Краткое содержание 29 Об этих стрелках 30 о сочетаниях клавиш 32 о щелчках кнопкой мыши 33 Примеры 33
 Скачать 19.64 Mb.
|
|
Рис. 9.8. Заключительный перекрестный запрос показывает связь между штатами и типами товаров, покупаемыми его жителями (слева дается итог для каждого штата или провинции по всем категориям товаров) 9. Щелкните мышью кнопку Далее. На заключительном шаге придется задать имя запроса. Затем можно выбрать запуск запроса и просмотр полученных результатов или продолжить его редактирование в Конструкторе. Если вам необходима фильтрация, перейдите в Конструктор. В противном случае самое время увидеть плод вашего труда.
Создание перекрестного запроса с нуля Как и запрос любого другого типа, перекрестный запрос можно тонко настроить в Конструкторе. Вы также можете создать новый перекрестный запрос с нуля, выполнив следующие действия. 1. Выберите на ленте Создание → Другие → Конструктор запросов (Create → Other → Query Design). Программа Access создаст новый пустой запрос и откроет его в окне Конструктора. 2. С помощью окна Добавление таблицы (Show Table) добавьте таблицу или запрос, которые вы хотите использовать, и щелкните мышью кнопку Закрыть. Если вы используете БД AdventureWorks, легче всего выбрать вкладку Запросы (Queries) в окне Добавление таблицы и добавить запрос Orderedltems. Подсказка Вы также можете закрыть диалоговое окно Добавление таблицы и просто перетащить таблицы, которые вам нужны, из области переходов на поверхность рабочего поля Конструктора запросов. 3  . Выберите на ленте Работа с запросами | Конструктор → Тип запроса → Тип запроса: перекрестный (Query Tools | Design → Query Type → Crosstab), Программа Access преобразует ваш запрос в перекрестный. Перекрестные запросы выглядят как итоговые с одной лишь разницей. В списке полей в нижней части окна вы найдете дополнительную строку — Перекрестная таблица (Crosstab) (рис. 9.9). Рис. 9.9. Как и у итоговых запросов, у перекрестных есть свойство Групповая операция, в котором задается способ применения поля: для группировки, фильтрации или вычисления итога. В отличие от итоговых запросов перекрестные включают также свойство Перекрестная таблица, в котором задается размещение полей в строке, в столбце, в виде значений или полное скрытие (в этом случае вы, вероятно, применяете поле для сортировки или фильтрации) 4. Выберите поля, которые хотите использовать в своем перекрестном запросе. Каждое поле в перекрестном запросе играет одну из следующих ролей. □ Поле используется для группировки по строкам. В данном случае задайте в свойстве Групповая операция значение Группировка и значение Заголовки строк (Row Heading) в свойстве Перекрестная таблица. Несмотря на то, что мастер создания перекрестного запроса ограничивает вас тремя полями для группировки в строках, вы на самом деле можете добавить практически неограниченное число полей для группировки в столбцах. Убедитесь в том, что столбцы размещены надлежащим образом. Например, если у вас два поля для группировки строк, поле слева используется для группировки первым, а затем группы разбиваются с помощью следующего поля. □ Поле применяется для группировки по столбцам. В этом случае задайте в свойстве Групповая операция значение Группировка и значение Заголовки столбцов (Column Heading) в свойстве Перекрестная таблица. Для этой цели вы должны использовать только одно поле. Помните о том, что группировка по столбцам выполняется после применения группировки строк. Поле отображается как значение в таблице. В этом случае задайте в свойстве Групповая операция итоговую функцию, которую хотите использовать (такую как Sum, Count, Avg и т. д.), и вариант Значение (Value) в свойстве Перекрестная таблица. Для этой цели вы должны использовать только одно поле. Но вы можете применить выражение, выполняющее вычисления, базирующиеся на значениях нескольких полей. Например, перекрестные запросы, показанные на рис. 9.1 и 9.2, используют выражение Revenue: [UnitPrice] * [OrderQty] для вычисления общей выручки для каждой строки заказа. Подсказка Возможно, вы помните, что мастер создания перекрестного запроса предоставляет возможность показать итог для каждой строки в отдельном столбце. На рис. 9.10 показано, как создать подобный эффект самостоятельно.  