Программные средства офисного назначения. Конспект лекций. Конспект лекций ПСОН. Конспект лекций по дисциплине Программные средства офисного назначения

• Название: Конспект лекций по дисциплине Программные средства офисного назначения
• Анкор: Программные средства офисного назначения. Конспект лекций
• Дата: 25.11.2022
• Размер: 274.5 Kb.
• Имя файла: Конспект лекций ПСОН.doc
• Тип: Конспект; #811300
• страница: 1 из 5

Конспект лекций по дисциплине

«Программные средства офисного назначения»

для студентов всех специальностей

Введение

Определяя электронный офис как организованную для достиже­ния общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуаль­ных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимо­действия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в ком­пьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.

Прежде всего, в условиях функционирования современных ин­формационных технологий нет четкого различия между экономис­том-пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического пер­сонала, как это было раньше. Более того, рухнула непреодолимая до недавнего времени стена между разработчиком и пользователем автоматизированных информационных технологий управления (АИТУ). В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты — пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием. В помощь пользователю все активнее внедряется объектно-ориентированный подход, который позволяет специалисту работать с теми же разновидностями первич­ных документов, что и до внедрения АИТУ.

Тема 1. Автоматизация офисной деятельности

1. Информационные технологии офиса

2. Автоматизация деловых процессов

3. Интегрированные пакеты программных продуктов

4. Пакеты прикладных программ

1. Информационные технологии офиса

Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействи­ям, является непременным условием повышения эффективности уп­равленческого труда в любом офисе.

В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря ин­тенсивному развитию:

1. 
   современных технологий работы с документами;
   
2. 
   средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;
   
3. 
   текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;
   
4. 
   систем электронной транспортировки;
   
5. 
   доступа к справочной информации через базы данных и др.
   

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации.

К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск ин­формации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами пред­приятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:

1. 
   обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
   
2. 
   сбор и последующий анализ данных (отчетность за определен­ные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
   
3. 
   хранение поступившей информации (быстрый доступ к инфор­мации и поиск необходимых данных).
   

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

1. 
   работа между исполнителями должна быть скоординирована;
   
2. 
   движение документов должно быть по возможности оптимизи­ровано;
   
3. 
   должна быть предоставлена возможность взаимодействия под­разделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.
   

Электронный офис – программно-аппаратный комп­лекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

1. 
   один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);
   
2. 
   печатающие устройства;
   
3. 
   средства копирования документов;
   
4. 
   модем (если компьютер подключен к глобальной сети или тер­риториально удаленной ЭВМ);
   
5. 
   сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственное первичных документов;
   
6. 
   устройства для создания и хранения архивов;
   
7. 
   проекционное оборудование для проведения презентаций.
   

2. Автоматизация деловых процессов

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуаль­ности и сложности.

1. 
   Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программиру­ются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т.п. Подобного рода задачи в настоя­щее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т. д.). За­дачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определен­ности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутству­ют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).
   
2. 
   Более сложные задачи — задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для ко­торых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, ана­литического и имитационного моделирования.
   
3. 
   Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непо­средственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде слу­чаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.
   
4. 
   Задачи принятия решений в условиях противодействия или конф­ликта (например, необходимо учитывать наличие активно действую­щих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых извест­ны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероят­ностей, теории нечетких множеств и теории игр.
   
5. 
   Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенно­сти. К таким задачам относится большинство проблем прогнозиро­вания, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особен­ности его личности, а также атрибуты его деятельности (информи­рованность, квалификация, талант, интуиция, образование и т. п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.
   

3. Интегрированные пакеты программных продуктов

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

1. 
   программа анализа и составления расписаний;
   
2. 
   программа презентации;
   
3. 
   графический редактор;
   
4. 
   программа обслуживания факс-модема;
   
5. 
   сетевое программное обеспечение;
   
6. 
   программы перевода.
   

Офисные программные продукты используются как самостоя­тельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП). В интегриро­ванный пакет для электронного офиса входят программные продук­ты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:

1. 
   текстовый редактор;
   
2. 
   электронная таблица;
   
3. 
   система управления базой данных;
   
4. 
   система создания презентаций;
   
5. 
   графический редактор;
   
6. 
   средства телекоммуникаций;
   

Главной отличительной чертой программ, составляющих интег­рированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позво­ляющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осу­ществляется на уровне документов. Это означает, что документ, со­зданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьша­ет затраты на обучение пользователей.

Назначение офисных программных пакетов — обеспечить сотруд­ников офиса и предприятия широким набором средств для повседнев­ной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных опе­раций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.

Самым популярным набором офисных приложений является ин­тегрированный пакет Microsoft Office.

4. Пакеты прикладных программ

Пакеты прикладных программ (ППП) служат программным инструмента­рием решения функциональных задач и являются самым многочисленным классом про­граммных продуктов. В данный класс входят программные продукты, выполняющие обработку информации различных предметных областей.

Пакет прикладных программ — комплекс взаимосвязанных программ для решения задач определенного класса кон­кретной предметной области.

Данный класс программных средств наиболее представителен, что обусловлено прежде всего широким применением средств компьютерной техники во всех сферах деятельности человека, созданием автоматизированных информационных систем различных предметных областей.

Примерная классификация и типовые представители прикладного программного обеспечения представлены на рис. 1.1.



Рис. 1.1. Классификация пакетов прикладных программ

1. Проблемно-ориентированные ППП

Это самый представительный класс программных продуктов, внутри которого проводится классификация по разным признакам:

1. 
   типам предметных областей;
   
2. 
   информационным системам;
   
3. 
   функциям и комплексам задач, реализуемых программным способом, и др.
   

Для некоторых предметных областей возможна типизация функций управления, структуры данных и алгоритмов обработки. Это вызвало разработку значительного числа ППП одинакового функционального назначения и, таким образом, создало рынок про­граммных продуктов:

1. 
   ППП автоматизированного бухгалтерского учета;
   
2. 
   ППП финансовой деятельности;
   
3. 
   ППП управления персоналом (кадровый учет);
   
4. 
   ППП управления материальными запасами;
   
5. 
   ППП управления производством;
   
6. 
   банковские информационные системы и т.п.
   

Основные тенденции в области развития проблемно-ориентированных программных средств:

1. 
   создание программных комплексов в виде автоматизированных рабочих мест (АРМ) управленческого персонала;
   
2. 
   создание интегрированных систем управления предметной областью на базе вычисли­тельных сетей, объединяющих АРМы в единый программный комплекс с архитекту­рой клиент-сервер;
   
3. 
   организация данных больших информационных систем в виде распределенной базы данных на сети ЭВМ;
   
4. 
   наличие простых языковых средств конечного пользователя для запросов к базе дан­ных;
   
5. 
   настройка функций обработки силами конечных пользователей (без участия програм­мистов);
   
6. 
   защита программ и данных от несанкционированного доступа (парольная защита на уровне функций, режимов работы, данных).
   

2. ППП автоматизированного проектирования

Программы этого класса предназначены для поддержания работы конструкторов и техноло­гов, связанных с разработкой чертежей, схем, диаграмм, графическим моделированием и конструированием, созданием демонстрационных иллюстраций и мульт­фильмов.

Отличительной особенностью этого класса программных продуктов являются высокие требования к технической части системы обработки данных, наличие библиотек встроен­ных функций, объектов, интерфейсов с графическими системами и базами данных.

3. ППП общего назначения

Данный класс содержит широкий перечень программных продуктов, поддерживающих пре­имущественно информационные технологии конечных пользователей. Кроме конечных пользователей этими программными продуктами за счет встроенных средств технологии программирования могут пользоваться и программисты для создания усложненных про­грамм обработки данных.

Представители данного класса программных продуктов:

1. 
   Настольные системы управления базами данных (СУБД), обес­печивающие организацию и хранение локальных баз данных на автономно работающих компьютерах либо централизованное хранение баз данных на файл-сервере и сетевой до­ступ к ним.
   
2. 
   Серверы баз данных — предназначены для создания и использования при работе в сети интегрированных баз данных в архитектуре клиент-сервер.
   
3. 
   Генераторы отчетов — обеспечивают реализацию запросов и формирование отчетов в печатном или экранном виде в условиях сети с архитектурой клиент-сервер.
   
4. 
   Текстовые процессоры — автоматическое форматирование документов, вставка рисованных объектов и графики, составление оглавлений и указателей, проверка орфографии, шрифтовое оформление, подготовка шаблонов документов.
   
5. 
   Табличный процессор — удобная среда для вычислений силами конечного пользователя; средства деловой графики, специализированная обработка (встроенные функ­ции, работа с базами данных, статистическая обработка данных и др.).
   
6. 
   Средства презентационной графики — специализированные про­граммы, предназначенные для создания изображений и их показа на экране, подготовки слайд-фильмов, мультфильмов, видеофильмов, их редактирования, определения порядка следования изображений.
   
7. 
   Интегрированные пакеты — набор нескольких программных продуктов, функционально дополняющих друг друга, поддерживающих единые информационные тех­нологии, реализованные на общей вычислительной и операционной платформе.
   

4. Методо-ориентированные ППП

Данный класс включает программные продукты, обеспечивающие независимо от предмет­ной области и функций информационных систем математические, статистические и другие методы решения задач.

Наиболее распространены методы математического программирования, решения диф­ференциальных уравнений, имитационного моделирования, исследования операций.

5. Офисные ППП

Данный класс программных продуктов охватывает программы, обеспечивающие организа­ционное управление деятельностью офиса:

1. 
   Органайзеры (планировщики) — программное обеспечение для планиро­вания рабочего времени, составления протоколов встреч, расписаний, ведения записной и телефонной книжки.
   
2. 
   Программы-переводчики,
   
3. 
   Программы проверки орфографии
   
4. 
   Программы распознавания текста
   

6. Настольные издательские системы

Данный класс программ включает программы, обеспечивающие информационную техноло­гию компьютерной издательской деятельности:

1. 
   форматирование и редактирование текстов;
   
2. 
   автоматическую разбивку текста на страницы;
   
3. 
   создание заголовков;
   
4. 
   компьютерную верстку печатной страницы;
   
5. 
   монтирование графики;
   
6. 
   подготовку иллюстраций и т.п.
   

7. Программные средства мультимедиа

Основное назначение программных продуктов мультимедиа — создание и использование аудио- и ви­деоинформации для расширения информационного пространства пользователя.

8. Системы искусственного интеллекта

Данный класс программных продуктов реализует отдельные функции интеллекта человека. Основными компонентами систем искусственного интеллекта являются база знаний, интел­лектуальный интерфейс с пользователем и программа формирования логических выводов, Их разработка идет по следующим направлениям:

1. 
   программы-оболочки для создания экспертных систем путем наполнения баз знаний и правил логического вывода;
   
2. 
   готовые экспертные системы для принятия решений в рамках определенных предмет­ных областей;
   
3. 
   системы управления базами знаний для поддержания семантических моделей;
   
4. 
   системы анализа и распознавания речи и др.
   

Вопросы по теме:

1. 
   Перечислите офисные задачи и типовые офисные процедуры.
   
2. 
   Дайте определение электронного офиса, из каких компонентов состоит электронный офис?
   
3. 
   Приведите классификацию деловых процессов, выполняемых работниками офиса.
   
4. 
   Назовите состав программного обеспечения офиса.
   
5. 
   Что понимается под интегрированным пакетом, из каких компонентов он состоит, в чем заключается преимущество использования интегрированных пакетов?
   
6. 
   Что понимается под пакетом прикладных программ, классификация пакетов прикладных программ.
   
7. 
   Кратко охарактеризуйте офисные ППП и ППП общего назначения.