Инструкция по делопроизводству (с 1 сент 2013 г ). Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в оао ржд

• Название: Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в оао ржд
• Дата: 30.09.2021
• Размер: 1.63 Mb.
• Имя файла: Инструкция по делопроизводству (с 1 сент 2013 г ).doc
• Тип: Инструкция; #239293
• страница: 8 из 25

6.  Контроль за исполнением документов и принятых решений (поручений и резолюций)

Организация контроля исполнения

6.1.  Целью контроля исполнения в обществе и его подразделениях является обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений и указаний президента по реализации решений, принимаемых высшими органами государственной власти, федеральными органами исполнительной власти и иными государственными органами, советом директоров и правлением общества, а также решений, принимаемых президентом (вице-президентами) и руководителями подразделений общества.

6.2.  Контроль за исполнением документов и принятых решений (поручений, резолюций) включает:

постановку документа и принятого решения на контроль;

проверку своевременности доведения документа и принятого решения до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие документа и принятого решения с контроля и направление в дело;

учет и обобщение результатов контроля исполнения;

информирование руководителей о положении дел с исполнительской дисциплиной и разработку предложений по ее укреплению.

6.3.  Контроль за исполнением документов и принятых решений обеспечивают в аппарате управления общества начальник Департамента управления делами, в подразделениях аппарата управления и структурных подразделениях общества – их руководители, в филиалах – начальники служб управления делами или другие должностные лица, на которых возложена эта работа.

6.4.  Постановку на контроль документов и решений, принятых президентом (кроме решений по обращениям граждан), осуществляют:

начальник отдела инспекции и контроля Департамента управления делами – поручений президента по решениям высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, совета директоров и правления общества и поручений, предусмотренных приказами и распоряжениями общества и другими документами, контроль за исполнением которых возложен настоящей Инструкцией на этот отдел;

руководитель секретариата президента – резолюций президента по рассмотренным им документам.

6.5.  Постановку на контроль поручений и резолюций по документам и поручений, предусмотренных распоряжениями, подписанными вице-президентом, осуществляет начальник секретариата (советник) этого вице-президента.

6.6.  Отдел инспекции и контроля Департамента управления делами (далее – отдел инспекции и контроля) контролирует исполнение:

поручений и указаний президента по реализации решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления общества;

поручений, предусмотренных приказами и распоряжениями, подписанными президентом, заданий, содержащихся в программах, планах, стратегиях и других документах по комплексным вопросам текущей деятельности и развития общества, утвержденных президентом, а также отдельных поручений президента;

решений, принятых на совещаниях у президента, а также на оперативных (еженедельных) совещаниях, проводимых президентом или лицом, осуществляющим его полномочия.

6.7.  Секретариат (помощники) президента контролирует исполнение:

резолюций президента по рассмотренным им документам и резолюций с формулировками «внести предложения», «доложить», «информировать», «подготовить проект документа» и т.п.;

резолюций вице-президентов, проекты которых подготовлены секретариатом (помощниками) президента.

6.8.  Секретариаты (советники) вице-президентов контролируют исполнение:

решений, предусмотренных распоряжениями и поручениями, а также протоколами совещаний, подписанными вице-президентами;

резолюций вице-президентов по рассмотренным ими документам, включая резолюции, данные ими во исполнение поручений (резолюций) президента.

Начальники секретариатов (советники) докладывают вице-президентам о ходе исполнения поручений, данных президентом вице-президентам, а также представляют эту информацию в отдел инспекции и контроля по его запросу.

6.9.  Контроль за исполнением поручений (резолюций) президента и решений, предусмотренных в приказах и распоряжениях за его подписью, ответственным исполнителем которых является по согласованию с ним руководитель дочернего общества, осуществляется отделом инспекции и контроля или секретариатом (помощниками) президента совместно с Департаментом управления дочерними и зависимыми обществами.

При необходимости проведения дочерними обществами корпоративных мероприятий, связанных с исполнением указанных поручений (резолюций) и решений, осуществление их обеспечивает Департамент управления дочерними и зависимыми обществами.

6.10.  Руководители подразделений общества устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов и принятых решений.

6.11.  В подразделениях общества контроль за исполнением документов и принятых решений осуществляют их службы делопроизводства, которые, в частности, ежедневно проверяют перечень документов и решений, поставленных на контроль в ЕАСД, и подготавливают для принятия оперативных мер информацию о документах и решениях, сроки исполнения которых истекают и выполнение поручений по которым задерживается, и о документах и решениях, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляют и представляют руководителю соответствующего подразделения данные о ходе их исполнения.

Исполнители документов обязаны регулярно вносить в ЕАСД информацию о ходе исполнения документа (решения).

6.12.  В целях обеспечения своевременного исполнения принятых решений применяется упреждающий, до истечения срока исполнения, контроль, осуществляемый путем рассмотрения руководителем подразделения общества хода исполнения установленных заданий в следующем порядке: задания на последующие годы – не реже одного раза в год; задания на текущий год, за исключением текущего месяца, – не реже одного раза в квартал; задания на текущий месяц – еженедельно. За пять дней до истечения срока ход исполнения задания рассматривается ежедневно.

6.13.  Руководители подразделений общества обязаны регулярно рассматривать положение дел с исполнением подлежащих контролю документов и решений и принимать необходимые меры к исполнению их в установленные сроки и устранению причин, вызывающих задержку подготовки документов.

Работу по контролю за исполнением документов и принятых решений в подразделении общества организует заместитель руководителя соответствующего подразделения, на которого возложена эта работа.

6.14.  В случае если какое-либо решение, предусмотренное приказами, распоряжениями и протоколами, подписанными президентом, а также поручение (указание) президента не выполняется в установленный срок, начальник Департамента управления делами запрашивает у ответственного исполнителя письменное объяснение о причинах его неисполнения и о принимаемых мерах.

Начальник Департамента управления делами направляет при необходимости докладную записку по данному вопросу вице-президенту, курирующему соответствующее подразделение общества.

6.15.  Начальник Департамента управления делами (заместитель начальника Департамента управления делами, на которого возложены вопросы контроля исполнения) периодически докладывает на оперативных (еженедельных) совещаниях, проводимых президентом, о состоянии исполнительской дисциплины и ходе выполнения данных президентом поручений, а также о мерах по улучшению исполнительской дисциплины и предложениях по совершенствованию и повышению эффективности контроля исполнения.

Информацию для доклада на указанных совещаниях (справочные данные и предложения) подготавливает отдел инспекции и контроля совместно с секретариатом президента.

6.16.  Контроль за исполнением документов и принятых решений осуществляется в обществе и его подразделениях с применением ЕАСД.

Исполнение документов и принятых решений (поручений и резолюций)

6.17.  Сроки исполнения документов и принятых решений устанавливаются с учетом сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации или вышестоящим органом, либо с учетом просьбы организации, направившей документ.

Срок исполнения указывается, как правило, в документе или в поручении (резолюции).

6.18.  Срок исполнения исчисляется в календарных днях. Исчисление срока исполнения решения, предусмотренного в документах, начинается:

для документов, поступивших в общество из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления общества, и для внутренних документов общества – с даты подписания (утверждения) документа;

для обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письменных обращений граждан, а также для документов, поступивших в общество из других организаций, – с даты их поступления в общество или его подразделения.

6.19.  Документы и принятые решения исполняют в следующие сроки:

решения, содержащиеся в документах высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, в которых указана дата исполнения, – в сроки, указанные в этих документах, решения с пометкой «Срочно» или другой аналогичной
пометкой – в 3-дневный срок, с пометкой «Оперативно» – в срок до 10 дней, остальные документы этих органов – в срок не более одного месяца;

поручения Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации – в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

решения совета директоров и правления общества, решения и поручения, предусмотренные в приказах и распоряжениях общества, а также в протоколах совещаний у президента (вице-президентов), поручения и резолюции президента (вице-президентов) – в срок, указанный в документе, при наличии пометки «Срочно» и другой аналогичной пометки – в 3-дневный срок, пометки «Оперативно» – в срок до 10 дней, а если срок не установлен – в течение не более одного месяца;

письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и другие документы, поступившие из других организаций, – в срок не более одного месяца, если в резолюциях по ним срок не указан;

указания, содержащиеся в резолюциях президента (вице-президентов) с формулировкой «Прошу доложить», «Прошу доложить лично», «Прошу переговорить», данные им по докладным запискам должностных лиц
общества, – в 3-дневный срок, если президентом (вице-президентами) не установлен иной срок;

поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения) общества во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов Российской Федерации – в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, – не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом.