Рис. 9.10. Обратите внимание на то, что поле OrderQty появляется дважды. В первый раз оно определено как значение, отображаемое в сетке таблицы. Во второй раз оно определяется как заголовок строки, которая создается в дополнительном столбце с итогом для каждой строки. С помощью псевдонима дополнительный столбец переименован в Total Of OrderQty (общее количество в заказе) во избежание путаницы □ Поле применяется для фильтрации или отбора. В этом случае задайте в свойстве Групповая операция значение Условие (Where) и вариант (не отображается) (not shown) в свойстве Перекрестная таблица. Затем вставьте условие в поле Условие отбора. (См. выражения для условий отбора в разд. "Построение условий отбора" главы 6.) Примечание К сожалению, в вычисляемом поле нельзя применить фильтрацию или сортировку. Это означает, что если создается запрос, подсчитывающий количество продаж, нельзя отобрать только строки с большими количествами продаж. Но этот трюк можно проделать в сводной таблице, как описано в следующем разделе. На рис. 9.10 показано определение запроса, подобного созданному с помощью мастера в предыдущем разделе (см. рис. 9.8). Сводные таблицы Если итоговые и перекрестные запросы не потрясли вас в достаточной степени, у программы Access есть еще одно мощное средство для подытоживания ваших данных. Сводная таблица — это специальная таблица, выполняющая те же трюки, что и перекрестный запрос — группировку по строкам и столбцам — но обладающая большими функциональными возможностями. Далее перечислены некоторые из них.
Примечание Многие приверженцы программы Access живут долго и счастливо, даже не сталкиваясь со сводными таблицами. И все потому, что это узкоспециализированное средство, и многие специалисты предпочитают анализировать информацию в других программах (например, в Microsoft Excel). Но свойства сводных таблиц заслуживают внимания, поскольку могут оказаться полезными в следующий раз, когда вам потребуется сделать общие выводы о производительности вашей компании, выпекающей изделия, посвященные знаменитостям. Построение сводной таблицы Программа Access включает в состав сводные таблицы несколько странным образом. В отличие от итоговых и перекрестных запросов сводные таблицы — это не специальный тип запроса. Access обеспечивает сводную таблицу режимом отображения, который можно применять с любой таблицей или запросом. Примечание П  ричина выбора этого кажущегося странным дизайна состоит в необходимости обеспечить чрезвычайную гибкость таблиц. С помощью нескольких щелчков мыши вы можете реорганизовать категории или углубиться в анализ, перейдя от отображения сводных данных к отдельным записям. Для того чтобы это стало возможным, сводным таблицам нужен легкодоступный полный набор записей. Для применения режима Сводная таблица (Pivot Table) откройте таблицу или запрос, которые хотите использовать, и затем выберите на ленте Главная → Режимы → Режим → Сводная таблица (Home → Views → View → PivotTable View). Сначала сводная таблица отображается пустой (рис. 9.11). Рис. 9.11. Этот пример отображает запрос Orderedltems в режиме Сводная таблица. Пока еще не на что смотреть, потому что вы не построили сводную таблицу. Справа открыто окно Список полей сводной таблицы, включающее все поля вашей таблицы или запроса Примечание Сводные таблицы одновременно работают только с одной таблицей или запросом. Поэтому стоит создать запрос, объединяющий все нужные вам таблицы, так же как вы делали при построении перекрестного запроса. Можно также воспользоваться запросом для создания дополнительных вычисляемых полей (например, поля, перемножающего стоимость товара и количество единиц товара). Для создания сводной таблицы нужно сообщить программе Access о том, какие поля использовать в каждой части таблицы. Все сводные таблицы сформируются из пяти компонентов:
