Инструкция по делопроизводству (с 1 сент 2013 г ). Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в оао ржд

• Название: Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в оао ржд
• Дата: 30.09.2021
• Размер: 1.63 Mb.
• Имя файла: Инструкция по делопроизводству (с 1 сент 2013 г ).doc
• Тип: Инструкция; #239293
• страница: 2 из 25

2.  Документирование управленческой деятельности

 Общие правила документирования управленческих решений

2.1.  Управленческая деятельность общества подлежит документированию путем издания по установленным правилам организационно-распорядительных документов общества и его подразделений.

Издаваемые документы должны соответствовать законодательству Российской Федерации и основополагающим документом общества.

2.2.  Документы общества по вопросам осуществления деятельности, предусмотренной уставом общества, издаются президентом общества
(далее – президент), а также первыми вице-президентами, старшими вице-президентами и вице-президентами общества (далее – вице-президенты) в соответствии с их компетенцией.

Главный бухгалтер общества издает документы по вопросам ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования и реализации учетной политики общества, по другим вопросам, предусмотренным положением о Бухгалтерской службе общества, обязательные для исполнения подразделениями общества.

Подготовка указанных документов производится аналогично подготовке документов, издаваемых вице-президентами.

2.3.  Документы подразделений общества издаются их руководителями в пределах компетенции, установленной положением о соответствующем подразделении и другими нормативными документами общества.

2.4.  Составление и оформление бухгалтерских, финансовых, налоговых, статистических, кадровых и других аналогичных документов общества осуществляется по правилам, установленным законодательством Российской Федерации и документами общества, регламентирующими составление и оформление таких документов.

2.5.  Порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, контроля за их исполнением устанавливается положением о договорной работе в обществе, а также документами, издаваемыми подразделениями общества на основе этого положения.

2.6.  Порядок составления, оформления, регистрации и хранения доверенностей в обществе устанавливается положением о выдаче (отмене), регистрации и ведении реестра доверенностей.

2.7.  При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать установленные обществом правила в целях обеспечения:

юридической силы документа;

оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;

обработки и тиражирования документа с помощью современных технических средств;

исключения предписаний, дублирующих предписания, установленные другими документами, а также положений декларативного характера.

2.8.  Документ должен быть проверен на соответствие правилам русского языка, на котором ведется документирование управленческой деятельности в обществе, и тщательно отредактирован с целью обеспечения его точного и однозначного понимания. Используемые в документе транспортные и иные термины должны соответствовать их значениям.

2.9.  В документе при многократном (обычно более двух раз) упоминании сложного, громоздкого наименования какого-либо учреждения, комиссии, подразделения общества и др., а также различных программ, бизнес-планов, выставок и т.д. допускается после первого полного их написания давать в скобках условное, более короткое наименование, которое затем используется в тексте данного документа («далее – …»).

В письмах, телеграммах, докладных и других записках указанное краткое наименование не применяется. В таких документах при повторном упоминании сложного наименования рекомендуется заменять его выражениями: «указанная организация …», «упомянутая комиссия …», «данный орган власти …» (не применяя формулу «далее – …»).

2.10.  Использование в приказах, распоряжениях, поручениях, протоколах, письмах, положениях, правилах, инструкциях и других документах общества условных и сокращенных наименований должностных лиц подразделений общества и должностей, применяемых в телеграфной связи общества, не допускается. Они могут использоваться только в телеграммах, а также при оформлении реквизитов документов – «Визы согласования документа», «Отметка об исполнителе», при регистрации документов, изготовлении регистрационных штампов, в справочных материалах, указателях рассылки и т.п.

2.11.  Документы общества и его подразделений оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5  (148 х 210 мм) с соответствующими реквизитами, расположенными в определенном порядке.

2.12.  Основные реквизиты, используемые при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов общества и его подразделений, приведены в приложении № 1.

2.13.  Бланки основных организационно-распорядительных документов общества разрабатываются (изменяются) Департаментом корпоративных коммуникаций по согласованию с Департаментом управления делами.

2.14.  Бланки основных организационно-распорядительных документов подразделений общества разрабатываются (изменяются) подразделениями совместно с организацией, на которую возложена разработка фирменного стиля в обществе, по согласованию с Департаментом корпоративных коммуникаций, осуществляющим методическое обеспечение использования фирменного стиля общества, и Департаментом управления делами.

