Как разработать и внедрить СОПы и алгоритмы. Как разработать и внедрить сопы и алгоритмы
 Скачать 90 Kb.
|
|
Редакция от 15 авг 2019 Как разработать и внедрить СОПы и алгоритмы
Виды СОПовЭтапы создания СОПаВнедряем СОП Минздрав обязал все медорганизации внедрить в работу СОПы и алгоритмы. Такое требование прописано в новом приказе по ВКК. Они помогают минимизировать ошибки при оказании медпомощи и контролировать работу персонала. Разработать и внедрить эти документы поможет рекомендация. Какие документы используют для стандартизацииВ системе менеджмента качества выделяют два основных типа стандартизирующих документов: регламент процесса и стандартная операционная процедура (СОП). Регламенты процесса – управленческие документы, их создают, чтобы детально проанализировать процесс, выявить зоны рисков, оценить ресурсы, установить индикаторы качества, безопасности и эффективности, распределить ответственность и полномочия участников процесса. Регламенты используют высшее руководство, экономическая служба, отдел по персоналу, руководители подразделений, владельцы процессов или ответственные за них. За разработку регламентов процесса отвечает руководитель службы качества. СОПы и алгоритмы для сотрудников разрабатывают медорганизации. СОПы регламентирует выполнение конкретного этапа процесса. Стандартизируют не только процедуры, но также навыки и знания медработников. Алгоритм – приложение к СОПу, его создает разработчик СОПа. СОПы для медорганизаций можно разделить на три вида: регламентирующие выполнение экстренных работ, рутинных работ, работ в системе менеджмента качества (СМК). Самый распространенный синоним СОПа – рабочая инструкция. Образцы СОПов по видам работ
Какие подходы использовуют при разработке СОПовСОПы могут создавать медработники или сторонняя организация по заказу руководства. При создании и внедрении СОПов применяют два подхода: «сверху вниз» и «снизу вверх» (таблица 1). На практике оба подхода надо применять одновременно. Таблица 1. Два способа создать и внедрить документы для стандартизации
Все СОПы разрабатывают и внедряют поэтапно (таблица 2). Одновременно с СОПами разрабатывают алгоритмы. Таблица 2. Этапы разработки и внедрения СОПов и алгоритмов
Как разрабатывают СОПСамостоятельная разработка СОПов – трудоемкий способ, но он позволяет учесть все особенности работы вашей медорганизации, выявить системные ошибки. Такие СОПы используются на практике и становятся частью системы менеджмента качества. При разработке СОПа воспользуйтесь алгоритмом (рисунок 1). Вы можете дополнить его согласно специфике вашей медорганизации. Рисунок 1. Как создавать СОП Кликните на изображение, чтобы скачать  Обязанности между участниками процесса допустимо распределить, как показано в таблице 3. Таблица 3. Как распределяют ответственность между разработчиками СОПа
На титульном листе СОПа (рисунок 2) стоит указать его название, идентификатор (код), Ф.И.О., должности и подписи разработчика СОПа, руководителя, утвердившего СОП, сотрудников, согласовавших СОП, дату разработки, дату утверждения и введения в действие, печать организации. Рисунок 2. Титульная страница СОПа  Разделы СОПов будут отличаться, однако рекомендуем придерживаться единого оформления и общей структуры (рисунок 3). Например, на каждой странице СОПа нужно указать номер этой страницы и общее количество листов. Рисунок 3. Структура СОПа Кликните на изображение, чтобы скачать  СОПы, регламентирующие экстренные работы, должны содержать пошаговый алгоритм действий или визуализацию процедуры – рисунки, фотографии (рисунок 4). В них должна быть вся необходимая информация для выполнения процедуры – цифры, не требующие пересчета, телефоны ответственных сотрудников для связи. СОПы по экстренным работам включают жесткие ограничения по времени – какие действия надо выполнить немедленно, через 5 минут, полчаса, 1 час после наступления экстренной ситуации. Кроме того, эти СОПы должны содержать критерии выполнения работ (индикаторы качества). Это может быть время выполнения процедуры или состояние пациента после нее. Рисунок 4. Пример иллюстрации в СОПе – как обрабатывать руки антисептиком  В СОПах для экстренных процедур есть две части: медицинская и организационная. Медицинская часть связана с особенностями анатомии и физиологии человека, эта часть одинакова в СОПах разных МО. Организационная часть, напротив, всегда составляется индивидуально в зависимости от типа МО и особенностей ее работы. В СОПы, регламентирующие рутинные процессы, следует включить пункты из инструкций производителей оборудования и расходных материалов. В любом СОПе должны быть ссылки на внутренние документы организации. Если описывать в СОПе все действия, он будет слишком громоздким и персонал не сможет по нему работать. Однако если в СОПе слишком много ссылок и мало описаний, то такой СОП следует считать регламентом. СитуацияМожно ли использовать электронные версии СОПов вместо печатных Да, можно, если в МО внедрена система управления электронным документооборотом. Однако проверяющие зачастую требуют печатные версии документов, чтобы ознакомиться с подписями сотрудников. Поэтому распечатайте СОПы и соберите подписи медработников. Если в МО нет системы электронного документооборота, но вы решили