Курс лекций по дисциплине основы управления в правоохранительных органах
 Скачать 1.02 Mb.
|
|
Тема №6 «Функции процессно-организационного управления в правоохранительных органах» План. Вопрос 1. Планирование предстоящей исполнителям (организационным звеньям) служебной деятельности. Вопрос 2. Контролирование выполняемой исполнителями (организационными звеньями) служебной деятельности. Вопрос 3. Подведение итогов завершенной исполнителями (организационными звеньями) служебной деятельности. Список литературы. Вопрос 1. Планирование предстоящей исполнителям (организационным звеньям) служебной деятельности Планирование предстоящей исполнителям (организационным звеньям) служебной деятельности - это управленческая функция, цели которой состоят в том, чтобы заблаговременно создавать процессно-организационные условия - модели процессов предстоящей им деятельности. Методика планирования - это совокупность взаимосвязанных последовательных действий, которые можно объедините в пять этапов:
Подготовка проектов планов заключается в определении основных целей предстоящей деятельности, разработке и формулировании различных мероприятий для разрешения каждой из основных целей, выборе последовательности их выполнения, подборе ответственных исполнителей и расчете сроков выполнения всех мероприятий. Основные цели деятельности на предстоящий период определяются на основе уяснения (изучения, уточнения) конечных и промежуточных целей деятельности, анализа информации об обстановке в сфере будущей деятельности, изучения состояния наличных сил и средств, а также результатов, достигнутых за прошедший период. При этом основные цели необходимо рассматривать в качестве способов устранения причин возникновения выявленных проблем. Для достижения каждой из основных целей разрабатывается комплекс (совокупность) мероприятий различного типа: исследовательских, оперативных, кадровых, информационных, материально-технических, финансовых, правовых, психологических, морально-этических, культурных, контрольных, оценочных и т.д. Главное заключается в том, чтобы такие совокупности имели качественное содержание и исчерпывающий состав, которые позволяли бы в определенной последовательности более или менее гарантированно достигать ранее определенные цели. Причем каждое отдельно взятое мероприятие необходимо рассматривать как решение в миниатюре. Важнейшее значение имеет подбор ответственных исполнителей для выполнения тех либо иных мероприятий, поскольку их роль в успешной реализации любых мероприятий является решающей. В этой связи необходимо стремиться к тому, чтобыобщий уровень развития, интересы, знания, умения и навыки исполнителей в большей или меньшей степени соответствовали поручаемым им мероприятиям. Не менее ответственным является выбор способов распределения всегда ограниченного количества исполнителей для выполнения мероприятий, основными из которых считаются следующие: а) способ концентрированного сосредоточения исполнителей для последовательного выполнения отдельных мероприятий; б) способ равномерного распределения исполнителей для одновременного (параллельного) выполнения всех мероприятий; в) способ координированного распределения исполнителей, то есть выделение минимально необходимого количества исполнителей для всех мероприятий, и создание наиболее подготовленного ядра в интересах реализации сложных и ответственных мероприятий. Расчет сроков выполнения тех либо иных мероприятий вызывает определенные затруднения из-за отсутствия соответствующей нормативной базы. Поэтому приходится определять эти сроки на основе имеющегося опыта реализации аналогичных мероприятий в прошлом с учетом возможных условий их осуществления, подготовленности исполнителей и наличия других возможностей. В теории и практике сетевого планирования специалистами используются две формулы для определения временных параметров мероприятий: ЗТтт + 2Ттах а) Тср.= 5 Tmin + 4Tnw + Tmax б)Тср.= ------------------------------ 6 где: Tmin- это минимальное (оптимистическое) время выполнения мероприятий в случаях наиболее благоприятного стечения обстоятельств, когда не возникают непредвиденные трудности; Tnw- это наиболее вероятное время выполнения мероприятий в случаях наиболее часто возникающих обстоятельств; Tmax- это максимальное (пессимистическое) время выполнения мероприятий в случаях наиболее неблагоприятного стечения обстоятельств, когда возникают значительные непредвиденные трудности; Тср. - это среднее время выполнения мероприятий в случаях их многократной реализации в различных ситуациях. Указанные формулы достаточно просты и доступны для практического расчета сроков выполнения фактически любых мероприятий. Согласование проектов планов заключается в том, чтобы определить (уяснить, уточнить) насколько