Конспект лекций_Управление трудовым коллективом строительного пр. Конспект лекций 1 раздел руководитель в системе управления
 Скачать 0.9 Mb.
|
|
РАЗДЕЛ IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ Учет и анализ затрат рабочего времени Чтобы понять, как организовано рабочее время руководителя, необхо- димо произвести учет всех выполняемых им работ и анализ затраченного времени. Для этого необходим систематический учет того, как расходуется рабочее время в течение 1-2 недель в виде дневника. Проведенный анализ использованного времени поможет определить степень эффективности работы руководителя. Установлено, что руководитель часто затрачивает больше времени на выполнение работы, которая требует меньших затрат. «Выполнять работу лучше и в более сжатые сроки, – сказал Д. А. Фарли, – значит работать более разумно, а не более напряженно». Разумное использование времени руководителем повышает эффектив- ность не только его работы, но и работы подчиненных. Чтобы повысить производительность труда руководителя, полезно при- держиваться следующих рекомендаций: 1) наметить план работы на день и точно определить затраты на каждое мероприятие; 2) в первые часы рабочего дня заниматься вопросами, которые требуют интенсивности и затрат умственной энергии для глубокого анализа; 3) начинать рабочий день в одно и тоже время; 4) избегать незапланированных дел; Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 27 5) при решении крупной проблемы отклонять возникающие по ходу другие проблемы; 6) находить способы устранять досадные помехи со стороны коллег и деловых партнеров; 7) быть решительным и не откладывать дело со дня на день; 8) быть внимательным при получении задания, уточнить, где, когда, как, что, почему; 9) попробовать изменить шаблон выполнения работы или передать часть своих функций подчиненным; 10) приступать к делу сразу же, не отвлекаться, не тянуть с делами; 11) воспитывать уважение к своему времени, не перекладывать дела подчиненных на свои плечи; 12) менять занятия, чтобы не уставать и поддерживать интерес к делу; 13) в конце рабочего дня подвести итоги и составить план на следую- щий день; 14) через каждый час желательно делать 10-минутные перерывы. Делегирование полномочий Руководитель должен организовать работу подчиненных и правильно распределить между ними конкретные задания. Предоставление права подчиненным самим решать некоторые органи- зационные вопросы управления называется делегированием. Профессор Страуб говорил: «Самый лучший управляющий тот, у кото- рого хватает здравого смысла, чтобы подобрать нужных людей для исполне- ния того, что ему нужно, достаточно сдержанности, чтобы на это время не вмешиваться в их дела». Обычно оправдано делегирование подчиненным следующих задач: - - проверка проектно-сметной документации до начала строительных работ, устранение найденных ошибок; - сбор информации о новейших разработках в сфере изготовления строительных материалов и технологических работ; - анализ и обобщение справочных и нормативных материалов и подго- товка на этой основе рекомендаций, распоряжений, правил производства ра- бот для пользования внутри организации; - подготовка отчетов о ходе работ на объектах, в отделах, состоянии строительных машин и оборудования, выполнения правил техники безопас- ности и т. п.; - участие в информационных совещаниях вышестоящих организаций; - подготовка проектов недельных, месячных, годовых планов и графи- ков строительных или проектных работ. Делегирование полномочий создает хорошие условия для выработки и принятия решений, потому что к их подготовке подключаются опытные спе- Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 28 циалисты-профессионалы, которым лучше известно состояние дел и пути по- вышения их эффективности. Положительным при передаче части полномочий от руководителя под- чиненным является повышение ответственности исполнителей, а также воз- можность обучения их навыкам управления и будущего выдвижения в резерв на повышение в должности. Множество управленческих функций руководителя часто не оставляют времени, чтобы сосредоточиться на решении основных, перспективных во- просах развития строительной или проектной организации. Поэтому делеги- рование позволяет руководителю освободиться от массы вопросов, которые успешнее могут решать подчиненные, в связи с их узкой специализацией. Кроме того, поручая подчиненным часть управленческой работы, руко- водитель имеет возможность лучше изучить людей, увидеть их потенциал, открыть для себя их способности. Одновременно поручение ответственной работы воспринимается подчиненными как особое доверие, моральное поощ- рение. При этом они стараются «не ударить в грязь лицом» и выполнить за- дание с высоким качеством в установленный срок. Делегирование функций управления может быть оформлено в виде приказа или устно, если степень ответственности за результаты не велика. При передаче каких-либо