Инструкция по делопроизводству (с 1 сент 2013 г ). Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в оао ржд

• Название: Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в оао ржд
• Дата: 30.09.2021
• Размер: 1.63 Mb.
• Имя файла: Инструкция по делопроизводству (с 1 сент 2013 г ).doc
• Тип: Инструкция; #239293
• страница: 15 из 25

12.  Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении, упомянутом в тексте письма, ставится в конце письма (перед подписью) и свидетельствует о наличии приложения, которое, поясняя (дополняя) содержание письма, может являться его частью или быть самостоятельным документом, направляемым с этим письмом.

В приказе, распоряжении, правилах, инструкции, положении, другом организационно-распорядительном документе (кроме письма), имеющем приложение, вместо отметки о наличии приложения, как это делается в письме, на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» с указанием вида, даты и регистрационного номера документа, к которому оно относится.

13.  Подпись

Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициалов, фамилии), располагается под текстом документа (или под отметкой о наличии приложения, если она имеется), выравнивается по левой границе текстового поля и отделяется от текста (от отметки о наличии приложения) интервалом, достаточным для свободного размещения подписи (36-48 пт).

Не допускается подписание документа с использованием предлога «за» или косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа, составленного по результатам работы комиссии (или другого рабочего органа), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их положение (статус) в составе комиссии (председатель комиссии, заместитель председателя комиссии, член комиссии).

Документ, издаваемый совместно с другими организациями, подписывается в количестве экземпляров, соответствующем числу организаций, его подписавших. Подписи должностных лиц в этом случае располагаются на одном или на нескольких уровнях.

14.  Гриф согласования документа

Согласование документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО и наименования должности лица, с которым согласован документ (с указанием наименования организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования либо из слова СОГЛАСОВАНО и названия документа, которым произведено согласование (письмо, протокол), его даты и регистрационного номера, например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Письмо ЗАО «Металлургтранс»

правления ОАО «Энергомаш» или от 20 декабря 2012 г. № 250

(личная подпись) И.О.Фамилия

18 декабря 2012 г.

Наиболее распространены следующие виды расположения грифа согласования документа:

1)  если документ имеет титульный лист, грифы согласования располагаются в нижней части титульного листа, с правой и левой стороны, если грифов согласования более двух.

На документе, не имеющем титульного листа, гриф согласования документа располагается, как правило, на свободном месте последнего листа документа, под текстом;

2)  если грифов согласования много и они не помещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе – листе согласования, а на документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются на одном или на нескольких уровнях.

15.  Визы согласования документа

Виза включает личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), должность визирующего и дату визирования.

Если вместо руководителя документ визируется его заместителем или другим уполномоченным руководителем работником, то указывается должность, инициалы и фамилия этого работника.

16.  Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, на документах по финансовым и материальным вопросам, а также на иных документах, требующих заверения подлинной подписи.

Оттиск печати на документе ставится так, чтобы он был четким и захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не затрагивая его подписи.




Вице-президент

ОАО «РЖД» _{(личная подпись)} И.О.Фамилия

17.  Отметка о заверении копии (выписки)

Для придания копии документа юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

В правом верхнем углу копии документа, воспроизводящей подлинный документ и все его внешние признаки, над реквизитом «Адресат» или «Гриф утверждения документа» пишется слово «КОПИЯ». Соответствие копии документа его подлиннику подтверждается заверительной надписью «Верно» (делается на свободном месте в нижней части документа ниже реквизита «Подпись») с указанием должности работника, заверившего копию, его личной подписи с расшифровкой и даты, и печатью, заверяющей подпись работника, например:

Верно.

Ведущий специалист отдела

документационного

обеспечения (личная подпись) И.О.Фамилия

07.12.2012 (печать)

При оформлении выписки из документа в правом верхнем углу ее первого листа над реквизитом «Адресат» или «Гриф утверждения документа» пишется слово «ВЫПИСКА». Заверяется выписка так же, как копия документа.