Документооборот готовая работа. Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления студентка группы 2943922 2 курса заочного отделения
 Скачать 120.5 Kb.
|
|
Частное образовательное учреждение высшего образования Институт гуманитарных и социальных наук Кафедра управления персоналом КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ «Документационное обеспечение управления» ВЫПОЛНИЛА: студентка группы 2943-9/2-2 2 курса заочного отделения Чебан Надежда Анатольевна Проверила: Рожкова Н. А. Санкт-Петербург 2017 Содержание 1. Составить претензию фирме поставщику строительных материалов по поводу нарушения сроков поставки и низкого качества поставляемых материалов 3 2. Дайте определение, назначение и виды документа контракт. Перечислите состав реквизитов, опишите содержание текста документа и приведите пример его оформления 5 3. Совершенствование схемы документооборота ООО «КонструктУралКомплект» 8 Список литературы 16 Приложение А 17 ДОГОВОР ПОСТАВКИ № 01/2017 17 1. Составить претензию фирме поставщику строительных материалов по поводу нарушения сроков поставки и низкого качества поставляемых материалов
Претензия по договору поставки Между ООО «САНРАЙСплюс» и ИП Паркин Юрий Михайлович 25 ноября 2016 г. заключен договор поставки товаров народного потребления, по условиям которого ООО «САНРАЙСплюс» взяло на себя обязательство в течение 6 месяцев с даты подписания договора осуществлять поставку товара в количестве, ассортименте согласно Приложению № 1 к Договору ежемесячно, а ИП взял на себя обязательство принять товар надлежащего качества и оплатить его. В соответствии с приложением № 1 и п. 3.4 вышеуказанного договора поставки Ваша организация осуществила очередную поставку товаров собственным транспортом 20 февраля 2017 г. В ходе приема товара обнаружено, что часть ассортимента имеет ненадлежащее качество, о чем составлен акт обнаружения недостатков. Указанный акт вручен Вашему представителю по доверенности на получение документов и ТМЦ 20.02.2017 г. В соответствии со ст. 518 ГК РФ поставщик, получивший уведомление о недостатках поставленных товаров вправе без промедления заменить указанные товары. До настоящего времени замена товара не осуществлена. В связи с чем, покупатель вправе предъявить одно из требований, предусмотренных ст. 475 ГК РФ. На основании изложенного требую в течение 10 дней с даты получения настоящей претензии осуществить замену ненадлежащего товара согласно Акту обнаружения недостатков от 20.02.2017 г. на товар, качество которого соответствует условиям договора и ГОСТ. В противном случае покупатель будет вынужден отказаться от оплаты товаров ненадлежащего качества, а также приобрести товары у других лиц по более высокой цене с отнесением расходов на Вашу организацию. В случае нарушения данного требования договор поставки будет расторгнут в одностороннем порядке в соответствии со ст. 523 ГК РФ. Кроме того в судебном порядке в соответствии с иском о расторжении договора будут взысканы расходы на приобретение аналогичных товаров в розничной сети, а также судебные расходы. ИП Паркин Ю.М. _______________________ Паркин Ю.М. 2. Дайте определение, назначение и виды документа контракт. Перечислите состав реквизитов, опишите содержание текста документа и приведите пример его оформленияДоговоры являются самой обширной группой документов, применяемых во многих областях жизни общества. Понятие договора рассматривается в различных отраслях права, например, гражданско-правовой договор, нормативный договор, трудовой договор, коммерческий договор и др. 2, с. 32 В Гражданском кодексе Российской Федерации этому понятию посвящена глава 27 «Понятие и условия договора». В соответствии со статьей 420 ГК РФ «договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей». Сам термин «договор» расшифровывается комплексно - и как соглашение, и как документ, фиксирующий это соглашение, и как возникающее обязательство. Поэтому в каждом конкретном случае следует определять, в каком именно из приведенных значений употребляется данный термин. Дадим определение договора, как вида документа. Договор (контракт) – это документ (описание соглашения), в котором взаимоотношения между подписавшими его сторонами, регламентируются законодательством или прочими условиями, в нем предусмотренными. От того как этот документ разработан и оформлен зависит его юридическая сила. При составлении договора (контракта), необходимо помнить о том, что он должен выполнять две основные функции 2, с. 32:
Содержание договора носит свободный характер, поэтому требования к оформлению договоров определяются организациями, в ведении которых находится предмет договора. Ими же разрабатываются и устанавливаются типовые формы договоров 4, с. 78. Несмотря на внешнее разнообразие, структура многих договоров предусматривает наличие следующих разделов: 1. Вводная часть (преамбула) 6, с. 102:
2. Предмет договора, права и обязанности сторон 8, с. 6: Собственно, предмет договора - вопросы, по которым конкретно договариваются стороны, и основания для выполнения работ по договору. Например, предметом договора купли-продажи является товар, предметом авторского договора - определенные права по использованию конкретного произведения автора, предметом договора на проектные и строительные работы является проектно-сметная документация на строительство конкретного объекта и т.п.;
3. Дополнительные условия договора - включает в себя такие условия, которые не являются обязательными в каждом договоре, однако их наличие существенно влияет на права и обязанности сторон, а также на порядок их выполнения. К таким условиям относятся 9, с. 87:
4. Прочие условия договора могут включать следующие вопросы:
5. Заключительная часть:
