Составление поручения президента (вице-президента),
оформляемого на бланке поручения, и резолюции
3.37. Поручение президента (вице-президента) составляется для установления заданий должностным лицам по решению отдельных вопросов уставной деятельности общества, разработке предложений по результатам совещаний, рабочих встреч, командировок, а также по подготовке документов, докладов и других материалов и оформляется на соответствующем бланке.
Пример составления и оформления поручения первого вице-президента приведен в приложении № 8.
3.38. Проект поручения президента (вице-президента) подготавливает и визирует помощник президента (советник вице-президента), который в этом случае является исполнителем документа.
Если проект поручения президента (вице-президента) подготовлен подразделением общества, его визируют исполнитель документа, руководитель этого подразделения и помощник президента (советник вице-президента).
Помощник президента (советник вице-президента) может при необходимости потребовать, чтобы проект поручения был завизирован также другими должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к исполнению заданий, предусмотренных поручением.
Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа проекта поручения.
3.39. Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта поручения шрифтом
размером 10 пт.
3.40. Подписанное президентом поручение отдел документационного обеспечения направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе – изготавливает и рассылается адресатам его копии.
3.41. Подписанное вице-президентом поручение его секретариат направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе – копии изготавливает и рассылает адресатам исполнитель документа.
3.42. Резолюция пишется должностным лицом на самом документе и представляет по существу указание по изложенным в документе вопросам.
Резолюция может быть написана (напечатана) на отдельном листе, который прилагается к подлиннику документа.
К документу должно быть, как правило, не более одной резолюции.
3.43. Резолюция, написанная президентом на документе, может быть перепечатана отделом документационного обеспечения на отдельном листе и заверена печатью отдела. Резолюция, написанная вице-президентом, перепечатывается соответствующим секретариатом и заверяется печатью этого секретариата.
3.44. При оформлении резолюции указываются номер и дата регистрации документа, к которому относится резолюция, фамилии и инициалы исполнителей, содержание указания, срок исполнения, подпись и дата.
На оборотной стороне резолюции ставится виза лица, подготовившего проект резолюции (подпись, ее расшифровка и дата).
3.45. В поручении и резолюции в качестве исполнителей указываются только те должностные лица, которые имеют непосредственное отношение к решению поставленных вопросов (не следует без надобности расширять круг исполнителей, особенно в поручении и резолюции с пометкой «Срочно»).
3.46. В поручении и резолюции могут быть указаны и другие должностные лица, которым документ направляется для сведения, учета в работе и др. В этом случае указываются фамилия и инициалы должностного лица и ставится знак «плюс». Например: + Петрову И.И.
3.47. Составление и оформление поручения и резолюции руководителей подразделений общества производится аналогично составлению и оформлению поручения и резолюции президента (вице-президента).
Составление и оформление протокола совещания
3.48. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых президентом (вице-президентом), а также руководителями подразделений общества, оформляются протоколами на бланках установленной формы.
Пример составления и оформления протокола совещания у президента приведен в приложении № 9.
Материалы к совещаниям, проводимым президентом (вице-президентом), подготавливает ответственный исполнитель с участием причастных подразделений.
3.49. Проект протокола совещания (в случае оперативного рассмотрения вопросов – предложения для включения в проект протокола), проводимого президентом (вице-президентом), завизированный исполнителем документа и ответственным исполнителем, направляется вместе с другими материалами к совещанию в Департамент управления делами (в соответствующий секретариат) не позднее чем за 2 дня до даты совещания.
3.50. Проект протокола совещания, проведенного президентом, составляется и оформляется исполнителем документа совместно с помощником президента, а проведенного вице-президентом – исполнителем документа совместно с советником вице-президента.
Протокол должен быть оформлен не позднее 3 дней с даты проведения совещания.
3.51. Проект протокола совещания, проведенного президентом (вице-президентом), подготавливается с учетом состоявшегося на совещании обсуждения рассматриваемых вопросов и решений, принятых президентом (вице-президентом), и согласовывается в установленном порядке, как правило, с должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, рассмотренным на совещании.
Согласованный проект протокола до представления на подпись визируется исполнителем документа, ответственным исполнителем и помощником президента (советником вице-президента).
