Инструкция по делопроизводству (с 1 сент 2013 г ). Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в оао ржд

• Название: Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в оао ржд
• Дата: 30.09.2021
• Размер: 1.63 Mb.
• Имя файла: Инструкция по делопроизводству (с 1 сент 2013 г ).doc
• Тип: Инструкция; #239293
• страница: 13 из 25

Экспертиза ценности документов

9.32.  Экспертиза ценности документов – это установление по соответствующим критериям хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов для определения сроков хранения и отбора их на архивное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, а также в процессе формирования дел, при проверке правильности отнесения документов к делам и подготовке дел к передаче на архивное хранение.

9.33.  Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на архивное хранение образуются:

в аппарате управления общества – Центральная экспертная комиссия общества, состав которой утверждает президент, и экспертные комиссии подразделений аппарата управления, состав которых утверждают их руководители;

в филиалах и структурных подразделениях общества – экспертные комиссии филиалов и структурных подразделений общества, состав которых утверждают руководители филиалов и структурных подразделений. При необходимости могут создаваться экспертные комиссии управлений, служб и отделов филиалов и структурных подразделений общества, состав которых утверждают руководители этих филиалов и структурных подразделений.

9.34.  Функции, права и организация работы Центральной экспертной комиссии общества определяются положением об этой комиссии, утверждаемым президентом.

9.35.  Функции, права и организация работы экспертных комиссий подразделений общества устанавливаются руководителями подразделений в соответствии с типовым положением об экспертной комиссии подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, утверждаемым президентом.

9.36.  Экспертиза ценности документов проводится ежегодно работниками служб делопроизводства подразделений общества совместно с соответствующими экспертными комиссиями под методическим руководством Центральной экспертной комиссии общества и отдела архивов (архива железной дороги).

9.37.  При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор:

документов постоянного и долговременного хранения для передачи на архивное хранение;

документов временного (до 10 лет включительно) хранения с отметкой «ЭПК», которые могут иметь научно-историческое или иное значение, для передачи в установленном порядке на архивное хранение;

документов временного (до 10 лет включительно) хранения, включая документы с пометкой «До минования надобности», для дальнейшего хранения в подразделениях общества;

документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли.

9.38.  Отбор документов на постоянное, долговременное и временное (до 10 лет включительно) хранение и к уничтожению проводится на основании перечней типовых документов и научно-технических документов, перечня документов общества и номенклатуры дел на соответствующий год, с проверкой содержания документов в делах путем полистного их просмотра. Отбор документов на хранение и к уничтожению без полистного просмотра, а только на основании заголовков дел, указанных на обложках, не допускается.

Если при полистном просмотре в делах документов временного (до 10 лет включительно) хранения с отметкой «ЭПК» выявляются документы, подлежащие постоянному хранению, то они помещаются в дела с однородными документами или оформляются в самостоятельные дела.

9.39.  На архивное хранение отбираются подлинники документов. В случае их отсутствия на хранение отбираются их копии.

9.40.  Решение по результатам экспертизы ценности документов принимают Центральная экспертная комиссия общества и экспертные комиссии подразделений общества в соответствии с их компетенцией.

9.41.  По результатам экспертизы ценности документов составляются отдельно архивные описи дел постоянного хранения, архивные описи дел долговременного хранения и архивные описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

2. Составление архивных описей дел

9.42.  Архивная опись дел (далее – опись дел), по которой ведется их прием-передача на архивное хранение, представляет собой систематизированный перечень заголовков дел (томов, частей), указываемых в хронологическом порядке (по годам), и других сведений о делах.

Описи дел временного (до 10 лет включительно) хранения не составляются, кроме случаев ликвидации (упразднения) подразделений общества, когда такая опись составляется на дела, сроки хранения которых не истекли.

Опись дел должна иметь заглавный лист, оглавление, предисловие, список сокращений. Заглавный лист оформляется по следующей форме:

(наименование архивного учреждения)

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

(ОАО «РЖД»)
________________________________________________________________

^{(наименование подразделения аппарата управления, филиала, структурного подразделения ОАО «РЖД»)}

Фонд № _____________________

ОПИСЬ № __________
____________________________________________________________________

^{(название описи дел)}

за годы

9.43.  В оглавлении, как правило, указываются предисловие, список используемых сокращений (составляемый при необходимости), названия разделов и подразделов, включенных в раздел описи дел.

