Шкилёв Б.П. ЭПр-18СБ (Управление проектами). Контрольная работа по дисциплине Управление проектами Проектный офис цели и задачи
 Скачать 0.81 Mb.
|
2.3. Выявление проблем проектного отделаНаличие в организации проектного отдела, говорит о том, что проектная деятельность должна быть сформирована в рамках проектного офиса. Но при том, что проектный офис в Умке сформирован, набор рабочих групп осуществляется на временный период времени. Таким образом, проектная деятельность организации находятся в состоянии между стабильно функционирующим проектным офисом и временными рабочими группами. Схема представлена на рисунке 7.  Рисунок 7. Текущее проектное функционирование сети Умка Так как для организации отдел является новым, то в процессе реализации проектов у него возникает ряд проблем. По результатам интервью с исполнительным директором было выявлено, что одной из проблем отдела является его взаимодействие с другими структурными подразделениями. Как уже было сказано отдел проектов взаимодействует с управляющими филиалов, IT- службой и маркетологами. Так как IT-служба и маркетологи являются взаимодополняющими структурами для проектного отдела, в процессе их взаимодействия конфликтов не возникает. Данный вывод был сделан, в результате посещения планёрок проектного отдела, где присутствовали представители маркетингового и IT отдела. Для рассмотрения в части, каких процессов проектному отделу приходится взаимодействовать с управляющими филиалов был проведён опрос методом интервью. Целью интервью было выяснить текущую ситуацию во взаимодействии между отделом проектов и управляющими. Респондентами стали 4 управляющих и 4 проект-менеджера. Им было задано три основных вопроса: Приходится ли вам взаимодействовать с проектным отделом/управляющими филиалов? Если да, то, по каким вопросам вы взаимодействуете со смежным подразделением? Какие возникают проблемы при взаимодействии со смежным подразделением? По результатам, все восемь человек подтвердили, что взаимодействовать со смежным отделом им приходится. Основными вопросами, по которым отделы взаимодействуют, являются вопросы по: Формированию команды проекта; Привлечению потребителей; Реализации проектов. В выделенных процессах, было выяснено, какие проблемы возникают между проектным отделом и управляющими: Процесс формирования команды проекта. Когда отделом проектов запускается новый проект, ему необходима команда для успешной реализации этого проекта. Так как все проекты направленны на детей, то для их реализации, необходимы сотрудники, обладающие рядом компетенций и опытом работы с детьми. Набрать команду проекта проектный отдел может из филиалов Умки и чаще всего это педагоги различных направлений. Но в связи с тем, что данные сотрудники обладают рядом своих функциональных обязанностей, им приходится осуществлять выбор между основной работой и проектной деятельностью. И так как проектная деятельность для них является однодневной, то и оплата получается выше, чем они могли бы заработать, выполняя свои функциональные обязанности. Как следствие привлекаемым сотрудникам, выгодно принять участие в проектной деятельности, но это накладывает ряд проблем на выполнение их текущей работы, которая находится непосредственно под руководством управляющих. Так же, как отмечают управляющие филиалов иногда проектный отдел идёт в обход договорённости с ними и договаривается с необходимыми людьми напрямую, о чём управляющие узнают только после, того как сотрудник сообщает что не выйдет в какой то необходимый период на своё рабочее место. Схема взаимодействия проектного отдела и управляющих по вопросу формирования команды проекта, представлена на рисунке 8.  Рисунок 8. Взаимодействие проектного отдела и управляющих Таким образом, в данном процессе проблемами является: Одни и те же люди требуются в двух местах одновременно; Не налажен процесс привлечения сотрудников, проектный отдел идёт в обход управляющим; Управляющие не заинтересованы в передачи сотрудников. Процесс привлечения потребителей. Так как управляющие служат основным связующим звеном между проектным отделом и клиентами сети, то вся информация о проектах передаётся через них. И со слов проектного отдела, управляющие данную обязанность не считают своей функциональной и не хотят выполнять. Так же как было отмечено проектным отделом, управляющие могут не придавать значения поступающей им информации от проектного отдела для клиентов. Со слов управляющих они никак не заинтересованы в существовании отдела проектов и не считают себя с ними единой организацией. Взаимодействие осуществляется только по инициативе проектного отдела. Таким образом, основные проблемы в данном процессе: Сложность в передачи информации о проектах от проектного отдела к потребителю; Нежелание управляющих сотрудничать с проектным отделом; Процесс реализации проектов. Под материальными ресурсами в данной проблеме рассматривается различный реквизит, который нужен проект менеджерам во временное использование. Данный реквизит чаще всего находится в филиалах Умки и для его использования, необходимо получить разрешения от управляющих. Процесс получения реквизита усложняет тот факт, что данные вещи чаще всего покупаются за счёт родителей и являются, чей то собственностью, либо он так же кому то необходим. Основная проблема в этом процессе: 1. Отсутствие преждевременной договорённости о пользовании реквизитом в филиалах сети. Все выявленные проблемы являются ярким примером горизонтального конфликта. Так же данные конфликты носят межгрупповой характер и могут решаться при помощи структурных методов именно: 1. Разъяснение требований к работе; 2. Использование координационных и интеграционных механизмов, которые взаимоувязывают действия различных людей и подразделений, процедуры принятия решений и обмен информацией; 3. Установление общеорганизационных комплексных целей; 4. Применение системы вознаграждений. Исходя из вышеизложенного, можно сделать следующий вывод, что образовательный центр Умка имеет проектное управление, которое находится на стадии своего развития и обладает рядом проблем. Основные проблемы связаны с взаимодействием подразделений, а именно управляющими сети и проектным отделом. Проблемы можно выделить в виде процессов формирование команды проектов, привлечение потребителей и реализация проектов. |