Примечание Структура сводной таблицы очень похожа на структуру перекрестного запроса — ключевое отличие состоит в том, что многие из ограничений, сужающих перекрестные запросы, не применяются в сводных таблицах. Самый легкий способ освоить сводные таблицы и множество их функциональных возможностей — попытаться построить хотя бы одну своими руками. Приведенные далее действия подробно описывают процесс создания простой сводной таблицы, которая отображает итоги объемов продаж, сгруппированных по странам и категориям товаров. Если вы хотите действовать в соответствии с ними, используйте запрос OrderedItems в БД AdventureWorks, которую можно загрузить с Web-страницы "Missing CD" на сайте www.missingmanuals.com. Затем вы сможете усовершенствовать сводную таблицу, воспользовавшись ее богатыми возможностями. Примечание Предпочитаете визуальный подход к изучению сводных таблиц? На странице "Missing CD" можно найти и изобразительный ряд, интерактивное анимационное руководство. 1. Из окна Список полей сводной таблицы перетащите с помощью мыши поле РгоductCategory в область Перетащите сюда поля строк (Drop Row Fields Here). Когда вы переместите поле, программа Access выведет все категории товаров сверху донизу в алфавитном порядке (рис. 9.12). Если нужен обратный порядок сортировки, просто щелкните правой кнопкой мыши одно из значений и выберите последовательно Сортировка → Сортировка по убыванию (Sort →Sort Descending). Подсказка Если вы случайно закрыли окно со списком полей сводной таблицы, его можно вернуть выбрав на ленте Работа со сводными таблицами I Конструктор -> Показать или скрыть -» Список полей (PivotTable Tools I Design -> Show/Hide -> Field List). Р  ис. 9.12. В данном примере в область строк добавлен список товаров, а элементы второй группировки (список стран) переносится в область столбцов. Обратите внимание, как только поле выбрано, его имя отображается жирным шрифтом в окне Список полей сводной таблицы 2. Из списка полей сводной таблицы перетащите поле Country в область Перетащите сюда поля столбцов (Drop Column Fields Here). Как только вы перетащите поле, программа Access заполнит его слева направо в алфавитном порядке названиями всех стран из списка. Другими словами, каждая страна приведена в своем столбце. Подсказка Если перемещение с помощью мыши утомительно, есть другой способ создания макета сводной таблицы. В окне Список полей сводной таблицы просто выберите поле, которое хотите добавить в сводную таблицу, и затем в раскрывающемся списке в нижней части окна выберите область, в которую нужно поместить поле. В завершение для вставки поля щелкните мышью кнопку Добавить в (Add to) (расположенную под списком). 3. Теперь нужно выбрать данные для анализа. Переместите поле OrderQty в область Перетащите сюда поля итогов или деталей (Drop Totals or Details Fields Here). Этот шаг заполняет сводную таблицу данными (программе Access может понадобиться несколько мгновений для группировки всех данных, если у вас таблица большого объема). Поле OrderQty добавлено как подробность, т. е. вы увидите все записи в таблице (или запросе) в соответствующих группах (рис. 9.13). 4. Пришло время добавить итоговые вычисления. Щелкните правой кнопкой мыши в сводной таблице поле OrderQty (подойдет любое поле OrderQty) и выберите вариант из подменю Автовычисления (AutoCalc). Можно выполнить все групповые функции, с которыми вы знакомы, включая суммирование, подсчет количества и поиск среднего арифметического. Например, выберите Автовычисления → Сумма, если хотите найти общее количество товаров, проданных в данной категории.  Рис. 9.13. В этой сводной таблице показаны все значения поля OrderQty из запроса Orderedltems, но их немного трудно анализировать. Для того чтобы составить общее представление, необходимо скрыть некоторые из этих деталей и взглянуть на итоговую информацию Все сводные данные, которые создаются с помощью подменю Автовычисления, называют итогами. Они добавляются в группу Итоги (Totals) в верхней части окна Список полей сводной таблицы. (Щелкните кнопкой мыши квадратик со знаком +/-, расположенный рядом со словом Итоги для вывода на экран содержимого группы.) Для удаления итога щелкните его в списке правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить (Delete). 