4499 - Курсовая по Документоведению. Курсовая работа студентки 2 курса Скворцовой Анны Анатольевны анализ документированиЯ деятельности коллегиального органа

• Название: Курсовая работа студентки 2 курса Скворцовой Анны Анатольевны анализ документированиЯ деятельности коллегиального органа
• Дата: 22.12.2022
• Размер: 385.5 Kb.
• Имя файла: 4499 - Курсовая по Документоведению.doc
• Тип: Курсовая; #858926
• страница: 4 из 6

2.3 Анализ оформления протокола коллегиального органа

Далее более подробно рассмотрим и проанализируем составление и оформление протокола – основного документа в деятельности коллегиального органа, документа, фиксирующего ход заседания и принятые коллегиальным органом решения²⁶. В его типовой формуляр включают следующие реквизиты:

а) полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы;

б) название вида документа (ПРОТОКОЛ);

в) дату (конкретную дату либо период, если заседание продолжалось 2 или 3 дня, например, 01-03.04.2015, или 01.04.2015 – 03.04.2015, или 01-03 апреля 2015 г.);

г) индекс (в пределах срока полномочий коллегиального органа или в пределах календарного года для оперативных совещаний при руководителе);

д) место составления;

е) вид заседания (на том месте, на котором в других распорядительных документах оформляется заголовок к тексту);

ж) формализованные части текста пока не оформились как самостоятельные реквизиты и рассматриваются как отдельные элементы текста:

- состав присутствующих (председатель, секретарь, список присутствовавших членов коллегиального органа, приглашенные лица, если таковые были). Отметим, что инициалы оформляются после фамилии. Должности членов коллегиального органа не указываются, поскольку это постоянный состав, где «все друг друга знают», а вот для приглашенных лиц должности принято указывать перед Ф.И.О. (а если человек приглашен из сторонней организации, то ее полное наименование включается в наименование его должности);

- повестка дня, которая представляет собой список вопросов в форме заголовков к последующему тексту. По каждому вопросу принято указывать докладчиков;

- факультативная отметка о способе документирования заседания коллегиального органа (например, «Заседание стенографировалось с 15:00 до 17:15 мск», «Заседание проводилось в форме видеоконференции с 20:00 до 21:05 мск. Системный администратор Петров П.Р.», «Заседание записывалось на диктофон. Ответственный – секретарь Косова И.И.»);

- текст протокола, составляющийся по формуле СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому пункту повестки дня. Правда, в кратком варианте протокола первые 2 элемента этой триады отсутствуют, т.е. документируется только принятое решение;

з) подписи.

Необходимо также обратить внимание на то, что отметку о наличии приложений после текста и перед подписями в протоколе оформлять не принято. Для этого достаточно рядом с документом, который явлется приложением и упомянут в тексте, написать «(прилагается)», «(Приложение № 1)» или «Текст доклада прилагается».

К дополнительными (факультативными) реквизитами протокола относят:

- место проведения заседания (адрес помещения, офиса);

- время начала и общее время заседания;

- фамилию и инициалы председательствующего на заседании или лица, который открывает заседание;

- дату подписания протокола;

- способ голосования по каждому вопросу (открытый, тайный, заочный), который указывается в тексте²⁷.

Оформление реквизитов и полнота изложения текста зависят от того, какая разновидность протокола предусмотрена регламентом работы коллегиального органа. По степени полноты записи протокол может быть следующих видов:

а) краткий;

б) полный, который в свою очередь может быть:

- подробным текстовым (текстовый способ документирования);

- стенографический (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений);

- фонографический (звукозапись);

- видеопротокол (в результате проведения видеоконференции).

Полный протокол должен содержать запись всего заседания, включая разнообразные реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу обсуждения различных вопросов, отметки о том, что в зале был шум, аплодисменты и т. д. (но, конечно, в зависимости от способа документирования). Полным протоколом обычно документируется проведение общих собраний акционеров и заседание совета директоров ПАО «Корпорация ЗНАК».

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и решения, которые принимаются. То есть протокол после повестки дня содержит краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме: НОМЕР ВОПРОСА – ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ.

Примеры оформления полного и краткого протоколов приведены в Приложении № 16 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76²⁸). На их основе абсолютно все организации, включая коммерческие, могут самостоятельно разрабатывать и утверждать в составе соответствующего регламента форму протокола, которым будет документироваться принятие решений коллегиального органа с учетом уровня управления и статуса коллегиального органа. В регламентах удобно сразу закрепить, что протоколы:

- заседания Правления должны быть подробными текстовыми (как в Приложении 3) и сразу утвердить форму протокола;

- оперативные совещания, которые проводит еженедельно руководитель подразделения, должны документироваться краткими протоколами либо проводиться в форме видеоконференции с последующим оформлением краткого текстового протокола или даже без него, но тогда с обязательным составлением поручений в форме распорядительного документа оперативной направленности (как в Приложении 4).

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом либо секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности. А протоколы оперативных совещаний, проходящие под председательством руководителя, должны вестись и оформляться секретарями или их помощниками.
Секретарь заседания (по должности или избранный) при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, список приглашенных, список членов коллегиального органа, текст доклада, выступления, электронную презентацию, информационные справки, проект решения и т. д.

Необходимо помнить, что составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой, видеозаписью или фонограммой, отредактирован и оформлен в течение 1–5 дней после заседания. Поэтому и важно установить в регламенте работы коллегиального органа конкретный срок оформления оригинала протокола как официального документа. После голосования принятое решение не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, за точность отражения в протоколе предоставленной на голосовании и получившей силу официального коллективного формулировку решения, председатель и секретарь заседания несут юридическую ответственность.

Важно так же отметить, что формулировка «Разное» в повестке дня, оформляющаяся до заседания как самостоятельный информационный документ и заранее разосланная участникам заседания и членам коллегиального органа, вполне допускается. А вот в оформленном протоколе она неуместна, т.к. документ составляется после заседания, когда уже возможно точно сформулировать все фактически рассмотренные вопросы и зафиксировать порядок принятия решений по ним²⁹.

Основную трудность представляет составление и оформление текста полного протокола. Секретарь заседания должен работать почти как синхронный переводчик, поскольку доклады, вопросы, выступления он «переводит» из устной формы (для которой характерна спонтанность, эмоциональность и не всегда подготовленность) в письменную, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям в соответствии с требованиями делового стиля русского литературного языка³⁰.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по форме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, т.е. фактически по разделам.

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика без наименования должности, ставится тире и после него обычно кратко записывается содержание доклада. Поскольку доклад и его презентация представляются заранее, то они в обязательно подписанном и датированном виде оформляются в статусе официального приложения к протоколу.

Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени, что наглядно представлено на рисунке 2.



Рисунок 2 – Изложение основной части текста протокола от третьего лица единственного числа в прошедшем времени
Если текст основного доклада заранее подготовлен, то при оформлении протокола удобно использовать и другой прием, заключающийся кратком формулировании темы доклада в соответствии с повесткой дня, где после точки делается отметка «Текст доклада ­прилагается», как наглядно представлено на рисунке 3.



Рисунок 3 – Кратко сформулированная тема доклада в соответствии с повесткой дня
Вопросы к докладчику и последующие вопросы к каждому из выступающих, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с новой строки. Фамилию лица, который задавал вопрос, допускается не указывать.

Все выступления по обсуждаемому вопросу оформляются после слова «ВЫСТУПИЛИ» от границы левого поля прописными буквами, после него также ставится двоеточие. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже. После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Решения, которые принимаются коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». В деловой практике за каждым из данных слов закрепилась своя сфера употребления. Так, в протоколе общего собрания акционеров, учредителей, на заседании совета директоров, собрании трудового коллектива, собрании сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп, правильным считается употребление слова «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, органов управления, т.е. «власть»). В протоколах заседания правления, комитета, президиума, рабочей группы, оперативного совещания и других коллегиальных органов «оперативного» уровня управления (исполнительные органы) правильным считается употребление глагола «ПОСТАНОВИЛИ»³¹.

Соответствующее слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него опять же ставится двоеточие, как наглядно представлено на рисунке 4.



Рисунок 4 – Оформление в основной части текста протокола слова «Постановили»
Далее с красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы. Структура номера следующая: сначала идет номер вопроса повестки дня, потом точка и далее – номер решения при рассмотрении данного вопроса (например, 1.1 и 1.2, далее - 1.3 и т.п.). Если по вопросу принято единственное решение, его номер все равно должен иметь 2 части, разделенные точкой, например, 1.1. Пункт, содержащий правовую норму – «нормативный», формулируется по стандартной речевой модели (см. п. 1.1 на рис. 4):

- что сделать, в какой, с какого или на какой срок.

Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится иначе:

- кому, что сделать, к какому сроку (п. 2.1 на рис. 4);

- что сделать, к какому сроку. Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя, как представлено на рисунке 5.



Рисунок 5 – Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно» (этот краткий вариант показан на рисунке 6). Соблюдение данной формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов, решения финансового характера и т.п. В иных случаях оно факультативно, поэтому в примерах на рисунке 4 и 5 соблюдение данной формы отсутствует.




Рисунок 6 – Оформления краткого вариант решения
Вопросы, по которым необходимо оформлять в протоколе результаты голосования, должны быть обозначены в локальном нормативном акте, который регламентирует деятельность коллегиального органа. Но некоторые организации такую дифференциацию не устанавливают, а всегда фиксируют результаты голосования. Хотя если решения коллегиального исполнительного органа приняты единогласно, то в распорядительных пунктах протокола результаты ­голосования обычно не указываются, как наглядно представлено в Приложении 3.

Подписи председателя и секретаря коллегиального органа (по должности или избранных для выполнения этих обязанностей на данном заседании) оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются двумя-тремя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией, как наглядно представлено на рисунке 7. Удостоверения протокола печатью обычно не требуется.



Рисунок 7 – Оформление подписей и инициалов
По общему правилу протокол подписывает председатель коллегиального органа и его секретарь, но возможны и иные варианты, например, добавление подписей всех членов коллегиального органа. Данный момент также должен определяться организационными документами. Пример подробного протокола ПАО «Корпорация ЗНАК» с продольным центрованным расположением реквизитов заголовочной части представлен в Приложении 3.

Копии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола необходимы не только для направления принятых решений на исполнение, но и для информирования о них всех заинтересованных лиц, имеющих право на информацию (в корпоративном управлении они называются стейкхолдерами, ими могут быть и контролеры, регуляторы, и простые граждане).

В последнее время в качестве формы представления информации о решениях коллегиальных органов часто используется выписка из протокола, которую имеет право удостоверять своей подписью секретарь (заседания или коллегиального органа), правильно оформляя отметку о заверении копии и удостоверяя ее печатью организации, как показано на рисунке 8.



Рисунок 8 - Отметка о заверении копии удостоверенная печатью организации

На рисунке 8 отметка о заверении копии оформлена в соответствии с рекомендациями ГОСТа 6.30-2003. Дополнительно в ней можно сделать факультативную запись о месте хранения протокола (как на рисунке 9) в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х (данный вариант особо актуален для представления копий и выписок по требованию контролирующего органа).

Выписка из протокола – это копия части его текста, в ней реквизиты заголовочной и оформляющей частей документа остаются практически без изменений (нет только личных росчерков подписантов).



Рисунок 9 - Отметка о заверении копии в расширенном варианте
Оформление выписок из протоколов заседаний позволяет соблюдать правило разграничения прав доступа к информации и документам. Если выписка из протокола является одной из форм трансляции информации о решениях коллегиального органа (и это установлено регламентом), то служба делопроизводства может инициировать разработку и утверждение ее типовой формы, в том числе для составления в электронном виде, что существенно сократит затраты времени на оформление и формализует один из аспектов трансляции этих документов. Для информирования о принятых решениях можно открыть доступ к электронному образу протокола в СЭД либо раздать его заверенные копии (с оформлением заверительной надписи по образцу рисунков 8 и 9), но только тем руководителям подразделений и сотрудникам, которые имеют соответствующие права доступа к служебным документам³².