Напротив названия каждого раздела и подраздела указываются номера соответствующих листов описи дел.

Оглавление помещается в начале описи дел после заглавного листа.
ОГЛАВЛЕНИЕ

1. 
   Предисловие 1
   
2. 
   Список используемых сокращений 23
   

2003 год

3. 
   Департамент управления делами 25
   
4. 
   Департамент по связям с общественностью 35
   

……………………………………………………………………………

2004 год

5. Департамент управления делами 84

9.44.  Предисловие к описи дел составляется подразделением общества, которое готовит дела к приему-сдаче на архивное хранение (фондообразователем).

Предисловие составляется как общее, ко всем описям дел фонда, так и к каждой описи дел.

Предисловие составляется с учетом рекомендаций и требований отдела архивов, архива железной дороги и архивного учреждения.

В предисловии, составленном ко всем описям дел фонда, в частности, излагаются:

история фондообразователя и фонда;

состав и содержание документов описи дел (при этом выделяются наиболее типичные по виду и содержанию группы дел);

сведения об основных направлениях деятельности и структуре подразделения общества за период, который охватывается описью дел;

краткая характеристика содержащейся в описи дел информации о структурных подразделениях, находящихся в составе подразделений общества или в их ведении;

особенности формирования, описания и систематизации дел;

состав справочного аппарата к описи дел и порядок пользования им.

9.45.  В список сокращений вносятся обычно сокращения слов и понятий, используемые в описи дел, сокращенные обозначения названий подразделений общества, другие используемые сокращения.

В список сокращений не включаются общепринятые сокращения слов («г.» – год, «п.» – пункт и др.).

Сокращения в списке помещаются слева в алфавитном порядке, затем через тире – полное написание сокращенных слов.

9.46.  В каждом подразделении общества описи дел составляются службой делопроизводства ежегодно в трех экземплярах. Описи дел представляются в соответствующий архив через один год после завершения дел делопроизводством.

9.47.  Заголовки дел в описях дел систематизируются в соответствии с номенклатурой дел подразделений общества.

Заголовки переходящих дел вносятся в опись дел того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годового раздела описи дел каждого следующего года, в течение которого дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: «Документы по данному году см. также в разделе
за ...год №...».

При внесении в опись дел одинаковых заголовков дел каждый из них пишется полностью, как и другие сведения о делах. Заголовок дела размещается на одной странице описи дел без переноса на другую страницу.

Каждый заголовок дела (тома, части) имеет по описи дел самостоятельный порядковый номер.

9.48.  Опись дел подразделения общества ведется по единой нумерации. Количество дел в одной описи, как правило, не должно превышать число 9999. Ведение описи по новой нумерации согласовывается с соответствующим архивом (архивным учреждением).

9.49.  Описи дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу подразделений аппарата управления после согласования с экспертными комиссиями утверждает руководитель подразделения аппарата управления (приложение № 19).

Указанные описи дел передаются в отдел архивов, который на их основе составляет годовые разделы сводных описей дел аппарата управления общества.

Описи дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу филиалов и структурных подразделений общества составляются, согласовываются и утверждаются в аналогичном порядке.

9.50.  Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аппарата управления общества составляется отделом архивов в четырех экземплярах, согласовывается с Центральной экспертной комиссией общества и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения годового раздела сводной описи дел он утверждаетсявице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом
(приложение № 20).
9.51.  Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения филиала и структурного подразделения общества составляется архивами филиалов и структурных подразделений в четырех экземплярах, согласовывается с экспертной комиссией филиала или структурного подразделения и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

После утверждения экспертно-проверочной комиссией годового раздела сводной описи дел он утверждается руководителем филиала или структурного подразделения (приложение № 20).

9.52.  Годовой раздел сводной описи дел по личному составу аппарата управления общества (филиала и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации) составляется в трех экземплярах отделом архивов (архивом железной дороги или работником, на которого возложены эти функции), согласовывается с Центральной экспертной комиссией общества (экспертной комиссией филиала и структурного подразделения), затем с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается
вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом, а филиала или структурного подразделения – их руководителями
(приложение № 20).