в их содержании учтены и использованы те или иные положения, результаты, во-первых, ранее выполненных аналогичных планов, во-вторых, смежных планов, в-третьих, более краткосрочных либо более долгосрочных планов деятельности. Экспертиза проектов планов представляет собой оценку их внешнего и внутреннего качества. Внешнее качество проектов определяется их внешним видом, а также наличием (отсутствием) всех реквизитов (элементов), предусмотренных для планов требованиями государственных стандартов и нормативных актов правоохранительных органов. Внутреннее качество определяется, прежде всего, тем, насколько содержание проектов соответствует реальной ситуации и будет соответствовать будущей обстановке, в которой намечается реализация планов, насколько оно безупречно с политической и юридической точек зрения, насколько профессионально грамотно, полно, четко и ясно изложено. Утверждение проектов в качестве планов осуществляется только теми руководителями, которые в соответствии со своими должностными статусами (положениями) имеют соответствующие права. В результате такого утверждения планы приобретают юридическую силу. Их мероприятия становятся обязательными к выполнению соответствующими (предусмотренными в планах) исполнителями (организационными звеньями). Передача плановых заданий исполнителям (организационным звеньям) состоит в том, чтобы: во-первых, своевременно, полно и точно ознакомить тех или иных из них с информацией о предписанных (намеченных) им для выполнения мероприятиях; во-вторых, уточнить правильность ее восприятия (понимания) всеми исполнителями; в-третьих, в необходимых случаях тщательно, убедительно и доходчиво разъяснить смысл и содержание таких мероприятий. Результатами планирования являются организационно-нормативные модели - планы процессов предстоящей деятельности исполнителей (организационных звеньев). В зависимости от содержания можно выделить следующие их разновидности: а) планы организационных мероприятий в течение определенного календарного периода - краткосрочные (например, полугодовые), среднесрочные (например, годовые), долгосрочные (например, пятилетние); б) планы базовых (профессиональных) мероприятий для разрешения возникших (возникающих) конкретных проблем, заранее не ограничивающиеся каким-либо календарным периодом - многократного применения (ситуационные), однократного применения (разовые); в) планы практического выполнения самими же разработчиками разнообразных мероприятий в течение определенного периода. В организационных звеньях такие планы, имея различное содержание, могут создаваться в описательной (текстовой), табличной и графической формах. Для описательных планов характерно изложение основного содержания (текстов) в форме письменной речи. Такие тексты состоят из нескольких частей. В преамбуле (вводной части) приводятся результаты анализа служебной обстановки в сфере будущей деятельности исполнителей (организационных звеньев). На этой основе определяются проблемы, которые необходимо разрешить в течение предстоящего планового периода, а затем - основные цели предстоящей деятельности. В основной части фиксируются все мероприятия, которые необходимо выполнить для успешного достижения плановых целей в предстоящий период. Порядок фиксирования мероприятий (в зависимости от их важности или сложности) может быть хронологическим либо логическим. В сложных планах все мероприятия для достижения отдельных целей обычно объединяют в самостоятельные разделы. Табличные планы характеризуются тем, что их основное содержание излагается в табличной форме. При этом в таблицах, как правило, фиксируются следующие элементы содержания: цели, мероприятия, ответственные исполнители, сроки реализации мероприятий. Отличительная особенность графических планов в том, что их основное содержание полностью или частично фиксируется в графической форме. Практически обычно используются два вида графиков: ленточные (графики Г. Ганта) и сетевые. Ленточные графики позволяют отражать порядок выполнения и длительность во времени (начало - окончание) тех или иных мероприятий. Сетевые графики (стрелочные логические диаграммы) позволяют моделировать целиком процессы предстоящей деятельности исполнителей (организационных звеньев). Для этого комплексы планируемых мероприятий расчленяются на отдельные четко определенные действия, результаты завершения которых четко и однозначно формулируются. Каждое из таких действий отображается направленной линией - стрелкой, а его результат - какой-либо геометрической фигурой (например, кружком, квадратом, треугольником) с последовательной нумерацией. Совокупности всех геометрических фигур и стрелок образуют сети. Такие сети наглядно отражают продолжительность отдельных действий, их последовательность, а также взаимосвязи между всеми действиями и их результатами. Построение сетевых графиков требует от руководителей знания некоторых правил. Конкретнее говоря, результатами планирования являются: а) планы процессов будущей деятельности исполнителей (организационных звеньев), приобретающие после утверждения соответствующими руководителями обязательный для выполнения характер; б) планы процессов будущей деятельности, своевременно доведенные (в частях, их касающихся) до сведения соответствующих исполнителей; в) планы процессов будущей деятельности, осознанно принятые (в частях, их касающихся) к выполнению соответствующими исполнителями. Качество таких результатов во многом определяет возможности достижения исполнителями (организационными звеньями) успехов в процессах предстоящей деятельности. Вопрос 2. Контролирование выполняемой исполнителями (организационными звеньями) служебной деятельности Контролирование выполняемой исполнителями (организационными звеньями) служебной деятельности - это управленческая функция, цели которой состоят в подтверждении качества и в корректировании (при необходимости) реализуемых планов деятельности либо выполняемых служебных действий. Контролирование процессов деятельности всегда имеет «последующий» характер. Контролировать можно только те действия, которые практически уже выполнены исполнителями частично либо полностью. В этой связи возникла концепция так называемого опережающего контролирования процессов деятельности, основная идея которой заключается в том, что корректирующие действия должны предвосхищать (опережать) получение нежелательных результатов (наступление нежелательных последствий) в процессах служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев). Методика контролирования - это совокупность взаимосвязанных последовательных действий, которые можно объединить в пять этапов:
Изучение состояния процессов выполняемой служебной деятельности заключается в анализе информации: об условиях, практически благоприятствующих или препятствующих достижению успехов; о реально достигаемых и недостигаемых целях; о фактически для этого реализуемых и нереализуемых мероприятиях; о последовательности, качестве и конкретных сроках их выполнения (срыва); о достигнутых при этом конкретных результатах, возможных и возникших последствиях; об исполнителях, ответственных за успехи и неудачи в служебной деятельности. В результате такого изучения формируются выводы, фиксирующие фактическое состояние процессов деятельности исполнителей (организационных звеньев) на момент проверки. Кроме того, желательно, чтобы выводы отражали также тенденции и перспективы его изменений в ближайшем и отдаленном будущем. Выявление фактических и возможных отклонений в процессах выполняемой служебной деятельности от запланированных мероприятий, действующих нормативов и требований осуществляется путем сравнения полученных на первом этапе выводов о фактическом состоянии этих процессов, тенденциях и перспективах их изменения с теми плановыми заданиями, которые упорядочивают проверяемые процессы, и теми нормативами, которые их регламентируют. В качестве таких нормативов можно использовать (и практически используются) различные директивные, нормативные и распорядительные решения: законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции. Следует особо подчеркнуть, что выявляемые в ходе проверки отклонения могут иметь характер не только отрицательный (негативный, нежелательный), но и положительный (позитивный, желательный) с точки зрения достижения успехов в процессах выполняемой служебной деятельности. Причем практически трудно однозначно утверждать, что является более важным: обнаружение недостатков или новшеств (передового опыта). Выяснение причин фактических и возможных отклонений в процессах изучаемой деятельности исполнителей (организационных звеньев) заключается в выделении совокупности тех основных условий (неучтенных или новых), непосредственное влияние которых обусловило или может обусловить возникновение тех либо иных отклонений от плановых мероприятий и существующих нормативов. Эти условия по отношению к организационным звеньям могут иметь внешний либо внутренний характер. Внешние - это, прежде всего, различные политические, экономические, научные, технические, социальные, экологические и иные условия. Внутренние - это правовые, профессиональные, социально-психологические, морально-нравственные условия, уровень ресурсного обеспечения и т.