5. Для скрытия подробной информации и отображения только сводных данных снова щелкните правой кнопкой мыши поле OrderQty и выберите команду Без подробностей (Hide Details). После того как подробности будут скрыты, вы получите приемлемый результат, напоминающий перекрестный запрос (рис. 9.14). Подсказка Если вы знаете наперед, что никогда не захотите отображать подробности, можно добавить итоги сразу же. Для этого выберите поле (в данном случае OrderQty) в окне Список полей сводной таблицы и затем в раскрывающемся списке в нижней части этого окна выберите вариант Данные (Data Area). Далее щелкните мышью кнопку Добавить в. Этот подход удобен при работе с громадными таблицами, содержащими тысячи записей. В такой ситуации быстрее добавить итог, а не подробные сведения из каждой записи.  Рис. 9.14. Если убрать с дороги подробности, можно сразу увидеть признанные и не пользующиеся спросом группы. Итог для каждой строки выводится в конце строки (здесь не показан), а итог для каждого столбца отображается в строке Общие итоги в нижней части столбца Манипуляции сводной таблицей Вот где начинается веселье. Одно из ключевых достоинств сводных таблиц — их гибкость. Можно сколько угодно раз перемещать поля, вводить неограниченное число уровней группировки и выполнять множество вычислений сразу. Далее приведено несколько способов быстрого изменения сводной таблицы.
в  размещении поля в нужном месте иерархии группировок. Например, если вы хотите разбить группу страны на группы штатов, нужно поместить поле StateProvince справа от поля Country, как показано на рис. 9.15. Если же вы хотите разбить группы категорий товаров на группы отдельных товаров, нужно поместить поле ProductName справа от поля ProductCategory. Рис. 9.15. Вверху: поле StateProvince располагается справа от поля Country. Теперь столбцы будут группироваться по странам (поле Country) и внутри стран по штатам (поле StateProvince) — как раз то, что нужно. Программа Access отображает толстую голубую линию, обозначая место расположения столбца после того, как вы отпустите левую кнопку мыши. Внизу: поле StateProvince располагается слева от поля Country. Теперь столбцы группируются сначала по штатам, а затем по странам. Программа разрешает сделать это, хотя в подобном действии мало смысла. Каждый штат принадлежит только одной стране, и в группе будет только одна подгруппа, которая бесполезна Каждый раз, когда вы изменяете структуру сводной таблицы, программа просматривает вашу таблицу и полностью перестраивает сводную. Если вы изменяете данные в открытой сводной таблице, можно выбрать на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Данные → Обновить (PivotTabie Tools | Design → Data → Refresh Pivot), чтобы заставить программу Access сразу перестроить сводную таблицу. Создание вычисляемого поля Д  ля получения самой интересной информации из сводной таблицы зачастую необходимо соединить несколько полей в выражении. Классический пример (который вы уже видели раньше в этой главе при обсуждении перекрестного запроса) — умножение количества заказанных изделий на цену изделия для определения итоговой выручки. Можно также умножить цену товара на количество единиц товара на складе для определения стоимости запасов, имеющихся у вас под рукой. Этот метод действует и в сводной таблице, но для его реализации потребуется немного больше работы. 1. В режиме Сводная таблица выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Сервис →Формулы → Создание вычисляемого поля сведений (PivotTable Tools | Design → Tools → Formulas → Create Calculated Detail Field). На экране появится окно Свойства (Properties) с несколькими вкладками, в данный момент отображена вкладка Вычисление (Calculation) (рис. 9.16). Рис. 9.16. Это вычисляемое поле перемножает значения двух полей
Можно ввести, к примеру, [UnitPrice] * [OrderQty]. Вы можете применять любую комбинацию функций Access и полей исходной таблицы. (Сведения о создании выражений для вычисляемых полей можно найти в разд. "Вычисляемые поля "главы 7.) Если вы забыли имя поля, можно воспользоваться раскрывающимся списком, расположенным под текстовым полем. Просто выберите поле и щелкните мышью кнопку Добавить ссылку на (Insert Reference To). 4. Используя другие вкладки, измените, как считаете нужным, параметры форматирования вашего поля. Другие вкладки позволяют управлять тем, как ваше вычисляемое поле решает иные задачи, связанные со сводной таблицей (например, отбор записей) и параметрами форматирования поля. Самые полезные параметры находятся на вкладке Формат (Format), позволяющей задать шрифт, цвет и (что особенно важно) формат вывода Денежный для поля TotalRevenue, таким образом, оно отображается со знаком валюты в соответствии с настройками вашего компьютера, запятыми и двумя знаками в дробной части. 