Основные реквизиты, используемые при подготовке
и оформлении организационно-распорядительных документов общества
и его подразделений
При подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов общества и его подразделений используются следующие основные реквизиты, установленные ГОСТ Р 6.30-2003:
1. Эмблема организации или товарный знак
Б
ланки общества и его подразделений содержат логотип ОАО «РЖД» (товарный знак общества) – « ».
2. Наименование организации
Уставом открытого акционерного общества «Российские железные дороги» определено фирменное наименование общества на русском языке: полное – открытое акционерное общество «Российские железные дороги» и сокращенное – ОАО «РЖД», а также полное и сокращенное фирменное наименование на английском языке – соответственно Joint Stock Company «Russian Railways» и JSCo «RZD».
Допускается также использование в переписке на русском языке наименования ОАО «Российские железные дороги».
Полные и сокращенные наименования подразделений общества указаны в положениях о них.
3. Справочные данные об организации
Справочные данные об обществе и его подразделениях указываются на соответствующих бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номера телефона и факса, другие необходимые сведения.
4. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (утверждения) или дата события, зафиксированного документом.
Датой приказа, распоряжения, поручения, письма является дата их подписания, датой положения, правил, инструкции и других утверждаемых документов – дата их утверждения, протокола – дата заседания.
Дата документа оформляется словесно-цифровым способом –
5 апреля 2013 г. («0» перед цифрами 1-9 не пишется).
При оформлении даты цифровым способом (даты визирования, поступления документа или направления его в дело, ссылки на регистрационный номер и дату документа и т.п.) двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, указываются день и месяц и четырьмя цифрами год. Например, дата 5 апреля 2013 г. – 05.04.2013 (точка после года не ставится).
5. Регистрационный номер документа
Регистрационным номером документа является порядковый номер, присваиваемый входящему, исходящему и внутреннему документу (может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и/или другими обозначениями).
6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Регистрационный номер и оформляемая цифровым способом дата документа, на который дается ответ, указывается на бланке письма в предназначенной для этого строке «На № … от …».
7. Адресат
Этот реквизит используется при оформлении деловых писем, включая письма-ответы на обращения граждан.
8. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения документа используется при утверждении документа президентом (вице-президентом), руководителем подразделения общества, другим должностным лицом общества или для утверждения его приказом (распоряжением). Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу утверждаемого документа.
Утверждению подлежат документы общества и его подразделений, приобретающие юридическую силу после утверждения, и в частности положения, правила и инструкции, структуры и штатные расписания подразделений общества, акты контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, составы комиссий и других рабочих органов, сметы расходов на содержание аппарата управления.
9. Заголовок к тексту
Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существительных и отвечает на вопрос «О чем» («Об отмене …», «О выделении …», «Об изменении …»).
Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, письмам-ответам на обращения граждан, а также к документам, оформляемым на бумаге формата А5 (148х210 мм).
10. Отметка о контроле
Отметка о контроле с указанием в поручении (резолюции) срока его исполнения означает, что исполнение документа контролируется.
11. Текст документа
Текст документа отражает его содержание – управленческое действие или решение.
При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала указываются, как правило, их фамилии, затем – инициалы.
Первое слово в наименовании подразделения общества пишется с прописной (заглавной) буквы. Например, Департамент управления делами, Правовой департамент, Первое управление, Управление по вопросам интеллектуальной собственности, Западно-Сибирская железная дорога, Центральная дирекция управления движением, Центр организации конкурсных закупок.
Наименования управлений в составе подразделений общества пишутся с прописной буквы. Например, Управление анализа и статистики Департамента информатизации и корпоративных процессов управления, Управление планирования поставок материально-технических ресурсов Росжелдорснаба, Управление вагонного хозяйства Центральной дирекции инфраструктуры.
Наименования служб, отделов, секторов подразделений общества пишутся со строчной буквы. Например, финансовая служба Московской железной дороги, отдел судебно-арбитражной работы Правового департамента, технический отдел Дирекции по ремонту тягового подвижного состава, отдел организации экспертизы заявок Центра организации конкурсных закупок.
В текстах приказов, распоряжений, поручений, протоколов, служебных записок, справок, а также писем (при переписке внутри общества), как правило, пишутся:
наименования должностей, а также подразделений аппарата управления без указания наименования общества (например, первый вице-президент вместо первый вице-президент ОАО «РЖД»; Департамент корпоративных финансов вместо Департамент корпоративных финансов ОАО «РЖД»);
наименования филиалов и структурных подразделений – без указания их статуса в организационной структуре общества (например, Северная железная дорога вместо Северная железная дорога – филиал ОАО «РЖД»).
Если по содержанию документа требуется указывать полные наименования должностей и подразделений общества, то используются их наименования, предусмотренные в соответствующих штатных расписаниях и положениях об этих подразделениях.
В текстах документов даты и календарные сроки оформляются словесно-цифровым способом и пишутся следующим образом:
7 января 2013 г. (между цифрой и буквой «г» делается пробел),
в 20-х числах июня 2013 г., в сентябре 2012 г., в III квартале 2013 г., в первом полугодии 2013 г., но за 6 месяцев 2013 года, в 2013 году, бюджет на 2014 год, с 2012 по 2014 год, за 80–90-е годы, в зимний период 2012/13 года,
в 2012-2013 годах, в 10-дневный срок.
|
Скачать 1.63 Mb.