Краткое содержание 29 Об этих стрелках 30 о сочетаниях клавиш 32 о щелчках кнопкой мыши 33 Примеры 33
 Скачать 19.64 Mb.
|
|
Примечание Если у вашей БД обнаруживается недействительная связь при попытке открыть таблицу (или другой объект, использующий таблицу, например, запрос или отчет), вы получите сообщение, информирующее о том, что программа Access не может найти нужный вам файл. К счастью, связи легко обновляются. Выполните следующие действия. 1. Выберите на ленте Работа с базами данных → Работа с базами данных → Диспетчер связанных таблиц (Database Tools → Database Tools →Linked Table Manager) (или щелкните правой кнопкой мыши любую связанную таблицу и затем выберите Диспетчер связанных таблиц).  Рис. 18.4. Рядом с этими таблицами расположена пиктограмма со стрелкой, обозначающая связанные таблицы. На самом деле эти таблицы хранятся не в текущем файле БД, но программа Access знает, где найти данные, когда они потребуются На экране появится окно Диспетчера связанных таблиц со списком всех связанных таблиц вашей БД (рис. 18.5).  Рис. 18.5. В этой БД восемь связанных таблиц. Все ссылки указывают на одну и ту же серверную БД, общую для всех, что не является обязательным условием 2. Установите флажок рядом с каждой ссылкой, которую хотите изменить. Если нужно обновить все ссылки, щелкните мышью кнопку Выделить все (Select All). Чаще всего все ваши ссылки будут указывать на один и тот же файл БД. Но если нужно связать таблицы с разными файлами, установите флажок Всегда выдавать запрос нового местонахождения (Always prompt for new location). 3. Щелкните мышью кнопку ОК. Программа Access выведет на экран знакомое окно для выбора файла. Просмотрите папки для поиска файла БД, содержащего вашу таблицу, выделите его и щелкните мышью кнопку ОК. Если вы установили флажок Всегда выдавать запрос нового местонахождения, программа Access будет выводить окно выбора файла для каждой ссылки. Посмотрите на заголовок окна, чтобы выяснить, связь с какой таблицей вы обновляете. Если данный флажок не установлен, можно обновить все связи за один шаг. Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется” Теперь, когда БД с многопользовательской поддержкой создана, вы рассчитываете, что она будет поддерживать толпу пользователей, поэтому вас приводит почти в шоковое состояние таинственная ошибка "Файл уже используется" ("File already in use"). Разве не для того создаются БД с многопользовательской поддержкой, чтобы оставаться доступными, даже когда кто-нибудь их использует? Эта ошибка возникает, поскольку кто-то уже открыл БД с монопольным доступом (Exclusive mode). Монопольный доступ (см. разд. "Открытие БД с монопольным доступом " далее в этой главе) позволяет одному пользователю связаться с БД и заблокировать попытки всех остальных. Хитрость заключается в том, что при определенных обстоятельствах программа Access может применять монопольный доступ, даже если вы ее об этом не просили. Наиболее распространенная проблема — отсутствие у пользователя подходящих разрешений на папку с общим доступом, в которой хранится многопользовательская БД. (Разрешения (Permissions) — составляющая системы безопасности ОС Windows, определяющая способ использования файлов и папок тем или иным пользователем.) В особенности эта проблема проявляется, когда вы первым открываете БД и не имеете разрешения на создание новых файлов. В этой ситуации программа Access не может создать файл с расширением laccdb. Этот файл отслеживает блокировки (см. разд. "Применение блокировок для предотвращения наложения обновлений" далее в этой главе). Без файла с расширением laccdb Access не может координировать работу многих пользователей. Поэтому программа тихо переходит в режим монопольного доступа, который блокирует остальные обращения к БД. Понятно, что решением может быть точное определение всех, нуждающихся в использовании БД, и гарантированное предоставление им разрешения на создание новых файлов в папке с общим доступом. Конечно, все было бы гораздо проще, если бы программа Access могла предупредить вас о том, что не может нормально открыть БД и вынуждена применить монопольный доступ. Разделение БД вручную Для разделения БД не обязательно применять мастер. Вы можете самостоятельно перенести таблицы в отдельный файл БД и затем вручную установить с ними связь. Главная причина такого подхода заключается в желании разделить вашу БД на несколько фрагментов — например, вы хотите создать одну клиентскую часть и четыре серверных файла. Для разделения серверной БД существуют некоторые веские основания. К ним относятся следующие. ■ Повышение надежности. На самом деле, если один файл будет поврежден, остальные останутся в прежнем состоянии.
