видно на рисунке 22, для достижения результатов первой суммарной задачи нужно по результатам детализации 12 дней, а не 10, как было задано доля этапа. Несоответствие дат окончания суммарной задачи и последней вложенной в нее задачи видно также благодаря подчеркивающей красной волнистой линии в колонке «Окончание». Также можно увидеть, что третья задача в этапе «Нужно сделать за» отображается по-другому. При планировании снизу-вверх, суммарные задачи переводятся в автоматический режим, и их длительность рассчитывается от длительности вложенных задач, Рисунок 4.3. IV. Требования к детализации графика проекта На разных этапах планирования проекта должны выдвигаться разные требования к детализации графика. На ранних этапах достаточно составить график будущего проекта крупными мазками, так, например, если у вас планируется проект длительностью в один год, то в самом начале достаточно тем задачам, которые будут исполняться в далекой перспективе, определить длительность по месяцу, а по мере приближения к датам начала работ проводить их детализацию. Кратко сформулируем те принципы, которые используются при детализации суммарной задачи: 28 1. На задачу можно назначить одного исполнителя, ответственного за результат. 2. Задачу можно оценить с точки зрения и объема работ, и длительности, и стоимости. Как правило, если взять смету на строительство некоего дома, то в ней в разделе «Наружные работы» можно найти работу, например, «Кладка стен» с объемом работ 900 м 3 , трудочасами и стоимостью, вроде все измеримо, но слишком много, так как данная работа подразумевает данный объем работы по всему дому. Поэтому я разбиваю, например, объект по этажам, и как вариант, еще по подъездам. На стадионах я детализировал работы как минимум до секторов. 3. Между задачи можно создать связи, которые будут отображать реальные зависимости между ними. 4. Длительность задач не более отчетного периода (так, если согласно п. 1 договор делает один юрист, но ему на разработку договора нужен месяц, а отчетность по проекту собирается раз в неделю, то я пойду следующим путем – создам этап «Разработка договора» с задачами, например, согласно предполагаемым разделам договора и длительностью до одной недели). 5. Минимальная длительность должна быть такая, чтобы система не начала работать на себя. Например, если вы решите детализироваться до часов/минут («Сканирование документов» (10 мин), «Отсылка факса» (15 мин)), то вы должны отдавать себе отчет, сколько времени займет составление такого графика и потом его отслеживание на предмет выполнимости согласно заложенным параметрам. 6. Длительность задач должна прямо зависеть от длительности проекта. Так, если у вас проект длительностью месяц, то можно детализироваться до задач длительностью один день. 7. Если вы не знаете, какие задачи нужно сделать по тем или иным причинам, создайте контрольное событие с датой, когда должен быть получен результат. По мере поступления информации о планируемых работах от исполнителей, создавайте задачи, связывайте их окончание между собой и контрольным событием и следите, чтобы контрольное событие не сдвинулось. V. Типы задач Каждая задача имеет свой тип – характеристику, учитывающую, какие элементы задачи являются фиксированными, а какие переменными. Для начала необходимо ввести следующие определения: 1. Длительность – время, необходимое для реализации задачи/проекта. Определяется как разница между датой/временем окончания и датой/временем начала. По умолчанию, вновь создаваемые задачи отображают длительность в Microsoft Project всегда в рабочих днях, заданных в календаре проекта. Необходимо различать длительность задачи и длительность работы ресурса на задаче. Так, например, на задаче «Подписание договора», длительностью один день, длительность работы (подписания) директора всего лишь один час. Если нужно указать длительность задачи в календарных дня, нужно в поле длительность, перед символом (дней, мес, мин) добавить букву «а», и в данном случае, длительность задачи станет равной календарной длительности. 2. Трудозатраты – количество человеко-часов или человеко-дней, необходимых для реализации задач/проекта. Так, например, если мы дадим исполнителю работу, чтобы они ее сделал за три восьмичасовых дня, то длительность задачи составит 3 дня, а на исполнение потребуется 24 человека-часа, а если мы данную работу разделим поровну между двумя исполнителями, то длительность составит 1,5 дня при тех же 24 человеко-часах. Задачи в Microsoft Project могут быть иметь следующие типы: 1. Фиксированная длительность (длительность задачи остается постояннойнезависимо от количества назначенных трудовых ресурсов (единиц назначения) или объема трудозатрат). Т.е.: А) при изменении количества назначенных трудовых ресурсов пересчитываются трудозатраты, а длительность неизменна; Б) при изменении общего объема трудозатрат, назначенных на работу трудовых ресурсов, пересчитываются пиковая загрузка и единица назначения в период выполнения задачи, а длительность неизменна. Единица назначения – загрузка или количество ресурса на конкретной задаче,можетзадавать в процентах или единице. Например, если нужно, чтобы на задаче «Тестирование» ресурс работал только половину рабочего дня календаря задачи, нужно указывать его единицу назначения в зависимости от настроек равную 0.5 или 50%. Пиковая загрузка –максимальная загрузка ресурса в проекте. 29 Для задач данного типа сначала определяется длительность работ, потом объем работ (трудозатраты) и в конце происходит назначение ресурсов. При назначении трудовых ресурсов на задачу с фиксированной длительностью и заданными объемом и трудозатратами Microsoft Project рассчитает единицы назначения (количество) ресурсов под заданные условия. При назначении трудовых ресурсов на задачу с фиксированной длительностью и заданными трудозатратами для ресурса Microsoft Project рассчитает единицы назначения конкретного ресурса на конкретной задаче. При назначении трудовых ресурсов на задачу с фиксированной длительностью Microsoft Project рассчитает общий объем работ (трудозатраты) ресурсов в соответствии с календарем рабочего времени каждого назначенного ресурса. Пример задач с типом «фиксированная длительность» – совещания, работы по контракту, в котором прописаны конкретные сроки предоставления результат, работа на выходных на даче у родителей. 2. Фиксированные трудозатраты (объем трудозатрат остается постояннымнезависимо от любых изменений длительности или количества ресурсов (единиц назначения), назначенных данной задаче). Т.е.: А) при изменении единиц назначения ресурсов пересчитывается длительность, а трудозатраты неизменны; Б) при изменении длительности пересчитываются пиковые единицы и загрузка ресурсов, а трудозатраты неизменны. Для задач данного типа сначала определяется объем работ (трудозатраты), а потом происходит назначение ресурсов с определением их количества, после чего Microsoft Project рассчитывает длительность задачи. Пример задач с типом «фиксированные трудозатраты» – написание кода программного продукта, кладка стен, строительство замка из песка. 3. Фиксированный объем ресурсов (количество единиц назначения остаетсяпостоянным независимо от объема трудозатрат или длительности задачи). Т.е.: А) при изменении трудозатрат пересчитывается длительность, но единицы назначения 2. пиковая загрузка ресурсов не меняется; Б) при изменении длительности пересчитываются трудозатраты, но пиковая загрузка и единицы назначения не меняются. Для задач данного типа сначала определяется объем работ (часы), а потом происходит назначение ресурсов с определением их количества, после чего Microsoft Project рассчитывает длительность задачи. Пример задач с типом фиксированный объем ресурсов – уборка комнаты, мытье посуды. Выбор того или иного типа задачи происходит в свойствах задачи ( щелкнуть правой кнопкой мыши по задаче и в контекстном меню выбрать пункт Сведения…) на закладке «Дополнительно» с помощью поля «Тип задачи» (рисунок 23) или с помощью встроенных полей «Тип» и «Фиксированный объем работ». 30 Рисунок 23 – Выбор типа задачи В свою очередь, типы задач «Фиксированная длительность» и «Фиксированный объем ресурсов» могут быть как с фиксированным объем работ, так и без него (Рисунок 23). Под термином «фиксированный объем работ» в Microsoft Project имеется в виду фиксация значения трудозатрат на задаче. Т.е. длительность задачи типа «Фиксированный объем ресурсов» не изменяется (галочка стоит) или уменьшается (галочка стоит) по мере добавления или удаления ресурсов на задаче, тогда как объем работ (трудозатраты) по задаче при снятой галочке увеличивается, а при стоящей остается неизменным. Например, у нас есть задача с типом «Фиксированная длительность», с длительностью 10 дней и трудозатратами 80 часов и с назначенным одним ресурсом. Если мы назначим еще один ресурс на эту задачу, то при: 1. Стоящей галочке «Фиксированный объем работ», трудозатраты разделятся поровну между двумя ресурсами. Т.е. длительность останется, как и прежде 10 дней, но трудозатраты каждого ресурса на задаче составят 40 часов. 2. Снятой галочке «Фиксированный объем работ», трудозатраты увеличатся пропорционально числу дополнительно назначенных ресурсов. Т.е. длительность останется, как и прежде 10 дней, но трудозатраты каждого ресурса на задаче составят 80 часов, а общие трудозатраты по задаче составят 160. Планирование с фиксированным объемом работ имеет смысл, только когда ресурсы, назначенные на задачу, добавляются или удаляются. Планирование с фиксированным объемом работ неприменимо, когда изменяются трудозатраты, длительность, объем ресурсов, уже назначенных на задачу. Рекомендации по использованию типов задач: ‒ Рекомендуется типы «Фиксированные трудозатраты» и «Фиксированный объем ресурсов» использовать на тех задачах, где назначены одинаковые трудовые ресурсы/бригады (Проектировщик Иванов, Проектировщик Сидоров и Проектировщик Петров) и других типов не будет. ‒ Тип задачи «Фиксированный объем ресурсов» использовать, когда все ресурсы навалены «в кучу». Например, у строителей это рабочие, краны и пр. Вся загрузка будет равномерно распределена на протяжении всей длительности задачи. ‒ Тип задачи «Фиксированная длительность» использовать, когда вы не имеет права менять длительность задач. Помните, что «встроенный интеллект» Microsoft Project при любом типе задачи в момент первого назначения ресурсов связывает в одно целое – длительность, трудозатраты и единицы назначения. Дальнейшие изменения одного из этих параметров будут приводить к перерасчету остальных, согласно вышеописанной логике. Поэтому не всегда последующее увеличение трудозатрат, уменьшение длительности, единиц ресурсов будет приводить к такому же результату, |