использовать электронные версии СОПов, выполняйте следующие требования. Храните СОПы только на сервере. Запретите сотрудникам копировать их на рабочие компьютеры – это вызовет проблемы с актуализацией СОПов. Директория на сервере, в которой хранятся СОПы, должна быть защищена от несанкционированного доступа и изменения – это должен обеспечить ИТ-отдел. Возможность создавать и удалять папки, копировать документы должна быть только у сотрудника, ответственного за СМК или документацию. Попросите ИТ-отдел поставить запрет на изменение СОПов – сотрудники могут только читать их. Доступ к папкам с СОПами должны иметь только сотрудники тех отделов, для которых эти СОПы предназначены. Создайте реестр документов для каждого отдела, чтобы сотрудники могли быстро получать доступ к новой версии СОПа. При обновлении СОПов оповестите сотрудников по электронной почте. Для оценки и экспертизы СОПов привлекают внешних экспертов. СОПы согласуют с руководителем подразделения и владельцем процесса. Утверждает СОП руководитель службы качества или заместитель руководителя по направлению. Как внедряют СОПКогда ответственные сотрудники написали, согласовали и утвердили СОП, необходимо провести специальное обучение персонала. Нельзя просто отдать СОП на изучение сотруднику под подпись. Разработайте систему обучения персонала СОПам. Обучение может быть организовано в виде лекции, тренинга, персонального разъяснения. Если СОП разработан впервые или описывает трудоемкую и сложную процедуру, то до его официального утверждения можно апробировать новые правила работы. Это нужно согласовать с руководителем отделения и руководителем службы качества. Обучение проводит разработчик СОПа, руководитель службы качества или руководитель отделения. Период обучения зависит от сложности СОПа, но не более пяти рабочих дней, включая тестирование и пересдачу. После обучения все сотрудники, которые должны работать по СОПу, сдают мини-экзамен: отвечают на теоретические вопросы, выполняют тестовые задания, показывают, как правильно выполнять манипуляции. ВниманиеДаже после экзаменов сотрудники могут не следовать правилам, прописанным в СОПах. Чтобы закрепить систему менеджмента качества в медорганизации, проверяйте выполнение СОПов один раз в полгода. СОП должен содержать экзаменационный лист для оценки знаний сотрудников (рисунок 5). Контрольные вопросы представлены на последней странице СОПа. Ксерокопию последней страницы СОПа с вопросами и индивидуальные листы обучения можно заранее выдать сотрудникам на общем собрании. Рисунок 5. Образец листа оценки знаний сотрудников по процедуре «Взятие крови из вены» Кликните на изображение, чтобы скачать  Положительным результатом считается ≥ 80 процентов правильных ответов. Если сотрудник затрудняется с ответами или отвечает неверно, то он проходит повторное обучение и сдает тест еще раз. Тогда лист обучения заполняют заново. Оба листа обучения хранят в индивидуальных папках «Внутреннее обучение сотрудника Ф. И. О.». Экзаменатор и обучающийся должны поставить свои подписи в СОПе (рисунок 6). Они будут допуском к самостоятельной работе. Рисунок 6. Фрагмент СОПа, в котором сотрудники подтверждают, что один сдал, а другой принял экзамен  Результаты обучения заносят также в журнал инструктажа и обучения сотрудников, где указывают дату обучения и номер СОПа. Каждый сотрудник после сдачи экзамена ставит подпись в журнале. Должностная инструкция каждого сотрудника должна иметь приложение в виде перечня СОПов, которые использует в работе этот сотрудник. Список СОПов готовит и передает в отдел по персоналу руководитель соответствующего подразделения. Общий перечень «должность/СОПы» ведет служба качества. Чтобы СОПы всегда оставались актуальными, нужно внести их в реестр документов. Например, создать таблицу в Excel. При актуализации реестра сотрудники вернут выданные им СОПы и получат новые версии. Запись об этом надо внести в реестр. Отличить копии от оригиналов поможет печать, ее следует проставить на каждом СОПе, который отдали в отделение. Как разрабатывают и внедряют алгоритмАлгоритм содержит краткую и необходимую информацию о выполнении работы (рисунок 7). Размещается непосредственно на рабочем месте персонала. Основные алгоритмы могут быть размещены на стенах или оборудовании, в прямой зоне видимости персонала. Методы визуализации: блок-схема, фотография, рисунок, график. Рисунок 7. Алгоритм профилактики инфекций при уходе за послеоперационной раной  В согласовании алгоритма участвуют руководитель отделения, руководитель службы качества, сотрудник, который не разрабатывал алгоритм. Утверждает алгоритмы главврач. Алгоритм не требует отдельного титульного листа. Достаточно указать разработчика, кто согласовал, кто утвердил, базовый СОП, дату, подписи, номер версии. Эту информацию можно представить на обратной стороне алгоритма или отдельным листом, который будет храниться вместе с СОПом. Алгоритм можно рассматривать как отдельный документ. Его допустимо хранить отдельно заламинированным или в прозрачном файле. Обучать сотрудников по алгоритму не нужно, достаточно обучения по СОПу. Изменения в алгоритм вносят тогда же, когда изменяют СОП. © Материал из Справочной системы «Консилиум» https://vip.1crs.ru Дата копирования: 03.04.2022 |