Пример контракта представлен в приложении А. 3. Совершенствование схемы документооборота ООО «КонструктУралКомплект»Делопроизводство в Обществе ведется на русском языке за исключениями, установленными федеральными законами и локальными нормативными актами Общества 6, с. 11. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. Оформление управленческих документов В ООО «КУК» осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 2003 года. ГОСТ Р 6.30. 2003 года «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов» устанавливает 30 реквизитов, которые необходимы при оформлении документов 11, с. 62. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения в ООО «КУК», должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. В целом данные правила являются достаточно эффективными. Это обусловлено тем, что правила оформления всех реквизитов подробно описаны, а при оформлении документов допускается альтернативный выбор того варианта оформления, который более удобен автору. Однако, несмотря на то, что в инструкции по делопроизводству установлены и требования к тексту документа, множество документов составляются с излишними фразами и вводными частями. Для данного предприятия можно воспользоваться ниже приведенными рекомендациями по совершенствованию процесса оформления документа. Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет: значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки). Основные правила изложения текста изложены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих документов». Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети 10, с. 65. Уменьшение физического размера документов - существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может, как бы унизить автора и т.п. По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов 7, с. 84. Документационное обеспечение управления в ООО «КУК» осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации. В состав службы документационного обеспечения управления (ДОУ) ЮУЖД включаются секретариат (приемная), секретариаты заместителей руководителя (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии (протокольное бюро), инспекция при руководителе (руководителе ведомства), канцелярия (бюро переписки, бюро учета регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив. Работа службы ДОУ ООО «КУК» регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе Примерного положения о службе Документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ в ООО «КУК» регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную нагрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Документационное обеспечение управления в ООО «КУК» осуществляется на основании инструкции по делопроизводству, которая подготовлена с учетом требований, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», положений Устава открытого акционерного общества ООО «КУК» и сложившейся практики делопроизводства на промышленных предприятиях в Российской Федерации. Прием и первичную обработку поступающих в общество документов осуществляют работники службы ДОУ, на которых возложено выполнение этих работ (далее - экспедиция). Документы, полученные работниками аппарата управления общества минуя экспедицию, должны быть, переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения для учета и регистрации.  Рисунок 1 – Схема документооборота ООО «КУК» имеет соответствующую ее деятельности автоматизированную систему документооборота. Однако, в рамках рационализации документооборота ООО «КУК» предлагается совершенствовать технологию документооборота организации. При этом основным методом совершенствования технологии документооборота должен стать метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе смоделировать организационную деятельность предприятия, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом. На втором этапе - функциональную деятельность предприятия, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности предприятия и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного подразделения или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота. Реализация данного метода совершенствования документооборота может быть представлена через использование графика документооборота предприятия. Таким образом, в рамках рационализации системы документационного обеспечения деятельности ООО «КУК» предлагается совершенствовать технологию документооборота организации: – внедрить график документооборота предприятия, – использовать автоматизированный модуль «Маршрутизация». Реализация выше предложенных мероприятий позволит добиться существенного улучшения документационного обеспечения, как с качественной, так и с количественной, а также с экономической точки зрения. В частности, мероприятия будут способствовать эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации. Если говорить об эффекте от внедрения автоматизированной системы маршрутизации документов, то он складывается из двух основных частей 4, с. 61: 1) Прямой эффект от внедрения автоматизированной системы, поддающийся количественным подсчетам: 1.1 Экономия средств: – на расходные материалы (бумагу); – на оборудование (копировально-множительную технику и др.); – на доставку информации в бумажном виде; – на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места). 1.2 Экономия рабочего времени сотрудников: – на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); – на прохождение документов; – на поиск нужных документов; – на повторное использование документов. Данные западных консалтинговых компаний дают возможность предположить повышение эффективности в следующей пропорциональности Таблица 1 – Сравнение показателей эффективности традиционных и автоматизированных маршрутов документов
2) Эффект, обусловленный улучшением управленческих процессов и не поддающийся количественным подсчетам. 2.1 Ускорение прохождения документов. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.); 2.2 Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления; 2.3 Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. 2.4 Формирование единого информационного пространства в масштабах организации. 2.5 Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей (удаленное взаимодействие, поддержка деятельности рабочих групп и др.). Таким образом, рационализация документооборота является необходимым условием для перехода на качественно новый уровень управления бизнес-процессами организации. Список литературы
Приложение АДОГОВОР ПОСТАВКИ № 01/2017г. Троицк «24» января 2017г. Общество с ограниченной ответственностью «Эдельвейс», именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице директора Панина Станислава Олеговича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «ПромАльянсТранс», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора Гаравцова Артема Валерьевича, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. В соответствии с настоящим договором Поставщик обязуется передать в собственность Покупателя товар в ассортименте и количестве, согласованными в спецификациях, а Покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него денежные средства (цену). 2.ЦЕНА, КОЛИЧЕСТВО И КАЧЕСТВО ТОВАРА 2.1. Ассортимент, количество, цена единицы товара определяется Поставщиком по согласованию с Покупателем и отражаются в спецификациях. 2.2. Количество, качество и ассортимент товара подтверждается покупателем при покупке, после чего споры по количеству, качеству и ассортименту товара не допускаются. 2.3. Проверка количества товара производится Покупателем при получении от Поставщика.