2.15.  Бланки основных организационно-распорядительных документов общества и подразделений общества размещаются (удаляются) на сайте общества в сети Интранет (в разделе «Департамент управления делами») Департаментом корпоративных коммуникаций и в ЕАСД в разделе «Общие папки» (подраздел «Бланки документов») – Департаментом управления делами.

2.16.  Документы, издаваемые обществом и подразделениями общества совместно с другими организациями, в том числе общественными, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (не на бланках) с размещением необходимых реквизитов.

При оформлении совместного приказа (распоряжения) общества (подразделения общества) и другой организации (структурного подразделения организации) их наименования располагаются на одном уровне.

Документ, составленный совместно несколькими организациями, должен иметь одну (единую) дату. Если организации поставили на совместном документе разные даты, то датой документа считается самая поздняя дата.

2.17.  Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания организаций в заголовке (тексте) документа.

Подписи должностных лиц располагаются под текстом, на одном или нескольких уровнях в порядке указания организаций в заголовке (тексте) документа.

2.18.  Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения в обществе и его подразделениях печатей (штампов), применяемых в делопроизводстве, устанавливается президентом.

Методическое обеспечение изготовления печатей (штампов) для подразделений общества осуществляется Департаментом корпоративных коммуникаций.

Организация исполнения принятых решений

2.19.  Исполнение содержащегося в документе решения (поручения) включает сбор и анализ соответствующей информации, подготовку при необходимости проекта внутреннего или исходящего документа, его согласование, оформление в установленном настоящей Инструкцией порядке и представление на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту), руководителю подразделения общества.

2.20.  В поручении, содержащемся в документе общества, или в резолюции к документу, подписанных президентом, указываются вице-президенты, другие должностные лица общества и его подразделений, на которых возложено исполнение этого поручения или резолюции.

В поручениях (резолюциях) при необходимости указываются также должностные лица учреждений общества, его дочерних обществ с учетом того, что им поручение дается по согласованию с ними. Об этом в поручении (резолюции) делается отметка «(по согласованию)».

2.21.  Подлинник документа с поручением или резолюцией президента передается отделом документационного обеспечения Департамента управления делами (далее – отдел документационного обеспечения) ответственному исполнителю (наряду с передачей по ЕАСД).

Если поручение или резолюция президента адресована только вице-президентам, то вице-президенту, указанному в поручении или резолюции первым, отдел документационного обеспечения направляет для исполнения подлинник документа.

2.22.  Вице-президент, указанный в поручении или резолюции президента первым, отвечает за организацию работы по исполнению этого поручения или резолюции. Он может привлекать к этой работе подразделения общества, а также учреждения общества и дочерние общества (по согласованию с их руководителями), не указанные в поручении или резолюции, но участие которых в исполнении поручения или резолюции президента необходимо.

2.23.  Первый из руководителей подразделений общества, указанных в поручении или резолюции, является ответственным исполнителем.

При необходимости против фамилии ответственного исполнителя пишется слово «отв.», «созыв» или «обобщение» (ответственным исполнителем является одно должностное лицо).

Руководители других подразделений, указанные в поручении или резолюции, являются соисполнителями.

2.24.  Ответственный исполнитель персонально отвечает за надлежащее исполнение поручения, резолюции в установленный срок, за содержание, полноту согласования и правильность оформления подготовленного во исполнение этого поручения или резолюции документа.

2.25.  Ответственный исполнитель может создать в ЕАСД необходимые поручения соисполнителям и дать им задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их представления.

Ответственный исполнитель может также запросить материалы, необходимые для исполнения поручения или резолюции, от подразделений общества, которые в них не указаны.

2.26.  Соисполнители отвечают за своевременное представление ответственному исполнителю запрашиваемых материалов (предложений, справок, сведений и др.) и их качество.

О непредставлении соисполнителем запрашиваемых материалов в срок ответственный исполнитель докладывает вице-президенту, организующему работу по исполнению поручения или резолюции, а если поручение или резолюция адресованы только руководителям подразделений общества – вице-президенту, в ведении которого находится соисполнитель.

