ПЗ 5.1.1. ИБ512 Положение об отделе ЗИ готовая работа на 5. ПА ИБ 512Кучерявый.5. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо "Зеленый свет"
 Скачать 305 Kb.
|
КонфиденциальноЭкз. №Адресат На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учётный номер носителя информации по Журналу учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 2), количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, например: Уч. № … (№ по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации) Отп. 2 экз., на 5 л. каждый Экз. № 1 – в адресЭкз. № 2 – в дело И.И.Иванов 8-45 21.11.2022 6.9 Учётный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 10). Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например: Приложение: 1. Сведения о СМО ..., конфиденциально, № ___, экз. № 1, на 4 л. 2. Справка ..., на 3 л. В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только адресату», а если адресатов несколько, указывается какому адресату, например: «Только в первый адрес». Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам). Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нём под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально». 6.9.1 Разработанные проекты конфиденциальных документов представляются исполнителями руководителям на визирование или подпись, а также направляются для согласования по реестру (приложение № 4). 6.9.2 Подготовка предложений о снятии грифа конфиденциальности с документа по истечении указанного в Перечне срока действия режима ограничения доступа в отношении информации, содержащейся в документе, или в связи с исключением информации из Перечня возлагается на Комиссию по вопросам обеспечения защиты информации “Зеленый свет”, создаваемую по приказу исполнительного директора “Зеленый свет” (филиала) (далее по тексту – Комиссия). Заключение Комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, утверждаемым председателем Комиссии. При этом на документе делается письменная отметка о снятии грифа «Гриф снят. Акт № ___ от _____ (дата)», заверенная подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в “Зеленый свет” (филиале), и печатью «Для пакетов» “Зеленый свет” (филиала). Аналогичные отметки вносятся в описи дел. 7. Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией 7.1 Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией в “Зеленый свет” (филиалах) организуется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в “Зеленый свет” (если такая Инструкция имеется) с учётом требований настоящей Инструкции. 7.2. Особенности при работе с конфиденциальной корреспонденцией: 7.3. Каждый поступающий документ регистрируется в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 5). 7.4. Поступившие конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности вскрываются (кроме указанных в п.3.2.6), с проверкой правильности адресации и целостности упаковки документов. 7.5 Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 7.6 При недостаче документов или приложений к ним составляется акт в трёх экземплярах, один из которых остается в “Зеленый свет” (филиале), второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Акт подписывается сотрудником и руководителем подразделения, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в “Зеленый свет” (филиале). 7.7. Входящие конфиденциальные документы, адресованные исполнительному директору филиала, передаются из “Зеленый свет”под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 5) филиала либо направляются почтой. 7.8. Конверты (пакеты) с грифом «Конфиденциально», содержащие дополнительную отметку «Лично», не вскрываются, регистрируются как документы и передаются непосредственно адресату под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов. Конверты (пакеты) вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится номер и дата регистрации конверта (пакета). Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по письменному поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. 7.9. Конфиденциальные документы, поступившие из “Зеленый свет”в филиалы подлежат обязательному учёту в Журналах регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 5) работниками, ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства в этих филиалах. Документы учитываются по количеству листов, издания - поэкземплярно, а дискеты, CD-диски, ZIF- и ZIV- накопители и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – поштучно. 7.9.1. Отправляемые документы, содержащие конфиденциальную информацию, подписанные исполнительным директором “Зеленый свет”, его заместителями, руководителями филиалов регистрируются в Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 6). Исходящие номера присваиваются в соответствии с индексами “Зеленый свет”или филиалов. При регистрации в Журнале номер исходящего документа дополняется соответствующим буквенным обозначением «К». 7.9.2. В правом верхнем углу конверта проставляется гриф «Конфиденциально» (отступив 3-4 см от верхней кромки). В левом нижнем углу конверта обязательно указывается номер документа (номера документов), вложенного в конверт. 7.9.3. Конфиденциальные документы, подлежащие отправке адресатам ценными или заказными почтовыми отправлениями, курьерской службой или спецсвязью, отправляются с простановкой отметки в Журналах регистрации исходящих конфиденциальных документов. 7.9.4. Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в филиал, передаются под роспись в Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов. При этом документ регистрируется в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов филиала. 7.9.5. Конфиденциальные документы, разработанные в “Зеленый свет” (филиале) и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах регистрации входящих конфиденциальных документов и подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 7.9.6 Издания с грифами конфиденциальности (книги, брошюры) учитываются в Журналах учёта конфиденциальных изданий (приложение № 7). 7.9.7 Все виды журналов, предназначенные для учёта документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть прошнурованы и все страницы в них пронумерованы. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается количество содержащихся в нём листов, которое заверяется подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов» (приложение № 8). Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись. В журналах учёта отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации. Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, которым был передан документ. Исправления в журналах заверяются подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов». 8 Группировка конфиденциальных документов в дела 8.1 В номенклатуры дел “Зеленый свет” (филиалов) в обязательном порядке включаются дела с грифом «Конфиденциально» и журналы учёта конфиденциальных документов. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела отдельно от документов открытого характера. 8.2. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «К». 8.3. Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нём. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ. Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в “Зеленый свет”. 8.4. Все подшитые в дело (том) конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется внутренняя опись (приложение № 9), которая заполняется по мере подшивки в дело документов. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Листы ознакомления с распорядительными конфиденциальными документами (приложение № 9, примечание) подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в неё документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. 8.5 Законченное дело (том) с документами прошивается, опечатывается и заверяется работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати «Для пакетов», которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома). 8.6. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью председателя Комиссии. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года. 8.7. По окончании календарного года дело с грифом «Конфиденциально» просматривается полистно комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нём документов. 8.8. Приём дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение № 10). Дела передаются с обязательной полистной проверкой включенных в них документов. 8.9. Дела с грифом конфиденциальности постоянного хранения выдаются только тем исполнителям, которые имеют к ним прямое отношение для исполнения своих служебных обязанностей, на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения “Зеленый свет” (филиала). Выдача дел осуществляется под расписку в карточке учёта выдачи дел (приложение № 11). 8.9.1 Ответственность за приём, хранение и выдачу дел с грифом конфиденциальности постоянного хранения возлагается на начальника (указать структурное подразделение в котором осуществляется хранение дел). Хранение конфиденциальных документов 9.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в сейфах, запираемых шкафах (ящиках). 9.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает работник, получивший этот документ в пользование под расписку. 9.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому производится с обязательной отметкой в журналах (приложения №№ 5 и 6), или по реестру (приложение № 4). 9.4. При замене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый руководителем подразделения (приложение № 10). 9.5. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т.д. В необходимых случаях исполнительный директор “Зеленый свет” (филиала) может в письменной форме разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах территории, обслуживаемой “Зеленый свет”. 9.6. Командируемым работникам под их личную ответственность, с письменного разрешения исполнительного директора “Зеленый свет” (филиала) разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы. 9.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность исполнительный директор “Зеленый свет” (филиала). По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, проводится служебное расследование и составляется акт, который представляется исполнительному директору МУ (филиала) для принятия решения. 10 Копирование конфиденциальных документов 10.1 Тиражирование документов, содержащих конфиденциальную информацию, большого объёма или требующих снятия значительного числа копий, производится на основании письменной заявки руководителя структурного подразделения, в интересах которого будет производиться тиражирование, с письменного разрешения (указания) исполнительного директора “Зеленый свет”. В заявке указывается полное наименование документа, гриф конфиденциальности, количество листов и тираж. 10.2. Заявка, с письменным разрешением (указанием) исполнительного директора “Зеленый свет”, и документы, предназначенные для тиражирования, представляются сотруднику, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства (передача осуществляется по реестру – приложение № 4). 10.3. Работы по тиражированию конфиденциальных материалов, а также уничтожению пробных и бракованных копий документов проводятся в присутствии сотрудника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. В случае выполнения работ с использованием дискет электронные копии конфиденциальных материалов в компьютере уничтожаются. 10.4. Копирование конфиденциальных документов осуществляется только лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии с письменной резолюцией руководителя подразделения, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты. 10.5. После размножения документов в Журналы регистрации конфиденциальных документов вносится соответствующая отметка о количестве полученных копий «Дополнительно размножено ___ экз.», в соответствующей графе (приложения №№ 5 и 6 – отметка о тиражировании (копировании). Дополнительно размноженные документы учитываются за номером основного документа. При этом запись о дополнительно отпечатанных экземплярах производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 3/1, где «3» – экземпляр размножаемого документа, а «1» – порядковый номер размноженной копии. На оборотной стороне документа проставляется штамп «Дополнительно размножено ___ экз.» с указанием номеров полученных копий. 11 Пересылка конфиденциальных документов 11.1 Пересылка печатных материалов с конфиденциальной информацией “Зеленый свет” в другие организации производится спецсвязью или курьерской службой (нарочными), а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется. 11.2. В случае доставки адресатам пакетов с конфиденциальными документами курьерами (нарочными) документы им выдают под роспись в Журнале выдачи конвертов (пакетов) с грифом конфиденциальности (приложение № 12). Доставка конфиденциальных конвертов (пакетов) осуществляется на служебном транспорте. Конверты (пакеты) передаются адресатам по реестру (приложение № 13), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется печать получателя. Конфиденциальные документы запрещается передавать по каналам факсимильной связи, с использованием сетей Интернет, Интранет и другим без использования мер защиты. 11.3. При направлении конфиденциальных документов в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов (приложение № 14). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем подразделения - исполнителя документа. 12 Уничтожение конфиденциальных документов 12.1 Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, производится Комиссией, на основании докладной записки руководителя структурного подразделения “Зеленый свет” (филиала). В докладной записке указывается обоснование уничтожения конфиденциальных документов. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста. Конфиденциальная информация, хранящаяся на магнитных носителях, подлежит обязательному удалению путём полного форматирования носителя. 12.2 В целях гарантированного уничтожения файлов и затирания остаточной информации на магнитном носителе либо уничтожения носителей механическим способом Комиссия может привлечь специалистов по защите информации ( “Зеленый свет” или филиала), чтобы зафиксировать факт уничтожения. 12.3 Факт уничтожения конфиденциальных материалов оформляется Комиссией соответствующим актом, утверждаемым исполнительным директором “Зеленый свет” (филиала) (приложение № 15). После уничтожения материалов в журналах регистрации конфиденциальных документов и изданий, в номенклатурах и описях дел, а также в журналах учёта внешних электронных и других накопителей конфиденциальной информации проставляется отметка «Уничтожено. Акт № __ от ___ (дата)». 13 Контроль состояния конфиденциального делопроизводства 13.1 По окончании календарного года Комиссией проводятся внутренние проверки наличия конфиденциальных документов в “Зеленый свет”. Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие конфиденциальных документов, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путём сверки журналов учёта с фактическим наличием документов, а также отметок об уничтожении или отправке документов в этих журналах с актами и реестрами.13.2 В журналах учёта, переходящих из года в год, все произведённые отметки об отправке, уничтожении и переучёте конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и подписью председателя Комиссии.13.3. К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам, неисполненные конфиденциальные документы подлежат перерегистрации в журналах учёта нового года, а в старых журналах производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учётных номеров.13.4. По результатам работы Комиссии составляется акт проверки (приложение № 16), который утверждается исполнительным директором “Зеленый свет” (филиала). В акте указываются результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.Приложение № 1(п.2.3.)
|
