Шкилёв Б.П. ЭПр-18СБ (Управление проектами). Контрольная работа по дисциплине Управление проектами Проектный офис цели и задачи
 Скачать 0.81 Mb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ ФГБОУ ВО «Уральский Государственный Экономический Университет» ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА По дисциплине: Управление проектами Проектный офис: цели и задачи. Выполнил: студент группы ЭПр-18 СБ Шкилёв Б.П. Проверили: к.э.н., доцент Раменская Л.А. Екатеринбург 2021 Содержание Введение 4 Глава 1. Теоретические аспекты создания проектного офиса 6 1.1. Понятие и назначение проектного офиса 6 1.2. Подходы к созданию проектного офиса 13 Глава 2. Практика создания проектных офисов на примере негосударственного образовательного учреждения «Умка» 16 2.1. Общая характеристика организации 16 2.2. Характеристика проектного отдела 18 2.3. Выявление проблем проектного отдела 21 Глава 3. Мероприятия по совершенствованию проектного управления в образовательном центре «Умка» 25 Заключение 33 Список литературы 35 ВведениеВ современном мире, понятие проект, получило широкое распространение. Не существует единого определения данного понятия, но почти каждая организация будь она торговой, медицинской, строительной начиная от самой мелкой и заканчивая компаниями монополистами, применяет понятие проект в своей деятельности. В текущий момент область управления проектами включает в себя множество различных методик, инструментов, техник и компетенций. В основе её развития лежит неспособность традиционного функционального управления быстро адаптироваться к изменяющимся условиям. И именно управление проектами является эффективным средством для управления любыми изменениями и позволяет руководителю добиваться целей проекта не только за счет организаторских способностей, но и с помощью определенного набора мероприятий и процедур. Как правило, основой успешного проекта является понимание организацией проектного управления, которое развивалось в течение времени и в зависимости с усложнением объекта управления претерпевало изменения. Актуальность работы заключается в том, что в исследуемом объекте основная деятельность носит проектный характер. Все реализуемые проекты должны быть многообразны и актуальны и для их успешного функционирования необходимо грамотно осуществлять проектное управление. Целью работы является исследование вопросов создания проектного офиса в организации. Для достижения этой цели в работе были поставлены и решены следующие основные задачи: 1) определить сущность и назначение проектного офиса; 2) рассмотреть вопросы создания проектного офиса; 3) рассмотреть практику работы проектных офисов в негосударственном образовательном учреждении «Умка». Объектом исследования является негосударственное образовательное учреждение «Умка». Предмет исследования - организационно-экономические отношения, возникающие в процессе создания и функционирования проектных офисов. Научно-методическая основа работы. В процессе выполнения работы использовались научные труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам управления проектами, материалы периодической печати. Глава 1. Теоретические аспекты создания проектного офиса1.1. Понятие и назначение проектного офисаПроект — это временное мероприятие, создаваемое для достижения конкретных целей в рамках ограниченного бюджета, в срок и с надлежащим качеством. Как правило, проекты реализуются в рамках какой либо организации, что позволяет нам говорить о проекте в рамках внутренней среды организации. В последние годы российские компании активно создают и используют проектные офисы, как для внедрения систем управления проектами, так и для управления конкретными проектами и программами, которые являются наиболее значимыми с точки зрения их бизнеса1. Согласно определению, данному в Руководстве PMBOK, Офис управления проектами (Project Management Office, PMO) — это подразделение или организация, осуществляющие различные функции, относящиеся к управлению проектами, в его сфере ответственности2. Создание офиса проекта обусловлено необходимостью создания условия для эффективной коммуникации между членами команды проекта3. Таким образом, можно сказать, что проектный офис это оптимальным образом организованная среда, где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления, проводить совещания, вести переговоры с партнёрами, хранить проектную документацию. Офис управления проектами может быть создан по ряду причин4: 1. Для управления корпоративным портфелем проектов; 2. Для управления портфелем проектов на уровне крупного подразделения компании; 3. Для управления программой; 4. Для управления определенной категорией проектов; 