2.27.  Ответственный исполнитель и соисполнители поручения или резолюции, данных вице-президентом или руководителем подразделения общества, определяются так же, как ответственный исполнитель и соисполнители поручения или резолюции, данных президентом.

2.28.  При необходимости подготовки документа общества для исполнения поручения (резолюции) ответственный исполнитель определяет из числа работников своего подразделения исполнителя этого документа.

2.29.  Приказы, распоряжения, протоколы, другие внутренние документы общества, содержащие решения (поручения), и документы с резолюцией президента (вице-президента) доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения, как правило, в срок до 2 дней, а срочные и оперативные – незамедлительно, не позднее 12 часов с момента их подписания.

2.30.  Задержка получения ответственным исполнителем подлинника документа с поручением или резолюцией президента (вице-президента) не может служить оправданием несвоевременного исполнения этого поручения или резолюции, полученных по ЕАСД или другому виду связи либо непосредственно на совещании.

Подготовка, согласование и оформление документов

2.31.  Документы общества подготавливаются подразделениями общества во исполнение поручений (резолюций) президента (вице-президента) или решений, содержащихся в документах общества, а также в инициативном порядке. Отдельные документы общества (по решению президента) могут подготавливаться учреждениями и дочерними обществами.

Подготавливаемые документы должны отвечать на вопросы, содержащиеся в этих поручениях (резолюциях) или решениях, и предусматривать необходимые меры по их выполнению.

2.32.  Подготовленный проект документа до представления его на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту) согласовывается с должностными лицами, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в этом проекте. Не следует без надобности расширять круг согласовывающих лиц.

2.33.  За надлежащее согласование с причастными должностными лицами проекта документа, представляемого на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту), отвечает ответственный исполнитель.

2.34.  Исполнителем документа создается в ЕАСД регистрационная карточка (РК) для каждого вида документа, к которой прикрепляется файл проекта этого документа.

При подготовке документа в соответствии с поручением или резолюцией должностного лица исполнитель документа создает непосредственно в РК поручения или резолюции (далее – РК поручения) проект документа соответствующего вида, который автоматически входит в иерархию документов и становится доступен подразделениям общества, причастным к исполнению поручения или резолюции.

2.35.  Сканирование документа производится только один раз – после его регистрации.

В ходе подготовки и согласования проекта документа сканирование этого документа, а также виз согласования не допускается.

2.36.  Исполнитель документа направляет проект документа (вместе с приложением, если оно имеется) по ЕАСД по маршруту «согласование» руководителям подразделений общества (кроме Правового департамента).

После согласования проекта документа с руководителями подразделений общества исполнитель направляет проект по ЕАСД на согласование вице-президентам, в ведении которых находятся изложенные в проекте вопросы.

Правовому департаменту направляется исполнителем документа по ЕАСД проект документа, подготавливаемый на подпись вице-президенту, после его согласования с указанными должностными лицами.

2.37.  Согласование проекта поручения, телеграммы, письма и другого документа особой срочности, подготовленного по указанию президента (вице-президента), производится причастными должностными лицами в день поступления проекта на согласование, а проекта документа, подготовленного согласно резолюции с пометкой «Срочно» или другой аналогичной пометкой, а также с пометкой «Оперативно», и других документов по вопросам оперативного характера – как правило, не позднее рабочего дня, следующего за днем его поступления.

Допускается, в виде исключения, устное (по телефону) согласование проектов указанных документов.

Согласование проектов уставов, положений, инструкций, концепций, стратегий, технико-экономических обоснований и других аналогичных сложных, многостраничных документов, включая приказы и распоряжения, производится в срок не более 5 дней, если иными документами общества не предусмотрен другой срок их согласования.

Вице-президент, организующий работу по подготовке проектов указанных документов, может устанавливать другой срок их согласования с учетом необходимости дополнительной проработки отдельных вопросов проекта.

2.38.  Если должностное лицо, получившее проект документа на согласование по ЕАСД, имеет замечания по проекту (в целом или по его отдельным положениям), оно сообщает их ответственному исполнителю также по ЕАСД. Замечания должны быть обоснованными.

Если у визирующего должностного лица имеются замечания, они излагаются им на проекте (рядом с визой) или на отдельном листе (в этом случае на проекте пишется «Замечания прилагаются»).

Отказ от согласования (визирования) проекта документа не допускается.

2.39.  Если исполнитель документа учел замечания (предложения) согласующих лиц в проекте документа, и это требует его согласования вновь, он повторно направляет проект с учтенными замечаниями (предложениями) по ЕАСД по маршруту «согласование».

2.40.  Если разногласия остались и после повторного согласования проекта документа, то ответственный исполнитель проводит согласительное совещание с участием руководителей подразделений общества, которые имеют замечания по проекту, или их представителей, уполномоченных принимать решение по рассматриваемому документу, и при необходимости представителя Правового департамента.

2.41.  По не урегулированным на согласительном совещании вопросам проекта документа, подготавливаемого на подпись (утверждение) президенту, ответственный исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания (предложения) по проекту и его мнение по этим замечаниям (предложениям), и направляет протокол с проектом документа вице-президенту, который организует работу по исполнению данного поручения (указания), для принятия решения по спорным вопросам.

Если и в этом случае согласие не достигнуто, проект рассматривает первый вице-президент, который принимает решение по несогласованным вопросам, о чем указывается в пояснительной записке к проекту.

2.42.  По не урегулированным на согласительном совещании вопросам проекта документа, представляемого на подпись (утверждение) вице-президенту, ответственный исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания (предложения) по проекту и его мнение по этим замечаниям (предложениям), и направляет протокол с проектом документа вице-президенту для принятия решения.

2.43.  После согласования проекта документа исполнитель документа указывает на оборотной стороне последнего листа проекта должность, инициалы и фамилию должностных лиц, согласовавших проект (с указанием способа согласования – по ЕАСД, письмом, факсограммой, по телефону или другим способом), и дату согласования.

Если проект согласован по ЕАСД, исполнитель документа прилагает к проекту подписанную им распечатку листа согласования из ЕАСД.

2.44.  Согласованный проект документа визируется (на оборотной стороне последнего листа проекта) исполнителем документа и ответственным исполнителем, которые своей подписью удостоверяют соответствие его содержания поручению (указанию), во исполнение которого подготовлен проект, а также согласование проекта причастными должностными лицами по ЕАСД или другим способом.

Проект документа направляется исполнителем документа по маршруту «подписание», а проект на бумажном носителе передается в секретариат президента (вице-президента).

2.45.  К проекту прилагаются документы, во исполнение которых он подготовлен, и при необходимости документы, на которые в нем имеется ссылка, а также справочные материалы, подписанные должностными лицами, ответственными за подготовку этих материалов (с расшифровкой фамилии и указанием должности).

2.46.  Если проект документа подготовлен в инициативном порядке или по нему имеются разногласия (при необходимости и в других случаях), к нему прилагается подготавливаемая ответственным исполнителем пояснительная записка, которая должна содержать обоснование целесообразности принятия такого документа, а также возможные последствия реализации предлагаемых решений.

2.47.  Каждое приложение к приказу или распоряжению и каждый утверждаемый ими документ, согласованный по ЕАСД (или иным способом), визируется (на оборотной стороне последнего листа приложения и утверждаемого документа) исполнителем документа и ответственным исполнителем.

Если утверждаемый документ имеет, в свою очередь, приложение, то такой документ визируется исполнителем документа и ответственным исполнителем на последней странице приложения к нему.

2.48.  Проект документа, подготовленный за подписью президента, должен быть отредактирован в отделе методологии делопроизводства и редактирования Департамента управления делами (далее – отдел редактирования).

Документы редактируются, как правило, в порядке их поступления, в срок до 3 дней.

Документы, подготовленные согласно резолюциям президента с пометкой «Срочно» или другой аналогичной пометкой, а также с пометкой «Оперативно», редактируются безотлагательно.

Утверждаемые президентом путем проставления грифа УТВЕРЖДАЮ или приказами (распоряжениями) регламенты и стандарты, конструкторско-технологическая и иная специальная документация (оформленные по специальным правилам, техническим требованиям, стандартам и др.) редактируются работниками, подготовившими эти документы.

Проект приказа (распоряжения) об утверждении таких документов редактируется отделом редактирования.

