деллопроизводство. Лабораторная работа 1 Тема Унифицированная система организационно
 Скачать 1.06 Mb.
|
|
Лабораторная работа № 1 Тема Унифицированная система организационно- распорядительной документации. ГОСТ Р 6.30-2003». Наименование работы Составление основных и вспомогательных бланков организации с угловыми продольным вариантами расположения реквизитов. Цель работы изучение единых правил документирования управленческих действий, определенные государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Норма времени – 2 часа. Задание Спроектировать общий бланк конкретной организации с угловыми продольным расположением реквизитов на формате А. Спроектировать бланк письма конкретной организации с угловыми продольным расположением реквизитов на формате А. На основе основных бланков спроектировать вспомогательные бланки - конкретного вида документа организации - структурного подразделения конкретной организации - должностного лица организации. Для выполнения данного задания необходимы опорные знания что такое формуляр-образец ОРД состав и порядок расположения реквизитов различных видов бланков, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003; варианты расположения реквизитов на бланке понятие бланк документа, виды бланков и их назначение особенности оформления, изготовления бланков организаций различных форм собственности. Методические указания Вначале лабораторной работы следует ознакомиться с пакетом документов (прил) и приступить к конструированию бланков В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении ОРД используются 30 реквизитов. Они даны в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Эти линии символизируют возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата, связанного с колебаниями числа строк текста документа (20). Сочетание зон в совокупности образуют формуляр документа. Реквизитами документа называются отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов. Формуляром документа называется набор реквизитов официального письменного документа, расположенного в определенной последовательности, Формуляром-образцом документа называются документы, относящиеся к одной унифицированной системе, созданные по единой для них модели. Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Все поле формата может условно разделяться натри части служебное поле документа – часть площади формата, предназначенного для полей документа и закрепления его в средствах хранения (28-30); поле для размещения реквизитов углового расположения – в левом верхнем углу формата, а при продольном – в верхней его части (1-14); рабочее поле формата – остальная часть площади формата Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации. При изучении стандарта следует усвоить принципиальную разницу в применении различных видов бланков. ГОСТ Р 6.30-2002 устанавливает два стандартных формата бланков документов Ахи Ах основные виды бланков бланк письма, общий бланк предприятия два варианта расположения реквизитов угловое и продольное. На основе общего бланка разрабатывается бланк конкретного вида документа, а на основе бланка письма – бланк должностного лица и бланк структурного подразделения (если руководители имеют право подписи. При продольном расположении – реквизиты располагаются вдоль верхней части листа центрированным способом, а при угловом (флаговом) – в верхней левой части листа. Каждая строка реквизитов располагается от границы левого поля при воспроизведении на чистом листе бумаги с помощью ПК, а при изготовлении бланков в типографии используется центрированный способ. Бланк письма содержит реквизиты герб (эмблема) 01 (02 или 03), 04 (ОКПО), 05 (ОГРН), 06 (ИНН/КПП), 08 (наименование организации (справочные данные об организации, 11 (дата, 12 регистрационный номер, 13 (ссылка на номер. Так как бланк письма употребляется для одного вида документа, то отпадает необходимость указывать реквизит 10 Наименование документа. Зона расположения реквизитов ограничена 7,5 см от левого поля и 6 см от верхнего поля (без герба. Герб располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита наименование организации –(08)». Размер изображения герба – 2 см ион отделяется от реквизита (08) одним межстрочным интервалом. Общий бланк содержит постоянные реквизиты – 01 (02,03), 08, 14 и переменные реквизиты – 11, 12, 18 и 19. Для реквизитов 18 и 19 наносятся ограничительные отметки в виде уголков. При заполнении бланка конкретного вида документа к предыдущим реквизитам добавляется реквизит Наименование вида документа. Например, ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ. ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО ООО «ВОЯЖ» ____________ № _________ г.Шахты Рис. 1 Общий бланк организации – угловое (флаговое) расположение ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО ООО ВОЯЖ г.Шахты Рис. 2 Общий бланк организации – продольное расположение ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО ООО «ВОЯЖ» ПРИКАЗ _____________ № _______ г.Шахты Рис. Бланк конкретного вида документа (приказ) – угловое (флаговое) расположение ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО ООО «ВОЯЖ» П РИКА З ___________ г.Шахты Рис. Бланк конкретного вида документа – продольное расположение ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО ООО ВОЯЖ Садовая ул, офис № 6, г.Шахты, 346506, Ростовской области тел. 8(863)-35-777-66-66 факс 35-777-66-66, e-mail: voyage@.ru ОКПО 55110077, ОГРН 8631270472136, ИНН/КПП 5890992745/782544016 __________________№_______________ На от Рис. Бланк письма - угловое (флаговое) расположение ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО ООО ВОЯЖ Садовая ул. офис № 6, г.Шахты, 346506 Ростовской области тел. 8(863)-35-777-66-66, факс 35-777-66-66, e-mail: voyage@.ru ОКПО 55110077, ОГРН 8631270472136, ИНН/КПП 5890992745/782544016 __________________№_______________ На от Рис. Бланк письма -продольное расположение МАГАЗИН_«_К_Р_О_Х_А_»__АДМИНИСТРАТОР'>МАГАЗИН КРОХА ОТДЕЛ СНАБЖЕНИЯ Разина ул, д. № 55, г.Шахты, 346500, Ростовской обл. тел. 8(863)-25-54-60, 8(863)-25-13-23, факс 8(863)-26-22-47, e-mail: kroh@.ru ОКПО 55555555, ОГРН 2457778564855, ИНН/КПП 6758992167/774568955 __________________№____________ На от Рис. Бланк структурного подразделения – угловое (флаговое) расположение МАГАЗИН КРОХА ОТДЕЛ СНАБЖЕНИЯ Разина ул, д. № 55, г.Шахты, 346500 Ростовской обл. тел. 8(863)-25-54-60, 8(863)-25-13-23, факс 8(863)-26-22-47, e-mail: kroh@.ru ОКПО 55555555, ОГРН 2457778564855, ИНН/КПП 6758992167/774568955 ___________________№_____________ На от Рис. Бланк структурного подразделения – продольное расположение МАГАЗИН « К Р О Х А » АДМИНИСТРАТОР Разина ул. д. № 55, г.Шахты, 346500 Ростовской обл. тел. 8(863)-25-54-60, 8(863)-25-13-23, факс 8(863)-26-22-47, e-mail: kroh@.ru ОКПО 55555555, ОГРН 2457778564855, ИНН/КПП 6758992167/774568955 __________________№_____________ На от Рис. Бланк должностного лица - угловое (флаговое) расположение МАГАЗИН « К Р О Х А » АДМИНИСТРАТОР Разина ул, д. № 55, г.Шахты, 346500, Ростовской обл. тел. 8(863)-25-54-60, 8(863)-25-13-23, факс 8(863)-26-22-47, e-mail: kroh@.ru ОКПО 55555555, ОГРН 2457778564855, ИНН/КПП 6758992167/774568955 _________________№_____________ На от Рис. Бланк должностного лица – продольное расположение Лабораторная работа № 2 Тема «Организационно-правовая документация (ОПД), ее виды и основные требования к оформлению. Наименование работы Оформление основных видов орга- низационно-правовых документов на примере структуры организации и штатной численности, штатного расписания. Цель работы усвоение роли и значение учредительных организационных документов, как правовой основы деятельности самой организации и требований к их оформлению. Норма времени – 2 часа. Задание 1. Ознакомиться с формами организационно-правовых документов (прил. 2.1 – 2.3). 2. Создать структуру и штатную численность, штатное расписание конкретного предприятия на основе бланков, разработанных в лабораторной работе № 1. 3. Оформить документы в соответствии с требованием ГОСТ Р 6.30-2003. Для выполнения данного задания необходимы опорные знания, а именно понятие организационно-правовой документации роль и назначение ОПД; основные требования к оформлению устава, положения, должностной инструкции состав документов, характеризующих структуру организации и штатную численность, штатное расписание. Методические указания Вначале лабораторной работы следует ознакомиться с пакетом документов (образец 2.1 -2.3), а затем приступить к выполнению задания. ОПД - это установленные законом учредительные документы, необходимые при создании организации. Они являются основополагающими в деятельности организаций разных форм собственности, независимо от вида деятельности, и обладают высшей юридической силой. К ним относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, правила и др. Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, если, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Учредительный договор – это документ, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по созданию условиям передачи ему своего имущества, а также определены условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью, выхода учредителей из его состава. Положение об организации (структурного подразделения - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. Должностная инструкция - правовой акт, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью и позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника. Структура организации и штатная численность персонала наименование должностей и их число по подразделениям) закрепляются специальным документом. Такой документ оформляется на общем бланке организации формата А подписывается заместителем руководителя, визируется главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается генеральным директором и заверяется гербовой печатью. Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом. Унифицированная форма Т. Оформляются ОПД на листах формата А. Обязательные реквизиты согласно ГОСТ Р 6.3-2003, а именно наименование организации, наименование вида документа (10), дата (11), номер документа (заголовок к тексту (18), гриф утверждения (16). Датой организационного документа является дата его утвеж- дения. В процессе подготовки ОПД проходят процедуру согласования и утверждения. Приложение 2.1 Макет должностной инструкции Наименование организации УТВЕРЖДАЮ 00.00.0000 Руководитель организации подпись, расшифровка подписи, дата г. Шахты Наименование должности работника Структура текста В разделе 1 Общие положения) устанавливаются область деятельности работника порядок его назначения и освобождения от должности, замещения вовремя его отсутствия квалификационные требования подчиненность работника должностные лица, которыми он руководит. Перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. В разделе 2 Функции) перечисляются основные направления деятельности работника. В разделе 3 Должностные обязанности) должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником. В разделе 4 Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей. В разделе 5 Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник. В разделе 6 Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п. Должность руководителя структурного подразделения личная подпись расшифровка подписи Визы согласования С заинтересованными должностными лицами С инструкцией ознакомлен личная подпись расшифровка подписи Вдело подпись 00.00.0000 Приложение 2.2 ООО «АКТАВИУС» СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ УТВЕРЖДАЮ ЧИСЛЕННОСТЬ Генеральный директор г. Шахты подпись Л.Т.Минаев 00.00.0000 печать Код подразделения Наименование структурных подразделений организации Наименование должностей Штатная численность 01 Руководство: Генеральный директор Зам. генерального директора 2 02 Бухгалтерия Гл.бухгалтер 1 Бухгалтер 3 03 Канцелярия Заведующая 1 Инспектор о/к 1 Делопроизводитель 1 04 Отдел маркетинга Начальник отдела 1 Менеджер по рекламе 2 05 Правовой отдел Юрист-консульт 1 06 Производственный отдел Начальник 1 Рабочие 4 Всего Замдиректора по персоналу личная подпись ИО. Фамилия Визы Гл.бухгалтер личная подпись ИО. Фамилия 00.00.0000 Рис. Пример заполнения структуры и штатной численности Приложение 2.3 ООО «АКТАВИУС» УТВЕРЖДЕНО ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Приказ от 16.01.2009 г, №7 на «_____» __________ 20___ год Штат в количестве 12 единиц с месячным фондом заработной г. Шахты платы триста сорок тысяч руб. Директор (подпись) Л.Т.Минаев 00.00.0000 печать Структурное подразделение Профессия (должность) Кол-во штатных единиц Оклад (тарифная ставка, руб. Надбавка, руб. Месячный фонд заработной платы Примечание наименование код 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Руководство 01 Ген.директор 1 20 000 7 000 4 000 2 000 33 000 Зам.ген.директора по производству 1 17 000 6 000 4 000 2 000 29 000 Зам.ген.директора по персоналу 1 15 000 5 000 2 000 2 000 24 000 Бухгалтерия 02 Гл.бухгалтер 1 19 000 7 000 4 000 3 000 33 000 Бухгалтер 2 13 000 1 000 2 000 32 000 и т. д. Итого по листу 6 84 000 25 000 15 000 11 000 151 000 Продолжение 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Канцелярия 03 Заведующая 1 10 000 1 000 1 000 - 12 000 и т. д. Итого по листу 1 10 000 1 000 1 000 - 12 000 Итого по документу 7 85 000 26 000 16 000 11 000 163 000 Руководители структурных подразделений Зам.