■ Возможность дальнейшего роста файла БД. Как упоминалось ранее, программа Access ограничивает размер БД 2 Гбайт. Если планируется хранить большое число записей с вложениями (например, изображениями), хорошо бы иметь уверенность в том, что дос таточно дискового пространства доступно в данный момент и будет доступно в обозри мом будущем. Для разделения БД вручную необходимо использовать средства импорта и экспорта программы Access. Описанные далее действия продемонстрируют разделение БД Boutique Fudge на три отдельных файла, таким образом, вы сможете хранить данные кредитных карт отдельно от остальной информации. (Если хотите повторять эти действия на компьютере, найдите БД примеров на странице "Missing CD" Web-сайта www.missingmanuals.com.) 1. Создайте необходимые серверные БД. В данном примере вам нужны две серверные БД: одна для хранения данных кредитных карт (назовем ее BoutiqueFudgeSecrets_be.accdb) и вторая для остальных подробностей (назовем ее BoutiqueFudge_be.accdb). Прежде чем двигаться дальше, создайте обе эти БД в программе Access и поместите их в общедоступную папку, но пока оставьте пустыми. 2. Откройте файл серверной БД. Следующая задача — добавить соответствующие таблицы в каждую из серверных БД. Для этого используйте мастер импорта программы Access. Начнем с файла BoutiqueFudgeSecretsJbe.accdb. Он легче, поскольку должен включать всего одну таблицу. 3. Выберите на ленте Внешние данные → Импорт → Access (External Data → Import →Access). Начнет работу мастер импорта (рис. 18.6). Примечание В данном примере импортируются таблицы, необходимые для серверной БД. Можно попробовать и обратный прием — экспортировать таблицы из клиентской БД. Но у операций экспорта больше ограничений, чем у импорта, т. к. они позволяют преобразовать только одну таблицу одновременно.  Рис. 18.6. В первом окне мастера импорта выбирается файл с таблицами, которые надо импортировать, и затем решается, копировать таблицы или просто создать ссылки на них 4. В поле Имя файла (File name) задайте местоположение вашей клиентской БД. В данном примере — это файл BoutiqueFudge.accdb, в настоящий момент содержащий полный набор (таблицы, запросы, формы и отчеты). 5. Выберите первый переключатель Импорт таблиц ... в текущую базу данных (Import tables ... into the current database). Второй переключатель позволяет создать связанные таблицы. Вы примените их позже в этом процессе. 6. Щелкните мышью кнопку ОК. На экране появится окно Импорт объектов (Import Objects) со всем содержимым вашей БД (рис. 18.7).