2.49.  Помощник президента проверяет (при необходимости в присутствии исполнителя документа) соответствие подготавливаемого на подпись президенту проекта документа поручению (указанию), во исполнение которого подготовлен проект, прилагаемые материалы, полноту согласования и правильность оформления проекта, наличие (при необходимости) пояснительной записки.

Если проект документа отвечает указанным требованиям, то помощник президента направляет проект на редактирование в отдел редактирования, если не отвечает – вправе возвратить его исполнителю для устранения выявленных недостатков.

2.50.  В ходе редактирования производится всесторонняя, в первую очередь языковая, правка текста проекта документа, устраняются орфографические, пунктуационные, стилистические и смысловые ошибки, повторы, обеспечивается единообразие стиля, четкость формулировок, упорядочивается применение транспортных и других терминов, оказывается помощь исполнителю в оформлении документа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Проект документа визируется редактором отдела, отредактировавшим проект, и при необходимости представляется исполнителем документа на визирование в Правовой департамент, а также направляется в этот департамент по ЕАСД.

2.51.  Если в проекте документа имеются многочисленные очевидные ошибки, формулировки, смысл которых невозможно понять, отсутствует логика в изложении и однозначность толкования его положений, проект не редактируется, а возвращается начальником отдела редактирования исполнителю для приведения в соответствие с требованиями настоящей Инструкции, о чем сообщается помощнику президента.

2.52.  Советник вице-президента проверяет (при необходимости в присутствии исполнителя документа) соответствие проекта документа, подготовленного на подпись (утверждение) вице-президенту, его поручению (указанию), прилагаемые материалы, полноту согласования и правильность оформления проекта, наличие (при необходимости) пояснительной записки.

Если подготовленный на подпись (утверждение) проект документа не отвечает поручению (указанию), во исполнение которого он подготовлен, а также не соблюдены требования настоящей Инструкции по его согласованию и оформлению, советник вице-президента вправе возвратить такой проект исполнителю для устранения выявленных недостатков.

2.53.  Проект документа, представляемый на подпись президенту, предусматривающий предписания правового характера или утверждение нормативных документов, внесение в них изменений или признание их утратившими силу (отмену документов или их отдельных пунктов), визируется начальником Правового департамента.

Если проект документа не предусматривает, по заключению Правового департамента, указанных предписаний или действий, то начальник Правового департамента на визовой стороне листа такого проекта пишет, что проект не содержит правовых норм, и ставит свою подпись.

Если начальник Правового департамента вносит принципиальные изменения в проект, согласованный вице-президентом, в ведении которого находятся рассматриваемые в документе вопросы, то ответственный исполнитель информирует об этом вице-президента.

2.54.  Согласованный и завизированный в установленном порядке проект документа, представляемый на подпись (утверждение) президенту, должен иметь также визы руководителя секретариата (помощника) президента и редактора, представляемый на подпись (утверждение) вице-президенту – визу начальника секретариата (советника) вице-президента. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату.

2.55.  Оформление согласования и визирования проекта документа (оборотной стороны последнего листа), представляемого на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту), производится по следующей примерной форме:

ЦЗ-1 (визирует, как правило, при подписании президентом документа, в котором предусматривается решение наиболее важных и комплексных вопросов)

(подпись) И.О.Фамилия

(дата)
ЦЮ (визирует при необходимости)
(подпись) И.О.Фамилия

(дата)

Согласовано с ЦЗ (Фамилия И.О., дата), ЦФ (Фамилия И.О., дата),
ЦКИ (Фамилия И.О., дата) – по ЕАСД, с ЦД (Фамилия И.О., дата) – письмом
от …….. № …….. .
ЦЛ (подпись) И.О.Фамилия

(ответственный исполнитель) (дата)

главный специалист (подпись) И.О.Фамилия

(должность исполнителя документа)(дата)
2.56.  При внесении президентом (вице-президентом) исправлений в представленный на подпись и не подписанный им проект документа исполнитель документа перепечатывает проект с учетом исправлений и повторно представляет его на подпись с визами исполнителя документа, ответственного исполнителя и руководителя секретариата или помощника президента (начальника секретариата или советника вице-президента).

2.57.  Если президент (вице-президент) внес в представленный проект документа (кроме письма и телеграммы) исправления и подписал его, то исполнитель документа перепечатывает с учетом этих исправлений документ, который после визирования исполнителем документа, ответственным исполнителем и руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента) без повторного представления на подпись регистрируется и рассылается в установленном порядке.