генерального директора по персоналу подпись Т.Ю.Камышова Инспектор о/к подпись Р.Р.Тиков Начальник отдела маркетинга подпись С.Д.Пыжов Гл. бухгалтер подпись П.П.Пушкова Рис. Пример заполнения штатного расписания Лабораторная работа № 3 Тема Распорядительная документация, ее виды Наименование работы Оформление документов, принятых в условиях единоначалия ив условиях коллегиальности. Цель работы усвоение значения правовой основы в распорядительной деятельности организации и основные требования к их оформлению. Норма времени 4 часа. Задание 1. Подготовить проект приказа, распоряжения (указания. Составить протокол совещания директоров. 3. Оформить их в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Вначале выполнения лабораторной работы необходимы опорные знания, а именно что такое распорядительная документация (РД), ее место и назначение в управлении организации перечислить виды РД, порядок их принятия этапы подготовки распорядительных документов характеристика РД, принятых в условиях единоначалия, их назначение характеристика РД, принятых в условиях коллегиальности. Методические указания Для выполнения задания студенту следует внимательно ознакомиться с пакетом документов (прил. 3.1 – 3.8). Распорядительная документация – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждения, организации и обладающие юридической силой. Основное назначения РД – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных передним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности. РД обладают не только исполнительной властью, но и имеют организующее начало. Особенность все РД издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления, либо по инициативе руководителей в пределах возложенных задач на организацию - текст должен отражать инициативу его издания. Выбор вида РД определяется уровнем органа управления или власти, компетенции должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально. Приказ – это правой акт, содержащий обязательное поручение для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников. Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ или на специальном бланке приказа. Приказ должен иметь следующие реквизиты эмблема (03); наименование организации (08); наименование вида документа ПРИКАЗ (10); дату и номер печатается центрованным способом (11); регистрационный номер (12); место составления (14); заголовок к тексту текст (20); отметка о наличии приложения (21); подпись (22); гриф согласования (23); визы согласования (24); отметка об исполнителе (27); отметка об исполнении и направлении в архив (28); идентификатор электронной копии документа (30). Приказ состоит из двух частей констатирующей и распорядительной В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий ссылка на нормативно правые акты, вышестоящих организаций, формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов и событий, послуживших созданию приказа. Возможен вариант издания приказа без констатирующей части, если поручаемые действия являются очевидными. Распорядительная часть имеет повелительную форму изложения, начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, без кавычек и разрядки с го положения табулятора вразрядку, двоеточие ставится. Из-за разнохарактерных действий приказа распорядительная часть делится на пункты, подпункты. Каждый пункт распорядительной части включает наименование должности, инициалы и фамилию исполнителя (число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, только одно поручение и срок выполнения. Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выносится в последний пункт приказа для всех предписываемых действий. Приказ может отменять или заменять в какой-то части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу. Визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа приказав нижней его части, если он находится внутри предприятия. В подлиннике, направленном за пределы организации, визы согласования проставляются в нижней лицевой части документа. При изменении принципиального характера проводится повторное согласование. Подписывает приказ руководитель или его заместитель ион вступает в силу с момента подписания, если не указан другой срок. |