полномочий руководитель должен четко оп- ределить цель, содержание и срок исполнения и убедиться, что подчиненный хорошо представляет, как следует выполнить задание и каков ожидаемый ре- зультат. Необходимо также определить этапы предоставления исполнителем отчетов о ходе работы над заданием, о промежуточных результатах и встре- чающихся проблемах. Если подчиненный затрудняется выполнить отдельные части порученной работы, необходимо оказать ему методическую помощь, но не решать задачу за него. По окончании работы подчиненного следует оценить ее результаты. В случае качественного выполнения поручения необходимо отметить работника похвалой, чтобы поддержать его чувство гордости за хорошо выполненную работу. Если же в ходе работы над заданием подчиненным были допущены ошибки, следует высказать ему конструктивную и доброжелательную критику. Делегирование может быть эффективным, когда в организации сущест- вует строгая технологическая и производственная дисциплина, а также осу- ществляется контроль за выполнением и результатами порученной работы. Построение отношений с подчиненными, руководством вышестоящих организаций и смежниками Успешного руководителя характеризует умение эффективно построить отношения с подчиненными. Часто правильно построенные отношения акти- визируют производственную деятельность подчиненных. Когда руководитель строит отношения с подчиненными как с партне- Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 29 рами, создает атмосферу поддержки и внимания к ним, то в трудовом коллек- тиве укрепляется здоровый социально-психологический климат, улучшается отношение к труду работников. Как правило, большинство организации составляют знающие и добро- совестные люди, вносящие ощутимый вклад в развитие данной организации. Но встречаются лодыри, стремящиеся прожить за счет труда других. Руководитель обязан быть объективным в отношении к любому подчи- ненному. Все работники должны знать, что к ним будут предъявляться спра- ведливые требования. Похвалой отмечаются хорошо и отлично работающие. Если же подчиненные являются помехой в работе, то им следует дать возможность изменить свое поведение и отношение к делу, в противном слу- чае с такими работниками лучше расстаться. Руководитель должен добиваться желаемых результатов от своих под- чиненных. При этом некоторым необходимо давать советы по оценке их пла- нов, намерений, технологии выполнения заданий и побуждать их самих нахо- дить правильные решения. Но подчиненных со средними способностями, с заниженным чувством ответственности зачастую больше, нежели чем идеальных. Они, как правило, занимают невысокие посты и считают себя недооцененными. Они игнориру- ют советы и тактичные указания. У них высоко развито самомнение. Из таких людей невозможно воспитать хороших работников. С подобными подчиненными следует провести сухую деловую беседу в виде наставления, в которой подчеркнуть, что организация вполне может обойтись без них. Здесь полезно предупредить нерадивого работника о наме- рении официально поставить вопрос о его неполном служебном соответствии и последующем увольнении. Если после такой беседы работник изъявит желание исправиться, то следует указать ему, что, где, когда надо сделать и внимательно проследить за его работой. Когда станет очевидным, что подчиненный улучшил свою рабо- ту, то руководитель может смягчить свое отношение к нему. Но если работник, которому была предоставлена возможность стать по- лезным для организации, не захотел ею воспользоваться, то руководитель должен занять твердую, окончательную и бескомпромиссную позицию, при- няв решение об увольнении. Если человек достиг небольших успехов в работе, то он заслуживает при личной беседе с начальником услышать от него похвалу и, как следствие, отметить для себя, что руководитель ценит его усилия не отставать от уровня работы других сотрудников. За весомые достижения в работе подчиненный должен быть отмечен публично похвалой или вознаграждением. Если работа заслуживает критики, то рабочие должны ее услышать и Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 30 понять, как относится к ним руководитель. Здесь нельзя промолчать, чтобы подчиненные не истолковали молчание как одобрение. Критикуя, нельзя до- пускать оскорбительных замечаний, необходимо в корректной форме указы- вать на конкретные недостатки в работе. Если двое сотрудников допустили одинаковые ошибки, то ру- ководитель должен в равной мере обоим указать на устранение данных оши- бок и недопустимость совершения их в будущем, т. е. руководитель в своем отношении к подчиненным должен быть принципиальным и объективным. Если руководитель столкнулся с ошибкой работника, допущенной им по неосторожности и не приведшей к негативным последствиям, то, не осуж- дая подчиненного, руководитель должен указать работнику на причины воз- никновения ошибки и возможные последствия. Руководитель обязан уметь строить