5. Щелкните кнопкой мыши вкладку Вычисление (если она не выбрана в настоящий момент) и щелкните мышью кнопку Изменить (Change) для вставки вычисляемого поля в сводную таблицу. Если вы воспользовались кнопкой Без подробностей (Hide Details) для сворачивания сводной таблицы и отображения только итоговых данных, то ничего не увидите в ней. Только что добавленное вами вычисляемое поле — это поле сведений или подробностей. Для того чтобы увидеть полный список значений всех записей, выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Показать или скрыть → С подробностями (PivotTable Tools | Design → Show/Hide →Show Details), прежде чем продолжить. Ваше вычисляемое поле также появится в окне Список полей сводной таблицы. Если позже захотите от него избавиться, щелкните поле в этом списке правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить. В следующем пункте добавляется полезный итог к вашему полю сведений. 6. Щелкните правой кнопкой мыши вычисляемое поле, выберите команду Автовычисления и задайте вариант групповой операции (например, Сумма), затем можно щелкнуть поле правой кнопкой мыши и выбрать команду Без подробностей, чтобы вернуться к более компактному сводному представлению данных. Ваше итоговое поле появится в списке полей сводной таблицы в группе Итоги, расположенной в верхней части списка. Для удаления этого поля щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить. Для удаления поля из сводной таблицы, но сохранения его под рукой для применения в дальнейшем, щелкните мышью поле в таблице и выберите команду Удалить. Если вам не нравится длинное имя итогового поля (которое обычно выглядит как "Sum of TotalRevenue" (Сумма TotalRevenue)), щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства, чтобы открыть одноименное окно. Укоротить имя можно на вкладке Заголовки (Caption) в текстовом поле Заголовок (Name). На рис. 9.17 показан окончательный вариант примера. Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы Как вы уже поняли, сводная таблица — это режим необычного представления таблицы (или запроса). Когда вы закрываете окно после построения сводной таблицы, программа Access предлагает сохранить сделанные вами "изменения макета" (layout changes). В этот момент у вас есть два варианта: выбрать Да для сохранения структуры сводной таблицы с основной таблицей или запросом для просмотра в дальнейшем или выбрать Нет для того, чтобы отбросить все сделанное. Если вы выбрали Нет, то при переключении в режим Сводная таблица в следующий раз вы начнете снова с чистого листа и придется собирать сводную таблицу с пуля. Р  ис. 9.17. В представленной сводной таблице группы стран подразделяются на штаты, а группы категорий товаров — на отдельные изделия. В сводной таблице также отображаются два итоговых поля: общий доход (TotalRevenu) и общее количество проданных товаров (OrderQty Sum) Если вы истинный ценитель сводных таблиц, то, возможно, вам захочется сохранить для одной и той же таблицы или запроса два разных варианта сводной таблицы. В этом случае вы смогли бы легко взглянуть на ваши данные под разными углами. К сожалению, каждая таблица или запрос могут вмещать только одну сводную таблицу. Что же делать предприимчивому разработчику БД? Ответ — создать отдельную форму для вашей сводной таблицы. Формы — это настраиваемые окна, которые создаются для облегчения ввода и просмотра данных. Вы изучите их подробно в части IV. Но сейчас важно понять, что можно взять единственную таблицу и создать для нее бесконечное число форм сводной таблицы. Если вы планируете работать со сводными таблицами долго, отделение сводной таблицы от ваших данных — бесценная возможность. Для создания формы сводной таблицы выполните следующие действия. 1. Выберите в области переходов таблицу или запрос, данные которых вы хотите использовать в сводной таблице. 2. Выберите на ленте Создание → Формы → Другие формы → Сводная таблица (Create → Forms →More Forms → PivotTable).