9.53.  Годовой раздел сводной описи дел по личному составу филиала и структурного подразделения общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется в трех экземплярах, согласовывается с экспертной комиссией филиала, структурного подразделения, а также с экспертной комиссией железной дороги, на территории которой они осуществляют свою деятельность, и утверждается руководителем филиала или структурного подразделения.

9.54.  Годовой раздел сводной описи дел долговременного хранения (за исключением дел по личному составу) подразделений общества составляется в трех экземплярах и оформляется аналогично годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения, но экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения не утверждается.

9.55.  Дела временного (до 10 лет включительно) хранения учитываются по номенклатуре дел и хранятся в подразделениях общества в соответствии с установленными сроками хранения.

1. Отбор документов к уничтожению

9.56.  Отбор документов к уничтожению и составление в подразделениях общества актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 21), производится после составления описей дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу за период проведения экспертизы ценности документов, определяемый датами самого раннего и самого позднего документов, прошедших экспертизу ценности документов.

9.57.  Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, которые хранятся в отделе архивов, согласовываются с Центральной экспертной комиссией общества и утверждаются начальником Департамента управления делами.

9.58.  Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемые на документы подразделений аппарата управления за период проведения экспертизы ценности документов, согласовываются с экспертной комиссией подразделения аппарата управления и после визирования начальником отдела архивов утверждаются руководителем подразделения аппарата управления.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемые на документы филиалов и структурных подразделений общества за указанный период, согласовываются с экспертной комиссией филиала и структурного подразделения и после визирования руководителем архива железной дороги, другого филиала, структурного подразделения утверждаются соответственно начальником железной дороги, руководителем филиала или структурного подразделения.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и описи дел рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий подразделений общества одновременно.

9.59.  Составленные за период проведения экспертизы ценности документов и согласованные с Центральной экспертной комиссией общества и экспертной комиссией подразделения общества акты о выделении к уничтожению документов аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, не подлежащих хранению, имеющих отметку «ЭПК», утверждаются соответственно вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом, руководителями филиалов и структурных подразделений только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения сводных описей дел постоянного хранения.

После этого разрешается уничтожить в установленном порядке документы (дела, единицы хранения), включенные в эти акты.

9.60.  В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются документы (дела, единицы хранения), срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, законченные делопроизводством в 2009 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть уничтожены с 1 января 2013 г., с 5-летним сроком хранения – с 1 января 2015 г.

9.61.  Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются, как правило, на дела всего подразделения общества. Если в акте указаны дела лишь отдельных управлений, служб, отделов в составе подразделения общества, то наименования этих управлений, служб и отделов приводятся в акте перед группой заголовков относящихся к ним дел.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

9.62.  Документы, подлежащие уничтожению, подразделения аппарата управления сдают на переработку (утилизацию) в Административно-хозяйственное управление.

Порядок уничтожения документов в филиалах и структурных подразделениях общества определяется их руководителями.

Лица, виновные в незаконном уничтожении документов, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Оформление дел, передаваемых на архивное хранение

9.63.  Оформление дел, передаваемых на архивное хранение, включает комплекс работ по подготовке их к хранению. Дела оформляются при их заведении и по окончании года службами делопроизводства подразделений общества.

В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

9.64.  Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела и внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.65.  При полном оформлении дела документы должны быть подобраны в хронологическом порядке (более ранние документы располагаются в начале дела, более поздние – в конце) и подшиты в четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листа – заверителя дела и внутренней описи, должны быть пронумерованы в правом верхнем углу простым карандашом. Листы каждого тома нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, иллюстрации и другие специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются в левом верхнем углу их оборотной стороны.

Лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист, с проставлением номера в правом верхнем углу. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то этот документ и каждый подклеенный к нему документ нумеруются отдельно.

Листы большого формата, подшитые за один край, нумеруются в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, перешивается и нумеруется как один лист.

При подшивке в дело конвертов с вложениями нумеруется сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

9.66.  После завершения нумерации листов составляется лист – заверитель дела, помещаемый в конце дела. На нем указываются цифрами и прописью количество листов, особенности отдельных документов, например, чертеж, фотография, рисунок, а также пропущенные номера листов.