д. Необходимо специально отметить, что все эти условия могут быть трех типов: а) прошлые (ретроспективные), то есть ранее существовавшие, но исчезнувшие или утратившие свое значение на момент проверки; б) современные (настоящие), то есть ранее не существовавшие или ранее существовавшие, но приобретшие свое значение только к моменту проверки; в) будущие (перспективные), то есть такие; которые не существуют на момент проверки, но могут возникнуть в ближайшее время либо в более отдаленный период. В результате выяснения формируются выводы, фиксирующие основные причины отклонений в процессах служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев) на момент проверки. Что касается других (не основных) причин, то необходимо в обязательном порядке немедленно принимать меры для их практического устранения. В то же время следует (также в обязательном порядке) оказывать непосредственную практическую помощь проверяемым. Подготовка предложений относительно устранения отклонений в процессах выполняемой служебной деятельности состоит, по существу, в формировании корректирующих решений. Практически такие решения имеют, как правило, частный характер. Они предусматривают необходимость осуществления тех или иных изменений, которые могут касаться целей деятельности, состава или содержания необходимых действий (мероприятий), порядка и сроков их реализации, состава или качества исполнителей и т.д. Их последующая реализация должна привести к разрешению проблем в процессах служебной деятельности. Внесение коррективов в планы и действия исполнителей (организационных звеньев) предполагает выполнение следующих основных действий:
Результатами контролирования являются откорректированные планы деятельности и действия исполнителей, а также предложения о совершенствовании других регламентирующих решений. Точнее говоря, такими результатами являются: а) откорректированные (улучшенные) в соответствии с внешними и внутренними условиями планы процессов выполняемой деятельности; б) откорректированные (улучшенные) в соответствии с внешними и внутренними условиями подготовка, заинтересованность и ресурсообеспеченность исполнителей применительно к процессам выполняемой деятельности; в) предложения о совершенствовании в соответствии с внешними и внутренними условиями других решений, регламентирующих проверяемые процессы. , Качество таких результатов во многом определяет возможности достижения успехов в процессах выполняемой деятельности. Вопрос 3. Подведение итогов завершенной исполнителями (организационными звеньями) служебной деятельности Подведение итогов служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев) (подытоживание) - это управленческая функция, цели которой заключаются в определении успешности оцениваемых процессов служебной деятельности, выявлении типичных недостатков и полезных в будущем новшеств. Передовая практика свидетельствует, что подводить итоги процессов выполненной деятельности необходимо всегда, в любых ситуациях, за исключением экстремальных. Методика подведения итогов - это совокупность взаимосвязанных последовательных действий, которые можно объединить в пять этапов:
Изучение основных результатов, полученных в процессах завершенной служебной деятельности, производится путем анализа информации о том, чем завершилось выполнение той или иной совокупности мероприятий, предусмотренных для достижения основных плановых целей. При этом должны использоваться, по возможности, все фактические сведения, зафиксированные в соответствующих документах. Необходимо также опросить как можно больше участников завершенной плановой деятельности и получить от них, прежде всего, устную информацию: первичные сведения, оценки, впечатления. Объем и содержание такой информации, которая не зафиксирована в служебных документах, бывают, как правило, значительными и важными (полезными, интересными). Большая часть этих сведений никем не собирается, не изучается и пропадает без применения. Можно попытаться получить такую информацию от некоторых участников в письменном виде. Определение эффективности процессов деятельности, завершенной исполнителями (организационными звеньями), осуществляется путем сравнения полученных на первом этапе выводов о фактически достигнутых ранее результатах с желаемыми результатами - плановыми целями. Последние выполняют при этом роль нормативов. Эффективность применения метода сравнения во многом определяется правилами, которые выработаны исследовательской практикой: а) сравнивать можно лишь взаимосвязанные, однородные и соизмеримые элементы процессов завершенной деятельности и ни в коей мере недопустимо сравнение несоизмеримых элементов; б) при сравнении элементов не следует ограничиваться установлением лишь признаков сходства, необходимо также выявлять и то, что отличает их друг от друга; в) сравнение должно осуществляться,, прежде всего, по таким признакам сходства и различия, которые имеют важное (существенное) значение для определения эффективности процессов изучаемой деятельности. Все это должно обеспечивать значимость и