4499 - Курсовая по Документоведению. Курсовая работа студентки 2 курса Скворцовой Анны Анатольевны анализ документированиЯ деятельности коллегиального органа

• Название: Курсовая работа студентки 2 курса Скворцовой Анны Анатольевны анализ документированиЯ деятельности коллегиального органа
• Дата: 22.12.2022
• Размер: 385.5 Kb.
• Имя файла: 4499 - Курсовая по Документоведению.doc
• Тип: Курсовая; #858926
• страница: 5 из 6

2.4 Анализ оформления поручения коллегиального органа

Поручение коллегиального органа выступает одной из форм направления решений коллегиального органа на исполнение, которая также поддерживает правило разграничения прав доступа к информации и документам³³.

Поручения как документы нашли свое применение в основном в деятельности совета директоров и правления. Поручения в последние 10–15 лет закрепились в составе подсистемы распорядительной документации как новый вид документа, который издаётся, как правило, на основе единоначалия. Поэтому заголовочная и оформляющая части поручения коллегиального органа оформляются почти так, как в приказах и распоряжениях, а принятое решение, содержащее конкретные поручительские пункты, переносится (копируется) из раздела протокола «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ»). Подписывается поручение только председателем коллегиального органа.

Для оформления поручения удобнее угловое расположение реквизитов, т.к. ответственный исполнитель оформляется на площади, которая обычно отведена для реквизита «адресат» справа.

Пример поручения с угловым расположением реквизитов заголовочной части представлен в Приложении 4.

Такая анкетная форма представления текста поручения удобна для постановки его на контроль и предоставляет возможности даже для автоматического составления документа по утвержденной типовой форме на основе протокола при условии, что его проект формируется в электронном виде в информационной системе.

Заключение

В результате написания данной курсовой работы были достигнуты поставленная цель и задачи. Были исследованы теоретические и практические аспекты анализа документирования деятельности коллегиальных органов.

Под коллегиальными органами подразумеваются органы государственной, исполнительной власти, местного самоуправления или органы управления предприятием (учреждением, компанией, фирмой, организацией), в которых основные вопросы компетенции решаются по принципу большинства членов коллегии (принципу коллегиальности) с предварительным обсуждением соответствующего вопроса.

В ходе анализа выявлено, что документирование деятельности того или иного коллегиального органа осуществляется в обязательном порядке и сопровождается созданием различных документов. При коллегиальном принципе управления руководство осуществляется группой лиц, которые обладают равными правами при решении вопросов.

Состав документов функционального документного комплекса, обеспечивающий деятельность коллегиального исполнительного органа (на примере Правления) включает в себя: положение о Правлении, положение о должности Председателя Правления, регламент работы Правления, годовой и квартальный планы работы Правления, протокол заседания, журнал регистрации протоколов заседания, бюллетень для заочного голосования, выписку из протокола заседания, поручение, список членов Правления и список приглашенных, повестку дня, доклад, проект решения по вопросу и т.д.

Протокол коллегиального органа управления организацией (общее собрание, совет директоров, собрание учредителей и т. д.) и коллегиального исполнительного органа (правление, президиум, коллегия и т.п.), а также протокол заседания комитета, который имеет право образовывать данные органы согласно уставу, в основном являются документами постоянного срока хранения (по ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Сроки хранения остальных разновидностей протоколов в зависимости от уровня управления и вида заседания должны определяться председателем и секретарями коллегиальных органов самой организации в результате проведения экспертизы ценности при методическом руководстве службы делопроизводства и архива, а также закрепляться номенклатурой дел.

Срок хранения поручений коллегиального органа и выписок из протоколов заседаний, а также отчеты, которые получены в процессе контроля за их исполнением, определяются ст. 6 и 7 ПТУД. С учетом примечаний основной срок хранения поручений и выписок составляет 5 л. Если организация является крупной коммерческой структурой и источником комплектования государственного или муниципального архива, то при формировании дел с протоколами и приложениями к ним, а также при проведении экспертизы ценности документов необходимо руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и ПТУД. Акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения и требования к обеспечению сохранности, которые установлены действующим в настоящее время постановлением ФКЦБ (новый регулятор – Банк России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Установленные здесь сроки хранения документов соответствуют нормативным срокам, зафиксированным в ПТУД.

Для обеспечения процессов документирования коллегиальной деятельности на рациональной и эффективной основе необходимым и обязательным условием должно стать плодотворное взаимодействие руководителей и секретарей коллегиальных органов со службой делопроизводства, которая знает и понимает документы.