3.52. Отметки о согласовании и визы ставятся на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.
Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта протокола и печатается шрифтом размером 10 пт.
3.53. В протоколе сначала указываются должностные лица, присутствовавшие на совещании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже через межстрочный интервал 12-24 пт печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей – их фамилии и инициалы через межстрочный интервал 12 пт. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом фамилии печатаются в алфавитном порядке независимо от должности.
Если количество участников совещания превышает 15 человек, список присутствующих на совещании может быть оформлен в виде приложения.
Дата, оформляемая словесно-цифровым способом, и номер протокола печатаются справа.
Если совещание проводилось не в г. Москве, после реквизита «Вид совещания» через межстрочный интервал 24 пт указывается по центру листа место проведения совещания (например, г. Новосибирск).
3.54. Протокол включает в себя вопросы, рассмотренные на совещании, и принятые по ним решения и печатается шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой. Название вопроса печатается центрованным способом, начинается, как правило, с предлога «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем».
Под названием вопроса проводится сплошная черта. Под чертой в скобках через межстрочный интервал 12 пт печатаются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании по этому вопросу.
3.55. Решения, принятые по каждому рассматриваемому на совещании вопросу, излагаются в протоколе в виде отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, и адресуются соответствующим должностным лицам общества (вице-президентам, руководителям подразделений общества).
3.56. Пункты подразделяются при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, либо на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатаются с красной строки со строчной буквы и отделяются один от другого точкой с запятой.
3.57. Задания, показатели работы, графики, образцы документов и бланков помещаются, как правило, в приложениях к протоколу, которые являются его неотъемлемой частью и должны иметь названия. В тексте протокола делаются ссылки на эти приложения, которые нумеруются в порядке упоминания их в протоколе.
Если к протоколу прилагаются справочно-аналитические и информационные материалы, докладные записки и др., то в протоколе делается об этом соответствующая запись.
3.58. Принятые на совещании решения, требующие срочного исполнения, должны быть незамедлительно, до оформления и рассылки протокола, доведены до соответствующих должностных лиц − исполнителей, которые не принимали участия в совещании, для организации выполнения принятых решений в установленные сроки. В этом случае решения доводятся до этих должностных лиц подразделением общества, которое подготавливает проект протокола совещания.
3.59. Подписанный президентом протокол совещания отдел документационного обеспечения направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе – изготавливает и рассылает адресатам его копии.
3.60. Подписанный вице-президентом протокол совещания его секретариат направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе – копии изготавливает и рассылает адресатам исполнитель документа.
3.61. Если на совещании, проведенном президентом (вице-президентом), рассматривалось несколько вопросов, то адресатам могут быть посланы соответствующие выписки из протокола.
3.62. Протокол совещания, проведенного руководителем подразделения общества, составляется и оформляется аналогично протоколу совещания у президента (вице-президента).
3.63. В отдельных случаях подписанные должностным лицом и зарегистрированные в установленном порядке протоколы (протоколы совещаний, заседаний технических, научно-технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и др.) утверждаются вышестоящим должностным лицом, если для реализации принятых решений недостаточно полномочий должностного лица, подписавшего протокол. В этих случаях в правом верхнем углу первого листа протокола ставится гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего протокол, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения.
3.64. Подготовка и оформление протоколов заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии общества осуществляется в соответствии с положениями об этих органах и их регламентами.
3.65. Протоколами оформляются решения, принимаемые на совместных заседаниях правления, комиссий, советов общества и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей общества с руководителями субъектов Российской Федерации, организаций, акционерных обществ и др. Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Составление и оформление письма
3.66. Деловые письма применяются в управленческой деятельности общества для осуществления информационного обмена с организациями как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения, а также с физическими лицами, в частности для доведения до подразделений общества в пределах полномочий должностного лица, подписывающего письмо, сведений официального характера, разъяснений о применении нормативных правовых актов и документов, указаний по вопросам их деятельности.
Письма общества и его подразделений оформляются на бланках установленной формы.
3.67. Бланк письма общества с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем по производственным, финансовым, научно-техническим и другим вопросам (письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-просьба и др.), а также сопроводительных, информационных, гарантийных и других аналогичных писем.