2.58.  Приказ (распоряжение) по вопросам, указанным в абзаце втором пункта 3.5 настоящей Инструкции, в который президентом (вице-президентом) внесены исправления, повторно представляется на подпись с визами исполнителя документа, ответственного исполнителя и руководителя секретариата или помощника президента (начальника секретариата или советника вице-президента).

2.59.  Подписанные (утвержденные) президентом приказ, распоряжение, положение, правила, поручение, протокол, другой внутренний документ передаются в отдел документационного обеспечения для их регистрации и рассылки по составленному исполнителем документа указателю рассылки.

Если указанный документ содержит поручение, ответственным исполнителем которого является руководитель дочернего общества, то он в обязательном порядке направляется отделом документационного обеспечения и в Департамент управления дочерними и зависимыми обществами.

2.60.  Подписанные (утвержденные) вице-президентом распоряжение, положение, правила и другие внутренние документы (кроме протоколов совещаний, проводимых вице-президентами, и поручений вице-президентов, которые регистрируются секретариатом вице-президента) передаются секретариатом соответствующего вице-президента в отдел документационного обеспечения для регистрации и рассылки по составленному исполнителем документа указателю рассылки.

2.61.  Письмо, подписанное президентом, передается в отдел документационного обеспечения, который производит сверку текстов подписанного и визового экземпляров, регистрацию письма и отправку его адресатам.

2.62.  Письмо, подписанное вице-президентом, после сверки работником соответствующего секретариата текстов подписанного и визового экземпляров передается этим секретариатом в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки адресатам.

2.63.  В случае поступления в Департамент управления делами для регистрации и рассылки подписанного (утвержденного) президентом или вице-президентом документа, не имеющего визы соответственно руководителя секретариата (помощника) президента или начальника секретариата (советника) вице-президента, отдел документационного обеспечения приостанавливает его регистрацию и сообщает об этом руководителю секретариата (помощнику) президента или начальнику секретариата (советнику) вице-президента для принятия решения.

Рассмотрение обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

2.64.  Рассмотрение обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в обществе с учетом положений Федерального закона «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации».

2.65.  При поступлении в аппарат управления общества, филиал, структурное подразделение общества обращения члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их деятельностью, должностные лица общества, в компетенции которых находятся затронутые в обращении вопросы, безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее 30 дней со дня получения обращения) подготавливают ответ на это обращение и направляют запрашиваемые документы или сведения.

Если необходимо провести дополнительную проверку или получить какие-либо материалы, указанные должностные лица общества обязаны сообщить об этом обратившемуся к ним члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы.

2.66.  Прием, регистрацию, учет и направление на рассмотрение поступающих в аппарат управления общества, филиалы, структурные подразделения общества обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также контроль за соблюдением установленных сроков их рассмотрения осуществляют соответственно Департамент управления делами и службы делопроизводства в порядке, установленном настоящей Инструкцией для входящих документов.

2.67.  Проекты ответов на обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, поступившие в аппарат управления общества, подготавливаются подразделениями общества в соответствии с поручениями президента (вице-президентов).

Особенности подготовки и оформления нормативных документов общества

2.68.  Предметом нормативного документа являются, как правило, подлежащие регламентации организационные, экономические, правовые и иные отношения.

2.69.  При подготовке документа, содержащего предписания нормативного характера, необходимо прежде всего определить вид этого документа – приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция и др.

Издание нормативных документов в виде поручений, писем, протоколов и телеграмм не допускается.

2.70.  Подразделением общества при подготовке проекта нормативного документа предварительно проводится совместно с соответствующим юридическим подразделением оценка основных положений разрабатываемого проекта для обеспечения соответствия законодательству Российской Федерации и основополагающим документам общества.

2.71.  Правовая экспертиза и согласование проекта нормативного документа проводится Правовым департаментом, как правило, в срок не более 10 дней.