5. Для управления крупным проектом; 6. Для управления несколькими проектами, использующими общие ресурсы и инфраструктуру. В организациях существует несколько структур проектного офиса: поддерживающая, контролирующая, руководящая. Их основное отличие заключается в степени контроля и влияния, оказываемого на проекты в организации5. Поддерживающий офис управления проектами предоставляет шаблоны, лучшие практики, обучение и доступ к информации, полученные из других проектов. Данный вид офиса играет консультативную роль и служит в качестве хранилища проекта. Степень контроля со стороны данного офиса низкая. Контролирующий офис управления проектами предоставляет поддержку и требует соответствие требованиям с помощью различных средств. Соответствие предполагает адаптацию методологий, структур, использование специфических шаблонов, фирм и инструментов или соответствие требованиям руководства. Степень контроля со стороны данного офиса средняя. Руководящий офис управления проектами контролирует проекты путём непосредственного управления ими. Степень контроля офиса высокая. В Руководстве для портфельных, программных и проектных офисов (Portfolio, Programme and Project Offices (P3O) guidance6 — далее Руководство P3O), разработанном OGC в 2008 г., представлена высокоуровневая модель офисов различных типов (см. рис. 1), которые могут создаваться в организации для управления портфелями, программами и проектами, как на постоянной, так и на временной основе7. Краткое описание основных типов офисов и их функций/услуг, адаптированное на основе Руководства P3O, приведено в таблице 1. Таблица 1 Краткое описание основных типов офисов для управления портфелями, программами и проектами и их возможных функций/услуг
Продолжение таблицы 1
Названия PMO могут сильно варьироваться в разных организациях: Корпоративный центр по управлению проектами; Стратегический офис управления проектами; Группа управления портфелем проектов; Офис по управлению программой; Дирекция проектов; Отдел по управлению проектами8. PMO может представлять интересы заказчика или инвестора в проекте, выполняемом внешними подрядчиками. PMO может быть создан по схеме аутсорсинга на базе внешней организации, которой передано управление конкретными проектами9.  Рисунок 1. Высокоуровневая модель офисов для управления портфелями, программами и проектами в организации (Руководство P3O) Проектный офис в отличие от PMO3, как правило, создается для отдельного проекта и в его состав входят участники проекта, которые имеют полную занятость по проекту10. Проектная команда включает всех участников проекта, как тех, кто участвует в проекте на постоянной основе, так и тех, кто временно привлекается для выполнения отдельных работ11. Пример организационной структуры команды девелоперского проекта, представлен на рис. 2.  Рисунок 2. Пример организационной структуры команды девелоперского проекта У компаний, которые планируют создание PMO, практически всегда возникает дилемма: «Какую форму целесообразно выбрать для PMO, и выполнение каких функций при этом следует возложить на PMO, чтобы добиться успеха?». Сложность в выборе решения связана с тем, что, с одной стороны, не существует одной модели PMO, которая подходила бы всем организациям, а с другой — описанные в литературе различные типологии PMO, включающие от 3 до 7 типов офисов, также не дают простого и универсального ответа на указанный вопрос12. Наличие проектного офиса позволяет создавать ценность для заинтересованных сторон Хорошей иллюстрацией к возможностям увеличения ценности, создаваемой проектным офисом является модель «Континуум создания ценности проектного офиса», представленную на рисунке 3. Ценность, создаваемая проектным офисом, увеличивается по мере расширения им своих функций и диапазона оказываемых услуг - от предоставления отчетов по проектам для заинтересованных сторон до приведения всех проектов в соответствие со стратегией и извлечения максимальных выгод для организации из всех реализованных проектов13.  Рисунок 3. Континуум создания ценности Иными словами, офис управления проектами необходим в том случае, когда в организации работает несколько проектных менеджеров, управляющих разными командами проекта. Как следствие на проектах буду возникать «узкие места» и руководители буду делить одни и те же ресурсы14. И именно проектный офис определит правила вовлечения ресурсов с целью во избежание их перегруза или переключения с проекта на проект. И прежде чем, тот или иной проект будет поручен команде для осуществления, проектный офис сможет выяснить по средствам ли это компании и нет ли другого, более удачного проекта, который можно было бы запустить взамен. |