4499 - Курсовая по Документоведению. Курсовая работа студентки 2 курса Скворцовой Анны Анатольевны анализ документированиЯ деятельности коллегиального органа

• Название: Курсовая работа студентки 2 курса Скворцовой Анны Анатольевны анализ документированиЯ деятельности коллегиального органа
• Дата: 22.12.2022
• Размер: 385.5 Kb.
• Имя файла: 4499 - Курсовая по Документоведению.doc
• Тип: Курсовая; #858926
• страница: 3 из 6

Глава 2. Практические АСПЕКТЫ АНАЛИЗА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ (на примере ПАО «Корпорация ЗНАК»)

2.1 Общая характеристика документационного обеспечения деятельности организации

ПАО «Корпорация ЗНАК» представляет на российском рынке широчайший ассортимент товаров для производства фото и бизнес сувениров. В интернет-магазине компании представлен огромный выбор заготовок под персонализацию и брендирование - от классических кружек и футболок до оригинальных игрушек и зажигалок. А также оборудование, высококачественные расходные материалы и готовые технологические решения для печати на заготовках. Удобный сервис, оперативная обработка заказов, собственный технический центр, профессионализм и опыт сотрудников – все это позволяет клиентам ПАО «Корпорация ЗНАК» вести успешный и прибыльный бизнес по производству сувенирной продукции²³.

Большое количество статей, имеющих отношение к документационной деятельности ПАО «Корпорация ЗНАК» находятся в Гражданском кодексе РФ (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ²⁴. Кодекс содержит статьи посвященные вопросам документирования, составу информации и оформлению некоторых документов, видам и разновидностям документов, создаваемых при совершении гражданских взаимоотношений. Так, ст. 52 ГК РФ определяет требования к содержанию устава и учредительного договора, которые являются основанием для действия юридического лица. Ст.185 и ст. 186 ГК РФ определяют требования и закрепляют порядок оформления доверенности.

Основными нормативно – правовыми актами, так же регламентирующими документационное обеспечение управления ПАО «Корпорация ЗНАК», выступают:

- Уголовный кодекс РФ;

- Закон РФ от 25.10.1991 № 1807–1 (ред. от 12.03.2014) «О языках народов РФ» (в соответствии с данным законом официальное делопроизводство на территории РФ ведется на государственном языке РФ – русском;

- Закон РФ от 21.07.1993 № 5485–1 «О государственной тайне» (направлен на регулирование отношений возникающих на основании сведений, относящихся к государственной тайне и защиту безопасности РФ);

- ФЗ № 149 от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информационных ресурсов и документов, ответственность за правонарушения, порядок документирования и доступа к ним;

- ФЗ № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (согласно закону информация, находящаяся в электронной форме подписанная квалифицированной электронной подписью расценивается равносильной ручной подписи в обычном документе и может использоваться в любых правоотношениях);

- ФЗ № 208 «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 г.²⁵;

- ФЗ № 152 от 27.07.2006 -ФЗ «О персональных данных» (устанавливает главные принципы, на основании которых происходит обработка персональных данных);

- ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (данный стандарт определяет состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов);

- ОК 011–93. Общероссийский классификатор управленческой документации» от 30.12.1993 № 299 (ОКУД) (содержит в себе перечень унифицированных систем документации и форм документов);

- и другие НПА.

2.2 Анализ оформления справочно-информационных документов коллегиального органа организации

Работа коллегиального органа ПАО «Корпорация ЗНАК» ведется по заранее утвержденному плану. В соответствии с планом лица, ответственные за подготовку вопроса для обсуждения, готовят необходимые материалы, в основном, ими являются аналитические справки (записки) по предстоящим вопросам и проекты решений.

Подготовка материалов для заседания коллегиального органа является начальным этапом в движении документов, которые отражают деятельность по коллегиальному принятию решений.

Аналитические справки (записки) по предстоящим вопросам и проекты решений должны передаваться секретарю коллегиального органа, собирающему все подготовленные для рассмотрения на заседании документы, а так же проверяющему их полноту и правильность оформления. Материалы в основном готовятся и передаются секретарю за 10–12 дней до заседания. Срок представления документов может быть меньшим, но он не должен составлять менее 3–5 дней, поскольку данное время необходимо для рассылки документов членам коллегиального органа и их ознакомления с подготовленной документацией.

Повестка дня готовится секретарем коллегиального органа на основании плана, который может быть скорректирован с учетом конкретных ситуаций. Повестка дня согласовывается с председателем коллегиального органа. Одновременно с этим секретарь готовит приглашения на заседание для рассылки членам коллегиального органа. Далее осуществляется рассылка приглашений на заседание коллегиального органа его членам и приглашенным лицам. Вместе с приглашением, в котором содержится повестка дня заседания, рассылаются копии аналитических справок и проекты решений по вопросам повестки дня, которые были подготовлены исполнителями. Данный комплект документов так же может быть разослан членам коллегиального органа в электронном виде по электронной почте.

Далее, приведем примеры оформления документов, которые необходимо будет направить участникам при подготовке заседания коллегиального органа ПАО «Корпорация ЗНАК». Окончательно утвержденная повестка дня очередного совещания направляется членам коллегиального органа по утвержденной в организации форме, в нее добавляют как минимум информацию о лицах, которые приглашены на заседание, а так же место и время заседания (пример представлен в Приложении 1). Вместе с повесткой дня обычно направляется окончательно сформированный пакет материалов для рассмотрения на совещании.

Приглашенным на совещание лицам из числа сотрудников организации, не являющихся членами коллегиального органа, можно направить все ту же окончательную повестку дня (Приложение 1) либо информацию в упрощенной форме, например, на электронную почту. А вот приглашенным лицам со стороны принято направлять официальное письмо-приглашение, пример которого представлен в Приложении 2.