БД BoutiqueFudgeSecrets_be нужна единственная таблица CreditCards'>CreditCards (кредитные карты). После нажатия кнопки ОК программа Access копирует таблицы в вашу БД. Файл БД можно закрыть. 8. Повторите пункты 2—7 для заполнения остальных файлов серверных БД. В данном примере необходимо открыть файл BoutiqueFudge_be.accdb и импортирован в него все таблицы за исключением таблицы CreditCards. Р  ис. 18.7. На вкладке Таблицы перечислены все таблицы вашей БД. Выделите одинарным щелчком кнопки мыши те, которые хотите импортировать После завершения передачи данных в серверные БД, самое время обновить клиентскую БД. 9. Откройте клиентскую БД. В нашем случае файл BoutiqueFudge.accdb. 10. Удалите все таблицы. Не бойтесь — в конце концов, вы только что скопировали их в файлы серверных БД. После завершения удаления следует выполнить последний шаг — создать нужные вам связи в клиентской БД. Если ваши таблицы связаны друг с другом, начните с подчиненных или дочерних таблиц. 11. Выберите на ленте Внешние данные → Импорт →» Access (External Data → Import → Access). Снова запустится мастер импорта. 12. Укажите мастеру импорта на первый серверный файл, выберите переключатель Создать связанную таблицу для связи с источником данных (Link to the data source) и затем нажмите кнопку ОК. Начните с файла BoutiqueFudgeSecrets_be.accdb. 13. Выберите все таблицы и щелкните мышью кнопку ОК. Программа Access создаст соответствующие связанные таблицы в вашей БД. Рядом с каждой таблицей в области переходов отображается сигнальная пиктограмма стрелки, чтобы дать вам знать о применении связи. 14. Повторите пункты 11 — 13 для каждой серверной БД. Если вы начали с файла BoutiqueFudgeSecrets_be, пора перейти к файлу BoutiqueFudge_be, содержащему все остальные нужные вам таблицы. Если вы выполнили все перечисленные действия, то получите три файла БД, работающие вместе: BoutiqueFudgeSecrets__be.accdb с информацией о кредитных картах, Boutique-Fudge__be.accdb с остальными таблицами и BoutiqueFudge.accdb с запросами, формами и отчетами. Если хотите увидеть окончательный продукт, загляните в загружаемые из Интернета примеры к данной главе. Перейдите в разд. "Защита базы данных" далее в этой главе, чтобы узнать, как применять разные параметры безопасности к различным серверным БД. Блокировка вашей клиентской БД Прежде чем выпустить вашу БД в жизнь, стоит подумать о вредных последствиях. В руках не слишком смышленых пользователей Access ваши любовно создаваемые формы и отчеты могут быть безнадежно испорчены. Эта самая частая жалоба в случаях совместного использования БД Access: раньше или позже любопытные или небрежные пользователи изменят что-нибудь, что не стоило трогать, и их клиентская БД перестанет работать. Несмотря на то, что вы не сможете стоять за плечом каждого из них, можно предотвратить проделки пользователей с помощью блокировки клиентской БД. В этом случае другие люди не смогут изменять формы и отчеты. (При этом они все равно смогут просматривать и редактировать данные.) Секрет установки блокировки вашей клиентской БД заключается в замене расширения файла accdb на расширение accde. Несмотря на разницу всего в одной букве формат с расширением accde ограничивает пользователей несколькими способами:
Примечание Программа Access предоставляет такие же возможности в отношении БД более старого mdb-формата. Для блокировки внесения изменений в файл с расширением mdb создайте файл с расширением mde. Создать файл с расширением accde проще простого. Достаточно выполнить следующие действия.
Если вы открыли ее не из надежного расположения (см. разд. "Задание надежного расположения" главы 15), необходимо щелкнуть мышью кнопку Параметры (Options) на панели сообщений, выбрать команду Включить содержимое (Enable Content) и затем щелкнуть мышью кнопку ОК. 3, Выберите на ленте Работа с базами данных → Работа с базами данных → Создать ACCDE (Database Tools → Database Tools → Make ACCDE). На экране появится диалоговое окно Сохранить как (Save As). 4. Введите имя для вашего файла с расширением accde. Программа Access не изменит исходную БД — вместо этого она создаст копию нового формата. После создания файла с расширением accde убедитесь в том, что исходный файл с расширением accdb у вас в руках. Рано или поздно вам придется вносить изменения. Программа Access не предоставляет никакого способа обратного преобразования файла с расширением accde в исходный формат, поэтому единственная возможность вернуться к первоначальному файлу — внести изменения и затем экспортировать его в новый файл с расширением accde. Примечание Если исходный файл с расширением accdb потерян, нет возможности изменить ваши формы и отчеты. Вы остаетесь с неизменной во времени БД. В качестве последнего средства можно обратиться к Web-пространству, в котором другие компании предлагают утилиты, умеющие (обычно) преобразовывать файл с расширением accde в файл с расширением accdb. Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом ACCDE Формат ACCDE подходит только для клиентских БД? Преобразовать в файл с расширением accde можно любую БД. Но следует дважды подумать, прежде чем применять преобразование к неклиентской БД, поскольку трудно обновлять файл с расширением accde, содержащий данные. Для того чтобы понять проблему, представьте себе, что создается файл с расширением accde для БД, содержащей всю информацию о продажах по сниженным ценам средств по уходу за волосами. Эта БД включает все исходные данные — списки клиентов, доступные сервисы и счета — и содержит формы и отчеты, облегчающие жизнь. Разделения на серверную и клиентскую часть нет. Через несколько недель вы решаете добавить новый отчет, отображающий клиентов, разделенных на подгруппы в зависимости от цвета их краски для волос. Конечно, вы не можете редактировать непосредственно файл с расширением accde, поэтому вы доводите до совершенства отчет в исходном файле с расширением accdb и создаете новый файл с расширением accde. И тут возникает проблема — в вашем исходном файле с расширением accdb старые данные. Теперь у вас два неполных файла: accde-файл с новыми данными, но старыми формами и отчетами и новый accde-файл с правильными формами и отчетами, но некорректными данными. Для разрешения этой ситуации нужно выполнить требующую много времени операцию импорта, как описывалось ранее. Во избежание подобных проблем синхронизации данных применяйте формат accde для того, для чего он предназначен — блокировки клиентских БД, не содержащих никаких таблиц. Использование БД совместно с пользователями, у которых нет Access Было бы неплохо, если бы пользователи могли работать с вашей БД и пользоваться вашими формами и отчетами без установки полной версии программы Access на своих компьютерах? Это может показаться фантастикой, но такой способ есть. Корпорация Microsoft предоставляет усеченную версию программы Access, которая называется исполняемой средой Access(Access runtime engine). Вместо покупки отдельной копии Access для каждого пользователя, которому приходится использовать вашу БД, можно им всем дать копию такой исполняемой среды. Затем они могут использовать ее для загрузки вашей БД и применения ее форм и отчетов для просмотра и редактирования данных. Исполняемая среда Access не обладает всеми возможностями программы Access. Сразу заметно, что у нее нет ленты и области переходов. На самом деле она не предоставляет пользователям возможностей для изменения конфигурации или проекта БД. (Это ваша работа как разработчика БД.) Единственно, что вы можете делать с помощью исполняемой среды Access — применять формы и отчеты, включенные в клиентскую БД. Примечание Если в исполняемой среде Access использовать хорошо спроектированную клиентскую БД, пользователи могут даже не знать, что они работают в Access. Итак, как же добраться до исполняемой среды Access? Во время написания книги она еще не была выпущена. Однако корпорация Microsoft обещала сделать ее доступной в начале 2007 г. (и в отличие от Access 2003 Microsoft обещает, что исполняемая среда Access 2007 будет доступна на ее Web-сайте и тесно связана со средствами программирования Visual Studio). Для того чтобы узнать последние новости о состоянии исполняемой среды Access, щелкните кнопкой мыши ссылку на страницу "Missing CD" на Web-сайте www.missingmanuals.com. Между тем уже сейчас можно посмотреть, как будет выглядеть БД в исполняемой среде. Вот как это сделать. 1. Откройте вашу БД и убедитесь в том, что у нее есть стартовая форма или форма просмотра. У исполняемой среды Access нет области переходов, поэтому у вас должна быть форма просмотра, обеспечивающая работу пользователя. Она может быть кнопочной формой с кнопками, направляющими на другие формы. Для установки стартовой формы выберите кнопку Office → Параметры Access (Office → Access Options). В списке слева выберите категорию Текущая база данных (Current Database). И, наконец, задайте в параметре Форма просмотра (Display Form) форму, которую хотите отображать автоматически при открытии БД. 2. Замените расширение файла БД accdb расширением accdr. (Возможно, буква "r" обозначает runtime (исполняемая).) 3. Дважды щелкните кнопкой мыши вашу БД для запуска в режиме исполнения. Вы увидите форму просмотра, но без ленты и области переходов (рис. 18.8). Не беспокойтесь, Access может восстановить расширение accdb в вашем файле, чтобы вернуть его обычный формат. |