отношения не только с подчинен- ными, но и с вышестоящими руководителями, а также руководителями смеж- ных организаций. Прежде всего руководителю нужно научиться самому подчиняться. А это значит – научиться воспринимать критику объективно, привлекая внима- ние вышестоящего руководителя не к себе, а к результатам своей работы, не искать сочувствия у начальника, не вмешиваться в его решения. В ситуации, когда вышестоящий начальник, критикуя, прибегает к рез- ким выражениям, надо сохранять выдержку и уметь вслушаться в смысл слов сказанного, чтобы понять причину его неудовольствия и спокойно согласить- ся или перейти к контраргументам, если вы чувствуете свою правоту. Хорошее руководство обычно незаметно, в отличие от плохого. Если очередное достижение требует поощрения подчиненных, то руководителю подразделения полезно убедить вышестоящего руководителя вручить награ- ды работникам. Тем самым руководитель будет иметь возможность привлечь к себе внимание своего начальника, а также вызвать к нему уважение и бла- годарность рабочих. Руководители подразделений должны относиться к своему начальнику с уважением, не афишируя его слабостей и недостатков, не показывая своего истинного отношения к нему. Если руководителю требуется помощь своего начальника, то следует попросить его уделить столько времени, сколько требуется для получения не- обходимой помощи или указаний. При этом нужно уметь внимательно слу- шать и точно излагать свои мысли. Полезно узнать у начальника над чем он работает и предложить свою конкретную помощь, если вы свободны. Если руководители подразделений жалуются своему начальнику на трудности, которые приходится преодолевать, на то, сколько сил им прихо- дится тратить для успешного выполнения работы – это означает, что они не используют свои руководящие способности по-настоящему. Поэтому сочув- Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 31 ствие, на которое рассчитывает руководитель подразделения, будет направ- лено против него. Если руководитель предоставил своему начальнику информацию для принятия разумного решения, то не следует проявлять нетерпение в ожида- нии решения. Руководители зачастую встречаются со сложными ситуациями, которые заставляют их обращаться и взаимодействовать со сторонними организация- ми – поставщиками, заказчиками и т. п. Если для этого необходимы деловые встречи, то надо позаботиться о подтверждении наличия лиц, в которых заин- тересован руководитель, назначить место и время встречи. До встречи необ- ходимо узнать о собеседнике и организации, в которой он работает, как мож- но больше, используя доступную информацию. Во время встречи важно вести переговоры в уважительном тоне, не навязывая своей позиции терпеливо убеждать в сотрудничестве. Общаясь со смежниками, руководителю полезно время от времени ста- вить себя на их место, чтобы понять их точку зрения и найти новые аргументы. Во время переговоров сторонам следует разбираться с проблемой, а не друг с другом, помня, что им предстоит работать в союзе. Прежде чем решить, что делать, необходимо обсудить возможности и взаимовыгодные варианты. При этом исходить из того, что соглашение должно содержать законные и справедливые условия, а не зависеть от «же- лезной» воли сторон. Вместо личного общения часто используется разговор по телефону. Не- достатком такого общения является невозможность наблюдать за реакцией собеседника. Необходимым средством общения со сторонними организациями явля- ются деловые письма, которые должны быть информативными и интересны- ми для получателя. Грамотно составленное письмо поднимает репутацию ру- ководителя, авторитет организации и является одной из форм рекламы. Формирование себя как лидера Руководитель организует работу коллектива, опираясь на свою власть, которую часто использует как принуждение. Установлено, что более эффек- тивным управление является, когда руководителю удается добиться от под- чиненных, чтобы инициатива ответственного отношения к работе исходила от них самих. Это означает, что руководитель должен научиться влиять на людей, активизировать их деятельность. Другими словами, руководителю не- обходимо стать не только официальным, но и неофициальным лидером. Неофициальным лидером может стать руководитель, обладающий луч- шими качествами. Во-первых, его должны отличать глубокие профессио- нальные знания и целеустремленность. Он должен смотреть в будущее и при- зывать работников к достижению цели, рисуя заманчивые, но в тоже время Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 32 реалистичные результаты их деятельности, и строить при этом отношения с ними на основе доверия и уважения к ним, понимания важности каждого ра- ботника. Лидеры обязаны помогать подчиненным проявлять инициативу, по- ощрять их за творческий подход к делу и воодушевлять на достижение еще более высоких результатов. Современный руководитель не сможет стать лидером, если он подвер- жен