Конспект лекций_Управление трудовым коллективом строительного пр. Конспект лекций 1 раздел руководитель в системе управления
 Скачать 0.9 Mb.
|
|
РАЗДЕЛ V. ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ Служебные документы являются источниками и носителями информа- ции. Они должны составляться в соответствии с ГОСТ Р6.30-97. Унифициро- ванные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительную до- кументацию и устанавливает состав реквизитов и требования к оформлению. Различаются следующие виды служебных документов: 1. По видам деятельности документация делится на организационно- распорядительную и финансовую. Распорядительная документация представляет собой постановления, распоряжения, решения, приказы, указания. Она характеризует администра- тивную деятельность организации. Организационная документация определяет статус фирм, строительных и проектных организаций, устанавливает порядок их работы и состоит из ус- тавов, инструкций, положений, правил и т. п. К организационно-распорядительной документации относится кадровая о личном составе, справочно-информационная (письма, докладные записки, сводки, справки и т. п.), а также предложения, заявления и жалобы граждан. Финансовая документация способствует рациональному использованию денежных средств. 2. По месту составления документация делится на внутреннюю, кото- рая составляется в данной организации, и внешнюю, которая получается из- вне или направляется в другие организации. 3. По способу фиксации документация бывает простой, если в ней от- ражается один вопрос, сложной, когда в ней содержится несколько вопросов, срочной, если она требует немедленного исполнения в сроки, установленные приказом руководителя или нормативами. При составлении служебных документов следует точно и по- следовательно излагать факты и события, давать объективные оценки, делать конкретные предложения. Структура приказа представляет собой констатирующую часть и резо- лютивную, обязывающую часть. В констатирующей части кратко анализируется положение дел, указы- ваются установленные обстоятельства. Резолютивная часть содержит приня- тое решение. Структура должностной инструкции: - общая часть; - функции; - обязанности; - права; Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 35 - взаимоотношения; - оценка работы и ответственность. Структура устава: - общие положения; - управление; - имущество; - права и обязанности; - реорганизация (ликвидация). Структура служебного письма-запроса: - обоснование актуальности запроса; - содержание запроса; - ожидаемый результат, формулирование гарантий. Структура сопроводительного письма: - сообщение о высылаемом материале; - уточняющие сведения. Структура письма-просьбы: - изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; - изложение просьбы; - ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена; - готовность к дальнейшему сотрудничеству. Структура письма-ответа, содержащего отказ в просьбе: - повторение письма-просьбы; - причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или предложение не может быть принято; - констатация отказа или отклонение предложения. Структура докладной записки: - обстоятельное изложение вопроса; - выводы и предложения. Структура протокола: - присутствующие; - повестка дня; - выступающие; - решение. Протокол – это документ, содержащий запись хода обсуждения вопро- сов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях в соответ- ствии с пунктами повестки дня. Организация работы с документами Не вызывает сомнений, что руководители перегружены работой с до- кументами. Для повышения эффективности их работы слеует передать сорти- ровку документов референту. Различают потоки входящей и исходящей документации, которая Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 36 должна регистрироваться в соответствующих журналах с указанием числа, краткого содержания, сроков и ответственных лиц за исполнение. Референт обязан разделить поток входящих документов на три группы. 1. Документы, требующие узкоспециальных знаний только подчинен- ных, поэтому их не следует направлять руководителю, а надо передавать компетентным работникам. 2. Документы, которые требуют подготовки решений отдела или ком- петентных лиц, поступают к руководителю только на подпись. 3. Приказы министерств, важнейшие обращения руководителей сто- ронних организаций, заявления, жалобы граждан и т. п. направляются руко- водителю, который немедленно должен принять по ним решение. Исходящая документация чаще поступает руководителю на подпись, утверждение или согласование. Этот поток рационально разделить на сле- дующие группы: 1. Документы, которые готовились руководителями структурных под- разделений, следует отправлять за их подписью, что повысит их ответствен- ность за исполнение данных документов. 2. Документы информационного или аналитического содержания та- кие, как справки, докладные записки, подписываются исполнителем, если во- просы, которым они посвящены, не выходят за рамки компетенции исполни- телей. 3. Отчетная, финансовая, инструктивная, распорядительная докумен- тация или связанная с заключением договоров, отправляется за подписью ру- ководителя организации. Чтобы работа с документами была эффективной, руководителю необ- ходимо разделить между подчиненными функции по подготовке и исполне- нию вышеперечисленных групп служебных документов. РАЗДЕЛ VI. ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ Перед руководителем часто встают такие проблемы, справиться с кото- рыми можно, прибегая к коллективной форме поиска решений. Совещания являются такой формой управления трудовым коллективом, при которой осуществляется взаимодействие членов коллектива между собой и руководителем. При этом повышается компетенция участников, развивают- ся деловые качества и навыки решения производственных задач. А для руко- водителя совещание – это хорошая возможность проявить свои педагогиче- ские и организаторские способности. Задачи совещаний состоят в отыскании эффективных способов решения проблемы, в исследовании новых путей развития и возможностей трудовых коллективов, в обмене информацией. Различают три вида деловых совещаний: Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 37 - проблемные; - инструктивные; - оперативные. Участники проблемных совещаний после прослушивания доклада ру- ководителя участвуют в дискуссии по поиску наилучшего управленческого решения и принимают его по итогам голосования. Задачей инструктивного совещания является передача информации всем звеньям управления о приказах, инструкциях вышестоящих организаций или о нововведениях, о необходимости внедрения передового опыта и т. п. При этом руководитель знакомит подчиненных с данной информацией, а они принимают ее к сведению и исполнению после уточнения заданий и их пред- ложений по реализации. Если проблемные совещания следует проводить как можно реже, а ин- структивные – по мере поступления информации, то оперативные совещания необходимо проводить не реже одного раза в неделю. Это обусловлено тем, что особенно на строительной площадке быстро изменяется ситуация и часто возникают препятствия, мешающие выполнять строительные работы в уста- новленные сроки. Поэтому руководителю необходимо всегда владеть ин- формацией о состоянии дел, чтобы своевременно изменить неблагоприятный ход событий, исключить «узкие» места. При этом руководитель выясняет у бригадиров, мастеров, прорабов причины отставаний, принимает решение, да- ет поручения, назначает ответственных за исполнение и устанавливает сроки. Руководителю необходимо превратить каждое совещание в дело, при- носящее пользу трудовому коллективу и организации в целом. Не секрет, что многие совещания не достигают поставленных целей, проводятся непродук- тивно и превращаются в пустую трату времени. Чтобы совещания были целесообразны и эффективны, их необходимо тщательно готовить. Прежде всего следует наметить вопросы для обсуждения и разработать план совещания, в котором определить порядок, время обсуж- дения вопросов, наметить кандидатуры выступающих, которые хорошо ори- ентируются в данных вопросах. Полезно заранее сообщить повестку дня уча- стникам совещания, чтобы они имели возможность тщательно подготовиться и работать на совещании с большей отдачей. Необходимо определить время начала и окончания совещания, место, где оно будет проходить, время, отведенное на выступления, и места, где можно заранее познакомиться с необходимой информацией по обсуждаемым проблемам. При проведении совещаний важно поддерживать активность участни- ков, которая напрямую зависит от длительности проведения совещаний. Из- вестно, что оптимальное время эффективной совместной умственной работы людей составляет 40-45 минут. Поэтому, продолжительность оперативного совещания должна составлять 20-30 минут, а общая продолжительность про- Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 38 блемного совещания не должна превышать 1,5-2 часов с обязательным пере- рывом на 10-15 минут, иначе после 60-70 минут непрерывной работы насту- пает «период отрицательной активности». У людей повышается нервозность и снижается желание конструктивно обсуждать выступления. Председательствующий должен следить за регламентом и со- ответствием содержания выступлений обсуждаемой теме. Если выступающий плохо подготовился и затягивает время, следует решительно снимать его во- прос с обсуждения. Руководитель совещания обязан создать хорошую психологическую атмосферу, для чего не должен позволять выступающим недоброжелатель- ный тон, острые реплики, задевающие самолюбие присутствующих. Выступление может иметь не более трех стержневых идей; фразы должны быть краткими, ясными, легко восприниматься и не содержать про- тиворечий. Если среди участников совещания находится оппонент, то вы- ступающий не должен обращаться к нему, а опираясь на доброжелательные взгляды, в самом начале выступления подчеркнуть совпадение своих позиций с оппонентом по ряду вопросов, а затем перейти к контраргументам. Руково- дителю не следует навязывать свою позицию – это может вызвать противо- действие, он должен добиваться поддержки участников убедительностью своих аргументов. Для облегчения усвоения слушателями излагаемого материала реко- мендуется использовать схемы, графики, диаграммы и т. п. В заключении выступления полезно повторить стержневую идею и ос- новные выводы, вытекающие из содержания выступления. Заслуживает внимания японская кольцевая система проведения сове- щаний, когда руководитель подготавливает письменно суть вопроса и пооче- редно передает специалистам по принципу возрастания их компетенции, ука- зывая сроки исполнения. После того, как документ с замечаниями и предло- жениями возвращается к руководителю, он приглашает на совещание только тех, чье мнение не совсем ясно. Положительным здесь является высокая эф- фективность совещания при небольших затратах времени на его подготовку и проведение. |