6.20.  Если последний день срока исполнения документа и принятого решения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

6.21.  Если в поручении или в резолюции к документу, подписанных президентом (вице-президентом), им не установлен срок, то срок определяется руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента) с учетом сроков, указанных в пункте 6.19 настоящей Инструкции.

6.22.  При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению документа и принятого решения либо поручения (резолюции) в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока должен направить давшему поручение президенту (вице-президенту) доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, и мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, а также с обоснованной просьбой о продлении срока исполнения.

Если установленный срок исполнения документа и принятого решения составляет более 3 месяцев, то просьба о продлении срока направляется ответственным исполнителем не позднее чем за 14 дней до его истечения.

6.23.  Продление срока исполнения, установленного президентом в поручении (резолюции), производится президентом. Заключение об обоснованности просьбы ответственного исполнителя о продлении срока исполнения подготавливается секретариатом (помощником) президента.

6.24.  Продление срока исполнения, установленного вице-президентом в поручении (резолюции), производится этим вице-президентом. Заключение об обоснованности просьбы ответственного исполнителя о продлении срока исполнения подготавливается секретариатом (советником) вице-президента.

6.25.  Продление срока исполнения поручения или резолюции, подписанных президентом (вице-президентом), который в установленном порядке определен руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента), производится этими лицами. Просьба о продлении срока исполнения направляется ответственным исполнителем должностному лицу, определившему срок исполнения.

6.26.  Сроки исполнения решений с пометками «Срочно», «Оперативно» и другими аналогичными пометками, как правило, не продлеваются.

6.27.  Документ и принятое решение или поручение (резолюция), находящиеся на контроле, считаются исполненными и снимаются с контроля, если:

по результатам рассмотрения даны соответствующие письменные и устные указания по решению поставленных вопросов;

поставленные вопросы решены в оперативном порядке и (при необходимости) заинтересованная организация проинформирована о принятом решении;

разработан и подписан (утвержден) документ, предусматривающий меры по исполнению указанного документа, принятого решения или поручения (резолюции).

6.28.  Считаются исполненными поручения (резолюции) президента (вице-президента), содержащие формулировки «доложить», «внести предложения», «подготовить проект приказа (распоряжения)» и т.п., если должностные лица представили во исполнение этих поручений (резолюций) в установленные сроки документы, которые приняты (не возвращены на доработку) секретариатом президента (вице-президента) для доклада президенту (вице-президенту). Поручения (резолюции) в этих случаях не снимаются с контроля.

Если по представленным документам президентом (вице-президентом) даны новые поручения (указания), то в дальнейшем осуществляется контроль этих поручений (указаний), а прежнее поручение (указание) снимается с контроля.

6.29.  Докладные записки о выполнении поручений (указаний), данных президентом по материалам проверок, проведенных Инспекцией при президенте ОАО «РЖД», до направления их в Департамент управления делами для доклада президенту представляются ответственным исполнителем в Инспекцию для предварительного рассмотрения.

6.30.  Информация о завершении работы, связанной с исполнением документа, вносится ответственным исполнителем в ЕАСД. Исполненный документ подлежит снятию с контроля лицом, которое контролировало исполнение документа.

6.31.  Запросы по исполняемому документу, направленные одними подразделениями общества в другие подразделения, а также в учреждения, дочерние общества и иные организации, и промежуточные доклады о ходе его исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

6.32.  На документе, исполненном в соответствии с поручением (резолюцией) президента, отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится руководителем секретариата (помощником) президента, исполненном в соответствии с поручением (резолюцией) вице-президента – начальником секретариата (советником) вице-президента или помощником президента, который готовил проект поручения (резолюции) вице-президента.

Номер дела в реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» ставится работником отдела архивов.

6.33.  На документе, адресованном непосредственно подразделению общества, отметка об исполнении и направлении его в дело ставится руководителем службы делопроизводства подразделения.

6.34.  Исполнитель документа обязан не позднее 15 дней с даты проставления на документе отметки об исполнении документа передать его в службу делопроизводства подразделения общества.

6.35.  Служба делопроизводства подразделения общества после исполнения поручения (резолюции) президента (вице-президента) возвращает в отдел документационного обеспечения подлинник документа на бумажном носителе, если на нем имеется поставленная этим отделом пометка «Подлежит возврату». Документы без такой пометки остаются в подразделении общества, которому был направлен подлинник документа.