достоверность результатов. Однако в любом случае информация, полученная на основе одного лишь сравнения, содержит элементы вероятности. Выявление типичных недостатков и полезных новшеств в процессах завершенной деятельности производится путем анализа хода и результатов выполнения каждого из предусмотренных планами мероприятий. В первую очередь определяется фактическое качество реализованных действий и полученных результатов. При этом в роли эталонов качества выступают нормативы (приказы, указания, инструкции), регламентирующие оцениваемые действия и их результаты. Обнаруженные основные недостатки обобщаются и систематизируются. Из их числа выделяются типичные, то есть наиболее присущие исполнителям. Одновременно обобщаются и систематизируются новшества, то есть действия, совершенные более качественно по сравнению с действиями, предписываемыми теми или иными нормативами. Из их числа выделяются полезные новшества, то есть такие, которые можно вполне реально использовать в ближайшее время в практике деятельности большинства исполнителей (организационных звеньев). Подготовка предложений об устранении типичных недостатков и использовании полезных новшеств в процессах будущей деятельности должна осуществляться с участием всех заинтересованных участников завершенной деятельности (в качестве экспертов). Последние должны иметь право принимать участие в обсуждении подготовленных предложений и фиксировать свое особое мнение. Обсуждение предложений может производиться совместно со всеми участниками или раздельно с каждым из них. Передача исполнителям (организационным звеньям) предложений об устранении типичных недостатков и использовании полезных новшеств в процессах будущей деятельности может осуществляться путем непосредственного их ознакомления с определенными документами, содержащими эти сведения, а также посредством пересылки (передачи) им устной либо письменной информации различными способами. Устный способ передачи предложений имеет две основные разновидности: непосредственные или опосредованные контакты между руководителями и исполнителями. Письменный способ включает пересылку документов по почте, через связников либо тайники, передачу информации по телеграфу, телетайпу или компьютерной сети. Большое значение может иметь использование подготовленных предложений в процессах обучения и воспитания исполнителей. Результатами подведения итогов являются выявленные руководителями успешность процессов служебной деятельности, завершенной исполнителями (организационными звеньями), типичные недостатки и полезные для будущих действий новшества. Точнее говоря, такими результатами являются: а) оцененная эффективность завершенных процессов служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев), в том числе степень удовлетворенности от реализованных мероприятий и полученных при этом результатов; б) оцененный отрицательный профессиональный опыт плановой служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев), причины его возникновения и существования, условия, препятствующие его появлению в будущем; в) оцененный положительный профессиональный опыт плановой служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев) и возможности его использования в будущем в тех или иных конкретных обстоятельствах. Качество таких результатов во многом определяет возможности достижения успехов в процессах будущей деятельности. В целом функции административно-организационного управления могут выполняться всеми руководителями. Причем функция создания организационных звеньев реализуется в разовом порядке, в случаях формирования новых звеньев, функция их поддержания - постоянно и повседневно в ходе функционирования уже сформированных звеньев, функция их развития - периодически в случаях возникновения необходимости в качественном развитии функционирующих звеньев. Все они связаны с такими объектами управления, как организационные звенья, их формальным строением и функционированием. Функции кадрово-ресурсного управления практически осуществляются всеми руководителями постоянно и повседневно как в процессах создания новых, так и в ходе функционирования уже сформированных звеньев. Все они имеют отношение к таким объектам управления, как исполнители служебной деятельности, их потенциальным и реальным возможностям: способностям, профессиональным и личностным качествам. Функции процессно-организационного управления тоже практически выполняются всеми руководителями постоянно и повседневно в процессах функционирования всех звеньев. Все они связаны с такими объектами управления, как процессы управленческой и исполнительской деятельности, их цели, методы, силы, средства и результаты, а также время, место, порядок и интенсивность осуществления. ЛИТЕРАТУРА: Нормативная:
Основная
|