Курс лекций по дисциплине основы управления в правоохранительных органах
 Скачать 1.02 Mb.
|
|
Вопрос 2 Документационная культура управления в правоохранительных органах. Документационная культура управления в правоохранительных органах - это качественный уровень требований к операциям руководителей с документами, обусловленных принципами и нормами документоведения, в интересах эффективности управления. По данным специалистов, в целом на выполнение операций с документами руководители затрачивают от 30% до 80% своего служебного времени. Ведь реализация любой функции управления начинается с обращения к тем или иным документам и завершается различными операциями с ними. Причем эффективность осуществления управленческих функций во многом предопределяется качеством документационной деятельности, ее основных составляющих: документирования и документооборота. Документирование включает все операции от составления согласования документов до их оформления и изготовления, а документооборот -от создания или поступления документов извне до завершения их исполнения и оформления "в дела" либо отправки адресатам. Целевое назначение документирования заключается, по мнению специалистов, в том, чтобы своевременно преобразовать информацию в такую форму, которая была бы пригодна, надежна и удобна для использования в практической деятельности руководителей. Такое назначение обусловливается спецификой этой практической деятельности. Она заключается в том, что чаще всего имеющаяся (полученная) информация используется руководителями не сразу и не один раз, а, как правило, по истечении определенного промежутка времени и многократно в различных ситуациях. Несовпадение во времени между моментами получения и использования руководителями информации приводит к тому, что у них возникает необходимость в ее надежном сохранении. Для этого она должна быть, прежде всего, зафиксирована на материальных носителях в том случае, если поступила к ним в нефиксированной (идеально фиксированной) форме. Дело в том, что при всей своей универсальности память руководителей все же оказывается ненадежным хранилищем информации. Однако, к сожалению, дело не только во временном разрыве между моментами получения и применения руководителями информации. Обычно возникает и пространственный разрыв - несовпадение в пространстве моментов получения и использования ими той или иной информации. При этом исходная информация проходит через тот или иной круг различных руководителей. Кроме того, очень важным является также то обстоятельство, что для практических целей руководители обычно могут использовать не любую информацию, а лишь ту, которая имеет определенное юридическое значение, то есть информацию, которая может вызывать те или иные юридические последствия. Это возможно только в том случае, если информация оформлена в соответствии с действующим правовым порядком. Практика показывает, что для подобных условий лучше всего приспособлена информация, которая зафиксирована тем или иным способом на постоянных длительного применения материальных носителях - бумаге, пластике, металле, стекле и т.д. Такие материальные носители вместе с информацией, зафиксированной на них в порядке, установленном нормативными актами, с помощью различных способов и технических средств, называются документами. Степень совершенства документирования с точки зрения пригодности, надежности и удобства информации для практического использования определяется внешним и внутренним качеством документов. Как считают специалисты, качественное документирование предполагает строгое соблюдение следующих основных принципов: 1) создание систем документов, необходимых для успешной деятельности всех руководителей (и исполнителей); 2) создание систем документов, достаточных для успешной деятельности всех руководителей (и исполнителей); 3) фиксирование информации об однотипных ситуациях в одних и тех же видах документов. Практически реализация этих принципов во многом осуществляется в ходе унификации документов, используемых руководителями в своей деятельности. Унификация является ведущим направлением совершенствования документов. Ее смысл заключается в установлении единообразного состава и форм документов, фиксирующих выполнение однотипных действий. Она осуществляется с целью улучшения качества и сокращения количества используемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их создания и обработки, более эффективного использования современной информационной техники и т.д. В результате появляются унифицированные системы документации, то есть такие системы, которые создаются по единым правилам и требованиям. Документы, используемые руководителями в управленческой деятельности, составляют содержание системы, обозначаемой термином "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" (УСОРД). Заключительным этапом унификации является стандартизация, в результате которой требования к документам становятся нормами, обязательными правилами. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Целевое назначение документооборота заключается, по мнению специалистов, в том, чтобы своевременно обеспечивать руководителей качественной информацией, необходимой для практической реализации управленческих функций. Целенаправленное "движение" документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Как отмечают специалисты, степень совершенства документооборота с точки зрения эффективности обеспечения руководителей качественной информацией определяется: 1) числом "пунктов обработки" документов; 2) временем перемещения документов между "пунктами"; 3) временем выполнения всех необходимых операций с документами в каждом "пункте". При этом предполагается строгое соблюдение следующих основных принципов, которые имеют характер требований, обязательных для выполнения во всех организационных звеньях: 1) прохождение документов кратчайшим путем, через наименьшее количество "пунктов обработки", исключающее либо сводящее к минимуму их возвратные перемещения; 2) избирательное распределения документов между руководителями (и исполнителями) в соответствии с их должностными обязанностями; 3) единообразие маршрутов "движения" и составов технологических операций для типовых документов, а также однократное выполнения каждой технологической операции с типовыми документами. Большое значение для практической реализации перечисленных принципов имеет унификация документооборота в различных организационных звеньях. Такая унификация предполагает рациональную последовательность операций с документами, установление порядка их выполнения и маршрутов "движения" документов в целом. Для каждой группы документов может быть разработана типовая технология, которую обычно представляют в виде оперограммы или технологической схемы. В процессе унификации документооборота необходимо учитывать важнейшее требование о том, чтобы максимально освобождать руководителей от выполнения несвойственных им технических операций с документами. Документы, таким образом, являются основными предметами документирования и документооборота, а обеспечение их качества и своевременности - основными целями документационной деятельности руководителей. В целом документы можно определить как зафиксированную на материальных носителях информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это материальные объекты с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В документации, обозначаемой термином "организационно-распорядительная", в зависимости от содержания зафиксированной информации выделяются два больших класса документов: 1) управленческие документы; 2) исполнительские документы. Управленческие документы содержат сведения о различных типах управленческих решений. Основными среди них являются: уставы, положения, штаты, должностные инструкции, инструкции, приказы, указания, планы и т.д. Исполнительские документы содержат сведения констатирующего и оценочного характера о состоянии деятельности в целом, о результатах выполнения различных действий, а также всевозможные запросы, просьбы, требования либо пожелания. Основными из них являются: справки, обзоры, докладные записки, служебные записки, объяснительные записки, акты, заключения, отчеты, протоколы, стенограммы, письма, телеграммы (телетайпограммы), телефонограммы и так далее. Самостоятельный класс образуют так называемые документы по личному составу, которые создаются в ходе приема, перемещения и увольнения сотрудников, предоставления им отпусков, поощрений и т.д. К таким документам относятся: заявления, рапорта, анкеты (личные листки по учету кадров) и дополнения к ним, автобиографии, характеристики, приказы по личному составу и так далее. В практической деятельности сотрудников в правоохранительных органах большое и особое значение имеют оперативные документы, содержащие сведения, используемые для организации и осуществления оперативной деятельности. Важное значение имеют также процессуальные документы - документы, содержащие сведения, которые используются для организации и реализации уголовно-процессуальной деятельности. Внешнее качество документов в правоохранительных органах определяется их внешним видом и наличием всех реквизитов, предусмотренных для них требованиями государственных стандартов и нормативных актов правоохранительных органов. Как правило, руководители создают документы (их первые экземпляры) на определенных бланках, то есть на стандартных листах бумаги, на которых типографским способом, с помощью компьютеров или штемпелями зафиксирована постоянная информация и определено свободное место для переменной. Применение бланков сокращает время подготовки документов, повышает культуру документационного обеспечения управления. Практически сотрудники используют следующие виды бланков документов: 1) общие бланки - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14; 2) бланки писем - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09; 3) бланки конкретных видов документов - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14. Бланки могут иметь продольное или угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхних полей документов, при угловом - концентрируются в верхних левых углах документов. Причем реквизиты 08, 09, 10 и 14 и ограничительные отметки для реквизитов 