Пример составления и оформления письма общества на бланке с угловым расположением реквизитов приведен в приложении № 10.
Письма, направляемые президентом в адрес Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, оформляются на цветном бланке письма общества с угловым расположением реквизитов и не должны превышать, как правило, двух страниц. Реквизит «Адресат» в этом случае печатается полужирным шрифтом.
3.68. Бланк письма общества с продольным расположением реквизитов используется для оформления писем, содержащих уведомление, приглашение, выражение благодарности, а также писем-поздравлений, извещений и других аналогичных писем, текст которых, как правило, не превышает одной страницы.
Пример составления и оформления письма на бланке с продольным расположением реквизитов приведен в приложении № 11.
3.69. Бланк письма президента (вице-президента) используется для оформления письма в адрес конкретного должностного лица другой организации и в иных случаях по усмотрению президента (вице-президента).
3.70. Оформление писем за подписью руководителей подразделений общества производится на соответствующих бланках установленной формы.
Пример составления и оформления письма с использованием бланка филиала приведен в приложении № 12.
3.71. Письма могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, руководителям или иным должностным лицам, а также физическим лицам.
Реквизит «Адресат», который располагается в правом верхнем углу первого листа письма (первая строка печатается на уровне наименования общества в угловом штампе бланка), состоит из наименования организации (структурного подразделения организации), должности, инициалов и фамилии получателя (при адресовании письма должностному лицу инициалы указываются перед фамилией).
3.72. Каждая составная часть реквизита «Адресат» – наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилия получателя (почтовый адрес, если необходимо его указывать) – печатается с новой строки через межстрочный интервал 12 пт. Начало каждой строки многострочного реквизита выравнивается по вертикали.
Допускается также центрировать каждую строку реквизита «Адресат» относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например:
Председателю Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации
И.О.Фамилия
Составные части реквизита «Адресат» рекомендуется отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт.
3.73. При направлении письма в организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) их наименование пишется в именительном падеже. Например:
Министерство транспорта Российской Федерации
3.74. Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в его компетенцию. При этом наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия – в дательном. Например:
Транспортное агентство «Логистика и транспорт»
Начальнику финансового отдела
И.А.Иванову
Если письмо адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, которое пишется в дательном падеже. Например:
Заместителю генерального директора ОАО «Грузовая транспортная компания»
В.П.Петрову
3.75. Письмо может содержать обращение к адресату:
Уважаемый Василий Петрович!
Обращение располагается посередине листа, заканчивается восклицательным знаком и отделяется от текста интервалом 18 пт.
3.76. Если в состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес, то сначала указывается наименование организации, затем ее почтовый адрес, например:
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, г.Москва, 117393
3.77. Элементы почтового адреса указываются в следующей последовательности:
а) название улицы, номер дома, номер квартиры;
б) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
в) название района;
г) название республики, края, области, автономного округа (области);
д) название страны (для международных почтовых отправлений);
е) почтовый индекс.
3.78. Почтовый адрес не указывается на письмах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, в подразделения общества, а также в организации, являющиеся постоянными корреспондентами общества.
3.79. При адресовании подразделением письма (докладной записки) президенту (вице-президенту) наименование его должности включает сокращенное наименование общества, например:
Президенту ОАО «РЖД»
И.О.Фамилия
или:
Вице-президенту ОАО «РЖД»
И.О.Фамилия
При адресовании подразделением общества письма руководителю другого подразделения общества допускается не указывать в наименовании должности адресата сокращенное наименование общества, например:
Начальнику Департамента
по взаимодействию с федеральными
и региональными органами власти
И.О.Фамилия
При адресовании письма руководителю филиала или структурного подразделения наименование должности адресата пишется без указания статуса филиала и структурного подразделения в обществе (то есть не надо указывать, что железная дорога, центральная дирекция или проектный институт является филиалом, а Центр организации конкурсных закупок – структурным подразделением общества). Например:
Начальнику Московской
железной дороги
И.О.Фамилия
или:
Директору Иркутского проектно-изыскательского института
И.О.Фамилия
3.80. Если письмо адресуется физическому лицу, то сначала указывается его фамилия, затем инициалы, далее почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
3.81. Письмо не должно содержать, как правило, более 4 адресатов. Каждый экземпляр письма подписывается и на них ставится один и тот же регистрационный номер. Слово КОПИЯ перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.
3.82. При необходимости направления письма с одинаковым текстом более чем 4 адресатам и отправки каждому из них письма, подписанного должностным лицом общества, исполнитель документа подготавливает необходимое количество подписных экземпляров письма, а также один визовой экземпляр для всех отправляемых писем.
На подписных экземплярах письма указывается конкретный адресат. Если в отправляемых письмах содержится обращение к адресату, то в визовом экземпляре пишется «Уважаемый … !», а имя и отчество адресата не указываются.
Подписанные письма регистрируются под одним и тем же номером и рассылаются по составленному исполнителем письма указателю рассылки. При этом на визовом экземпляре письма в месте размещения реквизита «Адресат» пишется «Согласно указателю рассылки».
3.83. Направление более чем 4 адресатам письма с одинаковым текстом, не требующего подписания письма каждому адресату (как правило, подразделениям общества, дочерним и зависимым обществам), производится путем рассылки им копий подписанного письма.
Подписанный экземпляр письма (подлинник) является одновременно и визовым экземпляром и хранится в отделе документационного обеспечения до передачи в архив.
На подлиннике письма адресат указывается обобщенно, например: «Руководителям дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД» (по списку)». Копии подписанного письма изготавливает отдел документационного обеспечения и рассылает их по составленному исполнителем письма указателю рассылки.
Подлинник письма и рассылаемые копии имеют один и тот же регистрационный номер.
В аналогичном порядке оформляются многоадресные (более чем
4 адресатам) письма с одинаковым текстом за подписью руководителя подразделения общества.
3.84. Регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ, проставляется в письмах-ответах в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Эти данные переносятся с поступившего письма.
3.85. Письмо должно иметь краткий заголовок, раскрывающий его содержание. Если в письме содержится несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно.
Заголовок письма печатается обычно шрифтом размером 14 пт от левой границы текстового поля, через межстрочный интервал 12 пт, точка в конце заголовка не ставится. Чтобы разместить письмо на одной странице, допускается печатать заголовок шрифтом размером 12 пт.
Письма-ответы на обращения граждан заголовка не имеют. Можно не давать заголовок письмам-поздравлениям и письмам-приглашениям, а также письмам, написанным на бумаге формата А5.
3.86. Текст письма может быть в зависимости от типа письма и его содержания простым или сложным по своей структуре. Текст простого письма состоит из двух частей – вступление и заключение. Тексты сложных писем содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.
Целесообразно в одном письме затрагивать, как правило, один вопрос. В отдельных случаях в одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.
В первой части (вступлении) излагается причина (основание) направления письма, приводятся ссылки на документы, которые вызвали необходимость подготовки письма.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма – просьба, предложение, напоминание, изложение своей позиции и т.д.
Применяются и другие схемы построения письма, в которых порядок расположения его частей может быть иным, например, письма-приглашения и письма-благодарности.
Текст письма печатается, как правило, шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт.
3.87. Письмо обычно не должно превышать двух-трех страниц. Расчеты, таблицы, подробные пояснения по вопросу, излагаемому в письме, следует оформлять в виде приложений к нему.
Приложения к письму поясняют или дополняют содержание письма. Они оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата А4 и визируются исполнителем документа (письма).
3.88. Если письмо имеет приложение, на которое в тексте письма есть ссылка, то отметка о нем оформляется следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывается. Например:
Приложение: 2 журнала.
При наличии большого количества приложений или приложений со сложными и громоздкими наименованиями может составляться опись приложений, и тогда в конце письма указывается:
Приложение: согласно описи, на 48 л.
Если к письму прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 22.09.2012 № 4/3032 и приложение
к нему, всего на 7 л.
Если письмо направляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то отметка оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в первый адрес.
Если письмо имеет приложения, на которые в тексте нет ссылки, то перечисляются их наименования с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
Приложения: 1. Справка о согласовании проекта стандарта
«Документация внешнеторговая» на 5 л. в 2 экз.
2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л.