3.1. Поставщик обязан: 3.1.1. Передать Покупателю товар в ассортименте и количестве, обусловленном в спецификации. 3.2. Покупатель обязан: 3.2.1. Осуществить проверку при приемке товара по количеству и ассортименту, и подписать соответствующие документы (накладную и т.д.). 3.2.2. Оплатить купленный товар в порядке, установленном настоящим Договором или спецификацией. 4. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ 4.1. Расчет за поставленный товар, производится в форме безналичного расчета согласно выставленных Поставщиком счетов. 4.2. Форма оплаты: безналичный расчет, если иные условия не будут согласованы Сторонами в спецификациях. 5. ПОСТАВКА, ПОГРУЗКА И ПРИЕМКА ТОВАРА 5.1. Вывоз товара осуществляется автотранспортом покупателя, если иное не предусмотрено спецификацией. 5.2. Товар отгружается со склада Поставщика в количестве и ассортименте в соответствии со спецификацией. 5.3. Приемка товара по количеству и ассортименту осуществляется во время передачи товара Покупателю. В случае несоответствия количества и ассортимента товара в накладной должна быть сделана отметка о фактически принятом количестве товара. 5.4. Обязательства Поставщика по отпуску и отгрузке, считаются выполненными с момента передачи товара и подписания представителем Покупателя товарной накладной. 5.5. Право собственности на купленный товар переходит к Покупателю с момента получения товара у Поставщика. Риск случайной гибели несет собственник в соответствии с действующим гражданским законодательством России. 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
7.ФОРС-МАЖОР 7.1. Ни одна из сторон не несет ответственности перед другой стороной за невыполнение обязательства, обусловленное обстоятельствами, возникшими помимо воли и желания сторон и которые нельзя предвидеть или избежать, включая объявленную или фактическую войну, гражданские волнения, эпидемии, блокаду, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары и другие стихийные бедствия. 7.2. Документ, выданный соответствующим компетентным органом, является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы. 7.3. Сторона, которая не исполняет своего обязательства вследствие действия непреодолимой силы, должна немедленно известить другую сторону о препятствии и его влиянии на исполнение обязательств по Договору. 8. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ 8.1. Все споры по настоящему договору решаются путем переговоров в устной или письменной форме. 8.2. При не достижении согласия споры решаются в Арбитражном суде по месту нахождения ответчика. 9. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА 9.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до 31 декабря 2017 года. 9.2. В случае, если ни одна из сторон не заявит о своем желании расторгнуть настоящий договор, предупредив другую сторону о своем желании в письменной форме не менее, чем за один месяц до окончания срока действия договора, срок действия договора пролонгируется на один год, данный порядок пролонгации действует и в дальнейшем. 10. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 10.1. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон. 10.2. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны сторонами или надлежаще уполномочены на то представителями сторон. 11. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И ПЛАТЕЖНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН ПРОДАВЕЦ: ООО «Эдельвейс» ИНН 7424002413 КПП 742401001 ОГРН 1157456021887 Адрес: 457100 Челябинская область, г. Троицк, ул. Сибирская, д.9-35 Р/сч: 40702810407620004042 Банк: АКБ «Челиндбанк» ОАО «ЧЕЛИНДБАНК» К/сч: 30101810400000000711 БИК 047501711 ПОКУПАТЕЛЬ: ООО «ПромАльянсТранс» ИНН 7456027058 КПП 745601001 ОГРН 1157456003396 Адрес: 455023, Россия, Челябинская область, г. Магнитогорск, ул. Октябрьская, д. 15, кв. 103 Р/сч: 40702810938070001564 Банк: Филиал "Екатеринбургский" АО "АЛЬФА-БАНК" К/сч: 30101810100000000964 БИК 046577964 Директор ООО «Эдельвейс» Директор ООО «ПромАльянсТрнас» ___________________С.О. Панин _________________А.В. Гаравцов |