9. Организация хранения документов, подготовка документов
к архивному хранению и передача дел в архив Основные требования к хранению документов, составление номенклатуры дел
9.1. Для четкой организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использования документов при подготовке управленческих решений и предоставления сведений производственного и социального характера в обществе и его подразделениях действует система хранения документов, обеспечивающая возможность их быстрого поиска и сохранность.
Учреждения общества организуют хранение документов, составление номенклатур дел, формирование дел и экспертизу ценности документов, оформление и передачу дел на архивное хранение, а также использование архивных документов в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для филиалов и структурных подразделений общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации.
9.2. Документ, законченный делопроизводством, передается исполнителем документа в службу делопроизводства подразделения общества, которая обеспечивает хранение подлинников документов (для писем – визовых экземпляров), в том числе подлежащих постоянному и долговременному хранению, до передачи их в архив.
9.3. Документы после их исполнения формируются в дела.
Дело – это помещенный в отдельную обложку документ или совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности общества. Дело является единицей хранения архивных документов на бумажном носителе.
Вся совокупность документов, образующихся в деятельности общества, составляет его документальный фонд.
9.4. В каждом подразделении общества составляется номенклатура дел, представляющая собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.
9.5. В целях обеспечения единообразного подхода к учету, систематизации и описанию дел, быстрого их поиска, определения сроков хранения документов номенклатура дел составляется по единым требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией, и вводится в действие ежегодно,
с 1 января.
9.6. Номенклатура дел подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется службой делопроизводства ежегодно на предстоящий год в двух экземплярах.
Номенклатура дел подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, дела которых будут передаваться на архивное хранение отделом архивов Департамента управления делами (далее – отдел архивов), после согласования с соответствующей экспертной комиссией подразделения общества (ЭК) представляется ежегодно, не позднее 15 ноября, на согласование в отдел архивов.
Номенклатура дел подразделения аппарата управления, а также подразделения органа управления железной дороги после согласования соответственно с отделом архивов и архивом железной дороги подписывается руководителем подразделения и один ее экземпляр направляется в архив, согласовавший номенклатуру дел (приложение № 16).
Номенклатура дел филиала и структурного подразделения общества, заключивших с государственным или муниципальным архивом договор на прием-передачу документов на хранение, представляется на согласование в этот архив (далее – архивное учреждение).
9.7. Номенклатура дел филиала и структурного подразделения общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется службой делопроизводства ежегодно на предстоящий год в двух экземплярах, подписывается руководителем службы делопроизводства и после согласования с соответствующей экспертной комиссией представляется не позднее 15 ноября на согласование в отдел архивов или архив железной дороги.
Номенклатура дел, согласованная с отделом архивов или архивом железной дороги, утверждается руководителем соответствующего филиала или структурного подразделения общества.
Один экземпляр утвержденной номенклатуры дел направляется в архив, с которым она была согласована (приложение № 17).
9.8. Подразделения аппарата управления, в ведении которых находятся структурные подразделения общества и филиалы, в составе которых имеются региональные подразделения, осуществляющие свою деятельность в границах железной дороги, составляют для этих подразделений, как правило, не реже одного раза в 5 лет типовую номенклатуру дел, согласовывают ее с отделом архивов и направляют в соответствующие подразделения для составления ими ежегодно номенклатур дел.
9.9. Номенклатура дел вновь созданного подразделения общества разрабатывается этим подразделением и в месячный срок после утверждения положения о нем представляется на согласование в отдел архивов или архив железной дороги.
9.10. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом общества, положениями о подразделениях общества (положениями об их управлениях, службах и отделах), планами работы и отчетами, штатными расписаниями, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182 (далее – перечень научно-технических документов), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – перечень типовых документов), Перечнем документов, образующихся в деятельности ОАО «РЖД», с указанием сроков хранения, утвержденным распоряжением ОАО «РЖД» от 28 декабря 2007 г. № 2474р (далее – перечень документов общества), номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и долговременного хранения.
9.11. Номенклатура дел подразделения общества состоит из разделов, последовательность которых соответствует его утвержденной структуре, а в качестве названий разделов используются наименования входящих в состав подразделений общества структурных подразделений (управлений, служб, отделов), при этом первым разделом номенклатуры дел указывается подразделение, выполняющее функции службы делопроизводства.
В каждом разделе номенклатуры дел порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела (приказы, распоряжения, поручения, протоколы, планы, отчеты, переписка и др.). Дела с документами одного вида располагаются по срокам хранения, корреспондентам или географическим названиям (в алфавитном порядке).
9.12. В номенклатуру дел подразделения общества включаются все документы, создаваемые или получаемые в течение года, а также не законченные делопроизводством дела, поступившие из другого подразделения для их продолжения.
В номенклатуру дел не включаются периодические печатные издания (газеты, журналы, брошюры), рекламные извещения, плакаты, проспекты, пригласительные билеты, открытки и другие аналогичные документы.
Номенклатура дел вводится в ЕАСД.
9.13. В случае если появляется новый вид деятельности (участок работы) или изменяются структура и функции подразделения общества, то может формироваться новое дело и уточняться номенклатура дел подразделения. Об этих изменениях сообщается всоответствующийархив.