Если обнаружена ошибка в нумерации листов, возможно присвоение листам литерных номеров (1а или 5 а, 5 б, 5 в), о чем делается отметка в листе – заверителе дела.

В случае большого количества ошибок, допущенных при нумерации, проводится перенумерация листов: старые номера зачеркиваются карандашом одной косой чертой, а рядом ставится новый номер (запрещается подтирка и исправление старых номеров). В конце дела помещается новый лист – заверитель дела, при этом старый лист – заверитель дела зачеркивается и сохраняется в деле.

В листе-заверителе дела указываются при необходимости особенности физического состояния дела (документов) – разорван лист, документ склеен или залит чернилами и др., а также особенности формирования дела, например, помещение в дело документа большого формата и др.

Лист – заверитель дела подписывается его составителем с расшифровкой подписи, с указанием должности и даты составления. Количество листов в деле, соответствующее количеству, указанному в листе – заверителе дела, указывается на обложке дела.

9.67.  Лист – заверитель дела составляется по следующей форме:
ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле прошито и пронумеровано_______________________________ листов,
в том числе:	(цифрами и прописью)
литерные номера листов
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Должность работника,

составившего лист – заверитель дела (подпись) И.О.Фамилия

(дата)
О последующем изменении состава и состояния дела (повреждении, замене документов и др.) оформляется соответствующий акт, что отмечается в листе – заверителе дела.

9.68.  Для каждого дела с документами постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу составляется внутренняя опись документов по следующей форме:
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов единицы хранения (дела) № ______________

№ п/п	Индекс документа	Номер документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед.хранения (дела)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого ____________________________________________________ документов

^{(цифрами и прописью)}

Количество листов внутренней описи ____________________________________

^{(цифрами и прописью)}

Должность работника, составившего внутреннюю опись	(подпись)	И.О.Фамилия
(дата)

9.69.  Внутренняя опись документов единицы хранения (дела) помещается в начале дела и включает в себя индексы, номера и даты документов, их заголовки и номера соответствующих листов, на которых расположен каждый документ.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество на листе – заверителе дела обозначается после общего количества листов единицы хранения (дела) через знак «+».

Внутренняя опись документов завершается итоговой записью, в которой указываются количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи, и подписывается составителем с расшифровкой подписи, с указанием должности и даты составления описи.

Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменение состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражается в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты.

9.70.  На обложках дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу указываются следующие реквизиты:

полное наименование общества (в именительном падеже) с указанием под ним в скобках его официального сокращенного наименования;

наименование подразделения общества (в соответствии со структурой общества на момент заведения дела);

номер дела и номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

заголовок дела по сводной номенклатуре дел аппарата управления общества, филиала или структурного подразделения. На обложке личного дела пишется «Личное дело …» вместо «Дело № … том № …», а в заголовке дела указывается фамилия, имя и отчество работника в именительном падеже;

даты начала и окончания (крайние даты) дела, оформляемые словесно-цифровым способом. Датой начала дела считается дата самого раннего документа дела, а датой окончания – дата самого позднего документа (дата регистрации входящего и исходящего документов, дата соответствующего внутреннего документа общества).

Крайними датами дела, содержащего протоколы совещаний и заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

При определении даты начала и окончания дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело;

количество листов в деле согласно листу – заверителю дела, которое указывается после окончания дела;

срок хранения дела, который должен соответствовать сроку хранения, указанному в перечнях типовых документов и научно-технических документов или в перечне документов общества. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно», на делах долговременного хранения указывается срок хранения согласно этим перечням, на делах по личному составу пишется «Хранить 75 лет»;

архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела), который пишется чернилами после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел.

На обложках дел предусматривается место для наименования архивного учреждения и кодов архивного учреждения и общества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), которые ставятся при передаче дел на хранение в архивное учреждение.