Отметка о наличии приложений к письму печатается между текстом и подписью, на расстоянии 18-24 пт от последней строки текста. Слово «Приложение» печатается с новой строки, с отступа 1,25 см от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие и через межстрочный интервал 12 пт на той же строке печатается отметка.
На приложениях к письму слово «Приложение» не пишется.
Страницы письма и страницы приложений нумеруются отдельно.
3.89. Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа и подлинника (подписного экземпляра) проекта письма, и его визового экземпляра.
Отметка об исполнителе печатается на лицевой стороне листа шрифтом размером 10 пт. Если расстояние между реквизитами «Подпись» и «Отметка об исполнителе» составляет менее 24 пт, то отметка печатается на оборотной стороне листа шрифтом размером 14 пт.
3.90. При оформлении письма на бланке общества в реквизите «Подпись» указывается наименование должности, например:
Президент
ОАО «РЖД» (личная подпись) И.О.Фамилия
При оформлении письма на бланке президента (вице-президента) ставится только подпись, без наименования должности.
3.91. При оформлении письма на бланке подразделения общества в реквизите «Подпись» не указывается наименование подразделения и общества. Например, в письме на бланке Департамента корпоративных коммуникаций подпись оформляется:
Начальник департамента (личная подпись) И.О.Фамилия
Если руководитель подразделения общества является членом правления общества, то это может быть указано при оформлении его подписи:
Начальник департамента,
член правления ОАО «РЖД» (личная подпись) И.О.Фамилия
3.92. В конце письма, под текстом, может быть написано:
«С уважением,», «С глубоким уважением,», после чего на отдельной строке оформляется реквизит «Подпись» должностного лица.
3.93. Письма подписываются должностными лицами общества в соответствии с их полномочиями.
Если отправитель письма (корреспондент) обратился к должностному лицу общества по вопросу, решение которого находится в компетенции этого должностного лица, то письмо-ответ подписывается, как правило, этим должностным лицом.
3.94. Переписка должностных лиц общества и его подразделений с высшими органами государственной власти, федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления осуществляется в порядке, устанавливаемом президентом.
3.95. Проект письма общества, завизированный исполнителем документа и ответственным исполнителем, до представления на подпись должен быть согласован в установленном настоящей Инструкцией порядке.
3.96. При подготовке письма исполнитель документа готовит
2 экземпляра проекта письма: подлинник (подписной экземпляр) и визовой экземпляр.
Особенности составления и оформления письма при переписке
с зарубежными корреспондентами
3.97. Письма официальным дипломатическим лицам, руководителям министерств, ведомств, организаций железнодорожного транспорта (железных дорог) и компаний иностранных государств, руководителям аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, а также руководителям дипломатических и консульских представительств Российской Федерации за рубежом направляются, как правило, за подписью президента.
3.98. Вице-президенты осуществляют переписку с зарубежными корреспондентами по вопросам уставной деятельности общества в соответствии со своей компетенцией.
3.99. Подготавливаемые подразделениями общества проекты писем зарубежным адресатам за подписью президента (вице-президента) после согласования с причастными подразделениями согласовываются с Департаментом международного сотрудничества.
3.100. Переписку по вопросам, связанным с перевозкой грузов и пассажиров, использованием и ремонтом локомотивов, вагонов и контейнеров, осуществлением взаиморасчетов между обществом и компаниями иностранных государств, работой межгосударственных пунктов пропуска поездов и обеспечением движения поездов в условиях чрезвычайных ситуаций, и по другим вопросам, требующим принятия оперативных мер, подразделения общества могут вести в пределах своей компетенции непосредственно с соответствующими подразделениями транспортных организаций и компаний, а также с подразделениями Дирекции Совета по железнодорожному транспорту государств – участников Содружества.
Проекты писем по указанным вопросам согласовываются с причастными подразделениями общества, в том числе при необходимости с Департаментом международного сотрудничества.
3.101. Письма, направляемые иностранным организациям (должностным лицам), находящимся за границей, представительствам и иным учреждениям иностранных государств, аккредитованным в Российской Федерации, а также дипломатическим и консульским представительствам Российской Федерации за рубежом, печатаются на бланках общества и его подразделений, предназначенных для зарубежной переписки.
3.102. Дата письма и регистрационный номер ставятся в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма (дата в левом верхнем углу письма, регистрационный номер в правом верхнем углу). Дата оформляется словесно-цифровым способом.
В переписке с зарубежными корреспондентами на английском языке рекомендуется оформлять дату следующим образом: 7th September, 2011, или September 7, 2012.
3.103. Реквизит «Адресат» включает инициал имени (имя) и фамилию, должность адресата, наименование организации и при необходимости почтовый адрес – номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются инициал имени (имя), фамилия, должность, наименование организации, затем почтовый адрес. Если фамилия неизвестна, может быть указана только должность.
Реквизит «Адресат» располагается в левом верхнем углу первого листа письма ниже даты письма и отделяется от первой строки письма межстрочным интервалом 36-48 пт. Реквизит пишется компактно, без разрядки и подчеркиваний, составные части его выравниваются по левой границе текстового поля.
3.104. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом. Если заголовок имеется, то он выравнивается по левой границе текстового поля и отделяется от текста (от обращения) межстрочным интервалом 24 пт.
3.105. Письмо начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке могут использоваться, в частности, следующие обращения:
«Уважаемые господа,» – к организации в целом;
«Уважаемый господин Блэк,»;
«Уважаемая госпожа Смит,»;
«Уважаемый господин Министр (Председатель, Директор),»;
«Уважаемая госпожа Посол,».
Обращение выравнивается по левой границе текстового поля, печатается, как правило, шрифтом размером 14 пт и отделяется от текста межстрочным интервалом 18-24 пт. После обращения ставится запятая.
В переписке с адресатами в государствах – участниках Содружества Независимых Государств, где в деловом обиходе принято обращение по имени и отчеству, допускается использовать также и такое обращение (например, «Уважаемый Иван Иванович!»).
3.106. Текст письма печатается шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт и разделяется на абзацы, которые пишутся без абзацного отступа, отделяются друг от друга межстрочным интервалом
24-36 пт и выравниваются по левой и правой границам текстового поля.
3.107. Письмо (в соответствии с правилами дипломатической переписки) может заканчиваться следующими словосочетаниями и фразами: «С уважением,», «С глубоким уважением,», «Искренне Ваш,», «Примите уверения в весьма высоком к Вам уважении», которые выравниваются по левой границе текстового поля, а после них ставится подпись.
3.108. О наличии приложения к письму делается отметка, которая располагается под текстом письма, на расстоянии 18-24 пт, и выравнивается по левой границе текстового поля.
3.109. В переписке с зарубежными корреспондентами реквизит «Подпись» располагается под текстом письма (или под отметкой о наличии приложения, если она имеется) и отделяется от него интервалом, достаточным для свободного расположения подписи – 36-48 пт (приложение № 13).
В зависимости от требований делового протокола и характера отношений между корреспондентами расшифровка личной подписи может состоять из:
инициалов и фамилии (И.О.Фамилия);
инициала имени и фамилии (И.Фамилия);
полного имени и фамилии (Имя, Фамилия).
3.110. Отметка об исполнителе документа ставится только на визовом экземпляре письма (остающемся в деле) в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа (на подписном экземпляре не ставится).
3.111. При переписке общества с официальными дипломатическими лицами иностранных государств, а также с дипломатическими и консульскими представительствами Российской Федерации за рубежом (приложение № 14) применяется иное расположение некоторых реквизитов письма и обращения к адресату:
в левом верхнем углу первого листа письма пишется прописными буквами наименование должностного лица, подписавшего письмо (например, ПРЕЗИДЕНТ ОАО «РЖД»);
обращение располагается с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля;
расшифровка личной подписи в реквизите «Подпись» располагается под текстом письма и выравнивается по правой границе текстового поля;
после реквизита «Подпись» в левом нижнем углу листа располагается выделенный полужирным шрифтом реквизит «Адресат», составные части которого выравниваются по левой границе текстового поля.
3.112. Письма зарубежным корреспондентам пишутся на русском или иностранном языке. Язык письма определяется должностным лицом, которое его подписывает, с учетом практики деловой переписки с конкретной страной (организацией или должностным лицом).
3.113. Перевод письма на иностранный язык обеспечивается ответственным исполнителем или по его заявке Департаментом международного сотрудничества.
К письму на иностранном языке, направляемому должностному лицу общества на подписание, прилагается неофициальный перевод на русский язык, завизированный ответственным исполнителем и/или представителем Департамента международного сотрудничества.
Составление и оформление телеграммы, факсограммы и телефонограммы
3.114. Порядок использования телеграфной связи общества, определения разрядов и категорий телеграмм, их адресования и оформления, а также приема, передачи и доставки телеграмм устанавливается правилами эксплуатации сети телеграфной связи общества.
3.115. Телеграмма за подписью должностного лица общества должна содержать адрес (адресат), текст, подпись должностного лица, дату, регистрационный (подписной) номер и отметку об исполнителе документа.
По требованию отправителя на телеграмме могут ставиться при необходимости пометки «Срочно», «Вручить немедленно», «Лично», «Доложить о вручении».
3.116. Текст телеграммы излагается кратко и печатается шрифтом размером 14 пт на лицевой стороне бланка без переноса слов и без исправлений. Текст не должен превышать, как правило, двух машинописных страниц. Вставки в текст не допускаются. Числа пишутся арабскими цифрами (при необходимости могут быть написаны прописью). Не допускается передавать телеграммой таблицы, использовать в телеграмме римские цифры и другие обозначения, не воспроизводимые телеграфным аппаратом. Если телеграмма является ответом на поступивший документ, то дается ссылка на его дату и номер.
3.117. Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника телеграммы шрифтом
размером 10 пт.
3.118. Реквизит «Подпись» включает полное или условное (сокращенное) наименование должностного лица, личную подпись (инициалы и фамилию) и отделяется от последней строки текста межстрочным интервалом 24-36 пт.
3.119. Дата и регистрационный (подписной) номер печатаются от левой границы текстового поля на 24-36 пт ниже наименования должности лица, подписавшего телеграмму.
Визы согласования ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника телеграммы.
Пример составления и оформления телеграммы приведен в
приложении № 15.
3.120. Копию остающейся на Центральной станции связи телеграммы, подписанной президентом, готовит работник отдела документационного обеспечения, телеграммы, подписанной вице-президентом, – исполнитель документа.
При необходимости работник отдела документационного обеспечения подготавливает копии подписанных президентом (исполнитель документа – подписанных вице-президентом) телеграмм на бумажном носителе (для доставки местным адресатам).
На каждой копии телеграммы ими пишется в правом верхнем углу первого листа условное (сокращенное) наименование подразделения (организации) – получателя, а в центре листа ниже реквизита «Подпись» − слово «Верно» и ставится подпись и печать, подтверждающие соответствие текста копии подлиннику телеграммы.
3.121. Регистрационный номер на подписанной президентом (вице-президентом) телеграмме и ее копиях ставит отдел документационного обеспечения.
3.122. Телеграфист расписывается в приеме подписанной президентом (вице-президентом) телеграммы и пишет на телеграмме и ее копии служебный заголовок.
Подлинник отправленной телеграммы с распиской телеграфиста о ее приеме Центральная станция связи возвращает в отдел документационного обеспечения, а копия остается на Центральной станции связи.
3.123. Подлинник отправляемой Центральной станцией связи телеграммы за подписью руководителя подразделения общества возвращается исполнителю документа, а передача текста телеграммы осуществляется по копии, которая остается на Центральной станции связи.
3.124. Факсограмма – копия документа, переданного по факсимильной связи.
Факсограммой может быть передан любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, протокол, чаще всего письмо, а также разного рода информационные сообщения.
3.125. Для передачи документов по факсимильной связи необходимо, чтобы передаваемый документ был напечатан четким черным шрифтом на листах бумаги формата А4.
3.126. При передаче документов по факсимильной связи с использованием бюро-факс Центральной станции связи на переданной факсограмме ставится отметка о времени отправления, после чего факсограмма возвращается исполнителю.
Факсограммы на иностранном языке отправляются при наличии перевода на русский язык, завизированного ответственным исполнителем и/или представителем Департамента международного сотрудничества (перевод остается на Центральной станции связи).
3.127. Порядок использования подразделениями общества средств факсимильной связи устанавливается их руководителями.