9.14. На основе номенклатур дел подразделений аппарата управления отдел архивов составляет сводную номенклатуру дел аппарата управления общества, которая визируется начальником отдела архивов и подписывается начальником Департамента управления делами. После согласования с Центральной экспертной комиссией общества (ЦЭК) и с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (ЭПК) она утверждается вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом (приложение № 18).
На основе номенклатур дел подразделений органа управления железной дороги архив железной дороги составляет сводную номенклатуру дел, которая после визирования руководителем архива железной дороги подписывается начальником службы управления делами. После согласования с экспертной комиссией железной дороги и с экспертно-проверочной комиссией
архивного учреждения она утверждается начальником железной дороги (приложение № 18).
9.15. Сводная номенклатура дел филиала (кроме железной дороги) и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, включает в себя номенклатуры дел соответственно подразделений органа управления филиала и структурного подразделения общества. Она составляется их службой делопроизводства, подписывается начальником этой службы и после согласования с экспертной комиссией филиала или структурного подразделения общества и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения утверждается руководителем соответственно филиала или структурного подразделения общества.
9.16. Филиалы и структурные подразделения общества, не относящиеся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, не составляют отдельные сводные номенклатуры дел. Номенклатуры дел этих филиалов и структурных подразделений, которые ежегодно согласовываются с отделом архивов или архивом железной дороги, являются их сводными номенклатурами дел.
9.17. Сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиалов и структурных подразделений общества не реже одного раза в 5 лет согласовываются с архивным учреждением.
Сводная номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
9.18. Утвержденные сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиалов и структурных подразделений общества являются документами постоянного хранения и при формировании дел для архивного хранения включаются в качестве отдельных дел соответственно в номенклатуру дел Департамента управления делами, номенклатуру дел службы управления делами железной дороги и номенклатуру дел службы делопроизводства филиала и структурного подразделения общества.
9.19.Последовательность разделов сводной номенклатуры дел аппарата управления общества, филиала и структурного подразделения общества соответствует их утвержденной структуре, а в качестве названий ее разделов используются наименования подразделений аппарата управления общества, подразделений филиала и структурного подразделения общества.
9.20. Номенклатуры дел подразделений общества и сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиала и структурного подразделения общества заполняются в следующем порядке.
В графе 1 указывается индекс каждого дела, который состоит из буквенного обозначения входящего в состав подразделения общества управления, службы и отдела и порядкового номера дела (отдельная нумерация для каждого управления, службы, отдела). Например, индекс дела по номенклатуре дел – ЦЭУм-5, где ЦЭУм – буквенное обозначение отдела Департамента экономики и 5 – порядковый номер дела. В подразделениях общества, не имеющих в своем составе управлений, служб, отделов, индекс дела состоит из буквенного обозначения подразделения общества и порядкового номера дела.
В графе 2 указывается заголовок дела (тома, части). Заголовки дел должны быть краткими и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.
Заголовок дела состоит из элементов, которые располагаются в следующей последовательности: название вида дела (переписка с корреспондентами, документы к заседаниям совета директоров, правления общества, документы к совещаниям у президента и др.) или наименование вида документов (приказы, протоколы, акты и др.); наименование общества, а также подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, сформировавшего дело; наименование организации, которой адресуют или от которой получают документы; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовке дела, содержащего документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, при наименовании дела употребляется термин «документы», после которого указываются в скобках основные разновидности документов, которые должны быть помещены в этом деле. Например: «Документы (доклады, планы, списки, характеристики экспонатов) о проведении тематических выставок железнодорожного транспорта».
В заголовке дела, содержащего переписку с однородными корреспондентами, они поименно не называются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с филиалами ОАО «РЖД» о подготовке и передаче научно-технической документации на архивное хранение».
В заголовке дела, содержащего переписку с разными корреспондентами, они поименно не называются, а указывается вопрос, по которому велась переписка. Например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам реформирования железнодорожного транспорта».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: «Переписка с ОАО «Всероссийский научно-исследовательский институт железнодорожного транспорта» (ОАО «ВНИИЖТ») по вопросам научно-методической работы».
В заголовке дела, касающегося одного субъекта Российской Федерации или административно-территориального образования, указывается его название. Например: «Переписка с администрацией Орловской области об обеспечении перевозок продукции агропромышленного комплекса области». Если содержание дела касается нескольких субъектов Российской Федерации или административно-территориальных образований одного вида, в заголовке дела указываются не конкретные названия, а их общее видовое название. Например: «Переписка с главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации о развитии пригородных пассажирских железнодорожных перевозок».
В заголовке дела, содержащего плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Не допускается использование в заголовке дела неконкретных формулировок типа «Разные материалы», «Снабжение», «Справочные материалы», «Входящие документы» и т.п., а также вводных слов и усложненных оборотов.
В графе 3, заполняемой по окончании года, указывается количество дел (томов, частей).
В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей в соответствии с перечнями типовых документов и научно-технических документов и перечнем документов общества.
В графе 5 делаются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое подразделение общества, о лицах, ответственных за формирование дел, и другие отметки.
9.21. По окончании года в конце номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) подразделения общества работником службы делопроизводства (работником архива) делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных в этом году дел (томов, частей) постоянного, долговременного и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой «ЭПК».
Итоговая запись в номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, в сводной номенклатуре дел – начальником архива.
Данные итоговой записи передаются до 1 февраля в соответствующий архив.
|
Скачать 1.63 Mb.