Код архивного учреждения _______

Код ОАО «РЖД» ________________

							Ф. № ____________ Оп. № ____________ Д. № ____________
(наименование архивного учреждения)
(полное и сокращенное наименование ОАО «РЖД»)
(наименование подразделения аппарата управления, филиала, структурного подразделения ОАО «РЖД»)
ДЕЛО №			Том №
(заголовок дела)
	Начато 20 г.
	Окончено 20 г.
	(крайние даты)
		На						листах
		Хранить				_________________________
Ф. № _____________ Оп. № _____________ Д. № _____________

9.71.  По окончании года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу, заведенных по номенклатуре дел подразделения общества, вносятся необходимые уточнения:

если наименование подразделения общества изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке пишется новое наименование, а прежнее заключается в скобки;

в заголовках дел, содержащих приказы и распоряжения, указываются номера этих документов;

если переписка сформирована в дело из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела, а затем заголовок каждого тома;

указывается число, месяц, год начала и окончания дела (тома);

если в деле имеются документы за более ранние годы, чем год образования дела, то на его обложке под датой делается оговорка: «Имеются документы за … годы»;

на обложке дела указывается количество листов в деле, которое должно совпадать с количеством листов, указанным в листе – заверителе дела;

при внесении заголовков дел в опись дел на обложке дела указываются номер дела по описи и – по согласованию с отделом архивов, архивом железной дороги или архивным учреждением – номера описи и фонда документов соответствующего подразделения общества.

Надписи на обложках дел следует делать четко, светостойкими черными чернилами или тушью.

9.72.  Дела подразделений общества с момента их заведения и до сдачи в архив хранятся в помещении, где располагается служба делопроизводства, или в другом специально отведенном закрывающемся помещении.

Дела располагаются в закрывающихся шкафах, корешками наружу, в соответствии с номенклатурой дел, которая помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы должны предохранять документы от пыли и воздействия солнечного света и обеспечивать их сохранность.

9.73.  Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые могут храниться в скоросшивателях, листы этих дел не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела и лист – заверитель дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Передача дел на архивное хранение

9.74.  Дела с исполненными документами постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу передаются:

в отдел архивов – дела подразделений аппарата управления через 5 лет после завершения их делопроизводством.

Дела филиалов и структурных подразделений общества, находящихся в г.Москве и включенных в согласованный с архивным учреждением перечень подразделений общества, дела которых сдаются на государственное хранение отделом архивов, передаются в случае их ликвидации (упразднения) в отдел архивов, если иное не предусмотрено другими документами общества;

в архивы железных дорог – дела органа управления железной дороги и ее структурных подразделений через 5 лет после завершения их делопроизводством, а также дела филиалов и структурных подразделений общества (за исключением относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации и заключивших договоры с архивным учреждением на прием-передачу документов), деятельность которых осуществляется в границах железной дороги, в случае их ликвидации (упразднения), если иное не предусмотрено другими документами общества;

в архивы филиалов (кроме железных дорог) и структурных подразделений общества – дела этих филиалов и подразделений;

в архивные учреждения – дела аппарата управления общества, а также филиалов и структурных подразделений общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Передача этих дел осуществляется в соответствии с условиями договора с архивным учреждением на прием-передачу документов постоянного и долговременного хранения.

Дела постоянного хранения региональных подразделений филиалов и структурных подразделений общества, деятельность которых осуществляется в границах железной дороги и относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, передаются в архивы железных дорог через 5 лет после завершения их делопроизводством, а дела по личному
составу – в случае ликвидации (упразднения) этих подразделений, если иное не предусмотрено другими документами общества.

9.75.  Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архивы, а хранятся в подразделениях общества и по истечении установленных сроков хранения уничтожаются.

В случае ликвидации (упразднения) подразделения общества дела временного хранения, срок хранения которых не истек, могут передаваться в архив по описям дел и номенклатуре дел с составлением акта приема-передачи. В этом случае указанные дела оформляются в соответствии с требованиями архива (нумерация листов дела, составление внутренних описей дел и др.).

9.76.  Передача дел (за весь год) в отдел архивов, архивы филиалов и структурных подразделений общества производится, как правило, один раз в год по графику, составляемому этими архивами и утверждаемому соответственно начальником Департамента управления делами и руководителями филиалов и структурных подразделений общества.

9.77.  В период подготовки подразделениями общества дел к передаче на хранение в отдел архивов, архив филиала или структурного подразделения общества проверяется соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел, и оформление дел согласно требованиям их подготовки к архивному хранению. Выявленные архивом недостатки должны быть устранены подразделениями общества в месячный срок.

