Курс лекций по дисциплине основы управления в правоохранительных органах
 Скачать 1.02 Mb.
|
Основы управления персоналом. Учебник - 3 изд. Кибанов А.Я. Инфра-М, 2015Дополнительная
Тема №4 «Функции административно-организационного управления в правоохранительных органах» План. Вопрос 1. Создание формальных организационных звеньев. Вопрос 2. Поддержание формальных организационных звеньев. Вопрос 3. Развитие формальных организационных звеньев. Список литературы. Вопрос 1. Создание формальных организационных звеньев Создание формальных организационных звеньев (проектирование) - это управленческая функция, цели которой состоят в том, чтобы сформировать формальные условия, позволяющие звенья приобретать определенную организационную устойчивость и стабильность, относительную, качественную независимость от постоянно изменяющейся среды. Наличие таких условий формирует в звеньях «организационный порядок», который реализуется в какой-то степени независимо от индивидуальных особенностей конкретных исполнителей. Если «действует» этот порядок, то не возникают потребности в повседневных действиях руководителей. Это позволяет за счет «прошлой» экономить «живую» управленческую деятельность. Методика проектирования - это совокупность взаимосвязанных последовательных действий, которые можно объединить в пять этапов:
Исходными моментами формирования целевых систем являются формулирование либо уточнение (уяснение) общих целей функционирования проектируемых основных организационных звеньев (правоохранительных органов) и детализация их на различные подцели. Возможности детализации базируются на качествах, которые присущи всем целям. Основными среди них считаются развертываемость, соподчиненность и соотносительная важность. Получаемые в результате декомпозиции (детализации общих целей на различные подцели) целевые системы практически фиксируются в основном с помощью описательных или графических моделей. Среди последних наиболее распространены модели «дерево целей». Такие модели имеют иерархическое строение: на верхнем (нулевом) уровне находятся общие цели, на следующем (первом) - основные подцели, ниже - подцели первого порядка и т.д. Фактически строение целевых систем во многом предопределяет строение организационных звеньев, которое обычно соответствует тем или иным разновидностям линейно-функционального типа. Затем выделяются блоки - укрупненные организационные звенья, руководители которых будут непосредственно подчиняться высшему руководству. Таковыми звеньями, прежде всего, являются: Центральный (столичный) аппарат правоохранительных органов; центральные аппараты региональных и иных аналогичных правоохранительных органов; городские, районные и иные аналогичные аппараты правоохранительных органов. В каждом из укрупненных организационных звеньев выделяются свои блоки: общего руководства, функциональных подразделений, основных и специализированных подразделений. Блоки общего руководства включают в себя руководителей данных звеньев, их заместителей и органы коллективного руководства (не во всех укрупненных звеньях). Блоки функциональных подразделений имеют в своем составе, прежде всего, звенья, назначением которых является различного рода обеспечение базовой деятельности укрупненных звеньев. Блоки основных и специализированных подразделений содержат звенья, предназначенные для выполнения базовой деятельности укрупненных звеньев и содействия ей. Выделение различных блоков происходит в зависимости от важности и содержания целей, территориального размещения, специфики и объема необходимой деятельности, специфических требований к исполнителям, связей (взаимодействия) с внешней средой. В качестве основных количественных характеристик, которые предопределяют целесообразность формирования тех или иных блоков организационных звеньев рекомендуется использовать следующие: а) объем служебной деятельности, предполагаемой для выполнения; б) численность исполнителей, необходимых для выполнения предполагаемой деятельности. Практика показывает, что большинство возможных вариантов выделения блоков может быть сведено к определенному набору типовых решений. Однако это не исключает возможности принятия нестандартных решений относительно выделения тех или иных блоков, которым предстоит функционировать в особых условиях. Одновременно определяется численность блоков организационных звеньев. Это выполняется либо с учетом опыта успешно действующих аналогичных звеньев, либо на основе существующих типовых нормативов численности сотрудников. После этого осуществляется разукрупнение ранее выделенных блоков на относительно самостоятельные организационные звенья. В составе блоков функциональных организационных звеньев выделяются подразделения двух типов: штабные и обеспечивающие. К штабным относятся кадровые, информационные (секретариаты, информационные и аналитические, учетно-архивные), организационно-правовые подразделения, подразделения специальной связи и т.