Скрытие и отображение подробностей Как вы уже видели, сводные таблицы — весьма полезное средство для создания подробных итоговых таблиц. Единственная проблема состоит в том, что порой сводные таблицы перегружены подробностями, даже их итоги почти также детальны, как и исходная таблица. Рассмотрим сводную таблицу, показанную на рис. 9.17. Когда создается сводная таблица, вы видите информацию о каждом товаре и каждом географическом регионе. Но, что если вы хотите отобразить только конкретный товар, товар в определенной категории или товары в конкретной стране или штате? В данном случае хитрость заключается в скрытии всех категорий, которые вы не хотите видеть, с помощью свертывания таблицы. Самый легкий способ раскрыть или свернуть данные — использование кнопок +/-, которые выводятся рядом с заголовками строк и столбцов (рис. 9.18). Этот метод позволяет раскрыть или свернуть все группы в конкретной строке или столбце. Если вы хотите сосредоточиться на конкретных данных, можно раскрыть единственную ячейку. В данном случае просто щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите команду С подробностями (Show Details). Например, используя этот метод, можно раскрыть ячейку, в которой отображаются продажи одежды в Австралии (вместо объема продаж одежды во всех странах или объема всех продаж в Австралии). Фильтрация в сводных таблицах Другой способ упрощения сводных таблиц — исключение некоторых данных, участвовавших в их формировании. Для этого применяется фильтрация сводной таблицы, во многом похожая на фильтрацию на листе данных, — вы сообщаете программе Access о том, какие записи вы хотите использовать, а какие вас не интересуют. Существует несколько способов фильтрации. Два самых быстрых варианта фильтрации — выбор элементов, которые вы хотите видеть, из списка. Далее перечислены эти варианты. ■ Можно отобрать записи, используя поля, которые группируют строки и столбцы вашей сводной таблицы. Например, с помощью такого варианта фильтрации можно скрыть страны или категории товаров, которые вас не интересуют. Для применения фильтрации просто щелкните мышью стрелку раскрывающегося списка справа от заголовка соответствующего поля (рис. 9.19). Далее сбросьте флажок, расположенный рядом с каждым элементом, который вы не хотите включать в сводную таблицу. Это похоже на сворачивание частей сводной таблицы, с одной лишь разницей — вся отфильтрованная информация исчезает бесследно, не остается даже итогов.  Рис. 9.18. Используйте кнопку со знаком "плюс" (+) для отображения подробностей свернутой группы и кнопку со знаком "минус" (-) для свертывания развернутой группы. В данной сводной таблице все группы товаров свернуты за исключением группы Accessories. Также свернута страна Австралия, поэтому отображаются только итоги (а не распределение по регионам)  Рис. 9.19. Вариант быстрой фильтрации позволяет скрыть определенные элементы, не желательные в вашей сводной таблице. Когда применяется этот сорт фильтрации, стрелка раскрывающегося списка для соответствующего поля меняет цвет с черного на синий ■ Можно отбирать записи, используя другие поля в исходной таблице. Просто перетащите их из списка полей сводной таблицы в область над сводной таблицей Перетащите сюда поля фильтра (Drop Filter Fields Here). После того как поле фильтра вставлено, рядом с его заголовком появляется раскрывающийся список. Щелкните кнопкой мыши стрелку для отображения списка всех значений и сбросьте флажок, расположенный рядом со значениями, которые вы не хотите видеть. Программа Access позволяет отобрать максимальные и минимальные значения вычисляемых величин в любой группе. Например, можно применить этот метод для того, чтобы скрыть плохо продаваемые товары. Для этого щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля ProductName и выберите вариант из подменю Показать верхние и нижние элементы (Show Top/Bottom Items). Возможно, вы хотите увидеть конкретное число товаров (наилучшие или наихудшие 1, 10, 25 и т. д.) или процентное выражение (наилучший 1%, наилучшие 10% и т. д.). На рис. 