3.128. Телефонограмма используется для оперативной передачи по телефону информационных сообщений служебного характера (извещений, приглашений, экстренных сообщений и т.п.), которые записываются получателем.
Текст телефонограммы составляется на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается должностным лицом, который инициирует ее передачу, или по его указанию исполнителем документа.
3.129. Реквизитами телефонограммы являются исходящий номер отправляемой телефонограммы; должность, фамилия, имя и отчество лица, передавшего телефонограмму; должность, фамилия, имя и отчество лица, принявшего телефонограмму; входящий номер полученной телефонограммы.
3.130. Запись телефонограмм рекомендуется производить по следующей примерной форме:
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Дата 20.03.2013
№ телефонограммы 01/30
|
|
Время передачи 14.20
|
Просим направить своего представителя для участия в совещании у вице-президента Фамилия И.О. по вопросу организации пассажирских перевозок в летний период 2013 года.
Совещание состоится 22 марта 2013 г. в 11 часов по адресу: Новая Басманная ул., д.2, ком.500.
Материалы направлены Вам 15 марта 2013 г. № ИСХ-100/ЦЛ.
Начальник Департамента
пассажирских сообщений И.О.Фамилия
Отправитель: Департамент пассажирских сообщений
|
Адресат: Центральная дирекция …
|
Передал:
ведущий специалист Иванов И.И.
|
Принял:
секретарь Петрова О.П.
|
Тел.(499) 262-62-62
|
Тел. (499) 262-60-60
|
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и напечатана.
Подготовка и оформление докладной, служебной, пояснительной и объяснительной записок, справки
3.131. Докладная записка адресуется президенту (вице-президенту), руководителю подразделения общества и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности общества (его подразделения), выполнении поручений (указаний), заданий по командировке, проверке, ревизии (с выводами и предложениями) и др.
Докладная записка составляется по инициативе должностного лица общества, работника подразделения общества или по указанию президента (вице-президента), руководителя подразделения общества. По инициативе работника докладная записка составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо, которому она адресуется, принять определенное решение.
Текст докладной записки состоит, как правило, из двух частей. Первая часть записки содержит суть излагаемого в записке вопроса, ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку, вторая – выводы, предложения, просьбы.
Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или заключения автора, основанные на результатах проработки рассматриваемого вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например: «Данное предложение согласовано (поддерживается) с начальниками департаментов Фамилия И.О., Фамилия И.О.» или «Заключение подготовлено с учетом мнения…»).
Вместе с докладной запиской, в которой содержится, в частности, предложение о необходимости издания (подготовки) приказа, распоряжения или другого документа, должен представляться подготовленный для подписания проект такого документа, согласованный с причастными должностными лицами (вместо включения в записку формулировки «при Вашем согласии будет подготовлен проект распоряжения (письма) …»), что ускорит решение поставленного в записке вопроса и позволит избежать лишней внутренней переписки.
3.132. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но подготавливается должностным лицом одного подразделения общества и направляется должностному лицу другого подразделения (либо одним вице-президентом другому вице-президенту).
Текст служебной записки состоит, как правило, из обоснования (изложения причин ее написания) и предложения, просьбы, заявки и др.
3.133. Докладная и служебная записки должны иметь следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, дату, регистрационный номер, которые оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
3.134. Пояснительная записка подготавливается для обоснования целесообразности издания прилагаемого документа, разъяснения содержания отдельных положений документа, подготовленного для подписания или утверждения (проекта приказа, распоряжения или иного документа, программы, сметы, плана и др.).
В пояснительной записке приводятся при необходимости результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведения экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.
Пояснительная записка подписывается ответственным исполнителем.
При представлении на подпись (утверждение) проекта документа с пояснительной запиской в ЕАСД регистрируется только проект документа. Записка не регистрируется, а прилагается к этому проекту как файл.
3.135. В объяснительной записке автор дает объяснение должностному лицу общества в связи с невыполнением задания, поручения, обязательства или совершением какого-либо действия, имеющего негативные последствия.
3.136. Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности общества и его подразделений, а также для подтверждения сведений об их работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.
В названии справки кратко отражается существо вопроса и может быть указана дата или период времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.
|
Скачать 1.63 Mb.