д.. К обеспечивающим - хозяйственные, финансовые, медицинские подразделения и пр. Блоки основных подразделений включают в свой состав подразделения, основное назначение которых - противодействие внешним и внутренним угрозам противоправного характера с помощью внештатных сотрудников, должностных лиц и специалистов, обладающих научными, техническими и иными специальными знаниями, а также отдельных граждан с их согласия на гласной и негласной основе. При этом специализация этих подразделений производится с учетом двух критериев: характера противоправных угроз и характера учреждений, организаций и предприятий, оперативно защищаемых от этих угроз. В составе блоков специализированных организационных звеньев выделяются подразделения, которые содействуют базовой деятельности основных подразделений с помощью специальных средств и методов. К ним относятся оперативно-поисковые, оперативно-технические и иные подразделения. Особое место среди специализированных занимают следственные подразделения, в деятельности которых основными являются процессуальные средства и методы. Все выделенные подразделения (штабные и обеспечивающие, основные и специализированные) относятся к линейно-функциональному и линейному типам. Кроме них создаются и проблемно-целевые подразделения двух видов: постоянно существующие (например, оперативно-следственные группы) и временные (например, группы разработчиков). Линейно-функциональные и линейные звенья выделяются, как правило, для достижения относительно стабильных и постоянных целей, проблемно-целевые - незаменимы для реализации временно возникающих целей. Все перечисленные относительно самостоятельные организационные звенья в составе центральных аппаратов обычно имеют статус управлений, отделов и реже - отделений. В составе городских, районных и иных аналогичных подразделений их функции обычно выполняют отдельные сотрудники. В первую очередь это касается функциональных подразделений, которые действуют в соответствии с централизованными решениями руководителей высшего уровня и в своей деятельности во многом связаны с внешними организациями. Поэтому они создаются в составе центральных аппаратов правоохранительных органов и действуют в общих интересах всех их подразделений. Выделение различных организационных звеньев происходит в зависимости от важности и содержания целей, территориального размещения, специфики и объема необходимой деятельности, специфических требований к исполнителям, специфических средств и методов деятельности, связей (взаимодействия) с внешней средой. При этом рекомендуется учитывать следующие основные условия:
Все выделенные подразделения включают в свой состав руководителей, их заместителей (не всегда) и исполнителей, ответственных за деятельность на конкретных участках. После этого осуществляется формирование систем должностей в различных организационных звеньях. Должности - это в определенной степени обособленные простейшие элементы («клеточки») организационных звеньев, зафиксированные в штатах, которым предоставлены определенные части компетенции этих звеньев. В своей совокупности взаимосвязанные, взаимообусловленные должности и составляют содержание формальных организационных звеньях. Выделение различных должностей осуществляется в зависимости от важности и содержания целей, специфики и объема необходимой деятельности, специфических требований к исполнителям. Завершается проектирование организационных звеньев подготовкой, прежде всего, штатов различных правоохранительных органов, а также положений о центральных, региональных и аналогичных правоохранительных органах, их городских, районных и аналогичных аппаратах. С учетом этих положений осуществляется создание положений о различных более или менее самостоятельных организационных звеньях и на их основе — должностных инструкций. Документы о должностях имеют наиболее важное значение в регламентации распределения полномочий и ответственности в организационных звеньях, которое определяет суть структур формальных звеньев. Они являются основными и универсальными документами, регламентирующими взаимодействия должностных лиц. Для каждой категории должностей определяются общие права и ответственность, обусловленные законодательством и целями деятельности, а также особыми условиями функционирования организационных звеньев. Общую часть должностных регламентов в правоохранительных органах необходимо разрабатывать для всех организационных звеньев в целом, не допуская индивидуальных отклонений. В то же время для каждой категории должностных лиц следует предусматривать специфические обязанности, права, критерии эффективной деятельности и ответственность. Должностные инструкции не разрабатываются для руководителей, поскольку их полномочия и ответственность определяются в положениях о соответствующих организационных звеньях. Причем следует четко разграничивать обязанности, права и ответственность между руководителями и их заместителями. И, наконец, подготавливаются инструкции, регламентирующие различные значимые виды деятельности правоохранительных органов, их подразделений, отдельных должностных лиц и т.д., а также разного рода методические рекомендации. Результатами проектирования являются основные формальные элементы, способствующие предстоящему успешному функционированию организационных звеньев: а) системы должностей, которые наделяются конкретными не повторяющимися обязанностями, правами и ответственностью; б) системы коммуникаций, образующие каналы (служебные связи) получения и передачи информации, необходимой для успешной деятельности; в) системы правил, должные обеспечивать рациональный порядок выполнения наиболее важных видов деятельности. Качество таких элементов во многом предопределяет возможности достижения организационными звеньями стабильных успехов в ходе будущего функционирования. Вопрос 2. Поддержание формальных организационных звеньев Поддержание формальных организационных звеньев (регулирование) - это управленческая функция, цели которой состоят в том, чтобы сохранять «организационный порядок» для успешного и устойчивого повседневного функционирования организационных звеньев. Методика регулирования - это совокупность взаимосвязанных последовательных действий, которые можно объединить в пять этапов:
Изучение состояния порядка в строении и функционировании организационных звеньев осуществляется путем анализа информации из различных документов, сопровождающих фактически все значимые виды их деятельности, наблюдения за их повседневным функционированием, а также в ходе бесед с должностными лицами. Результатами такого анализа являются выводы о фактическом состоянии организационных звеньев и предположения (прогнозы) о возможных ближайших и отдаленных перспективах. Выявление отклонений в строении и функционировании организационных звеньях от спроектированного, обусловливаемых различными внутренними и внешними факторами и изменяющих их упорядоченность, производится путем сравнения ранее полученных выводов с нормативными требованиями, зафиксированными в соответствующих регламентационных актах: положениях, инструкциях и методических рекомендациях. Важно своевременно обнаружить негативные моменты в функционировании различных звеньев и предотвратить снижение, эффективности их деятельности. Такими моментами могут быть несоответствия между предусмотренными заранее целями функционирования отдельных звеньев и практически реализуемыми целями этих звеньев, отклонения от их функций, прав и ответственности, а также нарушения организационных связей, порядка функционирования и т.д. Основными внутренними причинами, вызывающими такие моменты, могут выступать либо недостатки (упущения) в проектировании организационных звеньев, либо недостатки (упущения) в реальном их функционировании, либо то и другое одновременно. Основными внешними причинами являются изменения в политических, экономических, научных, технических, социальных и прочих условиях функционирования организационных звеньев. Выводы руководителей о наличии негативных отклонений в функционировании отдельных звеньев служат основанием для разработки мероприятий по их устранению или нейтрализации. Подготовка соответствующих мероприятий практически заключается в формировании частных решений корригирующего и корректирующего характера. Смысл таких решений, позволяющих корригировать отдельные компоненты организационных звеньев и (или) корректировать реальное функционирование конкретных звеньев, заключается в следующем: а) передать соответствующим руководителям предложения о необходимости уточнений (изменений, дополнений) различных разделов нормативных решений, регламентирующих статус и по рядок функционирования звеньев; б) уточнить (изменить, дополнить) отдельные разделы нормативных решений, которые регламентируют структуру и деятельность организационных звеньев; в) уточнить (изменить, дополнить) отдельные моменты в строении и функционировании тех или иных звеньев. Реализация корригирующих и корректирующих мероприятий практически заключается в своевременном, полном и точном ознакомлении соответствующих должностных лиц с их содержанием, в разъяснении (при необходимости) их смысла и в оценке последующей деятельности организационных звеньев. Результатами регулирования являются улучшенные организационные условия, способствующие успешному и устойчивому повседневному функционированию организационных звеньев: а) улучшенные системы должностей, обеспечивающие рациональное достижение целей деятельности организационных звеньев; б) улучшенные системы коммуникаций, обеспечивающие рациональное взаимодействие и функционирование всех организационных звеньев; в) улучшенные системы правил, обеспечивающие рациональный порядок выполнения наиболее важных видов деятельности. Качество таких результатов во многом определяет возможности достижения организационными звеньями устойчивых успехов в ходе реального функционирования. 3. Развитие формальных организационных звеньев Развитие формальных организационных звеньев (обновление) - это управленческая функция, цели которой состоят в том, чтобы обновлять «организационный порядок» для будущего успешного функционирования организационных звеньев. Методика обновления - это совокупность взаимосвязанных последовательных действий, которые можно объединить в пять этапов: ■ изучение результатов функционирования организационных звеньев;
Изучение результатов функционирования организационных звеньев выполняется путем анализа информации из различных документов, в которых такие результаты обязательно фиксируются, наблюдения за процессами функционирования и бесед с должностными лицами. Итогом таких действий должны быть выводы о фактических результатах функционирования организационных звеньев и предположения (прогнозы) о возможных ближайших и отдаленных перспективах. Определение эффективности действующих организационных звеньев осуществляется путем сравнения ранее полученных выводов о фактически достигнутых результатах с нормативными требованиями соответствующих регламентационных актов. Выявление возможностей, обновляющих порядок в строении и функционировании организационных звеньев, производится на основе всей полученной ранее аналитической информации и ознакомления с источниками политической, экономической, научной, технической и иной информации. Большое значение при этом имеет своевременное получение руководителями информации о различного рода новшествах (инновациях) как в сфере деятельности самих правоохранительных органов, так и в других сферах социальной деятельности. Таковыми могут быть следующие инновации: а) законодательные политико-организационные положения, качественно изменяющие функции, права и ответственность тех или иных организационных звеньев; б) законодательные социально-экономические положения, качественно изменяющие возможности материально-технического, вещевого, финансового, социально-медицинского обеспечения различных организационных звеньев; в) научно-технические новшества, качественно расширяющие возможности документационно-информационного обеспечения заинтересованных организационных звеньев; г) законодательные профессионально-образовательные положения, качественно расширяющие возможности профессиональной подготовки должностных лиц; д) законодательные социально-политические положения, качественно расширяющие возможности стимулирования должностных лиц; е) научно-исследовательские и научно-методические новшества, качественно изменяющие возможности профессиональной деятельности должностных лиц; ж) практические новшества («находки-открытия»), позволяющие качественно изменять возможности профессиональной деятельности должностных лиц. Выводы о внедрении тех или иных новшеств руководителям рекомендуется делать только после консультаций с соответствующими экспертами. Желательно также проконсультироваться с теми должностными лицами, чьи интересы будут затронуты нововведениями. Такие выводы, как правило, служат основанием для разработки мероприятий по внедрению определенных инноваций в практику. Подготовка предложений об использовании имеющихся возможностей фактически представляет собой формирование частных решений инновационного характера. Смысл важных и сложных решений, позволяющих качественно обновлять организационные звенья (их компоненты) и (или) реальное функционирование конкретных звеньев, заключается в следующем: а) передать соответствующим руководителям предложения о необходимости обновления различных нормативных решений (их разделов), регламентирующих статус и порядок функционирования звеньев; б) обновлять нормативные решения (их разделы), которые регламентируют структуру и деятельность организационных звеньев; в) обновлять существенные моменты в строении и функционировании тех или иных звеньев. Реализация инновационных предложений заключается в своевременном, полном и точном ознакомлении соответствующих должностных лиц с их содержанием, в обязательном разъяснении их смысла и (при необходимости) в обучении, а также в оценке последующей деятельности организационных звеньев. При этом руководителям рекомендуется внедрять новшества поэтапно, применяя хорошо оправдавшую себя на практике методику «маленькие шаги - маленькие успехи», уделяя много внимания пропагандистско-воспитательному обеспечению. Результатами обновления являются качественно новые организационные условия, в большей степени способствующие будущему успешному функционированию организационных звеньев: а) качественно новые системы должностей, обеспечивающие более рациональное достижение целей функционирования организационных звеньев; б) качественно новые системы коммуникаций, обеспечивающие более рациональное взаимодействие и функционирование всех организационных звеньев; в) качественно новые системы правил, обеспечивающие более рациональный порядок выполнения наиболее важных видов деятельности. Качество таких результатов во многом предопределяет возможности достижения организационными звеньями успехов в ходе будущего функционирования. ЛИТЕРАТУРА: Нормативная:
Основная
|