9.78.  Прием-передачу каждого дела производят работник отдела архивов либо архива филиала или структурного подразделения общества и работник службы делопроизводства, сдающей дела. На всех экземплярах описи дел делается отметка о наличии включенного в нее дела. В конце каждого экземпляра описи дел указывается (цифрами и прописью) количество фактически принятых дел и дата приема-передачи дел, после чего свои подписи ставят работник службы делопроизводства, передавший дела, и работник отдела архивов, архива филиала или структурного подразделения.

После оформления приема-передачи дел один экземпляр описи дел возвращается работнику, сдавшему дела.

9.79.  Прием дел отделом архивов, архивом филиала или структурного подразделения общества оформляется актом приема-передачи, который подписывают руководитель службы делопроизводства, передавшей дела, и руководитель (работник) принявшего их архива.

9.80.  В случае реорганизации или ликвидации (упразднения) подразделения общества его служба делопроизводства в период проведения связанных с этим мероприятий формирует в дела все имеющиеся документы постоянного, долговременного, в том числе по личному составу, а также временного хранения, срок хранения которых не истек, оформляет дела и составляет описи дел.

Служба делопроизводства реорганизуемого подразделения общества передает оформленные дела службе делопроизводства правопреемника, служба делопроизводства ликвидируемого (упраздняемого) подразделения – в соответствующий архив, если иное не предусмотрено другими документами общества.

Передача дел производится до завершения установленного срока реорганизации или ликвидации (упразднения) подразделения общества и осуществляется по описям дел и номенклатуре дел реорганизуемого или ликвидируемого (упраздняемого) подразделения общества, с оформлением акта приема-передачи дел.

3. Использование архивных документов

9.81.  Работники подразделений общества при выполнении служебных обязанностей и поручений руководителей могут пользоваться, как правило, копиями документов, находящихся на хранении в службе делопроизводства до сдачи их в архив, и документов, находящихся в отделе архивов, архивах филиалов и структурных подразделений общества.

9.82.  Получение в отделе архивов подразделениями общества учредительных, внутренних и иных документов общества, необходимых для представления в регистрирующие органы, производится в соответствии с регламентом взаимодействия структурных подразделений общества с Правовым департаментом по вопросам получения документов, необходимых для представления в регистрирующие органы.

9.83.  Подразделения общества могут выдавать хранящиеся у них документы (дела) во временное пользование своим работникам, как правило, не более чем на один месяц.

О каждом выданном документе (деле) делается запись в специальной книге, и на каждый такой документ (дело) заполняется карточка-заместитель (ее ставят на место выданного документа или дела), в которой указываются номер документа (дела), дата его выдачи, работник, которому оно выдано, и наименование отдела (управления, службы) подразделения, где он работает, расписка в получении, дата возвращения и расписка о приеме документа (дела).

Не разрешается работать с архивными документами вне служебных помещений, вносить в них правки, делать пометки.

9.84.  Копии документов, хранящихся в отделе архивов, архиве железной дороги, в архивах других филиалов и структурных подразделений общества, могут быть выданы работникам подразделений общества, а также учреждениям общества, дочерним и зависимым обществам по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости выдачи документа и указанием фамилии работника, которому поручено его получить) с разрешения начальника Департамента управления делами или руководителя соответствующей службы управления делами или службы делопроизводства.

9.85.  Выдача сторонним организациям каких-либо документов, находящихся в текущем делопроизводстве, не разрешается.

Сторонним организациям могут выдаваться копии документов, хранящихся в отделе архивов, архивах филиалов и структурных подразделений общества, по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости выдачи документов) с разрешения соответственно начальника Департамента управления делами, руководителя службы управления делами или службы делопроизводства.

9.86.  Выдача (изъятие) документов (по требованию судебных, следственных, налоговых и других органов) производится:

документов, хранящихся в отделе архивов, – с разрешения президента (лица, осуществляющего его полномочия) или первого вице-президента;

документов, хранящихся в архивах филиалов и структурных подразделений общества, – с разрешения руководителей этих филиалов и структурных подразделений или лиц, осуществляющих их полномочия.

В дело помещаются копия изъятого документа и акт о его изъятии.

9.87.  Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки  в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19.

Архивная справка – документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия – документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка – документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

9.88.  Архивные справки, копии и выписки выдаются гражданам на основании поступившего в архив их письменного запроса, в котором изложено существо запроса, указаны фамилия, имя и отчество заявителя, его адрес, телефон, дата и личная подпись.