11, 12 и 13 размещаются одним из двух способов: а) центрированным (начало и концы строк реквизитов равно удалены от границ зон их расположения); б) флаговым (каждая срока реквизитов начинается от левой границы зон их расположения). Бланки документов могут изготавливаться на двух языках - русском и национальном или русском и иностранном. Если бланки организаций оформляются на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа - те же реквизиты организаций -авторов документов на русском языке. При оформлении бланков организаций на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатаются реквизиты на русском языке, а под ними - на иностранном. В то же время некоторые документы, подготавливаемые совместно сотрудниками нескольких организационных звеньев либо используемые сотрудниками внутри отдельных из них, могут создаваться на стандартных листах бумаги. Если документы подготавливаются на компьютерах, то при печатании текстов следует использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 . Тексты печатаются через 1.2 или 1.5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами - 1.5-3.0 межстрочных интервала. Если же один реквизит занимает несколько строк, то его содержание печатается через один интервал. Если тексты документов занимают более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номера страниц проставляются в середине верхних полей. Для подготовки документов определены два основных формата бланков А4 (210 х 297 мм) и А5 (148x210 мм), реже используется формат А6 (105 х 148). Для подготовки графиков, таблиц и так далее допускается применение формата бланков АЗ (297x420 мм). По периметру бланков располагаются служебные поля документов. Их границы обычно определяются следующими показателями: 1) слева от границы листа - не менее 20 мм; 2) справа от границы листа - не менее 10 мм; 3) сверху от границы листа - не менее 20 мм; 4) снизу от границы листа - не менее 20 мм. Левые служебные поля документов используются для крепления листов бумаги в различных папках (делах), правые - рассчитаны на износ бумаги в процессе хранения, верхние и нижние - предназначены для размещения различных служебных отметок. Служебные поля ограничивают рабочие поля документов, в которых выделяются следующие основные части: заголовочная, содержательная и оформляющая. Каждая из них включает в свой состав различное количество реквизитов. В настоящее время применяется довольно значительное число реквизитов - обязательных данных, установленных нормативными актами для документов: 01) Государственный герб Российской Федерации; 02) герб субъекта Российской Федерации; 03) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04) код организации; 05) основной государственный регистрационный номер юридического лица; 06) идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет; 07) код формы документа; 08) наименование организации; 09) справочные данные об организации; 10) наименование вида документа; 11) дата документа; 12) регистрационный номер документа; 13) ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14) место составления или издания документа; 15) адресат; 16) гриф утверждения документа; 17) резолюция; 18) заголовок к тексту; 19) отметка о контроле; 20) текст документа; 21) отметка о наличии приложения; 22) подпись; 23) гриф согласования документа; 24) визы согласования документа; 25) оттиск печати; 26) отметка о заверении копии; 27) отметка об исполнителе; 28) отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29) отметка о поступлении документа в организацию; 30) идентификатор электронной копии документа. Реквизиты на бланках располагаются в строго определенном порядке. Однако на практике дело несколько упрощается из-за того, что в ходе подготовки сотрудниками конкретных видов документов используются далеко не все имеющиеся реквизиты. Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации - автора документа; код организации; код формы документа; наименование вида документа (кроме писем); дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту; текст документа; подпись; визы согласования документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Практически, как правило, применяются только те из них, которые, исходя из юридических требований, являются обязательными для документов данного типа. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата документа, регистрационный номер документа, место издания документа, гриф ограничения доступа к документу, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа. Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке с указанием вида документа. Для планов предусматривается наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, гриф ограничения доступа к документу, гриф утверждения документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Планы правоохранительных органов оформляются на общих бланках, планы их подразделений и иные - на стандартных листах бумаги. Рапорта содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, текст документа, подпись. Они оформляются на стандартных листах бумаги. Служебные письма характеризуются наличием таких обязательных реквизитов: наименование вида документа, наименование организации (автора), справочные данные об организации, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись, отметка об исполнителе. Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги. В сопроводительных письмах обязательной считается отметка о наличии приложения, а в гарантийных - оттиск печати. Оформляются они на бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размеров текста. Справки включают в свой состав следующие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись. Внешние справки оформляются на общих бланках организаций, внутренние - на стандартных листах бумаги. Докладные записки содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Внешние докладные записки оформляются на общих бланках организаций, внутренние - на стандартных листах бумаги. Объяснительные записки имеют в своем составе такие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись. Объяснительные записки оформляются на стандартных листах бумаги. Отчеты содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа (резолюция), заголовок к тексту, текст документа, подпись. Отчеты оформляются на общих бланках либо стандартных листах бумаги. Внутреннее качество документов в правоохранительных органах определяется тем, насколько: 1) содержание их реквизитов отвечает требованиям государственных стандартов; 2) содержание их текстов соответствует целевому назначению; 3) содержание их текстов соответствует реальной действительности, безупречно с политической и юридической точек зрения, а также профессионально грамотно, полно, четко и ясно изложено. Согласно государственному стандарту содержание реквизитов документов оформляется по следующим правилам. Государственный герб Российской Федерации изображается на бланках документов только в тех случаях, которые предусмотрены законодательством. Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещается на верхнем поле над серединой строки с наименованием организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Его диаметр не должен превышать 20 мм. Герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти этого субъекта. Эмблема организации - символическое графическое изображение, отражающее направление ее деятельности. В качестве эмблемы может использоваться товарный знак (знак обслуживания). Она изображается на бланках и облегчает поиск документов. Однако эмблема не заменяет наименования учреждений. Код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОК-ПО) разделяется линией от кода формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД). Первый изображается на бланках документов, второй вписывается в ходе создания конкретных видов документов. В общих бланках коды целесообразно размещать в верхней части документов, в бланках для писем - после указания адреса автора и перед датой и регистрационным номером документов. Наименование организации (автора документа) формируется так, чтобы отразить подчиненность: сначала фиксируется наименование вышестоящей организации, затем - наименование организации, и, наконец, - наименование подразделения. Все наименования записываются в именительном падеже. Справочные данные об организации обычно изображаются на бланках писем и состоят из индекса предприятия связи, почтового и телеграфного адреса, номера телетайпа (абонентского телеграфа), номера телефона (справочной службы, коммутатора либо канцелярии), номера счета в банке (последний предназначен для расчетно-финансовых документов). Наименование вида документа (наименование совокупности документов, выполняющих однородные функции) является обязательным реквизитом, отсутствующим только на письмах. Это наименование дает первое общее представление о документах, их назначении и содержании, так как определенные действия тех или иных сотрудников должны оформляться определенными документами. Оно сразу же определяет степень обязательности выполнения указанных требований, устанавливает их форму, набор необходимых реквизитов, элементы текста. Дата документа и регистрационный номер документа проставляются в ходе завершения оформления документов. Дата является одновременно датой подписания документов и датой их отправки. Регистрационный номер состоит из индекса подразделений, в которых подготовлены документы и будут храниться их копии, номера дел в номенклатуре, в которых эти копии будут храниться, и порядкового номера исходящих документов. Ссылка на регистрационный номер и дату документа изображается только на бланках для писем. Она помогает найти копии документов, на которые присланы ответы. Ссылка заполняется в ходе оформления ответов на ранее полученные документы ("На № 05/34-125 от 00.00.0000"). Слово "год" или сокращение "г" не проставляются. Место составления или издания документа проставляется на общих бланках в том месте, где в бланках писем располагается ссылка на регистрационный номер и дату документа. Гриф ограничения доступа к документу размещается выше реквизитов "адресат" или "гриф утверждения документа". Гриф "секретно" ("совершенно секретно") присваивается документам, содержащим секретные (совершенно секретные) сведения. Документам, содержащим несекретные сведения ограниченного распространения, присваивается гриф "для служебного пользования". Передача таких документов осуществляется под расписку в соответствующих учетных журналах или карточках. Адресат оформляется на документах, предназначенных для передачи руководству (например, на рапортах, заявлениях, докладных и объяснительных записках и так далее), а также в подразделения (например, на указаниях, распоряжениях и так далее). Однако чаще всего он фиксируется на письмах и других документах, направляемых в другие учреждения или частным лицам. Максимально он может состоять из следующих частей: наименования организации (в именительном падеже); наименования подразделения (в именительном падеже); указания должности получателя (в дательном падеже); инициалов и фамилии (в дательном падеже); почтового адреса. Каждая из указанных частей размещается с новой строки, знаки препинания (точки, запятые) не ставятся. На одном документе может быть не более 4-х адресатов. Гриф утверждения документа санкционирует содержание документов или распространяет их действие на определенный круг лиц либо организаций. Он располагается в верхней правой части документов. Документы утверждаются двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: изданием приказа и так далее; специальным оформлением (грифа утверждения). В этой связи существуют два варианта фиксации грифа утверждения: 1) УТВЕРЖДАЮ Начальник Управления ..........; 2) УТВЕРЖДЕН Приказом начальника Управления. Слова "утверждено" и "утверждаю" пишутся прописными буквами без кавычек. Только после утверждения некоторые документы приобретают юридическую силу. Резолюция пишется руководителями рукописным способом под реквизитом "адресат" параллельно основному тексту документов. Если в этом месте недостаточно площади, то резолюцию можно зафиксировать на любой свободной площади лицевой стороны документов, кроме полей. Она состоит из следующих основных элементов: 1) кому поручается исполнение (фамилия и инициалы); 2) что поручается (характер и порядок исполнения); 3) срок исполнения; 4) подпись руководителя и дата резолюции. Если не требуется дополнительных указаний относительно предписываемых действий, порядка и сроков исполнения, то в резолюции отражаются только такие элементы: исполнитель (исполнители), подпись руководителя и дата подписания. Заголовок к тексту является обязательным элементом для любых документов, подготавливаемых на бумаге формата А4 (210 х 297 мм). В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документов. Он должен отвечать на вопрос "о чем (о ком)?" или "чего (кого)?". Заголовок значительно облегчает обработку документов. Без него составляются только короткие документы на формате А5 (148 х 210 мм): телеграммы, телефонограммы и так далее. Отметка о контроле обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" на левом служебном поле документов на уровне заголовка. Она может наноситься красным, синим либо зеленым цветами. Текст документа является главным элементом, ради которого собственно и создаются различные документы. В нем обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, цели либо основания подготовки документов, в другой - выводы, рекомендации, предложения, распоряжения, просьбы и так далее. Иногда в тексте могут быть и три части: введение (подготавливает к восприятию информации), доказательство (описываются причины, следствия, события, факты), заключение (выводы, рекомендации, предложения, распоряжения, просьбы и так далее). Число этих смысловых компонентов, их расположение зависят от характера конкретных ситуаций, обусловивших создание тех или иных документов. Для выделения существа информации и облегчения ее восприятия рекомендуется начинать некоторые документы с заключительной части (с изложения существа вопросов: просьб, предложений и так далее), а затем уже формулировать обоснования. Можно также создавать документы, состоящие только из заключительной части (например, рапорта, приказы). Текст документов делится обычно на абзацы, с которых начинают фиксировать новые мысли, идеи, факты, события, рекомендации и так далее. Абзацы помогают сделать небольшие остановки в ходе чтения документов и вдуматься в их содержание. Текст больших по объему и сложных документов, как правило, разделяется на следующие части: разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления (например, номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта). Все они разделяются точками и в конце номера также ставится точка. Отметка о наличии приложения характерна для некоторых документов. Приложение дополняет, детализирует либо разъясняет отдельные положения текста. Подпись проставляется, как правило, на первых экземплярах документов, подготовленных на бланках. Она состоит из наименования должности лица, подписывающего документы, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах на бланках название организации не входит в название должности. В документах на стандартных листах бумаги название должности включает наименование организации. В вузах и научных организациях в названии должности указываются ученые степень и звание, а в военных - воинское звание. Гриф согласования документа отражает результаты рассмотрения и оценки качества проектов документов. Он располагается в левой части документов ниже реквизита "подпись". Существует два варианта оформления грифа согласования документа: согласование с конкретным должностным лицом; согласование протоколом, письмом и так далее. Оба указанных варианта имеют юридическую силу. Например: 1) СОГЛАСОВАНО Начальник Управления .......... 2) СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета..... Слово "согласовано" пишется прописными буквами без кавычек. При необходимости может составляться отдельный лист согласования с несколькими учреждениями. Визы согласования документа обычно оформляют внутреннее согласование (внутри организации) проектов документов. Существует два варианта написания визы: 1) краткий - личная подпись визирующего и дата; 2) полный - должность визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия), дата. Оттиск печати придает документам юридическую силу. Существуют печати двух видов: гербовая и простая. Гербовая печать имеет круглую форму. В центре изображается герб, а по окружности указывается полное название организации. Она проставляется на подлинниках документов для особого удостоверения: договорах, доверенностях, чеках, паспортах, дипломах и так далее. Простая печать может быть различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной и треугольной. На ней герб не изображается. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должности лица, заверяющего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты заверения. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Она располагается на лицевой либо оборотной сторонах последних листов в нижнем левом углу. При необходимости указываются: количество отпечатанных экземпляров и их адресаты, инициалы и фамилия машинистки и номер ее телефона, номер регистрации. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", номера дела, в котором документ будет храниться с указанием года, кратких сведений об исполнении документа, подписи и даты. Она помещается на нижнем служебном поле первой страницы документов. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется чаще всего специальным регистрационным штампом в нижнем правом углу служебного поля первой страницы документов. Она состоит из сокращенного названия организации, в которую поступил тот или иной документ, входящего регистрационного номера и даты получения. Идентификатор электронной копии документа может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные. Он проставляется на нижнем служебном поле первой страницы документов между реквизитами "отметка об исполнении документа ..." и "отметка о поступлении документа ...". Что касается целевого назначения документов, то оно самым непосредственным образом определяет их содержание. Приказы - это правовые акты, издаваемые руководителями правоохранительных органов, единолично принимающими решения для разрешения различного рода проблем. В принципе различаются два вида приказов: по базовой деятельности и личному составу. Тексты приказов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказов являются законодательные или правовые акты вышестоящих органов либо собственные ранее изданные правовые акты, то в констатирующей части указываются их наименования, даты и номера. Если приказы готовятся во изменение или дополнение ранее изданных, то в констатирующей части указывают даты, номера и заголовки изменяемых или дополняемых приказов. Если же приказы издаются в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на правоохранительные органы функций, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, а также факты (события), послужившие причиной подготовки приказов. В принципе, констатирующая часть может и отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки и от края левого поля. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если предусматривается выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт включает следующие элементы: наименование исполнителей, предписываемые действия, конкретные сроки выполнения. При наличии промежуточных сроков или разбивке действий на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Сроки могут не указываться в тех случаях, если предусматриваемые действия носят постоянный характер. Если приказы отменяют полностью или частично ранее изданные по этим же проблемам, то в предпоследнем пункте необходимо перечислить эти приказы. Последние пункты приказов - это пункты о контроле, в которых указываются наименования должностей лиц, ответственных за исполнение документов, их инициалы и фамилии. Если к приказам имеются приложения, то в текстах в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самих приложениях в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если их несколько, они нумеруются) и указывается к какому приказу или пункту приказа относится приложение. Если приложением к приказам являются утверждаемые документы (положения, инструкции, правила и т.д.), то в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа. Приказы подписываются руководителями правоохранительных органов. До представления на подпись проекты визируются всеми заинтересованными должностными лицами на первом экземпляре в нижней части последнего листа или на его обороте. Планы - документы, содержащие сведения о намечаемых к выполнению мероприятиях, их последовательности, объемах (в той или иной форме), сроках исполнения и ответственных исполнителях. Содержание текстов планов обычно излагается в форме описания, реже в виде таблиц или графических изображений. В так называемых календарных планах мероприятия располагаются в хронологическом порядке. Каждый пункт планов характеризуется сведениями о целях предстоящих действий, способах и средствах их достижения, ответственных исполнителях и сроках исполнения. Планы подписываются составителями и утверждаются руководителями правоохранительных органов (их подразделений). Некоторые планы согласовываются перед утверждением. Рапорта - документы, содержащие различные просьбы (требования, пожелания), возникающие к руководству правоохранительных органов, их подразделений. Они выполняются рукописным способом в произвольной форме от первого лица единственного числа. Тексты рапортов состоят из двух частей (обоснования и заключения) или одной (заключения -"Прошу............"). Для некоторых типов рапортов (о переводе на другие должности, о предоставлении отпусков, об освобождении от занимаемых должностей и т.д.) разработаны унифицированные трафаретные бланки. Служебные письма - обобщенное название различных по содержанию документов, являющихся средством общения и обмена информацией между руководителями. Они составляют до 80% всей входящей и исходящей документации организационных звеньев. Их содержанием могут быть запросы, уведомления, претензии, сообщения, замечания, отзывы, напоминания, разъяснения, рекомендации и т.д. Тексты писем, как правило, состоят из двух частей. В первой отражаются причины (мотивы) создания документов, ссылки на обстоятельства (факты, события), побудившие подготовить письма, или указываются решения вышестоящих руководителей (органов), которые явились основанием для составления писем. Во второй излагаются доказательства, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и так далее. Иногда для более активного восприятия содержания писем целесообразно начинать изложение текстов с просьб, предложений и так далее, поместив доказательства и выводы во вторую часть. Сложные письма могут содержать вступление, доказательства и заключение. Составляются тексты писем от первого лица множественного числа (направляем, просим). Письма, адресованные руководителям по вопросам, требующим их особого внимания, могут содержать вступительное обращение - формулу уважительного обращения к адресатам ("Уважаемый ............................. ") и заключительную формулу вежливости ("С уважением"). По содержанию служебные письма должны быть однопредметными. Их объем не должен превышать двух страниц. В исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. Письма, оформленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?", например, "Об оказании Служебные письма визируются на втором экземпляре, остающемся в архиве организации (автора). Справки - документы, содержащие описания фактов (событий) базовой деятельности организационных звеньев либо подтверждения сведений биографического или служебного характера об их сотрудниках. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Нередко они составляются по запросам и представляются в установленные сроки. Их тексты, как правило, состоят из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для их составления, во второй -приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопросов. Часто тексты состоят только из второй части. В текстах должно объективно отражаться состояние дел. Поэтому в процессе их подготовки необходимо отбирать и тщательно проверять, сопоставлять и анализировать полученные сведения. Справки о подтверждении мест учебы, службы либо проживания, занимаемой должности, состава семьи и т.д. обычно отражают типовые ситуации. Поэтому очень часто для их создания используют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Их типовые тексты обычно начинаются с указания фамилий, имен и отчеств (других имен) лиц (в именительном падеже), о которых сообщаются те или иные сведения. В конце указываются названия организаций, в которые данные документы будут представляться. В текстах не должны содержаться различные архаичные обороты (например, "Настоящая справка ......" либо "... действительно учится ..."). Заверяются тексты подписями и печатями. Обязательно фиксируются даты подписания и выдачи документов. Докладные записки - документы, содержащие обстоятельные сведения о сложившихся ситуациях, имевших место фактах или явлениях, о выполненных действиях (ходе их выполнения), а также выводы, просьбы, рекомендации и предложения составителей, адресованные руководству данных или вышестоящих организационных звеньев. Они могут быть подготовлены по указанию руководства или по инициативе авторов для побуждения руководства к принятию определенных решений. Тексты докладных записок состоят из двух или трех смысловых частей. В первой излагаются причины, факты (события), послужившие поводом для их подготовки. Во второй - результаты анализа сложившихся ситуаций, возможные варианты развития событий либо выхода из сложившихся ситуаций - выводы, в третьей -просьбы, рекомендации и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринимать в связи с изложенным. Иногда вторая, аналитическая, часть может отсутствовать, тогда тексты состоят из вводной и заключительной частей. Тексты пишутся составителями от первого лица единственного числа. Служебные записки - документы, по назначению близкие докладным запискам, составляемые в интересах финансового, информационного, материально-технического и иного обеспечения на имя руководителей других подразделений. Их тексты состоят из обоснования (изложения причин составления) и предложений, просьб, заявок и т.д. Объяснительные записки - документы, в которых объясняются причины каких-либо действий, фактов (событий), происшествий, представляемые руководству организационных звеньев. Их тексты состоят из двух частей. Первая содержит сведения о фактах, послуживших поводом для их подготовки, вторая - о причинах, объясняющих сложившиеся ситуации. Причем последние должны характеризоваться убедительностью, содержать неопровержимые доказательства. Отчеты - документы, содержащие сведения о результатах деятельности за определенный период, выполнении мероприятий, заданий и поручений, представляемые исполнителями руководителям организационных звеньев. В текстах отчетов дается описание выполненной деятельности и заключение, в котором подводятся ее итоги, излагаются выводы и предложения. Если тексты содержат результаты деятельности, которая заранее планировалась, то последовательность изложения должна соответствовать последовательности пунктов в планах. И, наконец, последнее требование: в содержании текстов документов руководителям необходимо правильно отражать состояние служебных дел, а также формулировать обоснованные выводы относительно существующих тенденций и перспектив их развития. Фиксация информации, искажающей реальное положение, преувеличивающей достигнутые успехи либо преуменьшающей допущенные ошибки, всегда наносит вред деятельности любых организационных звеньев. Что касается политической и юридической безупречности, то эти требования в первую очередь предъявляются к содержанию текстов тех документов, в которых фиксируются различные управленческие решения, а также к выводам иных документов. Профессиональная грамотность руководителей, составляющих документы, практически проявляется в содержании текстов в целом или отдельных их фрагментов в частности. Она выражается, во-первых, в подборе и оценке фактических данных, во-вторых, в логике изложения текстов, в-третьих, в применении тех или иных терминов, в-четвертых, в подходе к обоснованию выводов и рекомендаций и, тем более, в-пятых, в формулировке самих выводов и рекомендаций. Главное - в предлагаемых управленческих решениях. Полнота содержания текстов документов должна быть таковой, чтобы в ходе их использования в практической деятельности ни у кого не возникало потребности что-то выяснять и уточнять дополнительно. Однако эту полноту не следует смешивать с многословием. Лаконичность, краткость без ущерба для полноты содержания - важнейшая характеристика письменной информации. Каждая лишняя фраза не только ухудшает качество текстов документов, но и приводит к потере времени на ее фиксирование и чтение без всякой пользы для дела. Качество составления и оформления руководителями документов является важным показателем документационной культуры в правоохранительных органах. Во многом - это искусство. Искусство качественного и быстрого документирования требует от руководителей глубоких знаний и большого практического опыта. Им должны овладевать все руководители и передавать это искусство при необходимости различным исполнителям. При этом рекомендуется широко использовать методы убеждения и личного примера. В целом документационная культура управления в правоохранительных органах в значительной мере зависит от знания и использования руководителями принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию и документообороту. Наиболее полным межотраслевым документом, регламентирующим документационное обеспечение управления, является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В этой системе раздел "Документирование управленческой деятельности" содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформление реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел "Организация работы с документами" устанавливает принципы и порядок документооборота в организациях, построения информационно-поисковых документационных систем, контроля исполнения документов и их подготовки к передаче в ведомственные архивы на хранение. В практику положения ГСДОУ внедряются путем разработки и издания стандартов, инструкций, методик и рекомендаций по различным аспектам документационной деятельности. Литература: Нормативная:
Основная
Дополнительная
|