пессимистическим настроениям. Люди, как правило, готовы подчиняться тому, кто умеет вселять в них уверенность, оптимизм, помогает им ясно представить успешное будущее предприятия даже в условиях глубокого кри- зиса, обратить минусы в плюсы и определить конкретные активные действия. В настоящее время важной характеристикой лидера является его спо- собность идти на риск, принимать смелые решительные действия в условиях развития рыночной экономики и конкуренции. Без риска и предприимчивости невозможно внедрить новые технологии, материалы и технические новшества в строительстве. Но риск должен быть разумным и обоснованным. Только в этом случае официальные лидеры могут завоевать доверие своих подчинен- ных и успешно влиять на них. Неофициальными лидерами подчиненных могут стать такие руководи- тели, которым свойственны моральная чистота, открытость, честность, пря- молинейность в отношениях с окружающими, самообладание. Люди тянутся к правдивым, уравновешенным, уверенным в себе и в своих способностях ру- ководителям. Кроме того, уважение подчиненных заслуживает умение руководителя принимать решения. Решительность руководителя вселяет в подчиненных чувства уверенности и надежности. Известно, что руководитель трудового коллектива часто испытывает психическое напряжение в процессе достиже- ния требуемых производственных результатов. В настоящее время объем во- просов, требующих принятия решений столь значителен, что руководителям порой не остается времени для отдыха. В условиях быстро меняющихся ситуаций, особенно на строительной площадке, приходится безотлагательно принимать решения. При этом спешка и недостаток информации приводят к волнению, внутреннему дискомфорту, а следовательно – к стрессу. К стрессу может привести неожиданное изменение привычной сферы деятельности такое, как, например, перевод на другую работу или повышение в должности. Перемены, связанные с нововведениями, также не всегда оказы- ваются понятными и приятными и вызывают волнение или даже сопротивле- ние. Кроме того, нервозность может вызываться боязнью отклонений от при- вычных методов работ, от сложившихся традиций. Стрессы могут быть вызваны неспособностью руководителя перерабо- тать колоссальный объем информации, а также крайне недоброжелательным отношением вышестоящего начальника. Управление трудовым коллективом строительного предприятия конспект лекций 33 Все подобные и другие обстоятельства могут привести к физическому и душевному расстройству. Доказано, что стресс в ряде случаев играет положительную роль для повышения стимула в работе, творческой активности, заставляя руководителя концентрироваться, в результате чего за меньший отрезок времени выполня- ется больший объем работы. Но все-таки полезно предугадывать возникнове- ние стресса и научиться успешно выходить из него, если не удается его пре- дотвратить. Известны различные пути выхода из стрессового состояния. Полезно прибегать к обычной гимнастике с целью снижения мышечного тонуса, обу- словленного высоким ритмом рабочего дня и переутомлением. Рекомендуется использовать метод психологической разгрузки в специ- ально оборудованных кабинетах, где создается обстановка покоя с использо- ванием гипноза под наблюдением специалиста. Чтобы самостоятельно справиться со стрессом, необходимо избегать крайних перегрузок, чередовать умственную и физическую деятельность. Важным путем выхода из стрессового состояния является умение рас- слабляться, чтобы дать возможность мозгу отдохнуть и пополнить силы, ист- раченные в напряженном труде. Если позволяют условия, то во время отдыха полезно развлечься (просмотреть смешные картинки, прослушать приятную музыку и т. п.) – это даст прилив свежих сил и улучшит настроение. Полезно настроиться на оптимистический лад, чтобы уменьшить собст- венный стресс и помочь окружающим справиться с ним. Не следует выражать бурный протест против перемен, а необходимо продумать, как использовать их в своих интересах. Если обстоятельства складываются не так, как хотелось бы, и невоз- можно их изменить, то следует сдерживать свои эмоции, не давать выход раздражению и злости – это только истощит энергию. Необходимо научиться не принимать неприятности близко к сердцу, а подходить к ним взвешенно и, если возможно, с юмором. Юмор и смех явля- ются эффективным лекарством от стресса. Во время стресса нельзя замыкаться, «уходить в себя», так как при этом усиливается внутреннее давление, которое может спровоцировать заболева- ние. Необходимо давать выход эмоциям. Здесь полезно использовать само- внушение, убеждать себя, что все хорошо и стресс отступит. Поддерживать позитивные эмоции могут помочь воспоминания о чем-то приятном или весе- лом. Хорошим способом справиться со стрессом является повышение уровня самооценки. Необходимо вспомнить, что дается хорошо, в чем особенно ярко проявляется организаторский талант, похвалить себя, не отвергать компли- менты. |