Запросы, в которых отсутствуют фамилия, адрес и подпись заявителя, считаются анонимными и не рассматриваются.

9.89.  Срок исполнения запроса граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней с даты регистрации поступившего запроса. При сложном запросе срок может быть продлен руководителем подразделения, в состав которого входит архив, но не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запроса с использованием только научно-справочного аппарата архива – не более 15 дней с даты регистрации запроса.

Ошибочно поступившие в архив запросы пересылаются в 5-дневный срок с даты поступления по принадлежности в другие архивы (организации), о чем незамедлительно информируется заявитель.

9.90.  Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника, по данным которого составлена такая справка.

Для составления архивных справок социального характера на основании хранящихся в архивах специфических документов (бухгалтерских, технических, графиков и др.) могут привлекаться работники подразделений общества – специалисты соответствующего профиля.

В архивной справке указываются вид документов, даты, регистрационные номера и их заголовки, а также излагаются имеющиеся в этих документах сведения, относящиеся к вопросу обращения. Изложение должно соответствовать хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

В архивной справке не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя документа о содержании использованных документов.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивных документов, названия печатных изданий, использовавшихся для составления архивной справки.

Архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивных документов могут быть указаны в архивной справке сразу после изложения каждого факта или события.

Архивная справка, выданная отделом архивов, подписывается его начальником (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью отдела архивов.

Архивная справка, выданная архивом филиала или структурного подразделения, подписывается руководителем этого архива (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью архива.

В архивной справке объемом более одного листа листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены. В месте скрепления ставится подпись начальника отдела архивов, руководителя архива филиала или структурного подразделения общества (работника, на которого возложены эти функции) и печать.

Копия выданной архивной справки хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

9.91.  Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Соответствие выданных архивных копий подлиннику и соответствие выписок из документа подлиннику подтверждается подписью начальника отдела архивов, руководителя архива филиала или структурного подразделения общества (работника, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью этого отдела (архива).

Архивная выписка делается только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полностью часть документа, относящуюся к запросу.

На обороте каждого листа архивной копии и выписки проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивного документа. Все листы архивной копии и выписки скрепляются, и в месте скрепления ставится подпись руководителя архива (работника, на которого возложены эти функции) и печать архива.

Слова и фразы подлинника документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».

9.92.  Архивные справки и выписки из документов оформляются:

выдаваемые отделом архивов – на бланке письма отдела архивов;

выдаваемые архивом филиала или структурного подразделения – на бланке письма этого архива.

На этих бланках указывается их название: «Архивная справка», «Архивная выписка». При изготовлении фото- или ксерокопий документа указанные бланки не используются.

9.93.  Архивные справки, копии и выписки из документов направляются заявителям с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела архивов, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции), заказным почтовым отправлением.

Архивные справки, копии и выписки выдаются под расписку заявителям по предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а их родственникам или доверенным лицам – по предъявлении паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) и нотариально удостоверенной доверенности.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на копии полученного им документа, которая остается в делах архива, с указанием данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а получатель-родственник или доверенное лицо – с указанием также данных нотариально удостоверенной доверенности либо с приложением ее копии.

9.94.  Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцу (заявителю), его родственникам или доверенным лицам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовой книжки и других не полученных им в свое время документов.

Указанные документы выдаются заявителям по предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а их родственникам или доверенным лицам – по предъявлении паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) и нотариально удостоверенной доверенности:

начальником отдела архивов (работником, на которого возложены эти функции) – документы, хранящиеся в отделе архивов;

руководителем архива филиала и структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции) – документы, хранящиеся в архиве филиала или структурного подразделения.

Указанные документы могут быть высланы заявителю заказным почтовым отправлением.

9.95.  При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений ответ составляется на бланке письма отдела архивов, архива филиала или структурного подразделения общества и подписывается начальником этого отдела, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции).

В ответе пишется об отсутствии в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией.

Если в архиве отсутствуют необходимые документы вследствие их утраты, письмо с указанием этого факта подписывается начальником отдела архивов, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью.
_________________

Приложение № 1

к Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД»