4499 - Курсовая по Документоведению. Курсовая работа студентки 2 курса Скворцовой Анны Анатольевны анализ документированиЯ деятельности коллегиального органа
 Скачать 385.5 Kb.
|
1.2 Особенности документирования деятельности коллегиальных органовДеятельность того или иного вида коллегиального органа документируется в обязательном порядке. Документированию должны подлежать также разовая или периодически созываемая конференция, собрание, совещание или даже оперативное совещание, которые проводятся руководствами организаций (учреждений, компаний), их заместителями, руководителями структурных отделов касаемо вопросов текущей деятельности. Так, например, к процедурам созыва, проведений собраний и к оформлению решений, которые принимаются участниками обществ с ограниченной ответственностью, российское законодательство13 менее строго, чем, например, к акционерным обществам14. В зоне ответственности секретаря коллегиального органа (по должности, корпоративного секретаря или юриста), который организует процедуру корпоративного управления, а также службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в том или ином отделе организации (учреждения), находится соблюдение процедур подготовки заседания коллегиального органа, в том числе публикация и трансляция информации и приглашений участникам заседания, правильность документационного обеспечения управления принятых решений и обеспечение полноты доказательной базы их законности и исполнения в течение установленного срока полномочий коллегиального органа15. В процессе деятельности коллегиальных органов образуются совокупности взаимосвязанных документов, обычно именуемые функциональными документными комплексами. В состав комплексов входят документы, принадлежащие к различным подсистемам и системам документации, но объединяющиеся управленческой ситуацией и полномочиями органа, в котором они создаются. Примерный состав документов функционального документного комплекса, который обеспечивает деятельность коллегиального исполнительного органа на примере Правления представлен в таблице 1. Таблица 1 Состав документов функционального документного комплекса, обеспечивающий деятельность коллегиального исполнительного органа16
Вышеприведенный пример может послужить основой для проверки (уточнения) состава документов коллегиального органа практически любой организации (учреждения, предприятия, компании, фирмы), а также для возложения или делегирования ответственности за правильное формирование дел и обеспечение сохранности документов как минимум на секретарей Правления, корпоративных секретарей или службу делопроизводства, с целью организации их взаимодействия в процессе обеспечения деятельности коллегиальных органов, для того чтобы при смене председателя Правления или корпоративного секретаря можно было удобно передать ответственность за документы по акту приема-передачи дел по должности. Принадлежность документов к одному функциональному документному комплексу обосновывает единство оформления их реквизитов и единообразие некоторых речевых формул в текстах (например, формулировку вопросов, которые должны быть единообразными в квартальном плане заседания, повестке дня, протоколах, выписках из него, поручениях и т. д.). При оформлении первых листов документов, которые входят в функциональный документный комплекс о деятельности конкретного коллегиального органа, необходимо использовать общий бланк. Но опыт «лучших практик» сформулировал универсальную рекомендацию – оформлять все документы на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов заголовочной части по образцу общего бланка, который утвержден организацией (или на титульном листе, который может быть оформлен для положения и регламента работы коллегиального органа)17. Для оформления некоторых документов (извещение о дате и времени заседания, письмо-приглашение на заседание, список участников заседания, бюллетеней голосования и т. д.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы, которые удобны для электронной подготовки проектов документов. Данные формы обычно утверждаются в следующих случаях: - в составе положения, регламента работы коллегиального органа; - вышестоящими органами управления по мере их разработки. Например, некоторые публичные акционерные общества пытаются закрепить данные формы документов в своих книгах фирменного стиля (brand book) и заказывают их разработку «на стороне» у дизайнеров. Стоит отметить, что это не достаточно рациональный подход, поскольку официальные управленческие документы и их форма не входят в зону ответственности маркетинговых и PR-служб. При этом репутационные риски при оформлении таких документов должны находиться под контролем службы делопроизводства, корпоративного секретаря и юридической службы. Перечисленные в таблице 1 документы в общей совокупности представляют собой доказательную базу принимаемых коллегиальными органами решений, которая может быть дополнена за счет документов, с помощью которых осуществляется контроль исполнения принятых решений. В состав данных документов входят18: - регистрационно-контрольные карточки; - отчеты о состоянии исполнительской дисциплины (в разрезе вопросов, подразделений, исполнителей, сроков). Если предприятие (организация, учреждение) небольшое, и не является источником комплектования архива, при этом руководство осознает, что «информация и документы – это актив, имеющий ценность», и самостоятельно отвечает за обеспечение их сохранности, то все документы данного комплекса могут быть сформированы в одно дело на срок полномочий данного коллегиального органа с обобщенным заголовком «Документы о деятельности Правления», которое разделяется на несколько томов. При этом сроки хранения определяются по самому «старшему» сроку из всех документов тома19, что наглядно представлено в таблице 2. Таблица 2 Сроки хранения документов коллегиального органа20
Данный порядок формирования дел несколько не соответствует принятым правилам делопроизводства и архивного дела. Но он позволяет при процедуре слияния и поглощения, в ходе внутренней проверки и внешнего аудита, в процессе оценки деятельности, которая проводиться по процедуре выпуска ценных бумаг, сразу представить именно совокупность документов, составляющих доказательную базу того или иного принятого решения. При этом, формирование документов коллегиального органа в дела и сроки их хранения прежде всего должны закрепляться номенклатурой дел, за разработку которой отвечает корпоративный секретарь или секретарь коллегиального органа по должности. Если предприятие (организация, учреждение) является источником комплектования архива, то схема систематизации дел в номенклатуре дел и порядок её формирования остается обычным – в зависимости т сроков хранения в отдельных делах будут собираться: - организационные документы; - планы работы; - протоколы; - документы к заседаниям, включая проекты решений; - документы о подготовке заседаний. Подготовку и проведение заседаний обеспечивают также документы, на основании которых проводятся административно - технические подготовительные мероприятия. Кроме того, деятельность коллегиального органа отражается и в документах по вопросам бюджетирования системы финансовой документации, что наглядно представлено в таблице 3. Таблица 3 Документы, которые становятся основанием для отражения расходов в учете21
«Лучшие практики» свидетельствуют о том, что компетенцию, полномочия того или иного коллегиального органа необходимо конкретизировать в положениях и регламентах, разрабатывающихся на основании уставов и с учетом требований действующих нормативных правовых актов. Наличие данных документов рассматривается как один из показателей качества управления организацией. Следует отметить, что наиболее важными документами в документировании деятельности коллегиальных органов выступают акты и протоколы. Протоколы создаются в процессе коллегиального принятия управленческих решений (на заседаниях, совещаниях, собраниях и т.д.). В протоколах фиксируются ход обсуждения поставленных вопросов и принятые решения. Протоколы оформляются на бланках организации (бланк конкретного документа). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола должна показывать: - кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; - кто вел протокол и кто присутствовал на совещании; - кто был приглашен (при необходимости) из других организаций; - какие вопросы обсуждались на совещании - и т. д. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Запись обсуждения каждого вопроса и принятых решений осуществляется по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). В актах фиксируются установленные несколькими лицами факты или описываются произошедшие в присутствии свидетелей события. Акты составляются по результатам ревизий деятельности организаций или их структурных подразделений и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, сдаче объектов в эксплуатацию, подготовке документов к уничтожению и т.п. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: - наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата; - перечисляется состав комиссии; - указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки. В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков. Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»). Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц22. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||