Курсовая работа - Экспертиза ценности документов. История становления экспертизы ценности документов в России, этапы развития
 Скачать 54.22 Kb.
|
1.1 Регламентация экспертизы ценности документовВ России архивное дело появилось достаточно давно. С появлением первых русских документов, известия о которых восходят к X веку, появилась и задача сохранения документов, и «ларник», ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их, которого можно считать первым архивистом. Первая опись, а точнее «перечневая роспись», датированная 1288 годом и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может также считаться первым архивным научно-справочным аппаратом, хотя различии между рукописями документов и книгами в ней еще не проведено. После революции масштабы архивной деятельности в стране возросли несоизмеримо, что не могло не породить и стремительное развитие архивоведения. Архивоведение – это комплексная дисциплина изучающая все аспекты архивного дела. В ее состав входит целый ряд специальных дисциплин: теория и методика архивоведения, история и организация архивного дела, археография, архивное право, архивный менеджмент, архивная статистика, автоматизированные архивные технологии. В целом архивоведение специализируется на изучении функций (организационные и технологические процессы), «носителей» информации, то есть на чем воспроизводится документ («традиционные», «бумага», «технотропные»), исторических эпох («архивы-древних актов» и «архивы Октябрьской революции») и по отраслям (архивы литературы и искусства, военные, историко-дипломатические и т.д.). По каждому из названых сюжетов давно уже существуют общие или специальные курсы, исследовательская и учебная литература. Предметная структура архивоведения строилась как последовательная цепочка технологических процессов работы с документами: 1. История организации архивного дела. 2. Теория и практика архивного дела. 3. Классификация. 4. Комплектование и экспертиза ценности. 5. Учет и обеспечение сохранности 6. Научно-справочный аппарат к архиву и фондам. 7. Использование архивных документов1. Внутренняя логика архивоведения, специфичность и уникальность архивной науки зависят от структуры архивов. При описании архивоведения можно использовать такую схему: 1. Сердце архивоведения – это «документальность» или контекстуальность создания архивных документов в процессе деятельности организации. 2. Сердцевина соприкасается со следующей окружностью, содержащей три архивные функции: собирание, экспертиза ценности и хранение. Любая из названных функций уникальна для архивов и не имеет ничего общего с такими типами документации, как книги или музейные экспонаты. 3. В третьем круге находятся информационные потребности как создателей документов, так и последующих пользователей. То есть документы создаются с целью их использования для удовлетворения информационных потребностей, как в настоящем, так и в будущем. Среди понятий архивного дела немаловажно выделить экспертизу ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование. Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т.п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения. Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации – документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются. В России экспертиза документов начала широко проводиться в первой половине XIX века в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и архивов учреждений. Этот вид работы носил название «разборки решенных дел» с целью уничтожения «ненужных бумаг» и проводился в утилитарных целях по мере накопления документов. Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальное уничтожалось, и тем самым освобождалось место для текущей документации. Каждое ведомство имело свои «Правила хранения и уничтожения решенных дел». Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, в дореволюционной России не было. Узковедомственный подход к разрешению вопросов экспертизы вел к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие ценные документы, не представлявшие интереса для ведомства, уничтожались. После Великой Октябрьской социалистической революции неизмеримо возросло значение экспертизы. С изданием ленинского декрета «О реорганизации централизации архивного дела» от 1 июня 1918 экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. Было обращено серьезное внимание на разработку теории и практики экспертизы, результатом чего явилась единая методика определения ценности документов. В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определенная организация работы по поведению экспертизы. В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Насущной становится задача отбора документов в государственные архивы, сохранения оптимального количества документации, в соответствии с чем вводятся новые правила проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов. В настоящее время в архивоведении, несмотря на то, что вопросы теории и практики экспертизы ценности документов являются злободневными, общих принципов подхода к решению проблемы не выработано: нет единой методики, нет также единства и в трактовке понятия «экспертиза ценности документов». По мнению многих архивистов, назначение экспертизы зависит от непрерывного возрастания деловых бумаг, в связи с чем экспертиза рассматривается прежде всего как средство уничтожения документов. Контрольные функции архивных органов ограничены сферой госучреждений. Ведомствам предоставлены преимущественные права в отборе документов на хранение и уничтожение. В качестве экспертов документов выступают и историки, и архивисты, и работники учреждений2. Экспертиза ценности документов проводится: - в делопроизводстве организации; - в архиве (архивной службе) организации; - в архиве. Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц – собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда. Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его документов. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно; фонодокументы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста. Расшивка и переформирование дела осуществляется, как правило, при наличии в нем более половины документов временного хранения. Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи. Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России. Изучение учреждений и их документов позволит установить могут ли они быть источниками комплектования архивных учреждений, возможен ли выборочный прием документов, можно ли определить очередность проведения экспертизы документов. Экспертиза документов требует глубокого и всестороннего изучения их содержания. Содержание представляет собой совокупность зафиксированных в документе сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах и т.п. Ценность содержания будет зависеть от значимости события (явления, факта, предмета, лица), полноты его освещения, новизны, уникальности информации об известных уже событиях, фактах, явлениях, лицах. При изучении содержания к каждому документу следует подходить как к источнику информации с одной стороны, об определенной области народного хозяйства, культуры, науки, с другой – о тех учреждениях или лицах, в деятельности которых они образовались. Документ может не иметь значения для изучения, например, определенной отрасли народного хозяйства, но представлять известный интерес с точки зрения истории фондообразователя, и наоборот. Содержание документов надо рассматривать и в целом, и в деталях, уметь выделять главное и второстепенное и в зависимости от этого решать, какое значение могут иметь документы по существу затрагиваемых вопросов. Каждый из вопросов, упоминаемых в документе, следует рассматривать не отвлеченно, а в неразрывной связи с той проблемой, с историей того учреждения или лица, для изучения которых он может представлять интерес. Каковы бы ни были вопросы, факты, события, люди, о которых говорится в документах, - значительные или незначительные, - чтобы вынести правильное суждение о возможности использования документов, надо учитывать все стороны политической, экономической, военной, культурной и другой жизни общества, для освещения которой эти вопросы, факты, события, люди могут иметь определенное значение. При этом следует предусмотреть, сохранит ли документ значение исторического источника в будущем. |