9.20 показан пример. Примечание Когда задана фильтрация верхних/нижних элементов, справа от заголовка поля появляется пиктограмма Автофильтр (AutoFilter) (она выглядит как воронка). Переместите указатель мыши над пиктограммой, чтобы установить, какая фильтрация задана. Для удаления установленной фильтрации щелкните мышью пиктограмму и выберите команду Автофильтр. Для восстановления фильтрации в любой момент выберите эту команду еще раз. Фильтрацию верхних/нижних элементов легко применять, но если у вас несколько уровней группировки, нужно тщательно выбирать место применения фильтрации. Например, рассмотрим сводную таблицу, показанную на рис. 9.20, в которой продажи разделены по категориям и названиям товаров. Если применить фильтр "верхние/нижние" к полю ProductName, вы увидите 1% наилучших товаров из всех изделий. Но если однопроцентный фильтр применить к полю ProductCategory, вы увидите наилучший 1% из всех категорий. Другими словами, вы сосредоточитесь на категориях, имеющих максимальные объемы продаж, а не на самых ходовых товарах. Р  ис. 9.20. Сводная таблица сокращена до пяти процентов самых популярных товаров. Если есть категории, не содержащие товары из этого диапазона, эти категории не будут отображаться вообще Для того чтобы понять разницу, представьте, что произойдет, если в категорию Components входит большое количество медленно продаваемых изделий, которые, будучи просуммированы, представляют внушительную величину. Когда вы примените фильтр к полю ProductCategory, то увидите все товары в этой категории с высокой торговой эффективностью. Если же применить фильтр к полю ProductName, вы сосредоточитесь на самых популярных товарах и категориях, их содержащих. В данном случае центром внимания станет категория Clothing с несколькими самыми ходовыми товарами. Подсказка Есть опасность затянуть на себе узел, применив слишком много условий фильтрации одновременно. Если вы забыли, какие условия отбора задали, их можно отключить все сразу, выбрав на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Фильтр и сортировка → Автофильтр (PivotTable Tools | Design → Filter & Sort →AutoFilter). Сводные диаграммы П  рограмма Access позволяет создавать диаграммы, основанные на данных сводной таблицы. На самом деле с каждым представлением сводной таблицы связано представление сводной диаграммы. Для переключения из режима сводной таблицы на диаграмму, отображающую ваши результаты в графической форме, выберите на лепте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Режим →Сводная диаграмма (PivotTable Tools | Design → View → PivotChart View) или воспользуйтесь кнопками режимов в правом нижнем углу окна программы. Рис. 9.21. На этой сводной диаграмме показана сводная таблица, разделенная по категориям товаров в строках и на страны в столбцах. Каждая категория строк отображается как группа расположенных рядом столбцов. Можно переместить указатель мыши над столбцом и увидеть всплывающую подсказку с дополнительными сведениями о нем. В этом примере выбранный в данный момент столбец (самый высокий), отображающий объем продаж велосипедов в США, превышает объемы продаж во всех группах В случае сводной таблицы товаров из примера, описанного ранее в этой главе, сводная диаграмма позволяет легко увидеть группы, выделяющиеся объемами продаж. Нужно просто найти самые высокие столбцы на диаграмме, показанной на рис. 9.21. Подсказка Выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Показать или скрыть → Легенда (PivotChart Tools | Design → Show/Hide → Legend) для вывода на экран блока с условными обозначениями ваших групп (legend box). Сводные диаграммы интерактивны, как и сводные таблицы. Если посмотреть внимательно на сводную диаграмму, то можно увидеть заголовки полей, выбранные для элементов строк, столбцов и данных, которые отображаются непосредственно на диаграмме. Вы можете использовать заголовки полей для изменения данных, которые выводятся на экран, реорганизации уровней группировок или применения фильтрации без выхода из режима сводной диаграммы. Например, на рис. 9.21, если нужно отобразить меньше стран, просто щелкните кнопкой мыши заголовок поля Country в правой части диаграммы. На экране появится список стран с установленными флажками рядом с каждой страной, которая выбрана для вывода на экран. Если сбросить флажок, страна исчезнет из сводной диаграммы и лежащей в основе сводной таблицы. Сводные диаграммы не так полезны, как кажется на первый взгляд. Одна из проблем состоит в том, что подробные сводные данные не всегда можно эффективно отобразить на чертеже. Если у вас большое число групп (например, данные сгруппированы по названию товара или по городу клиента, как в приведенных ранее примерах), то в результате вы получите десятки столбцов, тесно прижатых друг к другу, и не сможете прочесть блок условных обозначений, чтобы понять, какой столбец какую группу представляет. Подсказка Перед созданием сводной диаграммы часто полезно ограничить количество информации в сводной таблице. Слишком большое количество данных может привести к большой загруженности диаграммы и трудности ее восприятия. Легче всего скрыть данные, если не применять слишком много уровней группировок и ограничиться только интересующими вас группами с помощью фильтрации, как описано в предыдущем разделе. Выбор типа диаграммы Еще одно ограничение, связанное со сводными диаграммами, — малое число вариантов визуализации данных. Изменить тип диаграммы можно, щелкнув диаграмму правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить тип диаграммы (Change Chart Type). На экране появляется коллекция разных вариантов. Но большинство диаграмм в этой коллекции, начиная от круговых и заканчивая графиками, не могут сформировать приличного отображения ваших данных с большим количеством групп. В действительности стоит опробовать только три приемлемых варианта.
 Рис. 9.22. В гистограмме с накоплением группа каждой строки — отдельный прямоугольник. Затем прямоугольник делится на группы столбцов таблицы. В данном примере это означает, что у вас есть один прямоугольник для каждой страны и отдельные области прямоугольника представляют объемы продаж в разных категориях товаров для этой страны. Гистограмма с накоплением облегчает сравнение разных категорий. Очевидно, что велосипеды лучше всего продаются во всех странах Р  ис. 9.23. В нормированной гистограмме с накоплением нельзя определить страну с максимальным объемом продаж, но можно сравнить распределение продаж по категориям. Например, можно установить, в какой стране максимальная выручка от продаж велосипедов. (В данном примере, такой страной оказывается Австралия, но, как ни странно, в других странах похожая картина) ■ Объемная гистограмма в основном похожа на обычную гистограмму. Она просто позволяет расположить столбцы по ширине и глубине более логично (рис. 9.24). Р  ис. 9.24. На объемной гистограмме страны упорядочены слева направо, а все категории товаров помещаются от переднего края диаграммы к заднему. К сожалению, нельзя выбрать, какую категорию поместить на переднем плане, а какой закончить на заднем плане — порядок расположения алфавитный Подсказка Для поворота объемной диаграммы щелкните кнопкой мыши в свободном месте диаграммы. Затем выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор →Сервис →Страница свойств для отображения окна Свойства (Properties). Перейдите на вкладку Объем (3D View), содержащую множество ползунков, которые можно передвигать для получения разных ракурсов представления данных. Печать сводной диаграммы Если вы хотите напечатать сводную диаграмму, используйте последовательность команд Office → Печать (или кнопка Office → Предварительный просмотр для того, чтобы сначала внимательно посмотреть на то, как будут выглядеть ваши результаты). Если у вас нет цветного принтера, визуальное разделение групп может оказаться трудной задачей. Можно выбрать определенные цвета для всех групп, но это потребует дополнительных усилий. Вот как это делается.
столбце Australia (Австралия), группа Bikes будет выделена во всех странах, а именно ее вы и хотите изменить.
Часть III Отчеты |