2.72.  В нормативном документе используются официальные наименования должностей и подразделений общества, указанные в соответствующих штатных расписаниях и учредительных документах, в случае если документ:

а)  предусматривает создание, переименование, присоединение, преобразование или ликвидацию (упразднение) подразделений общества;

б)  предназначен для представления (может быть представлен) в органы государственной власти, местного самоуправления или в сторонние организации;

в)  устанавливает правила, связанные с деятельностью общества и затрагивающие интересы грузоотправителей, грузополучателей, пассажиров, а также других юридических и физических лиц.

Введение в действие документов, внесение изменений в документы,
признание их утратившими силу и отмена документов

2.73.  Документ вступает в силу с даты его подписания (утверждения), если не предусмотрен иной срок или порядок введения его в действие.

Если дата введения в действие утверждаемого приказом (распоряжением) документа не указывается, то этот документ вступает в силу с даты подписания приказа (распоряжения).

В случае, когда утверждаемый документ должен быть введен в действие не с даты приказа (распоряжения), в приказе (распоряжении) пишется: «Утвердить и ввести в действие с … (указывается дата) прилагаемое Положение о …».

Если утверждаемый документ или отдельные его нормы должны применяться с более ранней даты, чем дата приказа (распоряжения), то это предусматривается в приказе (распоряжении) следующим образом: например в приказе (распоряжении), подписанном 3 марта 2013 г., пишется: «Установить, что Положение, утвержденное настоящим приказом (распоряжением), распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2013 г.».

2.74.  В документ при необходимости могут вноситься изменения либо он может быть признан утратившим силу. Внесение изменений, а также признание документа (отдельных его пунктов, абзацев) утратившим силу оформляется приказом (распоряжением) или отдельным пунктом приказа (распоряжения) с формулировкой: «Признать утратившим силу приказ (распоряжение) …, пункт… приказа (распоряжения) …, абзац … пункта … и т.п.». Этот приказ (распоряжение) разрабатывается подразделением общества, подготовившим документ, в который вносятся изменения, и подписывается тем должностным лицом, в компетенцию которого входит решение предусмотренного данным приказом (распоряжением) вопроса, либо вышестоящим должностным лицом.

2.75.  Изменения, которые вносятся в приказы (распоряжения) и в документы, утвержденные приказами (распоряжениями) либо являющиеся приложениями к ним, могут быть изложены непосредственно в тексте приказа (распоряжения) или, если их много, в виде утверждаемого документа (перечня, списка) либо приложения к приказу (распоряжению), которые в таком случае представляют собой перечень изменений, вносимых в документ.

Изменения в документы вносятся последовательно, в соответствии со структурой документа (в пункт 1, пункт 2, пункт 6 и т.д. или в абзац первый, абзац второй и т.д.).

2.76.  Внесение изменений в документы, утвержденные должностными лицами общества с проставлением грифа УТВЕРЖДАЮ (без издания приказа или распоряжения), либо признание их утратившими силу осуществляется путем издания приказа (распоряжения).

2.77.  Если необходимо внести в документ существенные изменения или если по одному и тому же вопросу имеется несколько документов, которые подлежат изменению, то целесообразно разработать новый единый документ по этому вопросу. В проект разрабатываемого документа включаются как новые, так и сохраняющие силу предписания прежних документов.

2.78.  Документ, изданный обществом совместно или по согласованию с другими организациями, изменяется или признается утратившим силу совместным документом общества и этих организаций или по согласованию с ними.

2.79.  В случае если изданный обществом документ не соответствует законодательству Российской Федерации или основополагающим документам общества либо должен быть отменен на основании решения суда,
применяется формулировка «отменить приказ (пункт приказа) …», «отменить
распоряжение …», вместо формулировки «признать утратившим силу…».

2.80.  Не допускается издание документов общества по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти, внесение изменений в акты этих органов, признание их полностью или частично утратившими силу, недействующими либо не применяемыми в обществе.

В случае если для осуществления уставной деятельности общества необходимо принятие федеральными органами исполнительной власти нормативных актов, внесение в них изменений, признание их утратившими силу, причастное подразделение общества подготавливает проект письма в соответствующий федеральный орган исполнительной власти с обоснованными предложениями по указанному вопросу и проект нормативного акта федерального органа исполнительной власти.

Проекты таких писем с проектами нормативных актов согласовываются с причастными должностными лицами, подразделениями общества, в том числе с Правовым департаментом, и представляются на подпись президенту или первому вице-президенту.